醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的問題及對策研究

隋萌

摘 要：針對干部人事檔案管理具有真實(shí)性、動態(tài)性、現(xiàn)實(shí)性及保密性的特點(diǎn)進(jìn)行簡單闡述，認(rèn)為其能夠真實(shí)、動態(tài)地反映醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀，具有較高的應(yīng)用價值。根據(jù)干部人事檔案管理的內(nèi)容與要求，分析檔案管理的價值，探究現(xiàn)存的問題，并且提出與之相關(guān)的發(fā)展建議。醫(yī)院需要提升干部人事檔案管理的重視程度，合理配置資源，優(yōu)化應(yīng)用人才，構(gòu)建良好的醫(yī)院人力資源管理體系，深化醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的轉(zhuǎn)型與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理;醫(yī)院;人力資源

干部人事檔案涉及廣大醫(yī)務(wù)人員、行政人員的具體工作能力、績效水平等，信息內(nèi)容豐富。尤其是對于醫(yī)院，關(guān)聯(lián)的醫(yī)療、教育信息數(shù)據(jù)較多，內(nèi)容豐富，參考與研究價值較高。醫(yī)療體制改革環(huán)境下，人才選擇、聘用均需要密切關(guān)聯(lián)檔案信息。隨著現(xiàn)代醫(yī)療改革及醫(yī)院建設(shè)發(fā)展，對醫(yī)院干部人事檔案管理工作的方式提出了更高要求。但是，縱觀當(dāng)前干部人事檔案管理的現(xiàn)狀，依然存在檔案資料應(yīng)用不足、資料之間關(guān)聯(lián)不足、管理形式不當(dāng)?shù)葐栴}，直接限制著檔案管理的作用。同時，對醫(yī)院人力資源管理的質(zhì)量及醫(yī)院發(fā)展也會產(chǎn)生阻礙影響。新時期需要強(qiáng)化干部人事檔案管理的重視程度，強(qiáng)化檔案管理意識。結(jié)合醫(yī)院人力資源管理的要求與時代特點(diǎn)，創(chuàng)新檔案整理、應(yīng)用形式，基于醫(yī)院管理現(xiàn)狀及規(guī)劃管控，促進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展。文章將結(jié)合醫(yī)院干部人事檔案管理中普遍存在的問題進(jìn)行討論，提出相關(guān)思考與建議，希望能夠?qū)n案管理工作帶來參考作用。

一、干部人事檔案管理的特點(diǎn)

1.真實(shí)性

醫(yī)院干部人事檔案主要是由人事部門管理，包含人才任用信息、變化信息等，而信息的真實(shí)性是檔案管理的核心生命力，能夠真實(shí)、客觀且詳細(xì)記錄干部工作的能力、個人經(jīng)歷及職業(yè)素養(yǎng)等。若出現(xiàn)信息不實(shí)或者不全面的情況，則會對關(guān)聯(lián)工作開展的效果產(chǎn)生不良影響。在干部人事檔案管理的過程中，需要保證各類信息資料的真實(shí)性、有效性，堅(jiān)持實(shí)事求是的工作態(tài)度。

2.動態(tài)性

醫(yī)院干部人事檔案的動態(tài)性特征，突出表現(xiàn)在兩方面。第一，內(nèi)容方面，需要根據(jù)干部工作經(jīng)歷、個人成長及發(fā)展情況等，持續(xù)補(bǔ)充、更新。比如，在醫(yī)護(hù)人員職稱晉升、學(xué)歷提升或者崗位提拔后，則需要將其關(guān)聯(lián)信息快速更新。第二，管理主體層面，需要根據(jù)人才流動情況及時更新。醫(yī)院可能會隨時發(fā)生人事變動或者職工流動的情況，應(yīng)確保信息內(nèi)容與實(shí)際情況一致。

3.現(xiàn)實(shí)性

現(xiàn)實(shí)性特征具體表現(xiàn)為，可對現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。人力資源管理部門需要立足醫(yī)院發(fā)展實(shí)際，根據(jù)當(dāng)前人才管理的現(xiàn)狀，合理選聘、考察及管理職工，充分應(yīng)用人事檔案資料。根據(jù)人事檔案情況統(tǒng)計數(shù)據(jù)，合理配置各崗位職工數(shù)量，為醫(yī)院人才的聘用、優(yōu)秀職工的選拔均能夠產(chǎn)生重要的現(xiàn)實(shí)意義。

4.保密性

醫(yī)院干部人事檔案管理的內(nèi)容中，包含干部工作經(jīng)歷、薪資待遇、家庭成員及身體情況等等，涉及干部個人隱私，故而檔案管理具有保密性特征。在實(shí)際的干部人事檔案管理過程中，需要注重資料的安全管理，確保信息數(shù)據(jù)安全。

