“互聯網+”環境下檔案業務監督指導方式方法創新研究

畢小群

摘 要：在互聯網時代，各個行業都有了很大的創新和變革，事業單位中的檔案業務管理也是如此。通過“互聯網+”環境下業務監督指導方式方法的創新，可以確保監督的準確性、及時性，進一步改進和提升檔案管理工作。本文就有關“互聯網+”環境下的檔案業務監督指導展開相關方法策略的探究，提出有益的工作建議。

關鍵詞：“互聯網+”;檔案業務監督;指導方式;創新研究

“互聯網+”時代的來臨，給檔案信息監督和管理都帶來了較大的轉變，不僅進行了技術上的革新，還包括內容以及工作方式的改變。在信息技術的沖擊下，傳統的檔案業務監督指導方式遇到了挑戰。如何發揮科技技術作用，實現業務監督指導方式向信息化技術的過渡，規范檔案業務監督指導工作，提升業務監督指導效率，成了檔案部門及工作人員需要應對的新課題。檔案業務監督指導與“互聯網+”的融合，從技術性和成果性等多個方面來看，具有一定的前瞻性和有效性，對檔案業務的效果提升和價值發揮都有重要的建設性意義，也是檔案行業未來提升和發展的重要方向。

1 “互聯網+”環境下檔案業務監督指導方式的時代特性分析

1.1 檔案業務監督向數據化轉變

從“互聯網+”環境下檔案業務監督指導方式的時代特性分析，由于網絡信息技術在檔案管理中的廣泛深入應用，原始的檔案數據進行數據轉變，確保原始的紙質檔案內容能夠發揮信息技術價值，轉換為互聯網電子檔案類型。因此，發揮互聯網絡信息技術優勢，確保在網絡環境中管理利用好檔案信息資源，是做好檔案業務監督指導，優化監督指導的新的方式和要求。從當下很多事業單位的檔案信息內容來看，傳統的業務數據其數量非常大，大量的紙質檔案需要通過計算機轉化為電子檔案形式，且隨著年深日久，紙質檔案轉換量不斷增加。如何保持轉換的節奏，確保后續電子檔案的監督指導方式使用和轉變，是目前需要解決的一大問題。同時，在數據化轉變中，還要對原始檔案的準確性和完整性提出一定要求，確保檔案內容的真實、全面、有效，才能真正保證后續業務監督工作的推進。

1.2 大幅度提高檔案資源利用率

在“互聯網+”背景下，原始的檔案資料會以一種新的形式重新展現，會更加數據化，同時，結合網絡信息技術，原始檔案資料在經過數字化轉型后會更容易進行分析、歸納、搜索、整理，能夠極大地發揮檔案信息數據的優勢。通過“互聯網+”平臺的拓展，可以提升原始檔案信息資源的數字信息利用率，拓寬檔案信息使用范圍和檔案業務監督指導的效率，避免一些重復且繁瑣的人力物力資源浪費，增強檔案資源使用的有效性。這種技術優化手段對于檔案業務監督指導來說會更具時效性，能夠快速發現檔案信息存在問題并及時解決，從而最大限度地降低因某個方面失誤而導致的檔案信息損失，提高對檔案信息的保護效率。促進檔案業務監督管理方式的持續優化和改進，讓檔案業務建設更加多元化，使檔案業務監督管理更具時效性。

1.3 檔案業務監督信息化持續更新

“互聯網+”環境下，各行各業的發展都異常迅猛，檔案信息管理也不例外，在開展檔案業務監督指導工作中，也要確保檔案信息化的持續性，結合當下技術的最新要求，不斷做出改變和創新，由此突破目前的技術瓶頸，提升檔案信息技術水平。另外，信息技術的融合對檔案業務監督指導方式的優化而言也不是全部的，檔案業務監督指導方式除了與技術有關，也和社會環境、國家政策等多個外界因素有關。比如說針對數據化平臺的法律法規目前還不夠完善，在不久之后的未來這些內容也都會逐漸統一和具體化，對應的檔案數據技術也要體現最新的法律法規要求的內容，其監督指導形式的方式也需要更加專業的規定，才能更好地遵守和堅持。同時，檔案管理工作人員也要具備相應的基礎理論知識和業務技能，保證技術上的持續創新，進一步提升檔案業務監督指導方式的整體水平，確保指導內容高效且準確。與傳統檔案業務監督管理相比，當下業務監督指導更加強調適應性、適時性，還需要有多方面的完善和提升。

