數字化背景下事業單位會計檔案管理工作的優化研究

劉麗雅 金華市環衛服務中心

在數字化時代下，各行業工作都開始應用數字化技術。事業單位經營管理中，在會計檔案管理中應用數字化技術，全面提升工作效率。數字化技術，對行業發展模式影響大，同時為會計檔案管理提供新機遇，通過數字化技術提升檔案管理效率。在事業單位發展中，會計檔案的作用價值高，凸顯出檔案管理工作重要性。在事業單位會計檔案管理中，全面發揮出數字化技術優勢，能夠高效完成檔案管理工作。

一、事業單位會計檔案管理的數字化內容

（一）會計檔案管理的數字化內容

會計檔案管理，逐漸朝著數字化趨勢發展，利用現代多媒體技術，將紙質檔案轉變為電子檔案，并且存儲到數據庫內，實現網絡化管理。會計檔案管理，涉及數字化內容：電子檔案存儲、備份，優化管理制度、數字化思想意識、分類處理，提升管理人員專業素質。

（二）會計檔案管理數字化優勢

第一，紙質檔案轉變為電子檔案，能夠縮小紙質檔案存儲空間，提升檔案利用率，延長檔案存儲時間，同時降低檔案保存要求。第二，節省人力與物力：傳統紙質檔案存儲，需要大量人力與物力存儲，特別是紙質版檔案，存儲損壞率高、難度大，需要定期維護管理檔案。第三，資源共享：管理會計檔案數字化，注重建設信息平臺，傳輸信息數據，便于各部門共享資源，促進數據交流溝通，及時發現和處理問題。第四，統一化管理：紙質檔案管理期間，檔案年限與保密權限不同，因此具備不同的管理標準。傳輸至互聯網，需要利用網絡技術管理，簡化檢索與查閱流程，便于統一化管理。第五，保證會計檔案真實性：傳統紙質檔案記錄資料，無法及時更新資料，且年久失修的資料價值喪失。應用網絡技術存儲資料，可以隨時更新資料，保證會計檔案真實性，提升會計檔案管理效率。第六，存儲范圍大：會計數字化優勢，明顯高于傳統會計檔案管理，多表現在存儲空間擴大，降低財務人員的工作強度，減少日常工作量。財務人員不再需要手工計算，將數據信息輸入到軟件中，能夠快速制作財務報表，出錯率低，整體效率高。現代會計檔案管理范圍大，明顯大于傳統檔案管理范圍，能夠促進事業單位健康發展，提升檔案管理工作質量，為事業單位數字化發展奠定基礎。第七，檔案管理條件嚴格：通常情況下，會計檔案管理工作中，以數字化技術為主，能夠快速查閱數據信息，提升檔案管理效率，是光盤會計、磁盤會計管理無法實現的。但是，會計數字化發展，對檔案管理條件提出嚴格要求，需要做好科學化存儲，避免檔案受到破壞影響，減少額外損失。在會計信息處理中，如果出現異常情況，計算機系統自動采取安全保障措施，同時發出預警通知，確保會計人員盡早發現問題，采取有效措施予以處理，維護會計信息安全性。

二、事業單位會計檔案管理存在的問題

（一）管理問題

會計檔案的數字化管理不到位，極大影響檔案管理效果，多表現在以下幾點：第一，事業單位管理工作中，不同因素限制影響大，事業單位在管理專業化、系統化方面存在問題，缺乏專業的檔案管理人員，由兼職人員負責管理檔案。在管理期間，容易出現不規范行為。第二，工作制度滯后。在會計檔案管理制度中，沒有規定檔案規范、移交與整理工作，致使具體工作的依據不足。第三，數據冗雜問題，多是由于檔案數據隨意操作和篡改，降低檔案信息真實性，還會降低工作效率。檔案管理不到位問題明顯，不注重信息內容更新，影響檔案數據權威性、有效性。

