探討關于企業物資采購監督與管理的思考

楊為玥 北礦機電科技有限責任公司

目前，我國社會經濟快速發展，企業的經營方式也發生了轉變。在企業對物資進行采購時，應合理選擇供應商，并改變傳統采購方式，確保使物資采購呈現規范性、集中性、標準性的特性。因此，應以供應管理的實際性，重新認識采購功能定位，引入新理念，規范企業采購行為。

一、企業對物資采購實施監督與管理的必要性

企業在對物資采購進行監督與管理的過程中，會涉及很多環節，比如，前期調研市場、審核招標文件和管理資產等。而在這些環節中，內部控制是最為普遍的，但如果內部控制不夠健全，忽視了前、后環節，企業便不能實現對物資采購全過程的有效監督與管理。內控體系不健全，還會導致物資采購的各個環節可能發生銜接不暢或者脫節，從而使企業內部部門之間出現職責模糊、權限不明等問題。比如，企業由于對物資的驗收不夠重視，雖然在質保期內察覺到將要發生的隱患，或者發現產品存在質量問題，卻并未積極地應對與解決，沒有維護需方的合法權利，從而導致使用部門對于超出質保期的情況不愿驗收簽字，而與此同時，企業私自扣留采購資金而被供應商起訴。所以，企業應強化對物資采購整體環節的監督與管理。

二、企業監督與管理物資采購過程中存在的問題

（一）采購流程存在問題

企業的物資采購流程缺少靈活性，審查模式也比較復雜。物資采購部門制訂相關的采購計劃后，只有通過層層審批才能進行采購。此外，在簽訂購買合同時也較為復雜，只有財務和資源部門全部審查后，才能正式簽訂合同。并且，企業的物資采購系統的功能較為單一，只能取得反方面的信息，無法獲取其他部門的反饋意見，無法對自身的管理工作進行優化和調整。物資采購工作能滿足企業內部多樣化的物資需求，但缺少供應商問題的探究。因此，在物資采購活動中企業物資采購無法有效地掌握主動權，經常出現物資質量上下起伏較為嚴重的情況。

（二）采購人員的業務素質偏低

許多企業在選聘與錄用物資采購人員的過程中，一般保持“重思想、輕技能”的落后思維，往往過于看重物資采購人員的職業素養與道德水平，嚴重忽略了采購人員采購企業生產物資和相關設備的技能。加之部分采購人員對自身的要求偏低，僅僅遵照所上報的采購申請信息，在體系中增添物資的型號、名稱、簽訂合同和生成訂單，極易導致一些引用標準成為無效標準，造成企業庫存清單的紊亂，一些采購人員不具備判斷物資質量的基礎性鑒別能力，極易造成所采購的物資存在質量偏差、價格偏高的情況；甚至出現所采購的物資并非企業生產所需物資，嚴重影響企業對運營成本與庫存物資的有效控制。

（三）物資質量不達標

在物資采購中不僅要對物資成本進行考量，還應該對物資質量進行把控，確保它們的應用價值和屬性都滿足使用要求。如果這兩項要素得不到充分保障，將會對企業后續的經營發展及銷售造成影響。在對物資的質量性能進行探究時，需要對各項因素進行綜合研究。如果在采購某個設備的零部件時沒有明確具體的型號，物資采購人員購買的零件與設備不匹配，必然造成額外損失。

（四）不能合理確定一般性的招標與采購價格

許多企業在招標與采購的過程中存在不合理的地方，造成不合理情況的原因也是多方面的。首先，一些企業在招標書內所公布的采購需求常常存在不準確、不全面及不合理的問題，或者存在漏項，由此發生“簽證后補”“超預算投資”及“低價中標”等現象；其次，招標書內實質性條款與實際情況不符，一些投標人所作的判斷由于各種原因極易出現失誤，或者發生不能準確理解的問題，對企業的一些設備技術與工藝要求不了解，從而導致僅把企業內現有生產設備的性能參數作為參考制定招標文件，如此也極易發生指向性的技術問題；再次，少數企業過于重視特定的某個供應商，而為了排擠潛在的投標人而設置條件，從此，各種招標評價的標準不合理、不準確、不全面、不科學、不量化；最后，采購來源過于單一，審核界定不明確，沒有對物資的實際情況進行核定，如此企業只能被動地接受供應商的條件與價格。以上幾種因素對采購招標的準確性定價產生影響。

