加強新形勢下檔案管理工作的實踐途徑探索

尹朋濤

摘要：新時代背景下，科學技術發展日新月異，聲像、網絡、電子通信等各種新興技術應運而生，并廣泛深入到社會生活的方方面面，基本實現了自動化辦公、無紙化辦公這一目標，使得各種新載體、新介質檔案資源隨之涌現，為檔案管理工作增加了新難度、新挑戰。為了更好地順應時代發展步伐，需要不斷更新和優化檔案管理理念和管理方法。本文主要對新形勢下檔案管理工作的實踐途徑進行探討。

關鍵詞：新時代;檔案管理;管理理念;實踐途徑

大數據典型的反應速度快、容量大、類別多等特征在各行各業中均得到了大力應用，該背景下借助信息技術來開展檔案資源管理已成為企業管理落實的一種趨勢，在計算機等現代化設備的使用中以錄入、傳輸等方式做好檔案信息資源的整理記錄、存儲加工以及信息查詢與交流等，讓企業及各單位在日常經營各環節里形成的檔案資源可得到妥善保存與高效使用，達到檔案信息資源共享。

1通過不斷創新促進檔案管理工作全面發展

1.1創新檔案管理理念。

新形勢下，檔案管理工作既迎來了廣闊發展機遇，又面臨諸多新問題和新挑戰。在這一背景下，管理人員必須解放思想，緩解創新改革的緊迫感，并不斷完善檔案管理工作機制，有效提高管理人員創新能力和創造能力，為檔案管理工作的開展注入新的活力。

1.2創新檔案管理模式

網絡技術的普及和應用，為檔案資源開發和利用帶來了發展機遇。管理部門需要在合理規劃管理網站、不斷完善法律體系基礎上，進一步強化檔案信息資源建設水平，轉變傳統檔案信息組織形式，同時構建信息化檔案檢索系統。與此同時，還要全面推行網站安全維護管理機制，使網站成為檔案管理部門對外聯系的窗口，為檔案資源合理配置、深入開發、有效利用、實時共享奠定基礎[6]。

1.3創新檔案管理形象

檔案管理人員綜合素質直接關系到檔案管理工作是否能夠順利開展，其形象是社會公眾評價檔案管理工作水平的重要標準之一。新形勢下，檔案管理人員需要明確自身在管理工作中的定位，并轉變管理理念。尤其隨著網絡技術的迅速發展，檔案信息獲取、識別、利用等方面的難題不斷增加，需要管理人員充分利用先進技術對檔案信息進行篩選、提煉和開發，并在實踐工作中不斷總結經驗，有效提高自身專業水平和管理能力。在此基礎上，檔案管理部門還可以推行競爭機制，提高管理人員自我提升意識，調動其工作積極性，從而營造良好的工作氛圍，全面提升檔案管理形象。

2加快檔案管理現代化進程

在檔案管理收集、整理、分析和鑒別等基礎工作中，涉及到計算機數據準備工作，該工作具有復雜性、繁瑣性等特點，如果缺乏科學化工作流程和規范化工作制度，會導致計算機數據準備不充分，從而降低檔案管理效率，不利于促進檔案管理現代化發展。對此，需要從以下幾個方面解決。

2.1采用標準化檔案管理技術。

在掌握檔案管理工作規律基礎上，盡可能減少其中低功能、可替換及冗雜的工作，確保各項工作有效銜接、相關業務相互協調，同時使同類業務在形式、特征上具備一致性、規范性特點。一方面能夠減少復雜勞動造成的管理混亂現象，另一方面能夠為檔案信息開發奠定基礎。

2.2構建統一的業務標準和技術標準

計算機技術是新形勢下檔案管理工作改革創新的基礎，想要充分發揮其作用和效益，就要構建統一的業務標準和技術標準。如果檔案業務缺乏明確規定或標準規范，那么即便使用計算機技術也會無從下手，所以構建統一標準至關重要，否則會直接影響計算機信息儲存、信息檢索等功能[7]。另外，想要實現網絡化傳遞基本目標，更要構建標準化業務標準和技術標準，從而為網絡連接提供保障。