（二）安全問題

數字化背景下，網絡計算機、信息系統、存儲器等成為檔案管理工作基礎，但是為實際工作帶來較大影響，降低會計檔案管理效果。會計檔案管理中，存在較多安全隱患，具體如下：第一，相關人員誤操作，對檔案材料真實性影響大，致使數據信息失真。第二，技術問題：計算機防火墻、網絡管理軟件應用不足，致使系統癱瘓。文件數據格式、版本更新轉換問題，致使會計檔案數據損壞或丟失，泄漏檔案數據信息，影響用戶操作。第三，檔案管理環境，包括存儲環境、管理環境，當發生災害、意外問題時，則會損壞檔案數據，增加事業單位經濟損失。第四，針對數字化會計檔案，盡管實際應用與存儲存在優勢，然而材料為電子格式，即使篡改也不會留下痕跡，極易引發安全問題。此種情況下，會嚴重影響會計檔案數字化管理工作，阻礙檔案管理工作未來發展。

三、數字化背景下事業單位會計檔案管理優化對策

（一）以數字化方式處理檔案管理問題

會計檔案的數字化管理，借助數據庫、計算機技術，轉變紙質載體資料，編制電子檔案，通過網絡化與數字化技術聯接并存儲，科學管理會計檔案信息，建立會計檔案信息庫，共享會計檔案信息。會計檔案的數字化管理，可以縮小存儲空間占比，提升檔案利用率，增加經濟效益，同時可以確保檔案資料歸檔、查詢、檢索便利性，提升信息服務共享自動化、網絡化。

數字化管理期間，紙質檔案、電子檔案并存，會增加事業單位檔案管理難度。在事業單位中，不僅包含會計憑證、賬簿、財務報表等材料，同時包括數字化會計檔案系統、數字化賬簿、憑證、財務報表。會計檔案的數字化管理，以計算機系統為載體，具備占地面積小、存儲量大優勢。相比于傳統檔案，數字化管理復雜，需要在計算機系統內查看信息，對管理人員素質能力要求嚴格。數字化環境下，檔案管理必須確保網絡系統安全性、完整性。實行數字化管理，能夠提升信息利用率，共享會計檔案資源，要求系統具備防盜功能，避免黑客入侵、病毒感染等。

（二）完善管理制度，加大設施投入

數字化背景下，會計檔案管理以計算機技術、存儲與掃描技術，轉換會計信息檔案。檔案信息以文字、聲音、圖像方式存儲。為了做好檔案信息收集、存儲、閱讀、檢索，必須完善相關管理細則。事業單位要提升檔案管理投資力度，建設會計檔案管理體系。針對會計檔案資料，實行信息化分類管理，加快信息收檔、查詢速度，減少管理人力與物力投入，確保會計檔案管理效果。

會計檔案管理中，必須高度重視安全問題。會計管理人員存檔時，明確存檔范圍，注重文檔資料存儲目標性、分類有序性，避免工作失誤所致檔案丟失。為了維護會計檔案資料安全性，必須做好會計檔案環境管理，加強計算機存儲介質安保。事業單位派遣專人檢測和維護計算機網絡，減少病毒與黑客影響。由專人管理會計文檔，減少文檔損壞與丟失。針對高機密性文件與數據，事業單位利用數據加密方式存儲，維護文檔安全性與機密性。計算機快速檢索資料，確保管理人員核算與查詢數據，為管理人員提供數據、信息核算服務，確保財務系統信息完整性。

數字化背景下，事業單位開展會計檔案管理，極易受到軟件與硬件配置影響。所以，領導層加強會計檔案管理意識，加大軟件與硬件投入力度，定期組織管理人員參與培訓，將核算人員逐漸轉變為管理人員，建立便于管理的數字化文檔。部分會計檔案的管理模塊，依賴于財務管理軟件，比如資產、報表、總賬數據庫系統，能夠提升數據查閱、信息錄入效率。所以，事業單位注重會計檔案管理，做好信息化設施建設工作，做好管理人員新技術、新設備培訓，使其適應現代數字化管理要求。

加大設施投入的同時，還應當創造良好硬件環境。事業單位按照會計檔案硬件環境，升級和改造管理檔案硬件，于單位內部建設檔案室，做好硬件設備防潮與防磁處理。此外，針對會計管理檔案，制定授權批準制度，按照規定查詢和處理檔案，研究多種防御技術，維護會計檔案信息安全性，以免日常使用丟失檔案數據，增加事業單位經濟損失。注重計算機系統監管，安裝會計檔案軟件，做好軟件日常維護，以確保會計檔案信息安全性。設置檔案入侵提醒功能，能夠盡早發現檔案系統安全隱患。

