淺談當前高校行政管理模式

劉思奇，于 虹

（北京大學基建工程部，北京 100871）

引言

中國高校的行政管理組織架構龐大，職能部門、直屬附屬單位繁多，包括黨政機關、后勤部門、院系行政部門等組成部分，大致可以統一稱為高校行政管理部門。行政管理一詞原是指政府對國家事務、社會公共事務及自身事務的一種管理行為[1]，中國公立高校或直屬于中央部委，或直屬于地方政府，屬于事業單位，由國家行政機關領導，是具有一定政府職能，以公益服務為宗旨的教育活動組織。高校的行政管理能力往往可以體現出高校的整體水平，而行政管理人員自身素質的高低是影響行政管理水平的重要因素[2]。因此建設高水平大學需要高水平的行政管理工作，需要一流的行政管理團隊的助力[3]。

消除行政本位的管理理念，樹立高校行政人員是學校、師生服務者的思想，進行以服務為核心的管理改革[4]，這是近些年來一直在推行的理念，但將理念轉變為現實還需要長時間的努力。目前我國高校普遍存在行政人員缺乏服務意識，工作熱情不足的情況，導致工作態度傲慢，工作效率較低，甚至存在對本單位工作職責、辦事流程不了解的情況。各職能部門對自己的工作界限劃分得十分清晰，導致一些歸屬不明確的工作無人認領，嚴重影響辦事效率[5]，其深層次原因是高校行政人員對自身角色認知不足。本文以高校當前行政管理模式為例，分析高校行政工作現狀、存在問題，探究了相應的解決辦法。

1 存在的問題

1.1 工作制度問題

目前中國高校的行政部門普遍采用早上八點上班，下午五點下班，周末雙休的工作模式。這種工作模式類似于政府機關的八小時雙休工作制，但高校一般沒有規范的考勤制度，也不像政府部門那樣要隨時接受人民群眾的監督和意見，導致一些職能部門工作渙散，時常出現遲到早退的現象。并且由于缺少相應的獎懲措施，導致上述現象難以被遏制。

高校后勤系統中有一些工作性質較為特殊的服務性部門，由于工作性質的原因可能需要其夜間或節假日值班，但高校屬于傳統的事業單位，沒有調休制度，也沒有加班費，值完夜班之后，還要應對第二天連軸轉的艱難境地。這樣的額外工作難免讓人身心俱疲，工作積極性顯著降低。

1.2 工資分配制度問題

行政管理人員的工作內容與從事教學科研的教師截然不同，教師的工作個人發揮的空間大，受流程、制度的約束較小，工作業績可以根據教學科研成果直觀地衡量，考核、激勵方法簡單有效；而行政管理人員的工作往往是基礎性的工作，內容瑣碎繁雜、重復性強，工作成果無法輕易量化，這些原因也造成行政管理體系缺少有效的激勵機制，工資收入普遍較低。長期重復單調乏味的工作，缺乏調動工作積極性的激勵政策，導致行政人員工作熱情下降，產生負面情緒，進而影響日常工作[6]。

另外缺少考勤制度，過于平均化的工資分配制度也進一步降低了工作效率和工作積極性。歷史的經驗告訴我們按勞分配、多勞多得的生產分配制度可以顯著提高勞動者的生產積極性，然而這在高校的行政系統內鮮有體現，行政系統內存在“大鍋飯”的怪相，獲得薪酬的多少與付出的勞動量不成正相關，僅與所在單位與職務高低有關，久而久之，勤奮的勞動者勞動積極性不斷消減，怠工的勞動者則變本加厲，工作更加不負責任，這就造成了一種惡性循環的不利局面，使得辦事效率明顯降低。

1.3 工作效率問題

行政管理部門辦事效率低的內部原因有兩方面，一方面的原因是上文所述的個人勞動積極性低下，另一方面是審批流程冗長，文字資料格式等要求繁多。例如一個職能部門內部某一科室要通過一項決議或做出某些決策需要其他不同科室的主任簽字確認，所有分管領導的簽認，就算此決策與其他科室、分管領導沒有任何關聯，也需要走這個所謂叫做轉簽的流程，若其中有一個人公事繁忙或有事外出，或負責轉簽的人沒有及時找到人簽字，一項決策可能要擱置很久，轉簽沒有完成，該決策就不能執行。

各部門工作存在交叉重疊、職責劃分不清等外部原因也是影響行政工作效率的重要因素，一個簡單事項的多頭管理有時會在不同部門間產生工作矛盾，內耗現象嚴重。由于各部門間工作直接劃分不清，容易產生“不做不錯，無過便是功”的消極不作為的工作態度，嚴重影響了工作效率[7]。

1.4 官僚主義問題

官僚主義作風在高校行政體系中也是屢見不鮮，一些部門的行政權力大，得不到他們的行政審批工作就將被迫停止。官僚主義危害巨大，不光會降低辦事效率，還會阻礙行政系統運行的流暢性，在不同部門間造成矛盾。

高校行政工資分配過于平均化，個人職務是提升待遇的直接途徑，但因為行政系統領導職位有限，晉升體制僵化，且高校一般情況下是奉行只上不下、論資排輩的原則。年輕人只有等待現有領導退休后，才能走上領導崗位。并且要得到領導認可的人才有機會晉升，領導自然傾向于提拔與自己辦事風格相近，用得順手的人。由此一來，便容易出現上行下效，單位領導一言堂的現象，學校的整個行政系統的運行也會受到顯著的影響，進而波及正常的教學科研。

