高校智能報賬體系構建及流程優化研究

江瀟

（哈爾濱醫科大學計劃財務處 黑龍江哈爾濱 150081）

一、引言

大數據、人工智能等新興技術為重塑組織的財務工作創造了條件，也引起了高校的廣泛關注和積極探索。新《政府會計制度》的實施，對高校財務工作提出了更細致的會計核算要求、更大量的數據采集要求和更全面的分析報告要求，嚴重依賴人力的高校財務工作承受著較大的準確性與合規性壓力。如何緊隨時代變化和技術發展趨勢開創財務工作新局面，是高校財務亟需解決的重要問題。

財務報銷的質量和效率是高校財務管理與服務的基礎，長期以來存在著流程繁瑣、效率低下等問題。本文結合當前信息技術的發展探索高校智能報賬體系構建與流程優化思路，以期為高校推進智能報賬體系建設提供有益參考。

二、高校財務報銷現狀

很長時間內，高校財務報銷模式為現場報銷，但因其“排隊難、效率低”等問題而逐漸退出歷史舞臺。目前，大部分高校都采用網上預約報銷的形式，但仍存在以下弊端。

（一）業務處理效率低。現有財務網報系統使用流程為：報賬人員登錄系統，填寫生成網報單，由項目負責人等逐級審批簽字后，將原始單據連同網報單一起投遞至收單機；財務人員接收單據后，進行票據校對、經費審核、會計制單、憑證復核、出納付款。整個過程中，財務人員主要依靠手工操作審核網報單據內容，工作量較大，而且容易出現錯漏，業務處理效率較低。對報賬人員而言，有時會因業務不熟或溝通不暢導致多次往返財務處取單修改，存在諸多不便。

（二）業財系統融合難。新《政府會計制度》對高校財務工作提出了很多新要求，但有些要求在目前功能單一的高校財務系統中還難以完全實現，比如按照合同進度確認收入、按照使用年限計提固定資產折舊和無形資產攤銷等。這主要是因為，高校內部業財系統之間相互獨立，數據交互困難，財務系統與資產管理系統、人事信息系統、科研管理系統等之間缺乏關聯性，財務信息與非財務信息之間的協同化程度低。目前，高校業務系統中的大量信息往往需要經過加工、整合后由手工導入財務系統中使用，業財融合壁壘沒有打破，信息化建設力度不夠。

（三）財務監管不到位。隨著高校教學、科研經費投入力度的加大，高校耗材采購量逐年上升，包括辦公用品、實驗試劑等低值易耗品。采購品類多、單位價值小、資金消耗總量大、結算不便捷、過程不易追溯等是耗材采購的特點，也是耗材報銷管理的難點。但是除了報銷手續是否齊全能夠受到財務部門的監督外，采購事項不真實、虛開發票套取資金、拆單報銷規避集中招標、畸價采購、向外單位轉移科研經費等舞弊現象則難以被發現并有效控制。

（四）審簽流程進度慢。雖然報賬人員利用網報系統可以在線上填寫預約報銷單，但審簽環節仍在線下進行，需要聯系各級審批負責人進行面對面審簽。一方面，不同的業務類型與報銷金額對應著不同的審批流程，報銷人員難免因不了解相關規定而發生漏簽錯簽的情況；另一方面，審批人一旦出差，便無法及時完成審批流程，尤其是金額較大的項目經費審批需由多人逐級進行，報銷進度會嚴重受阻。

（五）“報銷繁”問題仍存在。目前，各高校的“報銷難”問題在網報模式下已經解決，但“報銷繁”問題仍普遍存在，主要反映在差旅費報銷和耗材報銷兩方面。對報銷人員而言，差旅費報銷涉及的票據種類多、金額計算復雜、附件材料多、容易產生超標費用；而辦公用品、實驗試劑等耗材采購的發生頻率高，單張發票金額小、數量多，報銷事務瑣碎而復雜，這些問題給報銷人員帶來了很大壓力。

（六）紙質檔案脫離信息化管理。很多高校尚未實現會計檔案的信息化管理。一方面，隨著憑證數量增多，裝訂不及時容易導致票據丟失；另一方面，紙質材料的查詢與調閱不方便，在經費審計與迎檢等工作中占用時間。此外，已實現會計檔案信息化管理的高校往往采用外接設備（如高拍儀等），由財務人員在制單時將報銷單據掃描錄入財務系統，這一過程耗時費力。

