淺論突發事件的檔案收集工作
——以亞洲象北移事件為例

■ 王驥云

作為我國檔案事業的重要組成部分，突發事件檔案管理對國家政治、經濟、文化、社會、生態等方面的安全和現代化建設具有極其特殊的作用和價值，應該引起高度重視。從新冠疫情爆發、亞洲象北移等突發事件來看，加強突發事件檔案管理是建設檔案強國的需要，是檔案事業自身發展的需要，也是建設平安中國和維護國家安全的需要。如何做好突發事件發生前、發生中、發生后歸檔文件材料的收集和整理，強化突發事件檔案管理，值得我們深入思考研究。

2020年12月，長期棲息在西雙版納的“短鼻家族”亞洲象群一路向北遷移。2021年4月16日，17 頭亞洲象從普洱市墨江縣遷移至玉溪市元江縣境內，其中2 頭亞洲象于4月24日返回墨江縣，剩余15 頭亞洲象繼續北移，途經玉溪市元江縣、紅河州石屏縣、玉溪市峨山縣、玉溪市紅塔區、昆明市晉寧區、昆明市安寧市。2021年6月8日，15 頭亞洲象踏上“南返”之路，7月7日，1 頭離群獨象被成功活捕后安全送返西雙版納自然保護區勐養片區；8月12日14 頭亞洲象進入普洱市墨江縣，返回傳統棲息地。北移象群歷時120 余天持續北移和南返，迂回行進1400 多公里，途經普洱、玉溪、紅河、昆明4 個州（市），元江、峨山、紅塔、易門、新平、晉寧、安寧、石屏、墨江等9 個縣（市、區）。在國家林草局全力指導和云南省委、省政府的正確領導下，通過各級、各部門的共同努力，北移亞洲象全部安全南返，象群總體情況平穩，沿途未造成人、象傷亡，北移亞洲象群安全防范和應急處置工作取得決定性勝利。

在此期間，全省共出動安全防范工作人員2.93 萬人次，無人機共飛行3609 架次，布控應急車輛1.65 萬臺次，疏散轉移群眾15.96 萬人次，投放象食近216 噸。受理亞洲象肇事損失申報案件1501 件，評估定損512.52 萬元。據不完全統計，對云南“亞洲象北移”進行報道的國內外媒體超過3000 家，相關報道超過6500 篇，覆蓋全球180 多個國家和地區。人民日報、新華社、中央廣播電視總臺、光明日報、《焦點訪談》和《新聞調查》等國內媒體、欄目紛紛點贊。

整個亞洲象北移事件，從最初的各級部門積極組織各方力量有效應對，到全民全社會關注，全球各大媒體爭相報道，充分展現了習近平生態文明思想在云南省的重要生態成果，考驗了全省上下協調、前后銜接、專業有序應對這一突發事件的能力，為今后科學研究、應急保障提供了大量的原始數據和科學依據。云南省林業和草原局作為野生動物業務主管部門，全程調度指揮積極參與，順利處置完成此次事件。事后云南省林草局檔案室對此次事件各類檔案進行了專門收集歸檔。現以此次事件為例，淺談突發事件的檔案收集歸檔工作。

一、亞洲象北移事件的檔案收集

1.歸檔文件材料的收集整理

1.1 發文收集整理。按照國家檔案局《重大活動和突發事件檔案管理辦法》第十六條規定，省林業和草原局對此次事件中本局發文進行了收集整理，共115 件，包含各類工作方案、應急預案、請示、通知、函件、處理意見、報告、專報、批復、政務信息、總結等。此類文件材料按照《電子檔案單套管理一般要求》以OFD 格式電子公文形式收集，沿用文書檔案管理辦法，按主辦處室分類對文件進行整理歸檔。并收集整理省林業和草原局網站關于亞洲象北移南遷各類信息27 條。

1.2 各級來文收集整理。一是收集有關亞洲象北遷事件各級部門來文262 件，包含2021年1月以來，普洱、西雙版納、臨滄等地林草部門各類亞洲象活動、個別事件監測預警報告；2021年4月以來亞洲象北移活動的預警工作專報；網絡輿情通報；各地政府應急防范方案；專題會議紀要；上級領導對各類報告的批示；國內外各大新聞媒體的采訪函等。二是收集整理自5月中旬大象北移到8月大象回遷各大媒體新聞、評論246 篇，其中人民日報14 篇、新華社22 篇、央視網56篇、央廣網8 篇、光明日報15 篇、中國日報12篇、中國新聞網11 篇、云南發布57 篇、云南日報16 篇、云南電視臺8 篇、云南廣播電臺1 篇、澎湃新聞19 篇、紅星新聞7 篇，按時間順序對以上各類收文轉換為電子公文以文書檔案形式進行整理歸檔。

