淺談基層農村信用社的檔案規范化管理

■ 郭心燕 趙 杰

基層農村信用社承擔著直接為農民、農村和農業提供金融支持和服務的特殊重要任務，呈現出點多、面廣的特點，是農村信用社經營發展中的主力軍。基層農村信用社產生大量的會計檔案、信貸檔案不僅真實記錄了金融服務的全過程，更是農村信用社服務“三農”、助力脫貧攻堅和鄉村振興的重要史料，對農村信用社經營管理、業務發展具有不可替代的重要意義。例如，信貸業務檔案記錄了業務受理、審查、審批、發放和貸后檢查的全過程管理模式，能夠追蹤信貸資金的使用、流動，有效防范信貸資金金融風險。但是，基層農村信用社檔案管理工作非常落后，檔案安全隱患多，經常出現檔案丟失、毀損、涂改等現象。為確保基層農村信用社檔案的完整與安全，實現科學化、規范化、標準化管理，更好地為農村信用社經營決策、科學管理服務，保障員工和客戶合法權益，加強基層農村信用社的檔案規范化管理工作刻不容緩。

一、基層農村信用社檔案管理現狀

（一）保管基礎條件差

基層農村信用社大多設置于偏遠的鄉鎮、農村地區，辦公場所多為駐鄉、村房屋，條件簡陋、設施簡單，并未設置專用檔案庫房。據筆者就云南省農村信用社基層網點調研情況來看，由于辦公空間有限，許多信用社網點業務室多與檔案庫房合在一起，業務人員多將個人物品存放在檔案庫房；還有檔案庫房緊挨衛生間、廚房，甚至將雜物間與檔案庫房混合使用的情況，檔案存在較大安全隱患。

（二）歸檔意識薄弱

由于基層農村信用社直接產生經濟效益，加之受疫情影響，基層農村信用社經營壓力較大、任務較重，造成工作人員重業務營銷輕檔案管理，對形成的會計、信貸等業務檔案隨意擺放；且業務人員大多未經過專門檔案業務知識培訓，對檔案工作不熟悉、不了解，檔案歸檔意識薄弱，僅僅能做到將業務檔案鎖起來，事后不管不問。

（三）經費投入有限

現階段，基層農村信用社辦公條件得到明顯改善，辦公經費有所增加，但投入到檔案管理方面的經費較少，在檔案柜、檔案架、溫濕度記錄儀、加濕器、防火、防盜、防蟲等設備上投入幾乎為零，僅僅有部分能夠滿足現有辦公條件的掃描儀、業務系統等設施設備，這在極大程度上制約著檔案規范化的管理，也制約了檔案服務基層農村信用社效能作用的發揮。

二、基層農村信用社檔案管理存在的問題及原因分析

（一）宣傳貫徹落實檔案法律法規不到位

近年來，檔案管理部門通過多種形式、多種途徑宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》《云南省檔案條例》，尤其是對新修訂《中華人民共和國檔案法》加大了宣傳力度，全社會對檔案的認識逐漸加強，但是僅僅局限在機關事業單位及省、市級企業，深入基層企業的檔案法律、法規的宣傳教育從未開展，這間接導致基層農村信用社業務人員檔案法治觀念淡漠。

（二）檔案主管部門對基層農村信用社檔案規范化管理缺少指導監督

基層農村信用社大多不知道要由地方檔案部門來主管檔案業務，加之地方檔案主管部門對基層農村信用社的行政執法檢查缺失，造成地方檔案主管部門與基層農村信用社業務交流不暢，指導監督少，專業知識輸入不足，是造成基層農村信用社檔案管理不規范的重要原因。

（三）省、州、市級農村信用社聯合社對基層農村信用社檔案規范化管理工作無考核要求

省、州、市級農村信用社聯合社在每年業務工作安排和巡視、巡查整改中，雖然提出要對業務檔案進行痕跡管理，但是未將檔案工作與業務工作同部署、同要求，更是未將檔案工作納入年度考核指標，忽視檔案的基礎性管理，致使檔案工作一直讓路與業務工作，業務檔案多年積壓未歸檔、未移交、沒有實現集中管理的情況普遍存在。

三、加強基層農村信用社檔案規范化管理的對策與措施

針對基層農村信用社檔案管理工作基礎差、檔案數量多、涉及面廣的實際，結合云南省農村信用社在全省推廣檔案規范化管理工作的經驗，提出以下對策與措施。

（一）政企聯合，助推農村信用社檔案規范化管理

面對基層農村信用社檔案管理現狀，云南省聯社為進一步推進全省農村信用社檔案規范化管理工作，提升檔案科學化管理水平，積極與云省檔案局溝通協調赴多家基層農村信用社進行實地調研，掌握第一手資料，并經多次研討論證，聯合下發加強業務檔案規范管理的文件，按照“先易后難，因地制宜，分類實施”、“整體推進，試點先行”、“以點帶面，以面帶全”的原則，在每個州市推出1 至2 家檔案管理基礎條件較好的基層農村信用社率先進行檔案規范化試點工作，并以“一顆棋子帶動一盤棋”的模式盤活全省農村信用社檔案規范化管理工作這盤棋。經過云南省檔案局與云南省聯社三年的努力，云南省農村信用社有多個州、市所轄基層農村信用社檔案規范化驗收工作已完成80%，這是云南省農村信用社成立70年來檔案工作方面取得的最大成績。