三、高校智能報賬體系構建及功能

為解決上述網報模式存在的問題，本文擬構建高校智能報賬體系，助推高校財務智能化建設。智能報賬體系不僅僅局限于財務報銷與核算環節，而是從財務信息采集開始，提供智能填報、線上審批、賬務處理、自動支付、檔案管理等全流程一體化的智能報賬服務，并在此基礎上實現內部控制、績效評價、財務分析等管理職能。

首先，引入外部服務資源（如攜程、京東等），打造智能差旅平臺和耗材采購平臺。智能報銷系統根據平臺采集傳輸的訂單、發票與結算等信息生成財務數據，完成財務報銷。其次，建設財務信息共享平臺，方便獲取相關業務信息，完成資產入庫、職工薪酬、學生獎助學金發放以及科研經費落賬等報銷工作。最后，通過實時稽核平臺與工商、稅務等系統對接，自動進行會計監督。智能報賬體系的具體框架如圖1所示。

圖1 智能報賬體系的具體框架

（一）智能差旅平臺。智能差旅平臺對接主流商旅平臺和智能報銷系統，高校師生可以享受從出差申請、行程預定到票據結算、財務報銷的全流程線上服務，使用手機或電腦登錄平臺即可完成報銷流程，“一次都不跑”的業務模式將為報銷人員提供極大便利。智能差旅平臺的業務辦理流程為：（1）線上提交出差申請，由部門領導或項目負責人審批；（2）通過商旅平臺完成交通、住宿等行程預定；（3）完成行程后，在線提交差旅報銷申請，關聯已審批出差申請和已完成行程單號，系統自動獲取行程信息并歸集電子票據，計算交通、住宿及補助費用，生成差旅報銷單；（4）如有非電子票據，如會議通知、會務費發票等，需拍照或掃描上傳至系統；（5）相關負責人進行線上報銷審批；（6）財務人員線上審核、轉賬支付，打印會計憑證。智能差旅平臺的主要業務流程如圖2所示。

圖2 智能差旅平臺的業務流程

（二）耗材采購平臺。耗材采購平臺可以提供耗材采購與管理，財務結算與報銷的一站式線上服務。耗材采購平臺根據高校需求可分為材料模塊（含辦公用品）和化學品模塊（含生物試劑）。其中，材料模塊可直接對接國內主流電商平臺（如京東商城）；化學品模塊因專業性強、服務對象特殊等特點可通過招標形式確定入駐商戶。耗材采購平臺的業務辦理流程為：（1）采購人登錄平臺，進入網上商城；（2）選擇商品、確定項目經費后提交訂單；（3）系統將項目余額與訂單金額進行比較，如余額充足則項目經費被預凍結，如余額不足則退回訂單；（4）項目負責人和財務處線上審批；（5）審批通過后，供應商發貨配送；（6）采購人確認收貨；（7）智能報銷系統獲取已完成訂單數據，生成耗材采購報銷單；（8）財務處定期集中結算，支付貨款，解凍項目凍結金額。耗材采購平臺的主要業務流程如上頁圖3所示。

圖3 耗材采購平臺的業務流程

（三）信息共享平臺。財務信息化建設需要打通高校業財系統之間的信息壁壘，構建信息共享平臺，實現高校財務信息與人員、資產、科研項目等非財務信息的共享，提高財務工作效率。比如，通過人事處教職工管理系統、稅務管理系統和財務處薪酬發放及核算系統的信息共享，完成人員薪酬發放的核算制單工作；通過國資處資產管理系統和財務處核算系統的信息互訪共享，實現資產購置、入庫和對賬的順利完成；通過教務處和研究生院的學生信息系統和財務處收費系統的數據共享，實現學宿費的入賬、對賬管理；通過科研部門科研管理系統和財務處核算系統的信息互聯，實現科研經費的落賬、報銷、經費審核管理。

構建信息共享平臺的過程中，各個業務部門要對自身業務管理系統進行擴展，根據與財務部門之間的業財數據共享需求，修改現有的數據交換接口，或開發新的數據共享接口。同時，還需充分利用防火墻以及數據加密技術防范網絡安全風險，保障校內信息共享平臺的穩定運行。

四、高校智能報賬流程優化及管理

智能報銷系統是高校智能報賬體系的核心，通過外部服務資源和校內信息平臺采集的財務數據都將匯集于此，利用人工智能等進行分析、處理與核算，并為數據庫建設、大數據分析與預測等更高層次的財務管理工作奠定基礎。

區別于高校現有的網報模式，智能報銷模式的業務流程發生了根本性的改變，采用了集手機填報、智能識別、自動稽核、線上審批、賬務處理、自動支付、檔案存儲于一體的全流程智能報銷方案，極大地提高財務服務效率，改善報銷人的使用體驗。智能報銷模式的業務流程如圖4所示。