二、醫(yī)院干部人事檔案管理的價值分析

1.醫(yī)院人才選擇的重要依據(jù)

《干部人事檔案工作條例》中提出，干部人事檔案是教育、選用、監(jiān)督干部的基礎(chǔ)內(nèi)容。醫(yī)院作為公益性服務(wù)機(jī)構(gòu)，更需要強(qiáng)化干部人事檔案管理的重視程度，不但需要借此全面了解干部的專業(yè)能力、工作經(jīng)驗(yàn)等，還需要借此掌握干部的思想素質(zhì)、政治素養(yǎng)及道德素養(yǎng)等，是醫(yī)院合理聘用人才、管理人才的基礎(chǔ)依據(jù)，可直接關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展質(zhì)量。在具體的干部人事檔案管理過程中，需要確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)、信息的準(zhǔn)確性。

2.優(yōu)化人力資源配置

醫(yī)院干部人事檔案管理主要是通過數(shù)據(jù)分析、整理的方式，幫助醫(yī)院管理人員更加明晰人力資源管理現(xiàn)狀，也能夠?yàn)槿肆Y源管理工作提供必要的數(shù)據(jù)、信息支持。以檔案數(shù)據(jù)分析形式，快速評估各個崗位職工人數(shù)、能力的合理性，借此優(yōu)化調(diào)整崗位配置，進(jìn)而更好發(fā)揮人盡其才的作用。干部人事檔案管理是優(yōu)化醫(yī)院人力資源配置的有效路徑，確保醫(yī)院人才招聘、崗位應(yīng)用更加合理，具有針對性、實(shí)效性特征。

3.提高人事監(jiān)督質(zhì)量

醫(yī)院干部人事檔案全面記錄了醫(yī)務(wù)人員的職業(yè)素養(yǎng)、崗位能力及出勤情況等。通過人事檔案信息檢索方式，可綜合、客觀且真實(shí)呈現(xiàn)干部培養(yǎng)、任免、獎懲以及考察的情況等，這些內(nèi)容均與檔案管控的具體細(xì)則、制度一致。干部人事檔案的科學(xué)管控，也是提升醫(yī)院人事監(jiān)督質(zhì)量的有效方法，預(yù)防不良問題的發(fā)生，保證干部工作的有效性與廉潔性。

三、干部人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理意識淡薄

當(dāng)前很多醫(yī)院比較重視醫(yī)療管理工作，對干部人事檔案管理的價值認(rèn)知不足。一些醫(yī)院認(rèn)為干部人事檔案管理僅僅是單純的資料收集、存檔等，實(shí)際應(yīng)用、信息反饋的價值未得到彰顯。醫(yī)院干部人事檔案管理信息收集不及時，內(nèi)容單一，雖然包含了個人職稱、薪資及黨員資料等內(nèi)容，但是能夠反映干部專業(yè)能力、管理水平及個人績效等內(nèi)容卻相對較少。部分檔案記錄了干部晉升的歷史材料，但是現(xiàn)實(shí)材料卻相對較少。同時，部分干部人事檔案存在格式書寫不夠規(guī)整、目錄書寫不夠準(zhǔn)確等問題，且多為了應(yīng)付上級檢查，上述問題均會嚴(yán)重影響人事檔案管理的質(zhì)量。

2.檔案管理程序不嚴(yán)

醫(yī)院干部人事檔案涉及內(nèi)容較多，收集范圍較廣，且材料比較零散，對實(shí)際的檔案管理工作提出了更高要求。但是，當(dāng)前醫(yī)院干部人事檔案管理多具有檔案收集、整理及管理程序不夠嚴(yán)格的問題。很多醫(yī)院干部人事檔案材料由不同的部門負(fù)責(zé)生成，檔案材料獲取路徑比較分散，加之部門之間缺乏溝通，易發(fā)生各類檔案信息收集不及時、材料不完整等問題。醫(yī)院中干部人事調(diào)動、人員轉(zhuǎn)出的情況時常發(fā)生，如果人事檔案未得到及時同步管理，則會出現(xiàn)“人檔分離”的問題。

3.專業(yè)人才數(shù)量不足

縱觀當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，多具有專業(yè)檔案管理人員數(shù)量較少的情況。很多醫(yī)院由于對干部人事檔案管理的重視程度不足，未配置專門的檔案管理人才。實(shí)際的檔案管理工作由其他部門人員兼職，或者將其他部門人員臨時借調(diào)到檔案室等，導(dǎo)致檔案管理的工作質(zhì)量受到影響。很多臨時管理人員或者其他部門人員的檔案管理專業(yè)知識不足，或者缺乏分析具體工作的能力，難以切實(shí)發(fā)揮檔案信息科學(xué)支持的作用。同時，受到醫(yī)院內(nèi)部缺乏定期人才培養(yǎng)制度的影響，致使醫(yī)院干部檔案管理人員出現(xiàn)知識斷層問題。