2 解決方法

2.1 增強自我認知

高校行政人員要做好自己的工作，首先要認清自己在學校中所扮演的角色，明確自己的任務。高校的人員組成可以分為兩大類，學生和教職工。學生是學校的主體；而對于教職工這個概念近些年來的認知越來越模糊，似乎凡是在學校里工作的人都會被稱作所謂的老師，而在筆者看來這是不正確的。

教職工這一詞組，實際是三個不同概念名詞簡寫的組合，教、職、工分別表示教師、職員、工勤人員，這是三個截然不同的職業，工作性質、工作內容、創造價值有本質的區別。其中教師與學生一樣是學校的主體，是學校的絕對核心，承擔著教學科研、輔導學生的任務，為學校創造了絕大部分的價值，具備著高學歷、高素質、高修養的特點。逐漸的，老師這個稱謂被人們賦予了超越其原本概念的其他意味，更多的表達出對他人的尊重與敬仰。隨著時代的發展，不僅僅教書育人的人民教師被稱作老師，一些德高望重或業務能力突出的其他行業人士逐漸也被稱為老師，以表達人們對其的尊重和愛戴。

旁人出于禮貌將在高校工作的行政人員也稱作老師，表達了尊重，這本無可厚非。但無形中，部分行政人員在接受老師這個禮貌性稱謂的同時，他們的自我認知出現了問題，心態也開始發生變化，并逐漸偏離服務者的角色。這樣的轉變使部分行政人員服務態度逐漸變差，自我意識增強，導致行政工作協調統籌能力變差[8]。高校行政人員最基本的準則就是清楚認知自己服務者的身份，將為師生服務擺在第一位，站在師生的角度考慮問題，把自身的利益放在后面，同時支持其他職工的工作，尊重他人的勞動成果，遵守學校和部門的規章制度。

2.2 體制與制度改革

對于服務水平的提高、服務態度的轉變，職工自我認知和服務意識的增強是至關重要的一方面，但單位體制和制度的約束也必不可少，且合適體制和制度不僅可以促進服務意識、自我認知的加強，還可以提高職工的工作積極性。

首先是設立行政人員考勤制度，保證在崗時間，改善松散工作狀態。教師有教學、科研任務的約束，工勤人員有每日工作量的約束，在崗時間和出勤率能夠保證；而行政人員的坐班工作制對職工約束作用不大，增加考勤制度可提升工作效率。加強對行政人員日常工作的監督，設立日常工作業績的情況記錄，作為工資績效考核的依據[9]。對于出現遲到早退、消極怠工的行政人員處以一定的懲罰，制定有一定力度的措施，以達到警示的作用。

其次是調整工資分配制度，建立有效的激勵制度，改變吃“大鍋飯”的現有局面。對于行政人員的工作分配制度可以學習類似于企業的基本工資加提成的靈活分配制度，單位根據各自工作性質和工作特點制定相應的按勞分配制度，真正達到多勞多得的目的。建立執行性強的激勵制度如增設超時工作補貼等，可以有效提升行政人員的工作積極性和服務質量[10]。對于有必要且又有效的額外工作時間給予相應的補貼，可解決職工的后顧之憂，增加加班的正當性。上述兩點改進可以顯著增加職工的工作積極性，提升辦公效率，出多少力獲得多少回報，遏制渾水摸魚的負面思想。

接著還需要優化工作流程，化繁為簡，將責任落實到具體的個人。高校各職能部門辦事流程紛繁復雜，其根本目的是風險轉移，將部分責任轉嫁給他人。其表象基本上是辦一件事可能要牽扯眾多單位，一份文件經多人簽字，多人共同承擔責任。而實際上，這導致辦事效率顯著降低，并且最終沒人承擔責任。只有將責任落實到具體單位的具體個人，減少無謂的簽字蓋章才能縮短辦事時間，提高辦公效率，減少行政資源的浪費，并且增強行政人員的責任感。

最后為改善個別領導干部“一言堂”、官僚主義做派，優化高校行政政治生態，高校行政系統應引入競爭機制[11]。競爭機制原本是屬于市場經濟中一個有利于公平競爭的市場基本運行準則，這個準則有利于提高商品的品質，促進市場向好發展。這種管理體制目前已被廣泛應用于部

分高校的教學與科研崗位的人才招聘中。被高校招進來的人才并沒有獲得所謂的“鐵飯碗”，而是要通過自己的努力去創造價值，取得盡可能多的科研成果。在規定的時間段內，取得成果通過綜合評判后進行排名，排在末尾的幾個人將被解聘。這種管理體制能最大限度地調動職工的主觀能動性和工作積極性，職工出于主動或迫于壓力將會努力提升自己的工作質量。這種機制也應該應用于高校行政系統之中，打破所謂“鐵飯碗”的思想，處罰甚至解聘工作不能達到要求的行政人員。同時也應該取締領導干部“只上不下”，提拔干部“論資排輩”的不良傳統，增強人員的流動性，這樣才能將人才的能力發揮到極致，并營造風清氣正的良好環境。

3 結語

在建設高水平大學的進程中，為保證學校始終處在高速前進的快車道上，行政管理部門要提供優質保障。高校行政管理部門存在的根本目標是為教學和科研服務，對日常教學任務與科研工作形成有力的支撐。管理人員作為具體工作的執行者，對自我身份的認知與定位將直接決定工作效率和服務質量。針對目前高校行政管理模式的現狀，還有很大的潛力發掘空間，管理人員意識和思想上的轉變，以及高校行政體制與制度的改革將對管理服務水平有極大的提升。