（二）強化組織領導，壓實工作責任

一是明確責任主體，堅決貫徹依法治檔、黨管檔案的要求，落實基層農村信用社檔案工作一把手責任制，將檔案工作納入中心工作統籌、規劃，要求黨委班子成員按期學習習近平總書記對檔案工作的指示批示精神及相關檔案法律法規。二是云南省聯社與基層農村信用社簽署責任狀，要求在新建、修建、擴建辦公大樓和營業網點時將檔案室、檔案庫房納入新建、修建、擴建范圍，同時須配備必要的設施設備，滿足檔案庫房安全保管需求。三是將檔案規范化管理驗收達標工作納入年度業務目標考核，與基層農村信用社一把手績效薪酬掛鉤，通過檔案規范化驗收的基層農村信用社有評優評先的優先權；同時，檔案安全享有一票否決權，若出現業務檔案丟失、損毀等安全事故，年度績效評價為不合格。

（三）制定措施辦法，由易到難搞試點

一是結合“廢、改、立”要求，省聯社從宏觀到微觀重新梳理檔案工作制度，建立健全檔案規章制度，落實檔案規范化管理工作的責任人、責任部門，要求基層農村信用社結合實際制定檔案分類方案、實施細則，實施檔案網格化管理，明確集中統一管理的原則，不得出現業務檔案不歸檔、不移交的現象。二是建立溝通協作機制，省聯社要求各基層農村信用社積極與當地檔案管理部門溝通聯系，邀請當地檔案管理部門進行檔案規范化業務工作指導，為檔案工作規范化管理工作打好基礎。三是在前期調研基礎上，省聯社選擇了20 家基礎條件好、一把手重視、檔案門類齊全的基層農村信用社進行試點，并在試點農村信用社開展檔案規范化驗收工作時組織觀摩會，要求該試點其所在州市其他基層農村信用社的檔案分管領導、專兼職檔案管理人員到現場觀摩學習，取得較好的示范效果。如第一批進行檔案規范化管理示范單位認定試點的安寧市農村信用社、易門農村商業銀行、思茅農村商業銀行就對推動昆明、玉溪、普洱所轄的基層農村信用社檔案規范化管理工作取到很好的引領作用。

（四）加強宣傳引導，由點到面做推廣

一是以檔案工作規范化認定達標為契機，在全省農村信用社范圍內采取主題宣傳、知識競答等方式對檔案相關法律法規進行宣傳，學習檔案相關知識，牢固樹立檔案法治觀念，真正把檔案法確立的制度優勢轉化為檔案治理效能，常態化做好檔案工作，推動全省農村信用社檔案規范化工作有序開展。二是對檔案規范化管理工作進行宣傳。云南省聯社通過云南農信官網、OA 辦公系統、微信公眾號對已驗收的基層農村信用社每驗收一家宣傳一家，大量的宣傳工作有力地增強了全體職工檔案檔案意識，促進了工作開展。三是利用重要節點，對檔案存史資政育人的作用進行宣傳。結合“數字云南”的建設，省聯社利用慶祝省農村信用社成立70 周年之機，應用新一代LED顯示技術、4G 和5G 通信技術，將大量檔案資料以圖片、視頻的形式打造成陳列館，對檔案信息資源加以開發，積極發揮檔案為現實工作提供參考、借鑒、憑證的作用；在新員工入職、建黨紀念日、農信社成立周年之時組織員工赴陳列館進行參觀學習，增強員工的集體感、榮譽感、自豪感，充分發揮了檔案的育人功能。

（五）建立檔案數據庫，將檔案信息化納入企業發展規劃

省聯社利用互聯網、云計算、人工智能、大數據、區塊鏈技術構建能夠覆蓋會計檔案、信貸檔案的綜合電子檔案管理系統。一是建立會計檔案后督中心，要求各基層農村信用社產生的會計檔案當天進行掃描后上傳至綜合檔案管理系統，做到柜面業務無紙化管理，不斷提高會計檔案信息化建設水平。二是建立信貸電子檔案系統，信貸業務從審查、審批、放款、資金流向做到全過程實時管理，待信貸資金全部結清后再按“一戶一檔”歸檔要求一鍵點擊進入綜合電子檔案管理系統。綜合電子檔案管理系統的應用，提高了檔案管理的程序化、信息化水平，與企業發展規劃相適應。

實踐證明，開展檔案規范化管理認定工作是基層農村信用社做好檔案基礎業務，確保檔案的齊全完整與安全，實現檔案的法治化管理，提高檔案管理水平的有效手段和方法，為云南省農村信用社打造“小而美、聚而精、品牌佳、口碑好”現代農村商業銀行奠定堅實基礎。