大數(shù)據(jù)背景下的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理與服務(wù)探究

房艷

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)和智慧醫(yī)院的深入發(fā)展，紙質(zhì)化《出生醫(yī)學(xué)證明》已很難滿足當(dāng)前對檔案管理安全和服務(wù)的要求，相關(guān)單位只有不斷加強(qiáng)監(jiān)督管理，才能為其進(jìn)一步落實(shí)規(guī)范化、數(shù)字化管理提供保障。本文通過對大數(shù)據(jù)背景下《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的重要性闡述及其現(xiàn)階段發(fā)展中存在的問題分析，深入探索提升其管理與服務(wù)的有效策略，希望能為保證該檔案管理的安全、完整、有效性，創(chuàng)新優(yōu)化其服務(wù)模式，解決群眾需求提供有效參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);《出生醫(yī)學(xué)證明》;檔案管理與服務(wù)

大數(shù)據(jù)時代，婦幼保健院充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”打造智慧醫(yī)院，不斷優(yōu)化創(chuàng)新《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理與服務(wù)流程，為群眾提供行之有效、安全可靠、便捷高效的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理服務(wù)。同時，婦幼保健院在積極落實(shí)《出生醫(yī)學(xué)證明》相關(guān)政策規(guī)定時，還充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)將相關(guān)數(shù)據(jù)整合為一體，最大限度解決了管理上的漏洞，確保其管理能夠規(guī)范化、制度化、數(shù)字化發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)背景下《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的重要性闡述

1.有利于檔案安全管理，實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的保護(hù)

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的推動下，《出生醫(yī)學(xué)證明》由紙質(zhì)化變?yōu)殡娮踊?shù)字化，不僅有效解決了各單位分散保管的問題，同時也避免了房屋改遷、庫房換址、個人遺失等造成的檔案損壞或丟失，使其在數(shù)字化管理下更加安全、更具權(quán)威性。作為電子化《出生醫(yī)學(xué)證明》，無論工作人員是反復(fù)查閱還是復(fù)印都不會對其造成損害，都能有效避免檔案被惡意篡改，因此對于年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)《出生醫(yī)學(xué)證明》，數(shù)字化管理更能產(chǎn)生積極保護(hù)作用，更能確保其安全。

2.有利于檔案資源共享，提高工作人員的辦公效率

信息化時代，網(wǎng)絡(luò)賦予我們更高、更快、更便捷的溝通方式，各地婦幼保健院為更好地發(fā)展自身都會定期進(jìn)行交流探討，以提升自身的管理能力和服務(wù)效果。信息化管理《出生醫(yī)學(xué)證明》不僅改變了原有檔案管理的封閉式模式，同時也讓其管理更加開放化、便民化，既打破了空間的限制，也解決了時間的局限性，讓各婦幼保健院單位都能更好地利用此檔案，更好地服務(wù)于群眾。與此同時，信息化、數(shù)字化《出生醫(yī)學(xué)證明》的應(yīng)用加快了工作人員對相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢和利用，既節(jié)省了工作時間，提高了工作效率，也確保了信息的安全可靠性，真正實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)化、信息借閱跨地域性，大大提高了工作人員的辦公效率。

3.有利于服務(wù)群眾，提高群眾的幸福指數(shù)

如今，智慧醫(yī)院已成為醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展的主流趨勢，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式也讓《出生醫(yī)學(xué)證明》電子化、數(shù)字化發(fā)展更加高效。相關(guān)單位在簽發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》時以人臉識別、實(shí)名認(rèn)證為基礎(chǔ)，通過刷臉來認(rèn)證新生兒父母身份，并對其加強(qiáng)識別核驗(yàn)，確保“人”“證”一致，避免不法分子冒領(lǐng)、偽造出生醫(yī)學(xué)證明，影響社會秩序和安全。同時，電子化《出生醫(yī)學(xué)證明》具有紙質(zhì)證明同樣的法律效力，能應(yīng)用到各個領(lǐng)域，既方便了群眾辦事，也簡化了相關(guān)單位辦事流程，提高群眾的幸福指數(shù)。例如，某新生兒父母在申請新生兒《出生醫(yī)學(xué)證明》時，無須到醫(yī)院排隊(duì)等候，只需要在手機(jī)上通過身份認(rèn)證之后申請預(yù)約即可。相關(guān)單位在接收到該新生兒父母的申請之后會予以核查，確認(rèn)無誤后即可簽發(fā)電子版《出生醫(yī)學(xué)證明》。新生兒父母可以通過手機(jī)微信卡包等方式查看、利用，在給新生兒上戶口、辦理其他證件時就無須隨身攜帶紙質(zhì)《出生醫(yī)學(xué)證明》，既方便省事，還能避免丟失，一舉兩得。