2 “互聯網+”環境下檔案業務監督指導方式轉變

2.1 檔案業務監督理論體系的轉變

“互聯網+”時代下，檔案信息數據內容與以往相比會猛增，意味著檔案業務監督理論體系會得到相應的改變，有理念上的轉化，大檔案的觀念會逐漸突出。為了確保檔案業務監督的理論體系及時與準確，確保大檔案管理概念能夠覆蓋相應的數據理論知識，就要進行檔案業務監督理論體系的轉變。該理論體系需將事業單位的相關工作資料與內容以檔案信息的形式直接展現出來，包含社會生活與工作上的信息內容。應在內容上注重檔案業務監督理論體系的變革，包括有業務監督服務以及業務監督的服務層面與結構內容，只有確保體系的相關內容與體制都與當代社會的主要發展理念相匹配，才能保證檔案業務監督理論的準確性和及時性，保證理論在執行過程中發揮最大功效，體現“互聯網+”環境下的體系轉變。

2.2 檔案信息資源體系轉變

在傳統的檔案信息資源中，多是通過館藏數量來顯示檔案的信息資源，館藏檔案內容也直接成了檔案管理人員體現自身管理能力的直接方式，一般館藏檔案內容資源的使用率越高，就代表該部門管理人員工作效率越高。這也就形成了事業單位檔案管理中分部門管理的情況，各個單位的檔案信息管理人員也多各自為政，為了確保該部門的檔案管理效率而進行針對性的檔案信息業務監督，最終使事業單位的檔案業務監督保障體系出現資源使用效率的降低或者信息利用的阻礙等問題。而“互聯網+”環境下的檔案業務監督體系就不存在這方面的問題，通過信息資源共享系統，基于大數據技術基礎，進行檔案信息數據的收集、歸納、使用等，利用信息技術資源線上共享的優勢，將傳統的館藏資源都整合進同一個平臺，從而給相關檔案管理人員的使用和操作提供了便利，也極大地發揮了平臺內每個檔案信息的使用率。同時，信息化檔案內容的轉型還衍生出了更多樣的檔案信息，包括有圖片、視頻、音頻等多種形式，這也給檔案管理者的使用提供了便利，提供了更好的使用體驗。

2.3 檔案業務監督保障體系轉變

在“互聯網+”環境下，檔案信息的內容與類型形式都將發生較大的變化，相應的其業務監督保障體系也會得到相應轉變。傳統的業務監督保障模式都是通過紙質文檔的存儲和使用進行，而信息技術下的檔案業務監督保障體系平臺就要求在信息安全環節中下更多功夫。尤其是現在數據化、平臺化、信息化的檔案信息內容改革，所面臨的信息隱患也更多。確保檔案信息內容不被泄露、不被破壞，都需要保障體系的進一步建立。在當下較為龐大的數據檔案信息面前，檔案的信息內容和數量都在不斷增多，做好信息的存儲和保管，確保信息的使用安全性，都對檔案業務監督保障體系提出了相應的要求。現在隨著信息技術的融入，在共同創建的云平臺空間中可以便利地使用檔案信息，但是網絡上信息的保密問題和技術問題，是兩項最突出的隱患。還有很多因平臺建設產生的問題，建設的內容與數量都存在很大漏洞，由于原始技術上保障工作做得不足，進而也會影響檔案業務監督指導的正常進行，導致爆發越來越多的信息安全問題。

2.4 檔案業務監督指導行政管理體系轉變

檔案業務監督指導方式的行政管理體系轉變將更加凸顯崗位員工的工作自主性，更加強調每個參與檔案業務監督指導人員的專業素質。傳統的行政管理體系多是由事業單位的黨政統管，通過分層管理，減少干預，不同級別負責不同的管理要點，由此推進整體工作更好地進行。在政府內執行統一管理的主要策略，同時以政府為核心做好宏觀調控的各方面調度和配合。而“互聯網+”環境下，檔案業務監督指導方式將發生內容與形式上的轉變，會更加體現檔案業務的服務性，開始轉向合作式的發展模式，通過管理單位的共同統一，由此確定管理體系的新形式。在改革后的檔案業務監督指導行政管理體系下，每個在職人員需要發揮一定的監督、指導作用，能夠體現自身的服務職能，同時強化行政執法的強制作用，最大限度地發揮管理效果，彰顯行政管理體系的權威性。

3 “互聯網+”環境下檔案業務監督指導方式轉變的應對策略

3.1 積極完善法律法規制度

隨著檔案管理信息化的推進，為了保證其信息化的有效性，我國也推出了相應的一系列法律規定和行政文件，比如《中華人民共和國檔案法》《關于加強新形勢下檔案工作的意見》等，這些法律法規和文件是開展檔案工作及其業務監督指導工作的重要依據。在“互聯網+”環境下，檔案業務監督指導方式會有很多方面的轉變，針對這些轉變也需要相應的法律規定來進行約束，進一步明確方向和要求。只有不斷完善和制定實施更加切合實際，更能反映真實情況的法律規定，才能在新形勢、新要求、新技術、新平臺的大環境中更好地指導和規范檔案管理工作，規避社會風險。在法律法規的完善中，還應加強檔案監督管理的頂層設計，確保檔案監督工作的嚴肅性，各個體系設計都要做到不違背大環境和政策法規的基本要求，確保檔案業務監督指導方式的標準化、流程化和準確性。