三、企業強化物資采購監督與管理的相關措施

（一）提升物資采購人員綜合素質，做好采購培訓

物資采購人員的素質，包括思想和業務兩個方面，思想素質方面要求采購人員遵守國家各項法律規定，秉承工作基本職業道德規范，自覺抵制，在處理物資采購過程中的各種腐敗現象時，應發揚不怕苦的精神，以企業生產需求為首要任務，做好物資采購和成本核算工作。在實際采購過程中，對各類物資設備的性能要嚴格把關，按照標準采購方法確保工作順利進行，并在實際工作期間規范各類合同的簽訂，保證合同的準確性和合法性。同時借助網絡信息化平臺辦理好相關手續的起草和審核工作，借助各類計算機軟件完善采購工作的信息化系統。對于采購招標合同，嚴格按照規定內容簽訂，不能私自篡改，尊重采購事實，保證采購工作的嚴謹和規范。

（二）明確采購目標，建立采購組織

首先，在企業進行物資采購與管理時，應合理規劃完善采購方案，企業應明確采購目標并建立完善的采購組織，確定好物資采購目標后應將主要物資進行劃分并區分好普通物資、重要物資等以便于企業采購與管理。例如，企業在針對大型設備、重要物資進行采購時，應確保采購組織的合理性與穩定性，應組建專業的采購隊伍，并讓采購隊伍深入施工現場實際了解所需要物資的具體情況，以此開展科學合理的采購，確保以高質量的物資采購滿足施工要求并符合我國國家標準。其次，由于目前企業項目采購方式呈現的形式較多，如職能式、規劃式、EPC模式等，在這些呈現內容中，主要是按照公司規模及實際需求進行采購。最后，在EPC模式中，相比傳統的承包模式而言具有一定的優勢，EPC模式可充分發揮在項目設計階段與工程建設過程中的主導作用，有利于對工程項目整體的方案進行改善與優化，從而達到最佳的建設效果。可有效對設計、采購、施工等階段進行控制，以實現建設項目的周期與成本、質量符合建筑工程承包合同標準，從而確保后期產生的投資效率。但目前在EPC發展中存在的問題仍有很多，其中包括市場環境因素與主要參與方因素等。

（三）建立完善的信息管理責任制度

在國有企業物資采購過程中，必須建立健全相關責任制度，將所有的信息通過多渠道做好監管工作。對當前的物資設備定價要及時了解，掌握物價的波動變化趨勢。在物資設備的采購過程中，要將所有影響價格的因素進行綜合分析，通過市場數據反饋，開發和利用多樣性的物資采購系統，提升采購管理工作的科學性和有效性。在物資采購過程中，應不斷提升管理水平，建立物資采購管理標準，了解采購工作涉及的財務監督和技術方面內容，做好與生產單位的配合協調工作，完善物資采購信息化網絡建設。目前大多數國有企業都已建立了完整的物資設備信息檔案，通過這些設備信息檔案內容，可以更加方便快捷地開展物資采購工作，這樣的工作方式也避免了內部交易情況的發生。除此之外，還要定期對相關崗位人員進行輪換工作，以便做好對采購人員的工作監管，提升采購人員工作能力，同時也避免了采購人員與供應商之間的暗箱操作等違法行為。

（四）加強采購的監管力度

根據調查，目前由于市場環境不穩定導致企業在采購時會出現不良行為。針對這種情況，應加強對重要設備采購的監管力度，形成一定的環境約束機制，避免在采購中出現吃回扣、貪污腐敗的現象。因此，在企業物資管理中，應加強重要設備采購的監管力度。大多數企業往往重視造價管理而忽略對物資成本進行管理，使企業在經營時物資成本逐漸提高，造成企業經濟收益下降等問題。同時，在企業物資管理過程中也存在著一些嚴重性問題，物資進行運輸時增加了一些不必要的成本；人工與防控措施沒有到位導致物資被大量消耗，從而增加企業運營成本等；由于物資管理人員流動較少，使市場需求下降，工程項目無法交投等問題。為解決這一系列的問題首先需要提高企業對物資管理的意識，企業應針對物資管理對企業員工進行培訓，強化各個部門之間的合作聯系。其次，企業應對于不了解的設備進行分析，要求廠家進行詳細講解并熟練掌握設備使用方法和技能后再進行訂貨。

