淺談如何完善檔案管理及促進檔案管理精細化

劉芳群

摘要：精細化管理手段注重管理的“精、準、細、嚴”，這是上世紀五十年代提出的一種基于常規管理手段，注重更低成本、更高效的一種管理方式，這在機構內部管理中可有效降低不必要的損耗，尤其在組織結構復雜的企業內部和以管理組織為核心的事業單位內部，所以由此看來，在事業單位中實施檔案管理具有得天獨厚的優勢。隨著社會的發展，提升信息效率是提升現代各社會機構部門運作效率的重要渠道，這在事業單位內部也不例外。本文就先分析現代事業單位檔案管理的特點，再在結合事業單位檔案管理特點的基礎上提出完善現代檔案管理的有效辦法，旨在為相關人員提供一定的經驗參考。

關鍵詞：檔案管理;精細化管理;事業單位;管理手段

【引 言】

1. 事業單位檔案管理特點

1.1紀錄片和綜合性

事業單位檔案管理需要全面記錄單位及其內部人員的行為和活動，更像是一種文件記錄。在記錄內容上，不僅限于人員和核心材料，還應與科技發展、衛生管理、教育培訓、文化活動等方面相適應。從總量上看，事業單位檔案管理規模將更大。

1.2隱私和安全

事業單位檔案管理中的數據信息并不是簡單地反映一個企業或組織的本地信息。它的信息可以在一定程度上反映社會發展的問題。公共機構級別越高，其檔案中攜帶的信息含金量越高，因此在管理上具有高度的保密性和安全性，這些信息關系到國家的安全健康發展。

2.探討完善檔案管理促進檔案管理精細化的策略

由此可見，時代的發展對現代事業單位的檔案管理提出了更高的要求，精細化檔案管理的理念正是從信息管理的角度出發，提高信息管理的安全性、獨立性和效率，它與現代事業單位檔案管理高度整合，在具體工作中，可以從以下幾個方面考慮推進精品檔案管理：

2.1從思想上強化精細化管理意識

時代的發展對事業單位檔案管理提出了更高的要求，但傳統管理模式下的負責人難以充分認識到推進管理精細化的意義，工作積極性低，這導致檔案管理的效率越來越低。因此，針對這種情況，我們首先要加強思想上對精細化管理的重視。

在具體的工作中，我黨必須從上至下開始發力，率先改善領導層面的認識，為相關事業單位領導普及現代精細化管理信息在現代企業決策、組織、指揮、創新中的重要輔助意義，培養領導以精細化檔案信息指導事業單位履行社會服務職責的認識。在思想層面建設中，要將精細化檔案管理納入日常管理議事流程，并高度重視在檔案精細化管理中的人員任用問題，并將重視檔案精細化管理的思想下達到下屬各管理層級中。

2.2健全機制，落實精細化檔案管理責任制

要真正將精細化檔案管理落到實處，僅有思想上的重視還不夠，必須將精細化檔案管理工作和各部門各人員的工作之間建立起責任制關系，這樣才能推動精細化管理的有序進行，所以核心就是要不斷完善機制，以機制的方式為精細化管理工作保駕護航。

在機制完善中，要專注于檔案精細化管理工作建立新的管理制度，在目標導向的原則下，結合已有的制度不斷完善既有的檔案管理制度，以制度強化管理。制度建設核心部分要結合實際的管理環境建立有效的考核制度，采用獎懲并行的方式推動檔案管理向精細化的方案靠攏，為了提升工作人員積極性，要給予突出表現者公開獎勵，鼓勵團隊個人積極在工作中反思不足，并提出有效的改善措施，以不斷提升機制的完整想和高效性。

2.3檔案管理業務流程優化

檔案精細化管理的實踐體現是要保證在實際的業務中，精細化管理具有更高的信息安全性，更強的信息溯源功能和更低的信息管理成本。在實際的精細化管理推行中，要善于結合檔案管理的流程進行針對性優化。比如傳統的檔案管理中，經手人太多，這不但導致了管理時長大大增加，也難以保障信息安全性，所以在新的精細化檔案管理業務理念下，要刪減掉不必要的經手環節，結合檔案管理流程，認真審核每一個管理關節的優化方向，從收集資料開始，到資料分析、歸檔范圍確定、裝訂、編號編目最后到上柜階段，都要確定有效的經辦人、負責人，同時嚴格控制無權限人員的干擾，保證業務流程的精簡高效。

2.4推動信息化管理，優化管理工具

在確定了精細化管理大方向以后，當下事業單位的檔案管理面臨著體量大、項目多、流程長等諸多特點，傳統的人工管理模型顯然已經難以勝任當代大數據的精細化檔案管理工作。所以在管理工具上，要推動信息化管理手段的普及，從底層自下而上解放工作人員，從而讓檔案管理人員的工作重心，從數據獲取轉移到數據分類甄別上來，這符合精細化檔案管理“由量到質”的根本理念。

在信息化檔案管理中，要推動硬件設施和軟件設施的布局，培養更多的現代專業的信息化管理人才。在精細化的信息管理背景下，要注重安全管理，要善于從網關、防火墻和內部定期存儲備份角度全面提升信息數據的安全性，對于核心數據部分，可考慮采用和傳統紙質文檔結合的方式進行備份管理。

3.結束語

精細化檔案管理可有效應對當下我國事業單位檔案管理的多種需求，同步提升檔案管理的效率性、安全性和實時性，同時提升檔案數據反饋指導事業單位決策建設的參考價值，這對事業單位優化其管理運作方式，提升社會服務功能具有重要意義，所以事業單位要注重精細化檔案管理的普及推行。

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