現代信息技術對黃河基層單位檔案管理的影響

王立紅 張玉雙

摘要：對于事業單位而言，日常產生的檔案不僅類型多樣，數量也較為龐大，因而急需對其進行妥善管理，才能提升工作效率。傳統的檔案管理工作具有效率低、模式落后及易出現漏洞等缺陷。為緊跟時代發展步伐，摒棄陳舊的檔案管理理念、模式迫在眉睫，而最有效的方式莫過于合理運用信息技術。有必要將檔案信息化建設作為當前檔案規范化管理工作的主要方面，并堅持問題導向，厘清檔案信息化建設思路，給予檔案信息化建設足夠的支持，推進檔案信息化建設步入正軌，為事業單位各項工作開展提供強有力的檔案支持。要求事業單位在融合檔案管理及信息技術的過程中，必須加以創新，才能取得理想效果。

關鍵詞：現代信息技術;黃河基層單位;檔案管理;影響

中圖分類號：G270? ? ? 文獻標識碼：A

引言

當前，信息技術的應用與普及深刻地改變了基層事業單位的檔案管理模式，如果依然沿用傳統的紙質檔案管理方法，不僅會浪費大量的人力、物力和財力，還會造成檔案丟失、老化等一系列問題。因此，有必要將檔案信息化建設作為當前檔案規范化管理工作的主要方面，并堅持問題導向，厘清檔案信息化建設思路，給予檔案信息化建設足夠的支持，推進檔案信息化建設步入正軌，為事業單位各項工作開展提供強有力的檔案支持。

1 基層事業單位檔案信息化建設的意義

1.1推動事業單位檔案信息化建設有助于提升事業單位檔案管理水平

當前部分事業單位在檔案管理工作中依然沿用傳統的手工管理模式，面對大量的檔案信息資源，勢必會影響管理效果和管理水平。黃河基層單位在治黃工作中每年會產生大量文書檔案、會計檔案和科技檔案，如果這些檔案沿用傳統管理模式，會占用大量的人力、物力和財力。而隨著事業單位檔案信息化建設的不斷推進，可以將上述檔案進行掃描等操作，將其轉化成為數字檔案，并存儲到檔案管理系統，不僅會節省大量的紙質檔案存儲空間，在管理方面也能夠運用檔案管理信息系統及先進的網絡信息技術，實現對各類檔案的快速分類、快速整合、快速搜索利用，大幅度提升事業單位檔案管理水平和效率。同時也可以結合相關部門和廣大人民群眾對事業單位檔案的多樣化需求，為其提供有針對性的檔案信息服務，進一步拓展事業單位檔案服務范圍，提升檔案服務質量。

1.2推動事業單位檔案信息化建設有助于更好地挖掘檔案信息資源價值

基層事業單位有很多檔案具有重要的信息開發價值。通過事業單位檔案信息化建設，可以將大數據、云計算、物聯網、人工智能技術融入到事業單位檔案管理之中，進而為檔案信息資源開發和利用提供更為完善的技術支撐。一方面，事業單位可以結合人才管理的具體需要，對事業單位所掌握的人才檔案信息進行整合匯總，形成人才管理階段性成果，為政府人力資源管理和人才引進提供檔案信息，進一步提升政府人才引進政策及方案制定的科學性和針對性。另一方面，事業單位也可以結合檔案管理的現實需要，對事業單位檔案信息資源進行開發和利用，主動地利用事業單位信息化建設的有利契機，將紙質檔案轉化成為數字檔案，并形成不同門類的檔案管理制度機制，為檔案信息資源開發奠定扎實的制度保障。

2基于信息化時代檔案管理模式分析改進

2.1利用大數據實現檔案資源整合

傳統的檔案管理模式下，由于基層檔案信息涉及范圍非常廣，信息量巨大，因此在信息收集環節就存在較大困難。檔案管理工作開展往往需要投入大量的人力和物力，管理工作也會受到人為主觀因素影響。在這種情況下無法充分保障檔案管理工作的準確性和完整性，因此檔案管理工作的信息化轉變是一種趨勢。目前大部分基層單位檔案管理實踐中主要是以大數據信息技術和傳統紙質檔案文件結合的方式為主。在檔案信息的收集過程中充分利用大數據信息技術能夠保障檔案信息的準確性和完整性，具備相關軟件和硬件設施的基礎上，工作人員就可以快速的完成基礎檔案信息的整理和歸檔。但是在信息化時代下檔案管理工作人員在具備檔案管理技巧的同時，需要對各類信息技術的軟硬件熟練掌握，這樣才能有效避免因自身業務能力差而導致檔案信息丟失問題。與此同時作為檔案信息管理人員也需要跟隨時代發展及時提升自身的新技術應用和接受能力，這樣才能保障基層檔案管理工作的順利開展。

