推進事業單位數字檔案室建設的思考

文/劉海麗

在大數據時代，加快推進數字檔案室建設步伐，推廣電子檔案移交、接收和管理工作，建立統一的檔案數據管理平臺，是檔案工作現代化發展的方向，是新形勢下檔案信息化的重點。推進數字檔案室建設成為目前事業單位檔案管理工作的重要任務。

1 數字檔案室的意義及功能

1.1 數字檔案室的意義

數字檔案室是指各單位在履行職能過程中，運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。數字檔案室是信息化條件下檔案室的“升級版”，是管理單位檔案信息、聯結單位辦公自動化與數字檔案館建設的關鍵一環。建設符合國家和社會信息化發展要求的數字檔案室，實現檔案收集、整理、保管、利用的高度集成化、信息化；實現檔案室藏檔案數字化、增量檔案電子化，各類檔案資源的集中統一、規范管理；實現檔案服務利用的流程化和網絡化。有利于提高檔案工作水平，維護檔案信息的真實、完整、可用和安全，提高檔案服務質量和利用效率。

1.2 數字檔案室的功能

1.2.1 檔案資源“數字”化。數字檔案室以統一的數字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數字”化，是數字檔案室的基本特征。

1.2.2 檔案實體“虛擬化”。通過對紙質檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統載體檔案進行數字化加工，實現檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數字檔案資源一并進行管理和規范。

1.2.3 檔案管理系統化。將檔案業務流程、標準規范固化在數字檔案室應用系統中，實現數字檔案資源系統、規范管理。

1.2.4 信息傳遞網絡化。數字檔案室依附于網絡而存在，通過不同類型的網絡實現檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。

1.2.5 檔案利用知識化。數字檔案室將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎上有機組織并鏈接起來，以動態分布的方式為用戶提供服務，實現由檔案的提供向知識的提供轉變。

2 事業單位數字檔案室建設存在的問題

2.1 領導認識不到位

一些事業單位的主要領導對建設數字檔案室的重要性認識不高，數字檔案室建設涉及方方面面的問題，比如經費的保障、數字信息技術的采用、內部機構之間的協作、相關專業人才的配備、安全保密保管等具體問題。認為沒有必要浪費大量的人力、物力、財力，只要保管保護好紙質檔案就行了。數字檔案室建設工作一推再推，始終沒有納入工作計劃。

2.2 單位經費投入不足

目前，事業單位在推進數字檔案室建設過程中面臨最大的問題是經費有限，導致數字檔案室建設投入的資金不足，無力購買必備設施設備。

2.3 檔案專業人員缺乏

多數事業單位檔案專業人員缺乏，精通檔案管理業務和現代信息技術的復合人才鳳毛麟角。檔案人員知識結構的更新速度也遠趕不上數字檔案室的建設速度。已開展數字化的檔案室也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統計等技能，數字檔案室建設還處在探索階段，沒有正式實施開展。

3 開展數字檔案室建設的有效措施

3.1 提升數字檔案室建設的意識

事業單位主要領導對數字檔案室建設的重視程度，影響著單位數字檔案室的進程。只有領導轉變觀念，從傳統檔案管理模式逐步過渡到信息化管理階段，數字檔案室建設才能有所推進。單位領導充分認識了數字檔案室對一個單位的重要意義，才能將數字檔案室建設納入工作規劃，制定數字檔案室建設實施方案，投入數字檔案室建設所需要的資金，購置所需要的設施和設備，配齊配強勝任數字檔案室建設所需要的技術人員。

3.2 制定數字檔案室建設規程

數字檔案室建設是國家數字檔案建設的基礎，事業單位要規范數字檔案室建設，保證數字檔案信息安全有效、規范有序地管理利用，要結合實際工作制定《數字檔案室建設規程》和《檔案數字化范圍及技術標準》，明確要求數字檔案室是單位信息化建設的基礎內容，是辦公自動化的重要構成。應納入單位信息化建設總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統籌規劃建設。有效解決數字檔案室建設的要求、標準和方法。一是明確文檔一體化模式，電子檔案與紙質檔案同步形成、同步歸檔、同步移交；二是采用國家有關標準，將紙質掃描檔案納入電子檔案管理范疇，即：能形成規范的電子文件就歸檔該電子文件，如沒有基礎，就采用掃描方式，解決“增量電子化”問題，從而使電子檔案管理和移交成為各單位的普遍要求和任務。