4.管理模式有待革新

當(dāng)前，醫(yī)院干部人事檔案管理依然應(yīng)用“你送我裝、你借我調(diào)”的傳統(tǒng)管理方式，即由相關(guān)職能部門在一定時間內(nèi)將干部個人材料送往人事檔案室儲存，且材料多為文字資料。雖然搜集了大量的檔案信息，但是信息分析與開發(fā)較少。人事檔案管理人員在檔案應(yīng)用期間，多以人工檢索方式開展，所需要消耗的時間較長，工作效率與質(zhì)量較低。同時，檔案信息檢索的內(nèi)容多為干部的職稱、薪資及簡歷等簡單內(nèi)容，在信息挖掘、數(shù)據(jù)分析與人事決策等方面未發(fā)揮科學(xué)參考作用，被動提供管理檔案信息影響著檔案資料的應(yīng)用價值。

信息化時代背景下，醫(yī)院干部人事檔案管理也需要創(chuàng)新模式，將信息化管理技術(shù)融入其中，降低人工操作中出錯的發(fā)生率，也是提升檔案管理工作效率與質(zhì)量的有效方法。

四、干部人事檔案管理的對策分析

1.強(qiáng)化檔案管理意識，完善檔案管理內(nèi)容

為了推進(jìn)醫(yī)院管理的科學(xué)化進(jìn)程，國家相關(guān)部門頒布了《檔案法》，在醫(yī)院干部人事檔案管理的過程中，需要強(qiáng)化管理的重視程度，根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院管理的內(nèi)容、要求及現(xiàn)狀等，逐步完善干部人事檔案管理制度，明確檔案收集的方法、具體內(nèi)容，使干部人事檔案趨向于規(guī)范化、程序化管理模式。

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)管理人員需要明確認(rèn)識到干部人事檔案管理的必要性，嚴(yán)格按照《檔案法》中相關(guān)條例開展歸檔、調(diào)檔、轉(zhuǎn)檔等工作，給予檔案管理工作宏觀指導(dǎo)，確保檔案信息收集、歸檔、儲存及應(yīng)用等工作的有序開展。認(rèn)真鑒別檔案資料的真實(shí)性、信息的準(zhǔn)確性等，確保干部人事檔案信息中學(xué)歷水平、資格考試等信息的真實(shí)性，且將干部個人的工作情況、工作能力、重要活動參與情況及表現(xiàn)等納入檔案資料中，歸檔材料必須科學(xué)分類、準(zhǔn)確編號且整齊裝訂，為人力資源管理工作的科學(xué)開展及醫(yī)院決策的制定奠定良好基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，還需要強(qiáng)化《檔案法》的宣傳力度，提升醫(yī)院中每一位職工的檔案管理意識，使其更加主動配合檔案收集、應(yīng)用工作，促進(jìn)干部人事檔案管理工作的全面、持續(xù)化開展。

2.嚴(yán)格管理程序，建立長效機(jī)制

干部人事檔案管理，需要基于實(shí)際需求打造長效管控機(jī)制，將管理流程、規(guī)范與具體工作細(xì)節(jié)融合，確保各個環(huán)節(jié)的有序開展，促進(jìn)檔案管理工作的制度化、科學(xué)化及規(guī)范化發(fā)展?，F(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展中，需要修訂完善相關(guān)管理配套制度，規(guī)范檔案收集、借閱等流程，并明確人事檔案的“建、管、用”程序。

“建”主要表現(xiàn)在檔案管理流程的構(gòu)建方面，需要強(qiáng)化檔案信息管理的重視程度，對檔案資料的真實(shí)性、全面性進(jìn)行管理，制定相關(guān)檔案建立的流程，確保資料的及時收集與信息內(nèi)容準(zhǔn)確;“管”主要表現(xiàn)在檔案保管工作方面，需要加強(qiáng)干部人事檔案的日常化管理，專業(yè)化審查。在發(fā)生干部人事關(guān)系變動的情況下，需要做到“凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審、凡進(jìn)必審”;在“用”方面，主要是根據(jù)檔案管理的內(nèi)容與要求，嚴(yán)格規(guī)范檔案應(yīng)用的管理制度，健全檔案檢索、應(yīng)用的管控制度。比如，在需要查看檔案的情況下，需要先填寫申請表，按照規(guī)定流程審批。通常情況下，檔案不可外借。若必須要外借，則需要嚴(yán)格按照相關(guān)審批程序開展，由相關(guān)管理人員、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)等，且需要在限期內(nèi)歸還。嚴(yán)格遵循保密規(guī)定，避免圈劃、涂改、替換檔案資料，嚴(yán)禁擅自公開或者泄露檔案信息內(nèi)容等。