二、現(xiàn)階段《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理與服務(wù)中存在的問題

1.數(shù)字化程度低，對大數(shù)據(jù)利用不足

紙質(zhì)化《出生醫(yī)學(xué)證明》因涉及大量線下操作，因而管理效率低、成本高，群眾的滿意度低，而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用融合，電子《出生醫(yī)學(xué)證明》成為相關(guān)醫(yī)療單位在辦理證明時的首選模式，其不僅大大提高了工作效率，更縮短了群眾辦事的時間，讓越來越多的醫(yī)院和群眾都深感滿意。但當(dāng)前我國的《出生醫(yī)學(xué)證明》數(shù)字化起步較晚，對大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用也未達(dá)到理想狀態(tài)，再加上各單位的信息化建設(shè)進(jìn)度參差不齊，很多資料的原始版本出現(xiàn)缺頁、漏項(xiàng)等現(xiàn)象。這些都嚴(yán)重阻礙了《出生醫(yī)學(xué)證明》數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程，對進(jìn)一步推廣電子版《出生醫(yī)學(xué)證明》，提高各助產(chǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理信息平臺對接以及確保電子《出生醫(yī)學(xué)證明》的真實(shí)完整性、權(quán)威性產(chǎn)生不良影響。

2.管理不規(guī)范，缺乏對大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入拓展

對《出生醫(yī)學(xué)證明》的管理，各醫(yī)院機(jī)構(gòu)管理不一，有的將其放置在婦產(chǎn)科保管，有的將其放在檔案室保管，不同的管理場所也導(dǎo)致《出生醫(yī)學(xué)證明》在執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和管理利用方面會出現(xiàn)截然不同的差別，特別是各科室對大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的態(tài)度不一，導(dǎo)致其在實(shí)施電子化、數(shù)字化《出生醫(yī)學(xué)證明》過程中進(jìn)度快慢不一。再加上很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)在落實(shí)信息化、數(shù)字化時流于形式，很多信息資源服務(wù)的內(nèi)容都沒有得到充分發(fā)揮和發(fā)展，因此很難展現(xiàn)其價值，也無法得到大眾的一致認(rèn)可。

3.工作人員信息化素養(yǎng)不足，無法開展更高層次的工作

電子《出生醫(yī)學(xué)證明》的發(fā)展速度以及效果在很大程度上取決于工作人員的信息化素養(yǎng)，其信息化能力越高，對大數(shù)據(jù)技術(shù)利用越高，電子化《出生醫(yī)學(xué)證明》管理越規(guī)范。但部分工作人員并未從根本上意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的價值，對電子化《出生醫(yī)學(xué)證明》也是隨大流進(jìn)行簡單操作，未展開更深入層次的工作探索。這也在一定程度上降低了電子化《出生醫(yī)學(xué)證明》的發(fā)展速率，導(dǎo)致其利用大數(shù)據(jù)技術(shù)解決紙質(zhì)檔案保管難、查詢難、耗時長等問題。

三、大數(shù)據(jù)背景下提升《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理與服務(wù)的策略