3.3 配備計算機設備和網絡設備

事業單位檔案室應配備能夠滿足運行需要的計算機設備，采用高性能的符合保密要求的網絡設備和材料，建設獨立的檔案數據網，進行檔案數據整理加工和存儲管理。檔案數據網為保密網，應依據國家有關涉密信息系統分級管理規定確定等級，明確安全區域，按照BMB17的技術要求進行建設。應與單位辦公網和業務網實現物理隔離，禁止接入因特網。檔案室還應配備專門的計算機與單位辦公網、業務網連接，進行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。

3.4 建立數字檔案室管理系統

事業單位檔案室應建立以數字檔案信息收集、管理和利用為核心的管理系統。主要包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數據統計、庫房管理等功能。在單位辦公網上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。以全新的數字資源檢索模式設計，多種查詢方式，包括條件查詢、關聯查詢、跨類查詢、二次查詢、全文檢索等等功能迅速檢索到需要的內容，提供準確快捷、便利、有效的服務。探索網絡環境下館室一體化業務建設的模式，與檔案館和有關單位統一使用《檔案管理系統》，逐步實現電子文件實時歸檔，網上移交。各單位將本單位形成的數字檔案通過載體移交方式向同級檔案館報送，實現檔案館室檔案數據的無縫對接。電子文件歸檔軟件要簡單易用，貼近工作實際，檔案人員能輕松掌握電子文件歸檔方法、整理規范、標準和移交程序與方法。通過QQ聊天方式就能解決安裝和培訓工作，解決事業單位檔案員使用操作軟件問題，解決檔案軟件技術難掌握的后顧之憂。

3.5 強化檔案數字化建設的質量標準

3.5.1 數字化過程的自動處理功能。開展存量檔案數字化工作，主要是通過對紙質檔案、照片檔案、聲像檔案等傳統載體檔案進行數字化加工。因此必須利用先進的文檔掃描系統，實現網絡化操作，自動批量處理。能夠在掃描的同時由系統自己進行圖像處理，自動去除圖像黑邊、傾斜校正、去斑點等，識別索引字段并能轉換為多種格式。

3.5.2 數字化檔案存儲工作標準化。光盤存儲完全符合檔案管理要求和使用習慣，符合國家計算機光盤檔案存儲標準，符合國家檔案局頒發的檔案電子文檔標準。

3.5.3 嚴格數字化的質量控制。采用先進的質量控制軟件，網絡化流水作業，整個流程由軟件控制，前后工序緊密結合，次工序在完成本項操作的同時檢查上一工序的質量是否合格，做到質量不合格隨時返回，并有嚴格的員工操作記錄，控制員工操作中的每一步，系統自動生成數據記錄操作過程，隨時檢查任何工序的質量及完成情況，確保一次性達到成品質量要求。

3.5.4 最大限度保護原始檔案。接收原始檔案的拆分、掃描、文字錄入、校對等流程都有記錄和管理，確保檔案在掃描過程中不被損毀，每天上下班對檔案質量及數量實行嚴格核對與交接，認真填寫作業清單和交結清單。在掃描工作過程中，不得在圖紙上涂抹、更改、作標記等，要保護圖紙不受損壞。

3.6 加強專業技術人員的培訓

數字檔案室建設要求檔案人員加強自身知識的更新，通過多種形式進行業務知識、數據庫知識和計算機操作技能的培訓，同時要到數字檔案室建設開展比較好的單位進行學習觀摩，學習同行業中數字檔案室建設的經驗，做到互通有無，資源共享，對一些業內動態、相關信息能及時掌握。從整體上提高檔案人員應對數字檔案室建設任務的能力，建立一支多層次、適應不同任務需要的數字檔案室建設隊伍，以滿足數字檔案室建設的工作需要。