對加強退役軍人檔案信息化管理的思考

楊冬美

摘 要：關于退役軍人檔案信息化建設事項，黨的十九大報告提出了明確的指導方向，要求有關部門應充分認識退役軍人檔案信息化建設的重要性，同時結合退役軍人檔案管理情況，有效利用信息技術，全面提高信息化管理水平與服務效率，為退役軍人的合法權益提供保障，使其繼續為中華民族偉大復興事業奉獻自己的一份力量，推進我國現代化發展。據此，文章對退役軍人檔案信息化管理存在的問題進行了分析，在介紹退役軍人檔案信息化管理的重要作用與主要內容基礎上，提出了加強相應的措施，希望對進一步提高我國退役軍人檔案信息化建設水平有所幫助。

關鍵詞：退役軍人;檔案;信息化管理;重要作用;主要內容

退役軍人在軍隊建設與國防方面起到了重要作用，是社會主義現代化建設的中堅力量。做好退役軍人檔案信息資料管理工作，是制訂有關政策、進行優撫以及提供服務的重要依據與基礎。特別是在目前信息技術與網絡技術大面積推廣應用的情勢下，通過利用大數據技術對退役軍人檔案加強信息化管理，創新檔案管理模式，不僅便于全面掌握退役軍人一般信息、提高檔案管理水平、檔案服務效率等多方面工作，還能夠達到退役軍人對檔案服務的多層次需求。

一、當前退役軍人檔案管理模式存在的問題

1.檔案管理主體相對混亂

從目前整體形勢分析，退役軍人檔案管理還存在較多不足，主體混亂是當中相對突出的問題。接收退役軍人檔案資料時，必須通過專業的檔案管理員設置專用的檔案信息儲備庫，實施科學管理，才可以確保檔案信息的價值和作用被有效發揮。然而，有的民政部門、組織部門及鄉鎮機關單位等，在接收退役軍人的檔案時，并沒有設置專門的管理部門。許多退役軍人復員回到家鄉之后，再查找和調用自身檔案時，就必須在多個部門間往返和協調，才可以找到自己的檔案，這不僅占用了許多人力、物力及時間，還加大了相關部門檔案管理人員的工作負擔，同時還給退役軍人帶來了許多不必要的麻煩。

2.缺少專業的管理人員

負責退役軍人檔案管理的工作人員主要來源于原民政和人社部門，之前主要是從事具體業務工作，很少有專業的檔案工作人員和專業技術人員，工作人員大多數沒有進行過正規的檔案知識培訓，檔案管理業務知識儲備與工作能力不足，在進行退役軍人檔案管理工作時有心無力。另外，當前檔案管理人員的年齡結構往往偏大，信息技術水平與計算機技能水平不一，檔案信息化應用能力低下，不能熟練操作信息技術，很難達到檔案信息化管理要求。

3.檔案信息管理不妥善

我國退役軍人有很大一部分是來自農村或更為偏遠的地區，在退役之后選擇回鄉務農或者外出務工。在檔案轉交時，有的民政部門因為長時間不能聯系到退役軍人，使其許多信息有所變化也無法及時進行調整，或者在需要修改有關檔案信息時，又可能出現檔案資料找不到的情況。此外，還有一些情況是因為有關部門在轉遞檔案過程中，沒有妥善管理或交接失誤而令檔案資料缺失或損毀，使退役軍人不能正常調用檔案，嚴重影響到了有關業務的正常辦理。

4.沒有足夠重視退役軍人檔案管理工作

現有的退役軍人檔案主要是從原本的民政部門和人社部門轉遞而來。其一，因為退役軍人的檔案涉及范圍比較大，包括離退休干部、軍轉干部、殘疾軍人、重點優撫對象等，一般退役軍人和復員軍人檔案信息比較少，所以容易出現檔案信息不完整的情況;其二，檔案信息要素不完善，只有少數退役軍人的檔案資料記錄了從部隊到地方的軍旅生涯和人生軌跡所有信息，許多都是退役軍人的大概信息，還應該加強補充。因此，沒有足夠重視退役軍人的檔案管理信息化工作，沒有深刻認識到檔案管理信息化的重要意義，所以對其投入的資金與精力都相對有限，未構建起完整的檔案信息數據庫。

二、加強退役軍人檔案信息化建設的重要作用

健全退役軍人檔案信息，建立相關的信息數據庫，以此讓檔案信息實現整體存儲、實時更新、系統分析、有效利用，為退役軍人和相關部門制訂并落實政策提供數據支持和服務。加強退役軍人檔案信息化管理的作用主要體現在以下幾方面：

1.有效提高檔案管理整體效率

在我國還沒有設立退役軍人服務管理機構之前，一些退役軍人檔案管理是存在較多問題的，退役軍人的檔案接受與管理問題涉及多個部門。當退役軍人真正需要辦理檔案相關業務時，無法及時獲得檔案信息，在一定程度上影響了業務的辦理效率，阻礙了業務辦理進度。在推行檔案管理信息化后，明確提出了檔案的查詢權限，這讓有關部門可以更加便利地查詢和調閱退役軍人的檔案信息，有效縮減了檔案借閱時間。因此，后期調用退役軍人的檔案信息資料時，也能夠根據不同的調用情況提出相關的解決措施，切實提高檔案管理工作效率。