1.健全規(guī)章制度，明確責(zé)任追究制度

電子化《出生醫(yī)學(xué)證明》的發(fā)展離不開相關(guān)規(guī)章制度的監(jiān)督管理，婦幼保健院要及時修訂、完善相關(guān)規(guī)章制度，檔案管理人員應(yīng)與時俱進(jìn)，做到有章可循、有規(guī)可依，避免其因缺乏責(zé)任心、制度約束力而出現(xiàn)亂簽、隨便簽的現(xiàn)象。同時，醫(yī)院可以根據(jù)《出生醫(yī)學(xué)證明》相關(guān)制度建立從孕產(chǎn)婦到新生兒出生等各個環(huán)節(jié)的信息化檔案管理，確保從孕期、產(chǎn)時到辦證實(shí)現(xiàn)封閉式信息化管理，最大限度堵住管理上的漏洞，確保其安全性和可靠性。同時，醫(yī)院主要負(fù)責(zé)人還要簽訂相關(guān)的責(zé)任承諾書，要對出生醫(yī)學(xué)證明管理實(shí)現(xiàn)多層次、多維度監(jiān)督約束管理，常態(tài)化數(shù)據(jù)控制，并定期進(jìn)行三方核對，確保數(shù)據(jù)安全無誤。例如，在簽發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》時出現(xiàn)新生兒父母姓名不對的情況，醫(yī)院可以根據(jù)工作簽字來追本溯源，找到當(dāng)時負(fù)責(zé)的工作人員并及時了解情況、解決問題。在健全規(guī)章制度以及責(zé)任追究制度下，工作人員的言行都會受到極大約束和監(jiān)督，對其日常工作也會形成強(qiáng)有力的督促效果，確保《出生醫(yī)學(xué)證明》管理與服務(wù)的精準(zhǔn)化和安全可靠性。

2.構(gòu)建數(shù)字資源庫，有序開展數(shù)字化管理

婦幼保健院在推行電子《出生醫(yī)學(xué)證明》時必須要參考衛(wèi)生部門、國家檔案局以及相關(guān)管理部門的規(guī)定，并結(jié)合本院特色，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)揮數(shù)字化管理價值，開展數(shù)字化工作。在新證的收集和管理上要實(shí)現(xiàn)電子和紙質(zhì)化并行的措施，以完善的數(shù)字資源庫來為《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理和服務(wù)提供保障。同時，工作人員在利用大數(shù)據(jù)開展電子化《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理之時，必須要分階段來進(jìn)行。第一，管理人員要加強(qiáng)對檔案實(shí)體以及信息組織的管理和規(guī)劃，以規(guī)范化步驟來進(jìn)行基礎(chǔ)工作管理，如檔案登記入庫、查閱、日常管理等，工作人員可以以數(shù)字化形式對《出生醫(yī)學(xué)證明》進(jìn)行重新分類、編目和索引，讓數(shù)字化嵌入到《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理當(dāng)中，為其服務(wù)群眾打好基礎(chǔ)。第二，要著重加強(qiáng)對單個數(shù)字檔案館的建立和管理。婦幼保健院工作人員可以通過網(wǎng)站、電子文件等來實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)《出生醫(yī)學(xué)證明》的進(jìn)館管理，確保其無丟失、無錯誤、無遺漏，保證數(shù)字化《出生醫(yī)學(xué)證明》的有序開展。第三，工作人員要加強(qiáng)對多個數(shù)字檔案館的互聯(lián)管理，以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等為依托，加強(qiáng)信息化平臺構(gòu)建，確保與其他醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)互聯(lián)互通，最終為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、資源整合共用奠定基礎(chǔ)，為服務(wù)于客戶端平臺、擴(kuò)大其使用場景提供保障。第四，為保障檔案管理的安全可靠性，婦幼保健院還需要在電子化《出生醫(yī)學(xué)證明》的基礎(chǔ)上建立備份機(jī)制，要將其按要求轉(zhuǎn)化為備份格式并在上一級醫(yī)療機(jī)構(gòu)或檔案管理部門中登記備份。同時，還要借助數(shù)字化可復(fù)制性特點(diǎn)來額外制訂一些版本，以此確保其可以實(shí)現(xiàn)脫機(jī)管理，確保其安全和服務(wù)的高效性。