（五）完善的信息化采購平臺

施工企業采購部門的核心業務就是采購，而充分發揮自身的信息優勢、信譽優勢、公共關系資源優勢，就是采購方在市場中的核心競爭力，所以采購部門只有不斷提升服務水平，增強競爭力，才能在市場博弈中占有話語權。當前，信息化和網絡的發展已經達到了一定的高度，結合自身企業的采購制度，搭建一套好的信息化采購平臺，使采購各個環節均可在信息平臺上進行，可以確保每個采購環節的高速流轉。通過在信息平臺完成采購，可以使采購過程追根溯源、有據可查，也可以減少一些人為參與的環節，實現陽光采購。同時，利用信息平臺也可以不斷累積以往采購數據，形成采購價格的數據庫，一方面為后續的采購提供價格信息支撐；另一方面也可以摸索和探尋一些市場規律，為企業大宗物資設備的采購提供一定決策依據。因此，搭載信息化發展來支撐集中采購方式，可以規范采購業務流程、減少采購周期，有效降低采購管理的成本，使集中采購能有效執行。

（六）完善采購流程管理工作

企業需要提高自身物資采購管理效率，適當免去一些不必要的環節，優化采購流程。首先，要減少審批工作耗費的時間，在采購時要創新傳統的結構框架，借助采購協議的模式提升物資采購現代化的發展程度。其次，各個部門設置物資采購的專管人員，遇到問題時部門之間能進行有效對接，加強各個環節的連續性。最后，制定明確的物資采購執行指標和管理要點。

（七）重點把控驗收和付款關口

驗收和付款是整體物資采購管理體系中最為敏感的兩個環節，也是最容易發生采購風險的兩個環節，是管理工作的重心所在。一是物資驗收部門要以采購合同、質檢證明、原始單據、票據等為依據，認真核對采購物資數量、質量、規格、型號等與簽訂合同內容的一致性，防止魚目混珠，以次充好；二是對于技術性、專業性強的物資和新、特物資，要請專業機構進行專業測試并出具合格證后方可入庫；三是財務付款時要對采購票據的真實性、合法性、有效性等進行嚴格認真的審查，防止因人為因素導致的徇私舞弊貪贓枉法等欺詐、欺騙風險的發生；四是要對付款過程進行跟蹤管理，一旦發現異常，要立即終止付款，并同時請求銀行、公安等部門配合第一時間追回款項。

（八）提高采購信息的透明度，建立健全供應商準入機制

企業應運用信息化手段建立科學合理的推薦與備選途徑，對于企業的可持續發展來說，供應商是重要的外界資源。企業在及時、安全及經濟供應的過程中，對供應商進行控制與管理是極其重要的一環。一些企業的物資采購公告不夠規范、信息不夠公開，致使一些優質商無法全面了解企業的實際需求，從而喪失了公平競爭的機會，同時也為假公濟私等一些非法行為創造了條件。企業可以通過對倉庫管理，使儲備物資相關的采購信息更加公開化、標識化。此種透明、公開的采購進程有利于職工對部分重要采購信息如質量、價格、服務及供應商等方面進行確定，同時將其作為基礎，使企業能夠規范化、標準化地監督與管理不同階層職工，并且還能有效聽取其他主體的廣泛意見，特別是職工所提出的建設性意見，領導層也應做出及時反饋，從而使企業物資采購工作具備較高的規范性。

四、結束語

綜上所述，就目前國有企業物資采購管理工作而言，雖然取得了很大的進步，但仍存在很多問題，為了進一步滿足國有企業生產需求，提升物資管理水平，必須依據企業實際情況做好相關物資管理基礎工作。作為物資采購部門應與生產實際結合，建立健全物資采購管理系統，優化物資采購流程，利用大數據信息網絡平臺創新物資采購方式，完善采購競價，在物資采購過程中，要吸引更多的經銷商采用在線供貨方式，打破傳統的物資采購模式，以便為企業創造更大的經濟效益，同時也提高了物資采購管理工作質量。