2.提高檔案信息資料的安全性

當現役軍人退役后，其在工作上會有所變化，一些時候可能由于某些原因沒有及時和檔案管理處進行聯系，使檔案信息存在不完整情況。另外，一些檔案管理人員由于個人原因造成工作出現一些失誤，導致檔案遺失或泄露，給退役軍人帶來了較大的影響。紙質檔案資料不適合長時間保存與使用，一旦管理方面存在漏洞，將使檔案資料出現安全隱患。

加強退役軍人檔案信息化管理，可以對檔案信息實時進行更新，并可以修復和備份檔案，從而讓檔案更加完整，并避免了檔案遺失與泄露問題，退役軍人檔案管理的安全性大幅度提高。

3.有助于建立健全信息化服務體系

進入信息化時代，建立信息化服務體系對整體提高檔案服務水平有利。在對退役軍人檔案實施信息化管理過程中，也挖掘了更多的軍事人才。通過建立信息化數據庫，能夠詳細記載退役軍人的生活、工作變動情況。檔案管理人員在對信息資料庫進行篩選時，通過建立數據模型，并對數據模型加強分析和優化，可以為退役軍人今后的職業規劃提供一定幫助。同時，檔案信息化管理背景下，能夠實現跨區域的信息互動功能，從而對退役軍人實現跨區域管理，提供個性化、精準化服務，增強退役軍人檔案管理的信息化、規范化、便利化。

三、退役軍人檔案管理信息化建設的主要內容

1.紙質檔案實現數字化

退役軍人檔案管理信息化需要結合《檔案法》《退伍軍人檔案歸檔范圍》等有關法律法規要求，對退役軍人以往的紙質檔案實現規范化管理，進行整體編號，準確記錄退役軍人的檔案資料，再結合檔案數字化管理，做好檔案掃描、存儲、備份工作，以此實現信息化管理，為檔案信息的安全提供保障。另外，音像檔案和實物檔案同樣需要實現信息化管理，配齊檔案管理軟件，完善退役軍人檔案數據。

2.庫房管理實現智能化

退役軍人檔案管理屬于人事檔案管理中的一部分，所以應該參考人事檔案庫房基礎設施建設，對退役軍人檔案庫房進行智能化管理，使其存檔裝具、庫房“八防”都實現規范化建設。在條件允許時，應借助射頻識別技術與無線射頻技術對檔案實體加以實時定位，實現精準盤庫、便于調閱與保管，通過這種方式讓檔案實體實現信息化管理。庫房內部安裝恒溫、恒濕裝置，了解庫房內部溫濕度、防水等情況，可以起到實時預警的作用。從庫房安全角度考慮，應安裝遠紅外人體探測器、防盜門窗、門禁管理系統以及防爆專用燈等設備，確保庫房的安全性，同時還需要實現全天不間斷的無死角視頻監控，可以查詢3個月內的監控信息，以此抓拍并及時存儲庫房中出現的異常情況。檔案庫房配備新風系統，可以在第一時間消除各種細菌和灰塵，凈化空氣。此外，當經濟條件允許時，還應采用溫濕度自動調控、自動防火防盜預警系統，通過多媒體觸摸屏查詢系統了解庫房溫濕度與設備運作情況等。

3.軟硬件設備實現國產化

應該根據退役軍人檔案管理的有關要求和規定，促使檔案信息化管理設備設施實現國產化。國產軟件產品與硬件設施通過近些年的發展，已經在一定程度上掌握了技術研發、產品自主安全可控以及成本等方面優勢。退役軍人檔案管理信息化需要運用到的軟硬件設備，都必須達到有關安全規定。

4.數據利用實現便利化

要想利用檔案為退役軍人提供優質服務，就應該開發更多的檔案數據利用工具，根據數據要求公開一些檔案信息，根據檔案調閱要求，及時為退役軍人提供檔案資料。另外，還應提高查全率和查準率，借助微信公眾號或小程序等途徑為退役軍人提供查詢服務，同時依據身份證通過觸摸屏查詢機提供相應服務。通過以上方式，便于退役軍人及時了解相關政策的同時，將檔案數據作為維護切身權益的依據，有助于提升政府形象。

