研究型高校院系資料室建設研究

李 娜

（南京大學物理學院，江蘇 南京 210093）

目前大多數研究型高等院校的研究生人數已超過本科生人數，院系教師除了從事本學科的科研工作外，還要承擔本專業本科生的基礎教學任務以及對本學科研究生的指導與學術培養任務。不斷增長的專業學習以及科研需求對文獻資源保障與服務提出了新的要求，院系資料室面臨新的挑戰和機遇。如何正視現狀、分析存在的問題、尋求創新發展以提升讀者服務質量是院系資料室亟待解決的問題。

1 高校院系資料室建設現狀及存在的問題

1.1 學科資源優勢不明顯

一方面，院系資料室相比于高校圖書館，由于受到經費限制、讀者數量、人員配置等影響，資源建設模式單一，多為簡單地購入文獻資源、上架擺放，資源布局缺乏長遠的統籌規劃，不能針對讀者結構合理配置資源，不能根據讀者需求按比例購入不同載體、不同類型、不同語種的文獻資源，對院系學科建設的資源支撐力不夠。與校圖書館相比，在同一學科文獻資源的搜集、整理與保存等方面未能體現出異質優勢。

另一方面，院系資料室未能充分利用資源的差異與優勢開發建設學科特色資源。院系資料室保存的專業試卷、學位論文、本院系教師的學術會議資料等等都是其獨有的特色資源。但是這些資源經常被簡單地存放在院系資料室，未能加以整理、組織和開發，難以展示院系的專業教育特色與學科建設特色，更難以被有效利用。

1.2 讀者服務工作專業度低

院系資料室的日常運作還主要停留在文獻資源的上架、借閱等傳統、被動、簡單、單一的工作模式。在讀者服務內容方面缺乏專業化、深度化的服務，既不能嵌入到讀者的學習、科研過程中，積極溝通發掘讀者需求，也不能為讀者提供精細化、深層次的學科信息服務[1]。在讀者服務形式方面則缺乏主動性和多樣化，坐等讀者前來借閱或咨詢，而不是積極“走出去”融入教學科研活動或者利用網絡平臺的便捷優勢，開展諸如定期信息推送、資源平臺推廣等個性化服務。讀者無法充分獲取有效文獻資源，工作人員也不能得到讀者的需求反饋，導致讀者量少，資源利用率低。

1.3 空間建設工作簡單化

院系資料室受讀者數量及場地面積等因素限制，其空間功能主要體現在資源存放、為讀者提供整潔明亮的閱覽與自習區域，缺乏整體空間規劃和區域功能設計，未能通過空間再造實現服務的延伸。

2 院系資料室資源優化與服務創新策略

筆者的調查問卷統計結果顯示，師生們希望院系資料室“多一些專業相關類的圖書”，去院系資料室借閱文獻的主要原因是撰寫論文等學術研究性的需求，89.19%的師生去院系資料室是閱讀學術專業性資料，超過90%的師生認為院系資料室應存放專業方面的文獻。

2.1 彰顯學科優勢的資源建設模式

2.1.1 優化文獻資源結構

院系資料室需多層次按比例入藏專業教學及專業科學研究相關文獻資源。在文獻類型上，既有諸如圖書、期刊、特種文獻（例如院系教師參加的會議發言資料、本院系學位論文）、院系師生的專利成果等印刷型文獻資源，又有相關專業的學術數據庫、電子書刊等數字化文獻資源。這些資源對教學科研的支撐側重點不同。筆者的調查問卷統計結果顯示，讀者最希望院系資料室能夠提供的資源類型是圖書，其次是學位論文、講義，其余依次是期刊、電子數據庫、科研報告、報紙。院系資料室應根據讀者的需求情況，設置合理的文獻類型比例。

在文獻內容上，一是注重資源的全面性、連續性、系統性、價值性、學術性、前沿性。二是合理補充國外書刊、專業數據庫等文獻資源，保證一定比例的外文資源。筆者的調查問卷統計結果顯示，83.8%的師生傾向于閱讀外文文獻，僅有16.2%的師生傾向于閱讀中文文獻。