3.培養(yǎng)專業(yè)人才，構(gòu)建優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)

干部人事檔案管理工作中，專業(yè)檔案管理人員的能力、人才數(shù)量等，均會直接影響整體工作質(zhì)量。新醫(yī)療改革環(huán)境下，需要強(qiáng)化專業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)的重視程度。作為干部人事檔案管理人員，不但需要掌握專業(yè)的理論知識，還需要保持良好的服務(wù)態(tài)度，注重自身綜合素養(yǎng)的提升。

醫(yī)院主要可以通過兩方面開展人才管理工作，一是外部人才引入，以擇優(yōu)招聘形式，將更多專業(yè)能力較強(qiáng)、具備現(xiàn)代化管理理念及計算機(jī)操作技術(shù)的人才引入醫(yī)院檔案管理工作中，促進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院干部人事檔案的信息化、智能化管理。二是內(nèi)部人才培養(yǎng)方面，可以定期開展專業(yè)知識、技能及法律知識的培訓(xùn)活動。比如，結(jié)合具體的干部人事檔案管理內(nèi)容，介紹檔案管理的計算機(jī)操作知識、電子文化管理知識。結(jié)合具體的檔案管理要求，講解相關(guān)的法律制度，相關(guān)的政治性、保密性及原則性要求等。加強(qiáng)專業(yè)檔案人才培養(yǎng)的重視程度，堅(jiān)持與時俱進(jìn)。根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的不同階段，應(yīng)用多樣化的方式培養(yǎng)人才，培養(yǎng)一批思想素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，更好彰顯檔案管理作用，為醫(yī)院的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

4.應(yīng)用信息技術(shù)，構(gòu)建信息平臺

信息化干部人事檔案管理平臺的構(gòu)建，能夠促進(jìn)檔案管理工作的自動化、數(shù)字化及高效化發(fā)展，整合應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)?，F(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展中，需要強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用的重視程度，改善單一人工檔案管理模式。

比如，可以應(yīng)用掃描儀將檔案數(shù)據(jù)快速錄入計算機(jī)中，以系統(tǒng)自動檢測方式，分析與整理數(shù)據(jù)等。應(yīng)細(xì)致檢查檔案內(nèi)容，確保其信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，還可以直接通過圖像自動檢測技術(shù)將其轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像，更加直觀、形象。相關(guān)工作人員可以對其質(zhì)量進(jìn)行檢查，并進(jìn)行裝訂處理。合理使用數(shù)字化技術(shù)可將諸多文字及紙質(zhì)信息化為數(shù)字資源，并通過光盤等儲存。在應(yīng)用數(shù)據(jù)信息期間，可以通過輸入關(guān)鍵詞的方式，快速獲取相關(guān)信息，提升工作效率，也能夠預(yù)防檔案信息丟失等問題的發(fā)生，確保檔案信息的完整性。

五、結(jié)語

干部人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，需要強(qiáng)化重視程度，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性。醫(yī)院發(fā)展中，需要結(jié)合實(shí)際情況完善檔案管理制度、創(chuàng)新管理方法，確保醫(yī)院人才招聘、崗位配置更加合理，逐步提升檔案資料管理質(zhì)量，彰顯檔案管理作用，為醫(yī)院的持續(xù)化、科學(xué)化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙 娜，張瑞芳.新形勢下公立醫(yī)院干部人事檔案規(guī)范化管理對策芻議[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2021

[2]張 穎.淺談干部人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的現(xiàn)狀和對策[J].經(jīng)濟(jì)師，2020

[3]黃世重.新時代醫(yī)院干部人事檔案管理存在問題分析及應(yīng)對策略研究[J].經(jīng)濟(jì)師，2019

[4]宋 歡.干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院管理運(yùn)行中作用分析[J].內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)學(xué)報，2019

[5]葉肖鳳，周曉磊.醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息的應(yīng)用及其有效性分析[J].中國初級衛(wèi)生保健，2019

[6]嚴(yán)金瑜.新《干部人事檔案工作條例》背景下醫(yī)院人事檔案管理新模式探討[J].蘭臺內(nèi)外，2019

[7]宋 歡.提升醫(yī)院人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)學(xué)報，2018

[8]李 娟.淺談醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的問題及對策分析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018

[9]莫海英.醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的問題及建議[J].廣東科技，2012

[10]胡明華.醫(yī)院干部人事檔案管理存在的問題及對策[J]. 醫(yī)學(xué)信息，2011

[11]王雪玲.干部人事檔案管理中存在的問題及對策探討[J].卷宗，2015