后疫情時代高校智能財務體系構建探究

□文/趙敬予 張穎萍 丁文婷 高 芳

（哈爾濱工業大學 黑龍江·哈爾濱）

［提要］ 突如其來的新冠肺炎疫情對各行各業都產生不小的影響，高校財務管理也是其中之一。疫情給高校原有的財務管理模式帶來不小的沖擊，高校財務工作面臨巨大挑戰。但是，面臨挑戰的同時也蘊含著機遇，應以此為契機，改進服務方式、提升服務質量，同時提高服務效率與工作效率。本文旨在分析“后疫情時代”高校財務原有管理模式的不足，運用智能化、信息化手段，提出改進措施與建議，為疫情防控常態化形勢下構建高校智能財務管理模式提供參考。

隨著高等教育事業的蓬勃發展，高校在我國科研領域扮演的角色愈加突顯，國家對高校的科研創新也日益關注，并投入大量科研資金，加上高校招生規模的擴大，高校的資金來源更加多元化。因此，高校的財務管理工作不僅在量上明顯增加，在報銷類別上也具有多元化與復雜化的特點。“報賬問題多”“報賬矛盾突出”是目前大多高校在財務報銷工作中存在的共性問題。疫情的突然到來，使高校原有的管理模式面臨新的挑戰，原有的空間密集、業務流程需要人與人之間接觸多、層級簽字手續繁瑣等不利于疫情防控需求，因此改進高校的財務管理模式，構建“后疫情時代”科學、高效、智能的高校財務體系十分必要。

一、構建后疫情時代高校智能財務的意義

（一）智能財務是智慧校園建設的重要組成部分。國內大多學者發表觀點，認為智慧校園建設是我國高校發展的未來趨勢，智慧校園建設為高校分析與評價教學過程、決策管理等方面提供有效支撐，為學校良性發展提供開放舒適的教學和生活環境。高校財務作為高校管理的重要組成部分，做好高校智慧財務體系建設對提高高校整體管理和服務水平以及智慧校園建設具有至關重要的作用。

（二）智能財務是社會經濟發展的必然要求。黨的十九屆五中全會通過的《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十四個五年計劃和二〇三五年愿景目標的建議》提出：“加快數字社會、數字政府建設，提升公共服務、社會治理等數字智能化水平。”當前疫情之下，非接觸式的自動化、智能化、數字化運行能力，既保障社會經濟的平穩有序運行，也促進單位業務合規高效運轉。財務作為單位的核心部門，更需要實現數據傳遞與處理的全面在線、實時互聯，完成從價值守護到價值創造的“蝶變”。

（三）提高高校財務管理應對突發事件的管理效能。目前，我國高校財務管理采用的依然是線下和線上相結合的管理模式。2020 年突如其來的疫情，打破了正常的工作秩序，對于線下辦理的工作業務更是挑戰，高校財務管理工作也受到影響。疫情的嚴峻性、防控形勢的復雜性導致高校一些線下工作不能有序開展，嚴重地影響了高校財務的工作效率和服務效能。高校財務管理工作應以此次疫情對高校財務工作的影響為契機，利用智能化等信息技術對高校財務管理工作進行智慧財務體系構建，旨在“后疫情時代”下高校財務可以精準發力、優化服務、保障工作，提高高校智慧財務建設精準化管理與服務水平。

二、傳統高校財務管理模式應對疫情的不足

（一）高校傳統報銷模式的弊端

1、高校財務日常報銷工作不能有序開展。由于疫情突然肆虐，正常的工作生活受到嚴重影響，許多日常工作都被按下了暫停鍵，為了保障高校的工資、獎助學金發放等特殊工作不受影響，又要兼顧到疫情防控的需求，只能采取特事特辦的臨時處理方式。而對于高校財務的基礎工作——財務報銷，一方面目前大多高校的財務報銷還停留在紙質單據階段，報銷簽字流程需要層層審批、面簽；另一方面由于疫情的強傳染性，通過飛沫和氣溶膠等空氣載體就能傳播，為了有效抗擊疫情，減少防控風險，高校的財務工作暫時放緩，如果疫情持續時間加長，將嚴重影響高校的報銷業務有序開展，因此構建后疫情時代高校財務報銷新模式是高校財務亟待解決的問題。