在文獻的時效性上，一方面，及時補充新文獻，尤其是學科研究的新領域方面的文獻資源，既保障了文獻的系統性和完整性，同時也確保師生可及時了解學科研究的新成果與學科發展的新動態。筆者的調查問卷顯示，45.95%的讀者希望閱讀出版于5 年之內的文獻，18.02%的讀者愿意閱讀10 年之內的文獻，而愿意閱讀更長時效的文獻的讀者比例較低。出于實際學習或研究需要，會有讀者對文獻的時效性沒有特別限制。因此，這就要求院系資料室不斷補充、更新文獻資源，保證文獻資源的連續性和文獻內容的新穎性、前沿性。另一方面，對內容過時、老化的文獻進行適度剔舊。剔舊不是簡單地丟棄舊的資源，而是要從多個方面，例如對資源價值進行判斷、對復本數量進行核實的。對內容缺乏新穎性，已有其他類似的參考書可取代等等，可予以淘汰；對舊版資料被新版取代者，若仍具有參考價值，視需要可移至密集書庫；對于外觀已破損到無法裝訂的程度的紙質文獻資源應當淘汰；復本量較多且利用率低的文獻，可視需求淘汰或下架多余復本；另外，一些出版年代過于久遠的文獻，由于缺乏參考價值，借閱率極低甚至為零，可對其進行下架淘汰處理。

2.1.2 學科特色資源建設

指依托院系優勢搜集、保存、組織、開發院系師生的教學大綱、試卷、學位論文、會議資料、專利成果、實驗數據等體現院系專業教學與學科研究水平與特色的文獻資源并加以利用。這些文獻資源是院系所獨有的，承載著院系學科建設歷程、學術傳承、發展特色。

院系和學校圖書館可以幫助院系資料室整合學者的學術成果并建立特色資源數據庫，將學院師生的科研進展和成果及不同學科的文獻資源進行整理合并，建設本學科學者和專業的數據庫，在學院的官方網站上展示資源的鏈接，增加老師和學生之間的學習和交流，資源的公開也可以促進交叉學科的前進與發展。全面收藏本院系的學位論文，進行分類整理，師生也可以隨時查找閱讀，讓學位論文在教學和科研中發揮出最大的作用[3]。

2.2 泛在化、嵌入式的學科服務模式

院系資料室要突破傳統服務模式，以用戶為中心，實現“所有服務學科化、學科服務泛在化”的泛學科化服務模式。根據用戶需求，服務內容、服務方式、服務形式均圍繞用戶學科需求所開展，并通過先進的技術方式、智慧化的服務手段將學科服務延伸到讀者服務的各個方面，提供深入、個性化的學科服務，使得學科服務無處不在[4]。

2.2.1 加強師生互動

院系資料室依托院系優勢，可定期開展交流活動，主動溝通，積極了解教師在教學工作和科研過程中的信息需求，掌握學生在學習與科研方面的進展與困惑，同時有重點的將新的學科文獻資源推介給師生。同時開展信息素養培訓，如編寫數據庫使用手冊，分發給院系師生，在每年新生入學時舉辦“專業數據庫介紹與使用方法培訓”活動，讓新生學會如何利用數字資源快速精準地獲取所需文獻，助力其學習與科研。

2.2.2 加強科研信息推送服務

根據院系師生的學科研究范圍及前沿方向、研究興趣等，主動跟蹤國內外相關領域的研究動態，定期提供文獻信息推送服務。例如學科最新研究熱點、各種學術會議信息、專業培訓通知等等。

2.2.3 即時性、交互式的參考咨詢服務

充分利用網絡和各種新媒介，改變以往讀者到館面對面的被動咨詢服務方式，通過網絡平臺、微信、E-mail 等多樣化的手段實現即時性、交互式、主動化的參考咨詢服務，實現學科服務“無時不在”。

