PMO在項目審查和監(jiān)管中的職能分析

曾令東 董鵬 王飛輝

(1.海軍工程大學(xué)管理工程與裝備經(jīng)濟(jì)系，湖北 武漢 430033；2.91515部隊，海南 三亞 572016)

0 引言

項目管理辦公室(PMO)可根據(jù)多方面的分析和判斷，綜合做出項目管理決策。PMO負(fù)責(zé)決策能否啟動下一階段工作，當(dāng)上一階段工作沒有完成而需提前啟動下一階段工作時更應(yīng)如此。在階段控制的管理行動中，PMO應(yīng)執(zhí)行4個步驟：監(jiān)督→控制→審查→決策。監(jiān)督的目的是收集并理解信息；控制的目的是發(fā)現(xiàn)偏差，對偏差程度做出判斷；審查的目的是整合多個關(guān)注面的信息、挖掘問題原因、整合利益相關(guān)方利益、對項目情況做出判斷、形成結(jié)論或解決方案；決策的目的是就結(jié)論或解決方案達(dá)成共識并正式發(fā)布。

1 PMO在項目審查中的職能

1.1 項目建議書評審

項目建議書評審重點關(guān)注的問題見表1。PMO根據(jù)評審意見決策是否正式立項，需要把評審會議的結(jié)果提交給公司決策層，得到?jīng)Q策層的簽字確認(rèn)后方可正式宣布決策結(jié)果。如果決定不立項，則項目就此止步，組織不再為項目投入任何資源。不管是否立項，PMO都需要收集和記錄所有的項目信息，如立項申請、項目建議書、評審報告、決策理由等。同時，PMO還負(fù)責(zé)向項目發(fā)起人就決策結(jié)果進(jìn)行解釋。

表1 項目建議書評審重點關(guān)注的問題

1.2 項目可行性研究報告的評審

與立項評審相比，項目可行性評審關(guān)注的范圍更加廣泛，評審過程更加細(xì)致。PMO可把評審拆分為多個不同的評審專題，為每個專題組建專門的評審小組。項目可行性研究報告評審專題見表2。

表2 項目可行性研究報告評審專題

(續(xù))

1.3 項目管理計劃評審

PMO在項目啟動和計劃階段的主要評審活動是針對項目管理計劃的評審，評審會議內(nèi)容和評審結(jié)果分析見表3。

表3 項目管理計劃評審會議內(nèi)容和評審結(jié)果分析

1.3.1 項目績效報告審查

在項目實踐中，應(yīng)按照PMO要求的績效管理方法表示項目績效信息。項目團(tuán)隊可把項目中最嚴(yán)重的十大問題列舉出來，由PMO對十大問題清單的內(nèi)容進(jìn)行分析，判斷項目團(tuán)隊是否有能力自己解決問題、糾正偏差；是否需要來自PMO的指導(dǎo)和建議。項目十大問題清單報告模板示例見表4。

表4 項目十大問題清單報告模板示例

PMO還可以把十大問題清單擴(kuò)展為更為詳細(xì)的TOP10清單。TOP表示Threats(風(fēng)險)、Opportunities(機會)和Problems(問題)。項目團(tuán)隊?wèi)?yīng)提交十大問題清單、十大風(fēng)險清單和十大機會清單，目的是促使項目團(tuán)隊前瞻性地看待項目,提醒項目團(tuán)隊仔細(xì)甄別項目中潛藏的機會，擴(kuò)大項目的預(yù)期價值。

最后一種方法就是項目團(tuán)隊不能籠統(tǒng)地把項目中的十大問題列出來，而應(yīng)把存在偏差的任務(wù)全部列舉出來，并按照偏差的嚴(yán)重程度進(jìn)行排序，把偏差最大的任務(wù)排在第一位。采用這種方法能更加具體地向PMO和相關(guān)方展示是哪些任務(wù)的偏差造成了項目的偏差。如果某個任務(wù)的責(zé)任人屢次在任務(wù)列表中名列榜首，則項目經(jīng)理應(yīng)幫助任務(wù)責(zé)任人從各個方面全面分析造成偏差的原因，并幫助責(zé)任人制訂個人績效提升計劃。項目存在偏差任務(wù)清單報告模板示例見表5。

表5 項目存在偏差任務(wù)清單報告模板示例

1.3.2 項目審查會議程序和要求

必須嚴(yán)格遵循項目審查會議主要程序，完成相應(yīng)要求，具體示例分析見表6。

表6 項目審查會議主要程序

1.3.3 適時組織項目走查

PMO應(yīng)按照項目監(jiān)控間隔適時組織項目走查，并最大限度地降低走查過程對項目團(tuán)隊正常工作的影響。項目走查過程通常包括文檔審查和相關(guān)方訪談兩部分。文檔審查內(nèi)容和要求見表7。