3.建立統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，以多元化形式服務(wù)群眾

電子《出生醫(yī)學(xué)證明》的簽發(fā)是以“互聯(lián)網(wǎng)+”為基礎(chǔ)，大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托展開的數(shù)字化服務(wù)，是智慧醫(yī)院的重要表現(xiàn)之一。婦幼保健院在管理此類檔案過程中，先要確保數(shù)字化檔案管理的規(guī)范化和歸檔的高質(zhì)量化，要開發(fā)個性化、可視化服務(wù)，這樣才能為群眾提供多元化服務(wù)，才能展現(xiàn)電子《出生醫(yī)學(xué)證明》的價值。同時，為了更好地服務(wù)于群眾，醫(yī)院在管理《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案時可以采用人臉識別技術(shù)解決“真證件假用戶”等問題。孕婦通過人臉識別在手機(jī)端建立產(chǎn)檢檔案并關(guān)聯(lián)到醫(yī)院的出生醫(yī)學(xué)證明系統(tǒng)，自動生成相關(guān)信息，完成與公安備案信息身份認(rèn)證的聯(lián)通，避免冒領(lǐng)現(xiàn)象發(fā)生，為有效追蹤《出生醫(yī)學(xué)證明》去向提供保障。同時，醫(yī)院還可以利用線上App、微信公眾號等形式構(gòu)建智慧醫(yī)療服務(wù)體系，群眾可以根據(jù)App或微信公眾號上的時間段來選取申請領(lǐng)證時間，減少新生兒父母排隊(duì)等候時間和人員聚集，營造良好的服務(wù)氛圍，提高防疫減流效果。例如，泰興市婦幼保健院實(shí)施了“新生兒出生一件事業(yè)務(wù)流程”策略，利用大數(shù)據(jù)管理將新生兒《出生醫(yī)學(xué)證明》簽發(fā)、戶口登記、《預(yù)防接種證》發(fā)放、醫(yī)保繳費(fèi)等相關(guān)服務(wù)項(xiàng)目關(guān)聯(lián)到一起，形成一條快捷、高效的服務(wù)通道，讓新生兒父母能夠在10分鐘內(nèi)拿到電子簽證。同時，該院還整合多部門資源，不斷精簡辦事流程和材料，同步共享各項(xiàng)數(shù)據(jù)，延伸服務(wù)觸角，讓每一對新生兒父母都能在最短時間內(nèi)拿到《出生醫(yī)學(xué)證明》，提高群眾的幸福感和好感度。

4.擴(kuò)大宣傳渠道和力度，提高群眾對電子《出生醫(yī)學(xué)證明》的認(rèn)可度

電子《出生醫(yī)學(xué)證明》的推出雖然好處很多，但因傳統(tǒng)觀念影響，很多孕產(chǎn)婦及其家屬還是熱衷于紙質(zhì)化《出生醫(yī)學(xué)證明》認(rèn)領(lǐng)，對申請電子化證明并不認(rèn)可。對此，婦幼保健院等機(jī)構(gòu)要加大宣傳力度，在門診大廳、收費(fèi)處、產(chǎn)科門診、孕婦培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等場所張貼有關(guān)電子《出生醫(yī)學(xué)證明》的信息和辦理流程，以孕婦培訓(xùn)機(jī)構(gòu)授課方式來幫助孕婦及其家屬掌握申請電子《出生醫(yī)學(xué)證明》的流程和作用。同時，醫(yī)院還可以利用大數(shù)據(jù)為孕產(chǎn)婦及其家屬推送一些與之相關(guān)的宣傳信息，提高群眾對電子《出生醫(yī)學(xué)證明》的了解度和認(rèn)可度，最終實(shí)現(xiàn)減少家屬來院次數(shù)、提高辦事效率、提升群眾滿意度的目標(biāo)。例如，福建某婦幼保健院為了更好地落實(shí)電子《出生醫(yī)學(xué)證明》相關(guān)政策，提高信息化、數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢，充分發(fā)揮其作用，該院通過構(gòu)建制度、升級信息系統(tǒng)以及加強(qiáng)培訓(xùn)等措施，從多方面提升醫(yī)院工作人員的信息化素養(yǎng)。同時，還借助微信公眾號等線上平臺宣傳有關(guān)電子《出生醫(yī)學(xué)證明》的政策和內(nèi)容，讓每一個醫(yī)護(hù)人員都能時刻牢記并運(yùn)用電子《出生醫(yī)學(xué)證明》簽發(fā)系統(tǒng)，為解決產(chǎn)婦尤其是異地產(chǎn)婦產(chǎn)檢問題提供保障，為提高《出生醫(yī)學(xué)證明》的簽發(fā)效率提供有效助力，使其更好地為群眾服務(wù)，解決群眾需求，提高群眾幸福指數(shù)。