2.聲像檔案的收集整理

在亞洲象北移整個事件處理過程中，由林草、應急、森林消防、公安等部門和各科研教學機構的專家學者及資深大象監測員組成的現場指揮部應急值守89 天，機動13789 公里，地面監測跟蹤66 小時，無人機共飛行3609 架次，1435 小時，3175 公里。相關部門通過無人機、地面監測設備和手機等設備對象群移動軌跡、象群休整覓食、應急處置過程等進行了視頻錄制及照片拍攝，產生了大量聲像資料。各類資料報送省林業和草原局對應處室。事件結束后局檔案室對各處室留存視頻及照片進行了備份歸集，并按時間順序進行了相應整理，共收集各類視頻資料2142條，主要記錄象群動態活動情況及前方各單位部分工作情況；收集照片資料1047 幅，主要記錄象群靜態活動情況，數據量達1T 左右。

二、歸集整理過程中存在的問題

突發事件是不可預測事件，這就給與之相關的文件材料的收集管理帶來挑戰。這就要求檔案工作者具有高度的工作敏銳性，及時跟進事件進展，做好突發事件檔案全程跟蹤和收集整理工作。本次亞洲象北移事件的檔案收集工作，筆者認為尚存在如下問題。

1.所收集歸檔文件材料時間短。此次亞洲象北移事件歷時9 個月，但收集整理的各類歸檔文件材料主要集中在事件過程中的4 至8月，因未把握好先機，故未形成全程跟蹤和收集整理的良好工作機制，導致文件材料不夠齊全完整。

2.所收集歸檔文件材料來源單一。本次亞洲象北移事件檔案主要來源于現場指揮部、本部門各個基層單位組織的前方觀測組和相關單位報送、主流媒體的報道等，沒有直接從村民、群眾處獲取的材料，也未收集新媒體、國外媒體相關報道，所收集檔案資料來源單一，僅能體現政府主管部門處理事件的過程。

3.視頻資料數據量不大。此次亞洲象北移事件檔案存檔實時數據部分僅為相關處室整理后移交的2000 多條幾十小時的實時視頻數據。前期多個亞洲象監測點固定機位24 小時實時數據未做整理移交。

三、相關思考

實踐表明，突發事件的檔案管理工作，涉及單位的各部門，必須統籌推進。

一是要建立并完善突發事件檔案工作應急管理機制。各單位應制定突發事件檔案管理工作方案，建立各部門參與的檔案工作機制，才能在最有效的時間范圍內，及時完成突發事件相關文件材料的收集和整理，確保突發事件歸檔文件材料的系統完整。

二是要及時結合突發事件實際研究制定歸檔范圍。就亞洲象北移這一事件的歸檔文件材料，筆者認為，還應該收集如下內容，如其他相關政府部門對此次事件產生的文件材料；各大新聞媒體、網站、微信、微博、抖音、快手等媒體的相關視頻、短視頻、照片；網站客戶端、公眾號推文，微博相關言論；前期多個亞洲象監測點固定機位24小時實時數據，甚至各相關紀錄片、訪談等影視作品都應當收集。

三是要規范整理聲像檔案。由于前期收集聲像檔案僅是按時間順序進行了相應整理，文字說明未加以完善，在下一步整理聲像檔案過程中，應及時添加時間、人物、地點、事由、背景、攝影者六要素的文字說明，整理完善后及時編制目錄分類歸檔。

四是完善檔案數字化保存。亞洲象北移事件的各類檔案已完成數字化加工整理，并通過硬盤進行保存。在傳統的硬盤物理保存形式外應發揮互聯網云備份優勢，將數據打包上傳，實現云保存，增長檔案保存時限，確保數據安全，方便今后檔案內容的開發利用。

五是積極開展重大活動突發事件檔案利用和開發。在亞洲象北移事件一案中，部分檔案資料為政府公開信息，還有大量媒體相關信息，此類信息具有公開性。這部分檔案資料可以以大事記、專題匯編、舉辦陳列展覽、拍攝專題片等形式向社會公開，及時發揮檔案價值，提高檔案利用效率。