表7 項目文檔審查內(nèi)容和要求

相關(guān)方訪談并不意味著需要對所有的項目相關(guān)方進(jìn)行逐個訪談。PMO可根據(jù)項目問題的事前分析評估，有針對性地選擇受訪人員，確定訪談名單。在走查過程中，PMO可根據(jù)實際情況臨時決定增加或減少受訪人員。PMO需要事先確定合適的訪談順序，采用從上到下(從管理層到獨立貢獻(xiàn)者)、從內(nèi)到外(先項目團(tuán)隊成員后外部相關(guān)方)的訪談方式；也可以采用相反的從下到上、從外到內(nèi)的方式。后一種訪談方式可以避免權(quán)威偏見和先入為主，有利于PMO對項目狀況做出客觀中立的判斷。確定受訪人員名單和訪談順序之后，PMO要制定具體的訪談時間表(細(xì)化到小時)，并提前和被訪談人溝通，獲得認(rèn)可。PMO可把受訪人員分為幾個小組，每個小組由一名PMO專家負(fù)責(zé)，這樣PMO就可以同時對多個相關(guān)方進(jìn)行訪談，提高訪談工作的效率。

2 PMO在項目監(jiān)管中的職能

2.1 監(jiān)管項目選擇過程

PMO擔(dān)當(dāng)項目選擇和決策的角色。針對具體的項目立項申請，PMO舉行專家評審會議，進(jìn)行小組決策。這種方式的過程較為復(fù)雜、費時費力，但具有一定的科學(xué)性，也兼顧了員工在組織中的心理安全感。在項目實踐中，PMO需要根據(jù)組織情況，確定合適的項目選擇步驟，并對每個步驟進(jìn)行指導(dǎo)、管理和監(jiān)控。選擇步驟可與通用項目組合管理標(biāo)準(zhǔn)一致，也可結(jié)合項目實際情況進(jìn)行適應(yīng)性變動。PMO的項目選擇過程分析見表8。

表8 PMO的項目選擇過程分析

2.2 監(jiān)管項目績效

項目績效包含對過去執(zhí)行情況的總結(jié)和對未來執(zhí)行情況的預(yù)測。PMO在監(jiān)控項目績效時，既要全面，又要關(guān)注重點。比較科學(xué)的做法是把項目績效拓展為6個方面，分別是收益、范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量和風(fēng)險。為了提高決策效率，便于橫向比較，PMO要設(shè)置項目關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)(KPI)，要求項目團(tuán)隊在提交的績效報告中包含KPI。應(yīng)參照對項目團(tuán)隊的監(jiān)控周期設(shè)定績效報告提交周期。如果項目處于危機整改階段，應(yīng)按周提供報告。編寫績效報告可以促使項目經(jīng)理和項目團(tuán)隊更加主動地分析問題和解決問題。手工編寫的項目績效報告可以靈活機動地增加項目團(tuán)隊認(rèn)為有必要知會PMO和相關(guān)方的內(nèi)容。

管理績效的方法有很多，項目績效管理應(yīng)根據(jù)實際情況合理使用績效管理方法。應(yīng)使用相同績效管理方法與其他同類項目進(jìn)行比較，以保證可比性和參考性。PMO負(fù)責(zé)人制定和發(fā)布項目績效管理方法，并對績效管理辦法的落實情況進(jìn)行監(jiān)控。確定績效管理方法應(yīng)充分考慮組織環(huán)境因素：當(dāng)前的組織結(jié)構(gòu)；項目經(jīng)理權(quán)利和職責(zé)界定；當(dāng)前財務(wù)體系對項目獨立核算的支持情況；不同組織對項目經(jīng)理的授權(quán)。確定績效管理方法應(yīng)充分考慮相關(guān)方的期望：項目團(tuán)隊提交的績效報告必須反映相關(guān)方期望的實現(xiàn)程度；應(yīng)涵蓋相關(guān)方對進(jìn)度、成本、質(zhì)量等方面的期望。

2.3 監(jiān)管項目重大問題

PMO應(yīng)擬定問題分類標(biāo)準(zhǔn)和解決流程。PMO負(fù)責(zé)評估問題的緊迫性和嚴(yán)重程度，將問題劃分為輕微、一般和重大三個層次。

PMO需要對重大問題進(jìn)行明確定義，使項目團(tuán)隊在出現(xiàn)重大問題時能夠主動報備PMO并請求支援。在處理重大問題時，PMO應(yīng)監(jiān)督并指導(dǎo)項目團(tuán)隊按照經(jīng)過驗證的流程分析問題和解決問題，并在需要的時候給予支持，如協(xié)調(diào)資源、影響關(guān)鍵相關(guān)方等。雖然PMO負(fù)責(zé)對重大問題進(jìn)行監(jiān)管，但是解決問題的責(zé)任仍然由項目經(jīng)理和管理團(tuán)隊承擔(dān)。當(dāng)項目經(jīng)理的能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于解決問題的要求時，PMO可派專家?guī)椭椭笇?dǎo)。如有必要，可提出更換項目經(jīng)理的建議。PMO對重大問題負(fù)有監(jiān)管責(zé)任，對這種責(zé)任也應(yīng)有明確的定義。當(dāng)項目同時或連續(xù)爆發(fā)多個重大問題，可能會對項目成功交付產(chǎn)生災(zāi)難性影響，且項目團(tuán)隊?wèi){借自身能力已經(jīng)無力改變狀況時，PMO應(yīng)把這種項目列入危機項目，并且啟動正式程序挽救危機項目。