2.2檔案安全制度建設

建章立制，用制度來管人管事。檔案室要要充分借鑒先進單位的工作經驗，并根據單位實際情況建立安全組織體系，建立健全各項安全制度，并狠抓落實。默默無聞、踏實肯干是社會對檔案人員的固有印象。這誠然是一種美德，但在新時期，檔案室工作人員更應主動作為，充分展現檔案的重要性，充分參與到單位的各項工作中，給單位中心工作予以充分支持，積極引導單位管理者重視檔案安全工作，將檔案工作列入單位發展計劃中，將檔案工作目標考核有效融入到單位年終考核指標中，并將單位內各部門負責人納入制度體系的構成部分，要形成事前有制度、事中有跟進、事后有考核的全過程管理，這有利于制度的落實到位和檔案工作的整體推進。天橋河務局為適應天橋黃河治理能力和治理體系現代化需要，推動“十四五”時期天橋黃河檔案事業高質量發展，更好地服務新時代造福人民的幸福河建設，根據《“十四五”山東黃河河務局檔案事業發展規劃》和《“十四五”濟南黃河河務局檔案事業發展規劃》，研究制定了《“十四五”天橋黃河河務局檔案事業發展規劃》，促進了天橋黃河檔案規范化管理工作了提升。

2.3建設檔案信息數據庫

建設檔案信息資源庫，是事業單位應用信息技術階段的首要任務，以此更便捷、迅速地對全部檔案資源進行集成、整合。但就我國的實際狀況來看，大部分事業單位都對此尤為重視，且數據庫及電子系統二者都能起到維護檔案資源完整性、共享性的作用。另外，事業單位在開展各項工作時，每個部門都能利用該優勢，便捷、快速地獲取信息，進而統一步調，共同為提升事業單位工作效率而奮斗。檔案信息數據庫所涉及的內容較多，具體包括：存檔時間、檔案類型及檔案信息規格等。為使信息更加準確、全面，就必須指派專人和管理機構負責數據庫，并對各類檔案信息及時更新。在信息技術快速發展的今天，可供選擇以建設信息數據庫的信息技術種類越來越多，事業單位應第一時間意識到此種變化，擇定先進的信息技術以保障數據庫建設的安全性和完善性，進而提升數據庫的信息水平。

2.4為提升事業單位溝通的質量和效率，應及時對軟件進行更新

信息技術若想在檔案管理工作中發揮出良好效果，往往離不開相應輔助軟件的支持。所以，事業單位必須意識到這點，定期維護及更新軟件，為獲取長遠利益而專注于系統功能的改進事項。如此，事業單位內部網絡系統便可在數據服務器的郵件抄送和轉發下，儲存、管理各類檔案信息、數據，并確保其完整及準確性。例如：部分事業單位會將檔案軟件歸納到辦公軟件范疇，進而為檔案管理工作的開展提供便利，再通過維護、更新等手段，更好的完成數據檔案管理工作，且保障其有序性、規范性。另外，公文、檔案的存儲、收發等“任務”，都將在經過維護、更新的軟件的影響下，更高效地完成，最終實現整合檔案的目標。2018年在上級部門的支持下，天橋黃河安裝了檔案管理系統，實現了檔案的計算機全文利用，在以后的工作中還要加強維護，及時更新，提升檔案的信息化水平。

結束語

新時代，基層事業單位應充分認識檔案信息化建設的重要作用，轉換思想觀念，緊跟時代步伐，給予檔案信息化建設足夠的政策支持和資金保障，強化檔案信息化建設基礎設施，完善檔案信息化建設制度機制，針對檔案信息化建設出現的各項問題提出具體解決思路，全面提升檔案信息化建設水平。事業單位應將合理運用信息技術，并作為日常工作的重點，加快與檔案管理的融合步伐，才能免受傳統檔案管理模式的困擾，體現其信息化特征。如此，事業單位的檔案管理工作將更順利、高效地開展，意義重大。

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