圖4 智能報銷模式的業務流程

（一）票據識別環節。智能報銷系統的OCR識別引擎可通過光學字符識別技術對報銷人拍照上傳的票據影像進行信息采集，快速提取關鍵信息（包括發票抬頭、號碼、金額、發票專用章、收款單位賬號等），并完成對關鍵信息的識別、鑒定、轉換和存儲，大大提高發票真偽驗證及數據錄入效率。另外，基于人工智能的OCR識別引擎通過不斷地識別作業，能夠自動訓練常見的票據種類，不斷提高識別準確率，有效代替人工審票。

隨著OCR技術的逐步完善，財務數據維度也將不斷擴展。例如，通過建立票據庫，進行發票連號預警、重復報銷篩查。通過建立合同庫，進行合同要素篩查、內容規范性檢查。此外，OCR技術還可以通過識別并提取關鍵字，將沒有實現電子化存儲的紙質材料錄入財務數據庫并自動分類歸檔，為高校財務檔案的全面電子化做好準備。

（二）智能稽核環節。智能稽核環節相當于人工初審階段，依靠人工智能對報銷事項進行檢查、校驗，自動完成基本邏輯判斷。在智能報銷系統建設之初，高校財務需要基于不同類型的日常財務業務（差旅費、辦公費、服務費、借款等）梳理提出對應的稽核規則，搭建出系統的稽核架構，并要根據財務制度的改革和應用環境的變化隨時調整稽核規則的設置。

系統通過內置的稽核規則對報銷事項進行邏輯判斷，同時利用OCR識別、自然語言處理及知識圖譜技術，結合上一環節的票據識別結果，對報銷事項的單據完整性、票據規范性、報賬及時性、金額準確性以及報賬權限、預算控制等若干維度進行稽核考量，將有問題的單據自動退回報賬人處提示修改，能夠減少人工審核工作量，提高財務工作效率，從容面對海量報賬需求。

（三）線上審批環節。線上審批不需經辦人來回跑路，只有“信息跑”和“數據跑”，可以充分解決線下審批流程繁瑣、效率低下的問題。高校財務要對學校現有業務的審批流程進行全面梳理，確定不同金額標準的審批節點，并在系統里設置，實現審批程序的線上流轉。其中涉及多部門聯合辦理的審批事項，為加強部門間協作，還需做大量的前期協調與溝通工作。

在實際使用中，當一筆報銷申請通過智能稽核后，將觸發相應的審批流，啟動流程推送功能。報銷信息按順序流轉至各級審批人，審批人可查看報銷人填寫的報銷申請、上傳的附件材料以及系統稽核結果，選擇退回或通過。在簽批時，線上審批系統通過實名校驗、人臉識別和CA證書驗證，保證當前審批人是用戶本人，確保審批權限的執行真實可靠。

（四）單據投遞環節。一筆報銷業務在通過了前期的票據識別、智能稽核、線上審批后，票據投遞將是報銷人完成報賬流程的最后一個環節，同時也是實現無接觸式報賬的關鍵環節。在自助報賬場景中，票據的收納是一大難點：如何利用機器完成票據整理和打包工作；同時要確保投遞票據與前期通過稽核的票據保持一致性。

自助報賬機可利用智能識別、自動封裝歸檔等功能，實現票據接收的閉環管理：第一，報賬機調用人工智能OCR處理內核進行單據比對，確保移動端上傳票據與報賬機實際收票的一致性；第二，報賬機內部具有打包模塊和票據周轉箱，當票據通過掃描、收集完畢，機械化的封裝模塊會使用熱塑膜將票據包覆并封口，最后送入收納箱方便財務人員定期取走。

（五）賬務處理環節。財務人員拿到投遞成功的單據后，通過掃描報銷單上的識別條碼進行收單確認并從系統中調出此單的票據上傳影像、智能稽核結果和審批情況，結合紙質單據對報銷事項進行復核，沒有問題的報銷單可進行會計制單。

要實現會計憑證的智能處理，需要在系統中設置全面的制單規則，包括發票類型、內容與經濟分類科目的關系，經費類型與會計科目之間的對應關系，以及不同類型經費項目的核算要求，各類費用的包干標準等。智能報銷系統按照會計制度的核算要求，并根據高校財務業務特征設置相應的會計分錄模板，將系統采集到的業務信息與會計核算要素相對應，財務人員點擊“生成憑證”的功能按鈕即可觸發會計處理程序，按照預先設置的分錄模板生成會計憑證，快速完成傳統模式下的賬務處理工作。