對于重大變更，項目團(tuán)隊需要報告給PMO。PMO需要參與變更審批，綜合相關(guān)方意見，從組織整體層面做出批準(zhǔn)或拒絕的決策。PMO不僅需要參與項目重大變更的評審，還要對什么是重大變更進(jìn)行明確的定義和溝通，確保項目團(tuán)隊在需要的情況下主動邀請PMO啟動和執(zhí)行管理流程。PMO對重大變更的審批要持謹(jǐn)慎態(tài)度，在審批過程中要啟動項目立項審批時的幾乎全部程序，包括技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)可行性、風(fēng)險和社會可行性再評估等。

PMO需要采用專業(yè)的風(fēng)險分析工具，結(jié)合組織內(nèi)外歷史同類項目的特征，構(gòu)建簡易、可行、科學(xué)的風(fēng)險評估模型。在項目選擇階段，項目發(fā)起人提出立項申請時，PMO對項目整體風(fēng)險進(jìn)行了評估，確認(rèn)項目風(fēng)險處于組織風(fēng)險容忍臨界度之內(nèi)，項目才能被批準(zhǔn)。項目團(tuán)隊在項目啟動后的每個管理環(huán)節(jié)都應(yīng)持續(xù)評估整體風(fēng)險，并報告給PMO。在項目執(zhí)行過程中，項目整體風(fēng)險仍然要處于臨界值范圍內(nèi)，并呈現(xiàn)不斷縮減趨勢。PMO應(yīng)出臺流程、工具、模板、查對單和指南進(jìn)行單個風(fēng)險的識別、評估和應(yīng)對。PMO需要向項目團(tuán)隊提供專業(yè)培訓(xùn)，指導(dǎo)項目團(tuán)隊使用PDPC圖、FMEA、故障樹等工具，并結(jié)合專家判斷、標(biāo)桿對照、項目間共享等方法全面、系統(tǒng)地識別風(fēng)險。

2.4 監(jiān)管項目環(huán)境因素

PMO應(yīng)指導(dǎo)項目團(tuán)隊根據(jù)變化及時做出調(diào)整，也可采取直接干預(yù)措施；PMO應(yīng)建立關(guān)于項目環(huán)境因素變更的全局溝通方案。項目團(tuán)隊在全局溝通方案的指導(dǎo)下，根據(jù)項目實際情況，在相關(guān)方溝通管理計劃中，建立環(huán)境因素監(jiān)測和溝通計劃。例如，由銷售或市場部門監(jiān)測市場的變化，由法務(wù)部門監(jiān)測政策法規(guī)的變化，由PMO監(jiān)測組織內(nèi)部如組織結(jié)構(gòu)、規(guī)則、文化等方面的變化，由項目團(tuán)隊的技術(shù)經(jīng)理監(jiān)測社會與技術(shù)的變化。項目團(tuán)隊?wèi)?yīng)針對相關(guān)方報告的變化及變更，啟動相關(guān)方評審會議。啟動和規(guī)劃階段，PMO應(yīng)檢查確認(rèn)項目管理計劃是否包含監(jiān)測和溝通計劃。在項目執(zhí)行過程中，項目團(tuán)隊提交給PMO的報告中需要有一欄專門描述環(huán)境因素的變化情況、影響分析及應(yīng)對措施；PMO需要判斷項目團(tuán)隊在環(huán)境監(jiān)測和溝通方面的有效性。

2.5 監(jiān)管項目流程

PMO需隨時監(jiān)控項目流程，確保項目團(tuán)隊遵循流程，并通過項目團(tuán)隊的反饋及時發(fā)現(xiàn)問題點，改進(jìn)流程。項目中充滿不確定性,項目流程需要有足夠的靈活性，鼓勵團(tuán)隊創(chuàng)新和團(tuán)隊自治。PMO應(yīng)根據(jù)項目類型制定不同的項目流程，同時在流程制度中明確指出哪些流程環(huán)節(jié)必須執(zhí)行、哪些環(huán)節(jié)可以由項目團(tuán)隊自己決定是否采用。PMO應(yīng)制定項目相關(guān)人員的職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)，并確保項目團(tuán)隊了解和認(rèn)同這些標(biāo)準(zhǔn)。PMO可通過抽查、普查、訪談、調(diào)查問卷等方式確保項目團(tuán)隊遵循組織發(fā)布的項目管理流程和職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)。如果發(fā)現(xiàn)異常情況，PMO可開展項目審計，既可采取全面項目審計，也可針對某一個特定方面進(jìn)行專項審計，如采購審計、財務(wù)審計、質(zhì)量審計、紀(jì)律審計、風(fēng)險審計等。

3 結(jié)語

本文根據(jù)PMO的職能特點分析了PMO在項目審查和監(jiān)管中的職能，以期提高PMO項目管理水平和效率，可為相關(guān)人員提供參考。