3.2 創新檔案數據管理，實現服務多元化

隨著信息技術的進一步推進，大數據技術也帶給了檔案數據管理更多便捷，提供了檔案管理的更多可能。為了有效發揮互聯網優勢，在檔案業務監督指導方式的轉變研究中要體現不同的思維和更加科學有效的方式，進而促進檔案數據管理創新。尤其是當下，在信息內容的使用上都偏向于用全新思維和高效方法進行，為了配合這一點，在檔案業務監督指導中，可以加大強調個性化、智能化、知識化的服務特色，讓業務監督指導方式變得更加人性化、科技化。尤其是在服務層面，應充分發揮大數據優勢，展開對檔案信息內容的整體篩選和全面辨別、管理，以此來推進檔案信息的歸檔、收集、處理工作。還有，利用大數據技術，提高檔案信息的服務水平，在檔案業務監督指導方式中強化其服務概念，利用精準的采集對象匹配好相應的檔案信息，從而強化檔案數據的采集和使用，進一步拓展檔案數據信息的開發和利用，提升檔案信息服務的綜合水平。

3.3 強化責任追究機制，將責任落實到人

檔案業務監督指導方式要想切實的落實具體工作職責，確保工作效率，就應注意強化責任機制，建立從上到下的責任管理體制，樹立全員統一的責任意識，將工作落到實處。同時，應組織各部門相關人員學習并落實檔案業務監督指導的相關內容和方法，不斷提升和加強自身工作的專業素質，增強工作效率，提升工作的有效性。還應加強檔案信息的安全維護，通過建立防控體系，改進治理舉措，完善檔案安全應急管理制度，努力避免意外情況的出現，規避檔案的管理風險，加強檔案的管理時效性，提升檔案管理的防控能力。應在責任制中明確每個人的工作職能，出現相應的工作問題時就能職責到人，通過獎懲方式，提高每個人對自身工作的認識，增強重視程度和責任感，更好地盡到保證檔案安全的責任。

綜上所述，在有關“互聯網+”環境下的檔案業務監督指導方式轉變研究中，通過對信息技術下檔案業務監督指導方式的重要性探究以及時代特性分析，認識到“互聯網+”環境下檔案業務監督數據化會進一步轉變，同時資源利用率也會有較大的提升，還包括有持續更新的信息化。“互聯網+”環境下的檔案業務監督指導方式的有效性會越來越突出，未來也將成為檔案行業中不可或缺的一個重要方面。針對當下存在的資源體系、監督保障體系以及監督指導方式等多個基礎方面的問題，應不斷完善法律法規，強化數據管理，實施追究機制，確保檔案業務的信息化，增強檔案業務監督指導的效用。另外，“互聯網+”環境中，時代發展變化的速度很快，相應地要求檔案工作內容緊隨時代變化而變化，各個部門也要有一定的技術敏感性，能夠不斷探索運用最適合本單位的網絡信息技術，更好地完善檔案管理與監督指導，促進“互聯網+”環境下檔案業務監督指導方式的創新發展，推進我國檔案工作穩定、健康及有序發展。

參考文獻：

[1]萬玉俠.“互聯網+”時代的檔案管理模式研究[J].現代交際，2018（17）：219—220.

[2]姚德運.探究“互聯網+”時代的檔案管理方式[J].數字通信世界，2018（07）：277.

[3]毛凌.“互聯網+”時代背景下檔案管理的改進創新研究[J].科技資訊，2018，16（12）：142+144.

[4]王海鷗.互聯網檔案規范化管理的實踐路徑思考[J].辦公室業務，2019（18）：113—114.

[5]王煦.事業單位文書檔案規范化管理思考[J].辦公室業務，2019（11）：97.

[6]宋鑫.事業單位文書檔案的規范化管理探析[J].黑龍江檔案，2019（01）：69.

[7]劉梅玲，黃虎，佟成生，劉凱.智能檔案的基本框架與建設思路研究[J].檔案研究，2020（03）：179—192.

[8]許昊，陳怡斐，潘慧凡，張成.人工智能背景下檔案專業人才培養模式的創新與改革[J].改革動向，2018（1）：111—112.

（作者單位：江蘇省常州市天寧區環境衛生管理處）

3682501908297