2、紙質報銷單據存在交叉感染風險。目前，大多高校采用的報銷模式還是紙質版票據作為原始票據，即報銷人整理好紙質版原始票據，簽字審批后再交由財務部門處理。盡管目前大多高校都使用投遞機接受投遞預約單，但是鑒于新冠肺炎疫情的傳播特性，一方面紙質單據存在攜帶病毒的可能；另一方面層層審批簽字不可避免地導致了報銷人員與簽字審批人員的直接接觸，種種報銷模式都存在疫情交叉感染的風險，不利于疫情防控。

3、業務存在嚴重同質化現象，工作效率低。高校財務報銷類別中，材料費和差旅費占比較大，目前的報銷處理模式是逐單處理，工作重復性強、同質化現象嚴重，工作效率低下。隨著高校撥款數額的逐年增加，報銷業務量更是與日俱增，在高校財務工作人員有限的情況下，再加上疫情等突發狀況影響，在預算執行考核時間節點或某個項目驗收的時間節點時，會計工作人員加班處理報銷單就成了常態。因此，構建智能化的高校財務報銷模式對于提高高校財務報銷人員的工作效率具有重要意義，同時也能解放高校財務報銷工作人員，讓其有更多的時間去做好延伸服務和監督管理工作。

（二）高校資金結算效率有待提高

1、資金支付及時性得不到有效保障。國庫集中支付是目前大多公辦高校采用的主要資金支付方式，分為直接支付和授權支付兩種。為保證資金使用的安全性，財政主管部門對國庫集中支付提出了至少需兩人同時操作的需求，并且相應的密鑰由專人負責保管。疫情防控期間，很容易因隔離或出行受限導致資金支付不及時等，工作不能順利開展。一方面高校財務內部控制建設要求高校財務不相容、崗位相分離，資金支付需要至少兩人完成；另一方面高校的財務辦公環境大多為辦公大廳的格局，財務部門自身的工作人員座位相對密集，加上前來辦理業務的師生較多，增加了人員密集程度，以上現象表明傳統的資金結算方式不利于疫情防控。

2、資金收入結算效率低。目前，高校雖然在收費方式上做了信息化的改進，大多收費采用了網上收繳的方式，但統計工作和入賬工作受疫情防控影響會有延遲，資金結算效率大打折扣。

（三）存在內控環節效率低現象。目前，高校出于內部控制角度考慮，對不同經費項目類別、不同經費額度建立了審批制度，對應地需要各級領導對報銷的票據進行審核，但很多領導會因為出差等因素不能保證簽字的時效性。疫情影響下，面對面簽字也加大了疫情感染的風險，不利于疫情防控。因此，構建智能的財務報銷模式，利用電子審簽的審批模式，一方面降低了疫情防控期間的傳播風險；另一方面也提高了高校財務工作的智能化水平和工作效率。

三、構建高校智慧財務體系新模式

（一）重構高校智能財務報銷模式。新的報銷模式旨在實現全程網絡化的“無接觸式”線上報銷模式，該流程既要符合高校內部控制的相關要求，也要兼顧到疫情防控形勢下用戶的實際需求，本著智能化與高效化的原則，從預約報銷到復核后付款，全過程均實現線上辦理，可以隨時隨地網上辦、掌上辦。

重構的高校報銷模式分為兩大類：一類是集中處理業務，如差旅費和材料費等采購業務，該類業務具有同質化特點，可以通過統一平臺集中辦理；另一類為零散業務，即不具備集中統一辦理的其他業務，該類業務的原始票據為電子票據，報銷人只需上傳電子票據和其他需要的佐證材料即可完成線上報銷流程。集中處理業務新財務報銷模式、零散業務新財務報銷模式如圖1 所示。（圖1）

圖1 智能財務報銷新模式圖

1、預約與審批環節。集中處理業務由經辦人發起申請，項目負責人完成在線審批后，采購的材料、資產或差旅服務流轉到獲取或服務的供應商采購平臺，供應商集中采購平臺根據需求統一生成批量結算單，根據高校的內部控制要求的業務流程，再經歸口部門領導審批，財務部門審核無誤后制單，直接付款給供應商，簡化了線下審批環節，大大提高了工作效率，減少了接觸風險，提高高校財務管理水平的同時大大降低了疫情防控風險。