2.3采用科學化手段獲取檔案信息

新形勢下，檔案資源種類、數量不斷增加。采用先進技術對檔案資源進行全面管理迫在眉睫。因此，檔案管理部門應積極引入多媒體、計算機等先進技術，為檔案信息儲存方式革新奠定基礎，突破信息獲取時間、空間限制，滿足檔案資源實時共享需求。

2.4應用現代化檔案管理技術

檔案管理技術是現代化檔案管理工作的重要組成部分，在提高檔案管理效率和質量方面發揮著重要作用。新形勢下，科學技術發展日新月異，越來越多先進的技術應運而生，為優化檔案管理工作奠定了良好的基礎。例如：在檔案管理日常工作中，引入復印機、傳真機、計算機及掃描儀等現代化辦公設備，既能夠減少人工勞動強度，也能夠充分保障檔案資源的完整性和健全性。另外，在檔案庫房建設過程中，也可以充分利用現代化科學技術，采用特殊的處理手段，提高檔案的管理水平。眾所周知，一些紙質檔案資源在儲存過程中，受環境、溫度等因素的影響，容易發生質量問題，導致檔案資源失真或缺頁。對此，需要在庫房內部安裝各種先進設備。例如：溫濕度調節設備、防震設備、防干燥設備、防蟲設備等，這些設備有利于從根源上解決蟲害、溫濕度變化等引發的問題。另外，新形勢下，檔案管理部門已經充分認識到了信息化建設的重要性，并利用計算機技術實施檔案實體管理和信息管理的工作，通過構建檔案信息數據庫，實現不同程度的編目及檔案資源自動檢索，同時滿足了檔案實時共享需求。在未來發展進程中，檔案信息化建設已經成為趨勢，這也將是檔案工作技術現代化的集中體現，可以為檔案資源有效利用提供保障。

3強化基礎設施建設

步入大數據時代，若要加強企業檔案的信息化，就必須進一步加強基礎設施建設。大數據對檔案管理的基礎和軟硬件提出了更高的要求，同時也要求建立包括檔案管理軟件、網絡、高性能計算機、掃描儀等基礎設施。但上述基礎配套設施的完善以及檔案系統的維護離不開資金的支持，因此企業需要加大檔案管理信息化建設的資金投入力度。與此同時，相關單位在人事檔案管理信息化建設中要做好自身的整體規劃和發展戰略，并將相關的監管措施不斷完善，企業內部其他部門也應該在理解的基礎上給予更大的支持。各級檔案局領導應積極向企業領導層反映人事檔案信息化建設的重要性、緊迫性，努力爭取人力、財力、物力方面的資源。除積極配置硬件設施外，檔案管理機構還應重視軟件和數據庫的建設，借助外包模式，設計符合檔案管理要求的軟件。

4促進檔案管理工作向標準化、規范化趨勢發展

為了促進檔案管理工作向標準化、規范化趨勢不斷發展，不僅要解決立卷方法存在的問題，有效提高檔案資源分類、檢索效率;還要盡可能提高案卷裝訂質量，為檔案規范管理奠定基礎。另外，檔案規范化、標準化管理還離不開軟硬件設施的支撐，需要管理部門及時做好硬件設施維護管理以及軟件系統更新升級工作。結合以往工作經驗總結來看，雖然文書管理工作和檔案工作相互獨立，并且工作任務不盡相同，但是由于文書是檔案中的重要組成部分，所以二者之間存在必然聯系，其在檔案管理流程中緊密相連。因此，管理人員需要不斷提高系統化管理意識，樹立文書管理工作規范化、標準化指導思想。簡單來說，就是在文書處理過程中，只有把握好標準化、規范化關口，才能夠為檔案工作順利進行提供保障，從而有效提高檔案管理工作的綜合水平。

總之，大數據時代背景之下，相關部門必須要對檔案管理工作引起高度的重視，充分利用各項信息化技術來加強檔案信息化、信息化建設，對原有的觀念以及管理方式進行改良與優化，這樣才能夠有效推動檔案管理工作的健康持續發展。

參考文獻：

[1]王金英.大數據時代企業強化檔案工作的思考[J].企業改革與管理，2020（02）：18-19.

[2]吳麗麗.大數據時代檔案管理工作的變革與創新[J].環渤海經濟嘹望，2019（01）：172.