（三）強化數字化管理意識，提升檔案水平

為了做好會計檔案數字化管理，必須加強管理人員的思想認知，使其高度重視檔案的數字化管理，落實各項工作管理制度，加強管理人員培訓力度。事業單位注重會計檔案管理人才建設，注入新活力，引進高端管理人才。組織檔案管理人員參與教育培訓，確保財務人員經過培訓考核后，能夠提升知識技能水平。此外，注重加強管理人員掃描技術、網絡技術培養，不斷提升信息技術使用水平，成為會計檔案管理主體。事業單位管理時，鼓勵員工學習新技術、新設備，建立人員評價與考核制度，不斷提升會計檔案管理質量。只有在單位內部建立全員負責機制，才能夠將數字化管理意識落實到檔案管理中，確保管理人員了解檔案管理的價值。

數字化背景下，事業單位加強管理人員素質能力，優先錄取高學歷人才。針對現有檔案管理人才，應當定期開展強化教育，圍繞崗位工作需求，分層次開展培養工作。組織檔案管理隊伍建設，不斷優化會計檔案管理模式，加強管理人員對新技術、新設備的使用能力。事業單位建立考評機制，按照會計檔案管理實際情況考評。同時，鼓勵會計檔案人員學習和應用信息技術、新設備，做好會計檔案工作的專業技能與知識考核評分。針對新進計算機專業人員，需要詳細介紹會計檔案業務，使其借助專業能力、計算機技術，聯合會計檔案管理業務特點，為會計檔案管理提供優質服務。事業單位設置多元考核體系，實現會計檔案信息化、平衡化發展。注重會計檔案管理信息化質量考核，重點在于檔案信息化建設、運行質量、資產結構等，以提升會計檔案管理質量。檔案室人員任務與職責，必須制定崗位責任制度。遵循標準化要求，做好檔案與資料的采集、梳理、統計等工作，通過數字化方式存儲。實行開放制度，為科室管理提供檔案資料服務。注重提升信息工作的綜合建設能力，全面落實信息編輯工作，深度挖掘檔案價值。

（四）注重會計檔案安全管理

數字化依賴網絡平臺，所以安全隱患比較大。當安全系數較低時，則會影響數據資料工作。因此，為了加強檔案管理質量，事業單位需要完善檔案存儲硬件環境，有效開展檔案管理工作。單位內部建立會計檔案室，注重設施防潮、防磁、防塵處理，為電子信息存儲提供優質環境。對于互聯網安全隱患，由技術人員借助防火墻技術，深入研究計算機病毒隱患，設置網絡屏障，維護檔案數據信息安全，減少由于檔案數據丟失所致損失。針對信息化建設存在的問題，需要采取針對性措施，以免發展為大影響。

事業單位建立信息化管理平臺，維護數據信息完整性與安全性，實現各部門信息數據共享。信息化進程中，必須高度重視檔案管理安全問題，要求事業單位注重管理安全風險，加大工作進程進度與管理力度，通過信息技術建立風險預警體系。同時，建立防火墻裝置，積極預防黑客與病毒攻擊，高效保護數據信息安全，建立電子化檔案，可以消除信息數據潛在風險。管理人員采集檔案數據，使用高清晰度掃描儀，將數據信息傳輸到管理平臺上，提升信息資源使用效果。建立數字信息平臺，連接上級網絡與互聯網，及時更新、升級應用軟件。在大數據社會環境下，對電子檔案管理的制度要求進行嚴格控制，全面維護檔案信息的安全性。

四、結語

綜上所述，事業單位重視會計檔案管理工作，制定和完善管理制度與方法，充分發揮數字化管理作用，處理檔案管理問題，完善數字化管理制度，加大設施投入，強化管理人員的數字化管理意識，持續提升會計檔案管理水平，應用現代信息技術，保障會計檔案安全管理效果。只有做好以上工作，才可以提升會計檔案管理效率與質量，為事業單位發展提供資料參考，滿足新時代發展要求，擴展會計檔案數字化管理新局面。