2.2.4 多方位推廣學科文獻資源

充分發揮網絡和新媒體優勢廣泛宣傳學科文獻信息資源。比如新進文獻編制入庫后，匯總發送鏈接至師生郵箱；在微信公眾號編寫更新的文獻信息推送給師生；與學校圖書館主頁、各課題組網站等進行合作，展示本院系專業數據庫的“友情鏈接”，方便讀者點擊鏈接，擴大用戶群，提升影響力。另外，在文獻資源入藏時，上傳其數字編制，并在院系資料室微信公眾號中設置在線公共查詢系統，讀者可隨時查詢資源位置、借閱信息等，方便讀者快捷準確地找到所需資源。可增加借閱資料預約的功能，方便讀者通過公眾號預約文獻，管理員根據預約信息提前準備好該資料，讀者按照預約時間段前往資料室獲取，節約讀者時間，提高工作效率。另外，適當結合傳統方法宣傳推廣，例如將展架、宣傳欄設置在明顯的位置，引起讀者關注。

2.3 可持續發展的空間服務模式

院系資料室是資源、設施、用戶、服務等交匯的場所，對資料室空間的研究包括具體的物理空間、虛擬的網絡空間，以及抽象的意識、表征、文化空間等等，此外，也有圍繞資料室空間的有關資源分配、管理員服務、用戶行為等相關的研究。總之，院系資料室的空間及相關服務是一個內涵豐富、龐大的、多向度的研究課題[5]。空間服務是指院系資料室充分利用自身空間優勢，推出以圖書館講堂、報告廳、展廳、會議室、研究空間等各類空間的服務，以滿足讀者的多元化、個性化需求的一種新型服務模式[6]。

2.3.1 建立多樣化的空間服務模式

空間服務不僅是傳統的藏書空間、閱覽室和自習室，而是一種全新的服務模式，即是被賦予新內涵的物理空間，也包含適應時代技術發展應運衍生的虛擬空間。建立多樣化的空間服務是院系資料室為院系師生提供的一種重要服務形式。

2.3.2 通過空間再造拓展空間服務

優化現有空間布局，合理劃分藏書區域、閱覽自習區域既區分明確又不影響使用的便捷性。同時也新增研討間、展示空間、信息共享空間等多功能多樣化的空間服務。研討間給師生提供教學、知識交流互動的場所，讓師生很快地融入學習氛圍中，在互動的過程中思想不斷碰撞，也可以舉辦學術講座，傳播知識，增強互動。展示空間可以舉辦書展，開展新書推廣展架，陳列院系有代表性的優秀研究成果、最新的優秀學術成果、院系資料室特色資源收藏的介紹等等。總之，是一個展示學科資源和學科服務、方便讀者及時了解新資源和新動態的窗口。信息共享空間為讀者提供可供上網查閱數據庫的計算機、自助復印掃描打印設備、投影儀、新技術設備體驗、提供遠程會議系統設備等等。通過空間再造完善空間功能性建設，豐富了空間服務的內容和方式。

2.3.3 虛擬空間服務實現無時限服務

通過將所收藏的院系師生的學位論文、學術會議發言稿等獨特學科特色的資源進行數字化加工并制成數據庫，為讀者提供網上查閱服務，既是對資源的有效保存，也方便讀者隨時隨地獲取資源，提高了資源的利用率。院系資料室在網上收集與學科專業相關的資源，通過加工、整理，制作網絡導航，讀者可以隨時隨地使用這些網絡化學科服務。通過開發網上預約系統，讀者可以24 小時隨時在網上預約借閱服務、預約研討室等等，提高服務效率。

3 結語

院系資料室相較于校圖書館，應著重于學科資源建設和學科服務提供，注重資源的學術性、專業性、前沿性、連續性、系統性、完整性、特色性，做到“人無我有，人有我精”，充分發揮學科服務的專業性特點，積極助力于院系學科教學科研。