四、加強退役軍人檔案管理信息化措施

1.做好退役軍人檔案資料的篩查工作

第一，檔案管理人員需要深入學習《檔案法》《退役義務兵安置條例》，認真履行有關規章制度中提出的規范職責，加強重視退役軍人的檔案管理工作，正確認識到退役軍人檔案信息化管理的用處，有效提高工作人員的法律意識和職業素養。第二，需要把退役軍人的人才數據庫建設工作視為重點工作來對待和推進，及時制訂內外溝通機制，針對退役軍人的檔案接收、轉遞、調閱等工作加強系統規范與明文規定，同時將有關責任切實落實到個人，加強重視退役軍人檔案信息化管理的細節處理，最大化減少檔案信息的遺失與損壞問題。第三，需要加強重視退役軍人的檔案信息篩查工作，建立健全檔案信息的分析流程。健全退役軍人的檔案信息是做好檔案信息化管理工作的根本，因此需要加強重視退役軍人檔案信息化管理的多面性，如軍種、專業、職級以及職業的傾向等，通過系統整合檔案數據，為退役軍人提供更加精準的服務。退役軍人求職、創業以及政策性安置都應包括在內，從而讓退役軍人在退役后，可以較快、較好地融入社會生活。

2.完善檔案管理規章制度，提升檔案規范管理水平

目前，退役軍人檔案信息化管理制度還需進一步改進，主要是由于檔案管理工作水平較低、信息化管理建設進程較慢等原因造成。對此，需要結合《檔案法》和有關制度要求，制訂完善的退役軍人檔案管理體制，特別是信息化管理當中，針對接收、調查、錄入、整理、歸檔、調用等各環節，都需要實施統一的標準，進行規范化管理，將責任落實到具體環節與個人，讓退役軍人檔案信息化管理工作更加規范化、合理化，進一步提高檔案管理水平。

3.借助信息技術提高檔案管理效率

退役軍人檔案管理是可以參考人事檔案管理經驗的，通過利用信息技術加強提高退役軍人檔案信息化管理效率，整體細化并整理退役軍人的檔案管理流程。退役軍人檔案管理借用信息技術是一項艱巨而復雜的系統工程。除了要加強重視軟件設施建設，還應設置網絡安全管理標準，改善檔案信息化管理網絡環境，確保檔案資料的安全性。在必要情況下，還需要針對退役軍人檔案信息化管理情況，設立專用的檔案存儲室與閱覽室，尤其是應該根據退役軍人的具體需求做好就業信息、補助調整、傷殘鑒定等檔案服務工作，從而讓退役軍人獲得更加高效的檔案服務。此外，還需要重視創新退役軍人檔案信息化管理模式，在實際工作中加強總結經驗，依照退役軍人檔案信息化管理實際需求，對信息化管理方式加以創新，提升檔案管理工作質量，從而更好地為退役軍人提供服務。

4.建立高素質的檔案信息化管理隊伍

加強退役軍人檔案信息化管理有必要對檔案管理人員進行教育培訓，進一步增強其責任精神，讓他們可以嚴格依照有關規章制度與操作規范進行檔案管理。檔案管理人員需要嚴格遵照保密制度，不能擅自下載或獲取檔案信息，提高他們的安全防范意識，在運用信息技術中，需要設計安全防火墻，防止木馬、病毒的侵害。加強規定退役軍人檔案管理的系統權限，要求檔案管理人員實施指紋識別、人臉識別、安全密碼等安全識別方式，為退役軍人檔案資料系統的安全提供保障。同時，重視檔案管理人員業務能力的培養，通過定期組織開展集中培訓的方式，增強檔案管理人員的工作水平與能力，還需要組織檔案管理人員專門進行信息技術技能培訓，要求他們掌握更多關于信息技術的知識。因為檔案管理人員的業務能力與素養，對退役軍人檔案信息化管理質量與服務水平具有決定性影響，唯有切實提高他們的工作潛能與積極性，才可以真正提高退役軍人檔案管理水平。

5.強化檔案管理信息化基礎建設

退役軍人檔案管理工作的根本是加強信息化基礎建設，相關部門應加強重視信息化基礎設施建設，同時加大投資建設力度，持續健全基礎設施建設，從而保證退役軍人檔案信息化管理工作更好推進。第一，應加強硬件設施配置，確保設備可以正常使用，防止由于機器故障而影響到檔案管理工作正常進行。第二，還需要加強改進軟件系統，及時升級更新軟件，同時結合實際情況調整軟件，保證在信息量持續增多和信息數據日益復雜的情況下，也能容納并分析較多復雜的數據，慢慢形成智能化檔案管理模式。第三，提高機房安全保障系統，采用最先進的安防系統和環境監測系統，增強機房的安全性，同時確保溫濕度合理，有效延長機器設備的使用年限。

五、總結

總而言之，在當前我國全面深化改革背景下，加強退役軍人檔案信息化管理也是檔案管理中一項重要內容。所以，需要注重退役軍人數字資源庫建設，對檔案資料進行篩查，強化檔案管理人員的信息化技能培訓，增強他們的綜合素養，同時加大檔案信息化基礎設施建設與投入力度，確保檔案信息化管理安全性。唯有如此，才可以讓退役軍人檔案實現信息化、規范化、科學化管理，切實提高退役軍人檔案管理工作效率，從而為人們提供更加高效率的服務。

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（作者單位：鄆城縣退役軍人事務局）