（六）檔案管理環節。財務數據是高校特殊的無形資產，具有很大價值。通過智能報銷系統采集的各類信息將轉化為格式化數據存儲，并按照會計檔案信息化的管理要求制成電子檔案，滿足科研項目結題與其他各類審計調閱憑證的需求。同時，通過在智能報銷系統上建立財務數據中心，分類形成基礎表數據庫、原始票據圖像數據庫、資源類數據庫、決策類數據庫等，可為領導層決策提供充分的財務數據支撐，促進高校財務由核算向管理職能轉型，在管理會計領域實現更大價值。

五、高校智能報賬體系建設對策

（一）以系統化思維推進財務智能化建設。首先，在總體設計理念上，將高校的規章制度、崗位職責和業務流程嵌入業務及財務信息系統中，建立學校一體化業務、一體化數據的信息管理系統，實現由“經驗性的人治管理”向“數據化的智能管理”轉變。其次，在戰略上高度重視高校大數據平臺建設，由統一信息部門進行統籌協調，各業務線合力，共同推進大數據平臺的建設，解決業務孤島、信息孤島的問題，推進高校信息化建設進程。再次，在實際使用中持續完善智能財務系統，在充分實現智能報銷的基礎上，陸續實現智能預算管理、智能風險管控和智能決策分析等更高層次的智能應用，完成高校財務智能化的整體框架建設。

（二）促進觀念更新，加強組織保障。制度經濟學理論提出，制度慣性與路徑依賴會給制度變遷帶來阻力。對于高校而言，智能財務系統是新生事物，部分使用者囿于傳統思維模式和原有操作習慣而對其接受度不高，系統建設之初難免遇到使用者不愿配合的阻力。面對這種情況，高校財務部門要做到：一方面，積極開展宣傳、培訓工作，促進觀念轉變，利用操作手冊、講解視頻等手段幫助使用者掌握方法；另一方面，在系統運行初期不能強制要求“一刀切”，首先要集中力量保證線上線下并行模式的開展，同時逐步擴大試點應用范圍，最終實現全校范圍的使用。此外，學校領導的重視程度非常重要，強有力的組織保障能夠加快推進智能財務系統的建設，并保證其穩定運行。

（三）強化系統安全防護措施。智能財務系統是基于互聯網技術建立的，財務信息的傳輸和加工處理均通過互聯網完成。智能報賬體系涵蓋了高校的各類業務系統，并與外部商城對接獲取資源，數據接口眾多、數據交互頻繁，存在被泄露和篡改的風險。需要采取先進的、有效的防范手段，科學的管理方法，保證高校財務系統的安全、穩定運行。第一，高校在智能財務系統的應用過程中，應強化日常安全維護體系，提高學校財務網絡的防護等級，建立高標準、多層次的網絡安全體系。第二，系統管理員應定期做好數據庫資料的備份工作，即使在系統受到破壞后，數據庫也能夠及時地恢復到原始狀態，保證財務工作正常開展。第三，完善網絡信息安全管理制度，增強財務人員的網絡安全意識，加強網絡技術人員培訓，時刻做好系統故障和網絡問題的應對準備。

（四）加強復合型人才的培養。智能財務系統將給高校財務人員尤其是從事基礎核算的財務人員帶來很大挑戰。隨著信息化技術的廣泛應用，數據分析能力和計算機操作水平將取代賬務處理成為財務人員的基本必要技能。一方面，高校財務要強調管理職能，加強對財務人員進行智能化建設、大數據分析等能力的培養，全面提升財務人員的信息化素養，將人才與技術充分融合，最大限度地發揮智能財務系統的優勢力量；另一方面，財務人員也要積極學習、善于思考，抓住轉型機遇，特別是從事基礎工作的財務人員要通過學習，轉變工作重心到財務管理、數據分析等工作中，更深層次地參與高校財務工作。

六、結語

財務報銷模式向數字化、智能化的“智能財務”進階，是信息化時代下高校財務改革發展的必然趨勢。智能報銷模式具有提高報賬效率、加強內控管理、推進財務管理精細化、促進管理職能轉型等價值，但同時也對高校全局規劃、網絡信息安全和財務人員能力等方面提出挑戰。

可以說，高校智能報賬體系的建設是一項系統性工程，需要硬、軟件設施的更換和升級，需要數據安全技術的保障，需要高校內外各個部門打破陳舊的觀念，更需要財務人員具備全新的財務理念和專業知識。高校在實際建設過程中，要充分運用系統化思維，促進傳統觀念轉變，提供資金與組織保障，強化安全防護措施，并加強復合型人才培養，使其成為高校智能財務建設隊伍的“排頭兵”，打開全新的工作局面，切實提高財務管理與服務水平。