5.明確檔案管理期限，定期向上級移交檔案

電子化《出生醫(yī)學(xué)證明》雖然能夠最大限度減少檔案管理的損失，卻也存在一定的管理隱患，作為《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理直接單位，婦幼保健院并非專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，也很難對檔案進(jìn)行充分利用和管理。因此，在對檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后，要及時備份并向上級檔案館移交，確保其管理的安全性。同時，對于電子類檔案管理，相關(guān)工作人員還要采取數(shù)據(jù)加密、密碼保護(hù)等多重保護(hù)措施，以此來防止數(shù)據(jù)丟失、黑客侵入，確保檔案安全和服務(wù)的時效性。以無錫市為例，該市截至2021年8月，已經(jīng)完成了包括1996年在內(nèi)的出生醫(yī)學(xué)證明檔案資料移交工作，不僅做好了紙質(zhì)備份，還做好了數(shù)字化掃描，形成了完整的電子檔案，申請人只需攜帶有效身份證件和相關(guān)證明材料即可到當(dāng)?shù)貦n案史志館查詢電子檔案，簡單省事且便捷，大大提高了群眾的滿意度。

6.加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)，提高其信息化素養(yǎng)

大數(shù)據(jù)背景下的《出生醫(yī)學(xué)證明》首先要依賴數(shù)據(jù)的支撐，只有龐大的數(shù)據(jù)才能確保電子版《出生醫(yī)學(xué)證明》順利運(yùn)行，才能有效推動《出生醫(yī)學(xué)證明》改革與創(chuàng)新。基于此，婦幼保健院要定期組織職工開展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過線上線下兩種方式來加大工作人員對大數(shù)據(jù)、信息化、數(shù)字化《出生醫(yī)學(xué)證明》發(fā)展的理解，繼而將其運(yùn)用到實(shí)際工作中。同時，醫(yī)院還要加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員對《出生醫(yī)學(xué)證明》電子版運(yùn)用重要性和普及意義的掌握，要增強(qiáng)其主人翁意識和責(zé)任歸屬感，使其在為患者及其家屬服務(wù)過程中能言之有物、行之有效，提高醫(yī)院服務(wù)水平，增強(qiáng)產(chǎn)婦及其家屬對醫(yī)院的好感度。另外，對于直接接觸《出生醫(yī)學(xué)證明》簽發(fā)系統(tǒng)的人員，醫(yī)院也要重點(diǎn)加強(qiáng)培訓(xùn)和考核，要嚴(yán)格要求對方遵循管理規(guī)定，以規(guī)范化操作來進(jìn)行作業(yè)，避免因行為隨意導(dǎo)致簽發(fā)出錯，影響群眾的生活和心情。

四、結(jié)語

作為人生的第一張證，《出生醫(yī)學(xué)證明》對一個人的影響和作用是不言而喻的，電子《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理不僅有效解決了紙質(zhì)化檔案管理中存在的問題，更提高了服務(wù)的精準(zhǔn)度和效率，讓每一個群眾都能在最短時間內(nèi)獲得自己想要的簽證。不過，電子《出生醫(yī)學(xué)證明》系統(tǒng)對大數(shù)據(jù)的應(yīng)用和開發(fā)并未達(dá)到最高限度，相關(guān)工作人員還要積極探索、努力鉆研，以針對性調(diào)整和優(yōu)化來確保其安全可靠性，提高服務(wù)的友好度，為未來人口管理發(fā)揮至關(guān)重要的作用。

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