對加強綜合檔案館制度建設的思考

■ 吳志虹

最近，省檔案局舉辦的綜合檔案館制度建設視頻會議結束后，不少綜合檔案館提出將會議的授課內容提供各館結合實際加以參考執行的訴求，筆者認為一方面檔案館加強制度建設是十分重要的，這是各館高效管理的客觀需要；另一方面當前我省各級綜合檔案館的制度建設工作還有較大的提升完善空間，因此，筆者將相關內容作了梳理，提出一些引導性的觀點與各館探討，供各館參考。

從本質上看，人類的管理活動催生了制度，制度是管理活動的產物。“制”即節制、限制，“度”即尺度、標準。顯然，制度是節制人的行為的尺度，是人類行為的規范或約束規則的總稱。管理的核心是人，制度最終是管人的，是約束人的言行的隨意性、自我性。通過制度設計和制度執行，規范人的社會活動，從而滿足管理效能優化的需要。

綜合檔案館作為公益一類事業單位，內部管理涉及若干方面，如人員管理、資產管理、財務管理、業務管理等，特別是檔案館的業務環節多，業務工作的實踐性、運用性特點鮮明，建立和不斷優化制度，是保證檔案館依法高效運轉的必要條件。

一、人員管理方面的制度

應制定的主要規章制度是：檔案館工作職責；館內各部門工作崗位職責；檔案館工作人員行為規范；年度考核制度；季度考核制度；責任追究制度；考勤管理制度；請銷假制度；學術研究獎勵制度等。

二、行政管理方面的制度

應制定的主要規章制度是：檔案館會議制度；公文處理辦法；保密制度；安全保衛工作制度；災害應急處置預案；消防安全管理制度；值班制度等。

三、財務管理方面的制度

應制定的主要規章制度是：固定資產管理辦法；財務管理制度；行政經費使用審批制度；項目經費使用規定等。

四、業務管理方面的制度

綜合檔案館業務工作具有專業性、運用性強的特點，應當建立和細化各業務環節的管理制度，有相應的工作標準和要求作支撐，通過覆蓋各業務環節的制度建設，提高管理效率。目前，國家檔案局和省檔案局印發的檔案行業標準規范多達百余種，這些國家標準或行業標準規范本身就屬于制度范疇，成為綜合檔案館業務實踐活動需要共同遵守通用的約束性規定。近期，國家檔案局一再強調了制度建設的重要性，要求各級檔案部門要進一步增強重點領域標準供給，盡快構建起引領高質量發展的檔案標準體系，認真抓好檔案制度規范建設工程。

要充分發揮制度的剛性約束作用，必然要求制定制度時應充分體現制度的可操作性，充分明晰工作責任，即制度要實用管用，否則，制度設計是失效的，起不到其應有的約束作用。

表單是制度落地、落細、落具體的必要載體內容，沒有配套的工作表單，很多制度成了高大上的“空中樓閣”，其約束性大打折扣。從這些年開展規范化管理認定、復查、業務建設評價中反映出來的情況看，我省綜合檔案館業務管理方面的制度建設存在的主要問題是制度的可操作性不強，制度設計中沒有配套的細化可操作的工作表單，工作表單種類稀少，表單內容設計簡單，缺失應有的記錄要素，工作責任不明，缺乏科學合理性。比如有的檔案館接收了檔案而沒有登記入賬，館藏數量不精確、查閱檔案沒有登記審批手續，檔案出庫沒有記錄等等，因此，各個檔案館應在制度化、制度具體化、制度可操作化方面再努力，把一些實際運用效果好的比較完善成熟的工作表單固化下來加以推廣普及，積極向標準化、統一化方向推進。

（1）檔案接收征集方面的制度

應制定的主要規章制度是：

a.接收（征集）進館檔案登記制度和登記明細表 （表的內容要素應含：全宗號、全宗名稱、檔案數量、門類載體、檔案的年限、檔案的保管期限、進館時間、進庫上架時間、接收經辦人、移交經辦人、經辦時間、登記人、登記時間等）；

b.接收（征集）進館檔案交接制度和交接文據（表的內容要素應有：移出單位名稱、接收單位名稱、交接性質、檔案所屬年度、檔案類別、移出說明、接收意見等），應以國家標準《檔案交接文據格式》（GBT13968—92）為準；

c.進館檔案質量檢查制度和檢查登記表（表的內容要素應含：全宗名稱、全宗號、檔案起止年度、擬進館檔案門類及數量、檔案實體及整理情況、目錄及移交清冊編制情況、檔案數字化情況、檔案解密和劃控意見、全宗介紹編寫情況、檢查人意見及整改要求、質量部門負責人審核意見等）。