零散業務是經辦人在財務預約系統上傳票據電子版，如報銷業務有佐證材料需求，經辦人還需上傳佐證材料電子版（如版面費錄用通知、會議通知等）。預約系統根據業務類別、電子票據金額生成對應的預約單，準備齊全后，預約單推送至項目負責人審批，如該預約類型還有其他審批要求，根據業務類型和審批要求推送至下一審批環節，所有審批完成后，預約單流轉到財務報銷環節。財務工作人員收到報銷預約單后，根據經辦人上傳的電子材料，在線進行審核，無誤后完成入賬與付款工作。

2、同質業務辦理批量化。對于采購業務、差旅業務等發生量大、工作重復性強、同質化嚴重的業務通過集中采購平臺實行集中統一處理，將財務工作者從煩躁、重復的工作中解放出來，讓高校財務工作者有更多的時間與精力投入到高校財務管理層面上來，是高校財務工作發展的必然趨勢。這種集中地處理批量業務不僅提高了高校智能化辦理業務水平，同時也解決了高校目前編制短缺的問題。

3、電子歸檔環節。整個報銷流程均在線上通過電子票據一步步流轉完成，預約報銷單、審核制單、會計憑證、復核付款、支付結果等全過程均可以追蹤，時時查看業務所處環節，所有票據、佐證材料等附件最終以電子化檔案形式存檔。

（二）優化資金結算模式

1、使用銀校互聯系統。銀校互聯是目前高校比較青睞的一種新型支付手段，其優點是可以減少匯款信息重復錄入等工作量，提高工作效率的同時降低了出錯率。構建高校智慧財務體系對資金結算模塊應優化銀校互聯系統，在銀校互聯系統中加入輔助核算模塊，這樣系統可以自動智能識別具體開戶行等匯款信息，加大匯款正確率，提高工作效率。

2、加強內部控制。在新的報銷模式下，改變了原有的資金結算方式，雖然新的資金結算可以線上完成，降低疫情防控風險，但內部控制的重點以及報銷業務流程也發生了實質性的改變，因此需建立一套與新模式匹配的財務規章制度。首先，應建立新的財務報銷規章制度，依據不相容崗位相分離的原則梳理全新的報銷流程。設置資金支付與審批權限，做好各項資金監管工作，加大對新型資金結算介質的管理，及時有效地落實好對賬工作。其次，銀校互聯系統雖然提高了資金支付的工作效率，但在與銀行對賬時間上提出了新的要求，應及時與銀行反饋數據核對，找出差異，同時也要加強學校、銀行和相應的技術服務公司的聯系，有序科學地開展結算、數據核對、報表銜接及入賬等工作，共同做好資金結算。

3、加強網絡安全。優化后的資金結算方式都是在網絡條件下完成的，大大提高了疫情防控期間的工作效率，但為了保證資金的安全，應做好網絡安全保障，在工作中要做好網絡的規范使用，合理區分外網和內網，根據需要可以設置一定的保護措施確保資金使用安全。高校的收費種類較多，開通網上繳費后繳費平臺每日資金流入、資金流出頻次激增，需做好統籌規劃，對資金流入量和流出量做好評估，定期按照資金性質編制資金流入流出分析報告，有效提高資金使用率。

綜上，財務管理作為高校管理的重要組成部分，構建高校智慧財務體系不僅提高了高校財務管理智能化、服務水平先進化，同時也促進了高校智慧校園建設，使高校整體的智能化管理水平邁向一個新高度。疫情之下，非接觸式的自動化、智能化、數字化運行能力，既保障了社會經濟的平穩有序運行，也促進了單位業務合規高效運轉。高校財務作為高校管理的核心部門，更需要實現數據傳遞與處理的全面在線，實時互聯，完成從價值守護到價值創造的“蝶變”。在后疫情時代這個大背景下，結合智慧校園理念，運用先進的信息化技術，針對高校財務工作在應對疫情等重大突發公共事件時突顯出的問題與不足，運用信息化的手段構建一套高校智慧財務體系，并對該體系的有效實施提出保障措施。