（2）檔案保管保護方面的制度

應制定的主要規章制度是：

a.新入庫檔案清點交接制度和記錄單（單的內容要素應含：主要移交經辦人、主要接收經辦人、檔案門類及數量、清點時間、特殊情況備注、職能處科股室負責人審核意見等）；

b.新入庫檔案除蟲滅菌制度和記錄單（單的內容要素應含：全宗號、檔案數量、進館時間、消毒起始時間、消毒終止時間、操作人簽名、登記人簽名、登記時間、職能處科股室負責人審核意見等）；

c.庫藏檔案存放標識索引表（表的內容要素應含：全宗號、全宗名稱、起止目錄號、起止件號、起止年度、保管期限、存放位置（庫號、列號、柜號、箱號等）；

d.庫藏檔案清點制度和清點記錄表（表的內容要素應含：庫號、庫存各全宗檔案明細登記、空號漏號跳號重號情況登記、檢查人簽名、檢查日期、職能處科股室負責人審核意見等）；

e.庫藏檔案質量檢查制度和檢查記錄表（表的內容要素應含：庫號、全宗號、檔案生蟲生霉破損情況記錄、采取的處置措施、檢查時間、檢查人簽名、職能處科股室負責人審核意見等）；

f.庫藏檔案出庫歸庫登記制度和登記表（表的內容要素應含：庫號、出庫檔案檔號、出庫時間、出庫原因、歸庫檔案檔號、歸庫時間、庫房管理人員簽名等）；

g.全宗卷管理規定；

h.庫房內溫濕度觀測調控制度和觀測記錄單（單的內容要素應含：庫號、觀測記錄時間和時段、溫度值、相對濕度值、調控措施、觀測人簽名等）；

i.庫房內保潔制度和記錄單（單的內容要素應含：庫號、保潔時間、保潔措施、保潔人員簽名、職能處科股室負責人審核意見等）；

j.庫房管理人員入庫登記制度和記錄單（單的內容要素應含：庫號、入庫原因、入庫時間和時段、出庫時間和時段、庫房管理人員簽名等）；

k.庫房內設施設備檢查制度和記錄單（單的內容要素應含：庫號、檢查時間、設施設備名稱、檢查結果記錄、處置措施、檢查人員簽名、職能處科股室負責人審核意見等）；

l.接待參觀庫房的制度和登記表（表的內容要素應含：參觀單位、參觀原因、參觀人數、帶隊人員簽名、接待人員簽名、參觀時間等）；

m.搶救修復檔案制度和記錄單（單的內容要素應含：搶救修復檔案的檔號、數量、生蟲生霉破損情況登記、搶救修復時間、搶救修復方法、操作人員簽名、檔案交接人員簽名、職能處科股室負責人審核意見等）；

n.銷毀檔案制度和登記清單（單的內容要素應含：銷毀檔案的檔號、銷毀檔案的標題、銷毀數量、銷毀方式、銷毀地點、監銷人員簽名、經辦人員、職能處科股室負責人審批意見、館領導審批意見、銷毀日期等）。

（3）檔案查閱利用方面的制度

應制定的主要規章制度是：

a.查閱檔案登記制度和登記表（表的內容要素應含：查檔日期、查檔單位、查檔人員姓名、證件名稱及證件編號、查閱內容、查閱用途、查閱檔案的檔號、職能處科股室負責人審批意見、館領導審批意見、查閱目的、查閱檔案數量及類別、查閱結果、滿意度反饋等）；

b.調取歸還檔案記錄制度和記錄單（單的內容要素應含：調取檔案的檔號、調取日期、調取人員簽名、查閱檔案人員簽名、歸還日期、歸還人員簽名、收回檔案人員簽名等）；

c.查閱檔案效果登記制度和登記表（表的內容要素應含：查檔日期、查檔單位、查檔用途、查閱結果、社會效益和經濟效益預估等）；

d.開放檔案鑒定制度和明細表（表的內容要素應含：擬開放檔案的檔號及標題、鑒定意見、鑒定人員簽名、鑒定日期、職能處科股室負責人審核意見、館領導審核意見、鑒定小組或鑒定委員會審核意見、審核日期等）。

（4）檔案數字化方面的制度

各個檔案館在執行《紙質檔案數字化規范》（DAT31--2017）、《錄音錄像檔案數字化規范》（DAT62--2017)、《檔案服務外包工作規范》（DAT68--2017）的同時，應結合實際工作需要，制定相應的規章制度，如數字化加工場所安全巡查制度、質量抽查制度、數字化檔案驗收辦法、數字化檔案驗收工作細則等，并設計相應配套的工作表單，把制度細化、具體化，如巡查記錄單、質量抽查登記表等。

（5）檔案統計工作方面的制度

應制定的主要規章制度是館藏檔案統計制度和統計表，把統計范圍、統計責任、統計內容、統計時間等加以明確。館藏各門類載體檔案應分別進行統計，統計表的內容要素應含：全宗號、全宗名稱、檔案起止年度、保管期限、數量、材質等。通過統計，精準地反映館藏檔案的全貌，為精細化、規范化管理提供基礎數據支撐。

概言之，任何制度都難以做到完美無缺，總會存在制度的縫隙和邊界，制定制度是否能取得預期效果，取決于制度是否得到嚴格執行和具體落實，是否存在實施過程中的特殊和例外。如果制度得不到有效落實，只是寫在紙上、貼在墻上、鎖在抽屜里，那么制度就形同稻草人，成為不具有剛性約束力的橡皮筋。我省各級綜合檔案館管理中尚存的短板弱項，與管理制度不完善，制度執行不力、制度可操作性不強有密切關系，因此，各個館的制度建設更顯得迫切必要，任重道遠。