淺談企業干部人事檔案材料收集歸檔工作

■ 王 艷

一、做好企業干部人事檔案材料收集歸檔工作的意義

干部人事檔案歸檔材料收集工作，是企業組織人事工作政策要求的具體體現，是歷史地全面地反映干部面貌的現實需要，是企業干部檔案管理工作的起點和重要環節。干部人事檔案歸檔材料收集工作是否規范，直接影響到企業干部人事檔案的完整性，決定著企業干部任職的合理性。只有規范干部的人事檔案管理，才能為企業組織人事部門在選人用人提拔任用人才時，提供有力的參考依據。因此，要做好企業干部人事檔案工作，確保企業干部人事檔案工作的質量，首先就是要做好干部人事檔案歸檔材料收集工作。

二、企業干部人事檔案歸檔材料收集工作存在的問題

（一）對歸檔材料收集重視不夠

有些企業人事檔案管理人員由于對人事檔案管理工作的關注度不夠，歸檔材料收集意識不強，對收什么、怎么收缺乏深入的學習和研究。由于對歸檔材料收集意識淡薄，工作經驗不足，導致日常工作中形成的人事檔案材料歸檔范圍概念模糊，沒有準確掌握哪些材料屬于歸檔范圍；同時，也沒有更好的督促檔案材料形成部門，在材料形成1 個月后，按規定主動向企業人事檔案管理部門移交；在實際工作中，往往過于表面化，而且態度也比較敷衍，經常忽略重要細節問題，嚴重影響了人事檔案工作順利高效開展。

（二）歸檔材料收集制度不健全

在實際工作中，盡管中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》中明確了干部人事檔案材料的收集歸檔范圍和要求，但是大都只是停留在制度上，沒有結合本企業工作實際，制定健全的本單位收集歸檔工作流程。由于制度不完善，執行起來更是難以到位。

（三）歸檔材料手續不完備

在歸檔材料收集工作中，檔案管理部門經常會接收到一些手續不完備的歸檔材料。比如：材料缺少公章、照片、意見、簽名、時間、復印材料沒有注明與原件相符的字樣等。由于關鍵要素的缺失，很難反映出檔案材料的真實性。這些手續不完備的材料，需要補辦相關手續或者退回重新補錄，待手續完備后再行移交歸檔，嚴重影響工作效率。

（四）歸檔材料內容不完整

在審核干部人事檔案過程中，發現檔案材料存在收集不全而缺少必要的原始材料現象。比如：高中畢業生登記表、員工登記表、99 干部履歷表、干部年度考核表、崗級薪級變動審批表、勞動合同、轉正定級表、優秀黨員或生產工作先進者等獎勵材料、專利獎或科技創新等科技類獎勵材料、專業技術職稱等主要材料。這些主要材料的內容不完整，導致干部人事檔案專項審核工作無法順利開展，無法真實的反映干部人事檔案的完整性，直接影響到企業組織人事部門選人用人、提拔任用等干部工作。

（五）歸檔材料收集不及時

由于檔案材料是多部門形成的原始材料，在收集過程中，缺乏多部門聯動，導致檔案材料完結后，不能及時轉交，一拖再拖，遲遲不辦理移交。其次是對材料甄別不細致，雖然有些材料收集來了，但檔案材料仍存在缺項等問題，給材料歸檔造成了一定困難。

三、如何做好企業干部人事檔案歸檔材料收集工作

（一）明確歸檔材料收集審核范圍

要按照《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》和《關于完善干部人事檔案材料的通知》要求，結合實際，完善本企業歸檔材料收集范圍。要重點審核干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、家庭主要成員及重要社會關系等“三齡兩歷”重要信息，尤其要注意審核檔案材料是存在否涂改造假等情況，確保干部信息真實準確、重要原始依據材料完整規范、鮮活及時。

（二）明確歸檔材料收集的途徑

1.通過企業組織、干部人事部門，收集干部人事工作中形成的登記表，以及干部任免、專家選聘等材料。

2.通過國民教育的有關院校、黨校、軍隊院校以及培訓機構等，收集學歷、學位、學籍、培訓等材料。

3.通過評、聘，專業技術職務資格相關部門，收集評審、考試、專業技術職務任職資格等材料。

4.通過企業黨群部門收集入黨、團、和加入民主黨派等有關材料。

5.通過有關部門收集表彰獎勵活動中形成的相關材料。

6.通過紀檢、監察、司法、審計及有關的行政部門，收集有關處分材料。

7.其他需要收集的材料，據實際主動收集。

（三）歸檔材料收集方法

1.按照材料收集歸檔標準和要求，及時收集材料，鑒別材料內容是否真實，檢查材料填寫是否規范、手續是否完備等；對于應當歸檔的材料準確分類，逐份編寫材料目錄，整理合格后，一般應當在2 個月內歸檔。

2.在收集歸檔材料時注意以下材料不能歸檔：一是信息與組織認定不一致的材料；二是未見原件的復印件；三是內容存在涂改的材料；四是內容填寫不規范的材料；五是履歷學歷及黨團材料不齊全的材料；六是表格印鑒不完備的檔案材料。因此，發現不符合歸檔要求的材料，不能歸檔，應予以退回。另外，凡收集的材料必須經過鑒別，未經鑒別的材料，不得隨意歸檔或擅自銷毀；鑒別后及時歸檔入卷，不能長期積壓。

3.歸檔時間要求。形成干部人事檔案材料的單位和部門，應在材料形成后的1 個月內，按照歸檔范圍，及時報送干部人事檔案主管理部門歸檔，并形成送交制度，責任到人。同時，干部人事檔案主管部門應與材料形成部門建立聯系制度，采取主動收集的方式，盡快將材料收集到位。

（四）建立歸檔材料收集及材料補充制度

1.企業干部人事檔案管理部門，要嚴格按照《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》及《關于完善干部人事檔案材料的通知》的規定及要求，結合本企業實際，制定出切實可行的規章制度。

2.要督促檔案材料形成部門及時主動地將材料送交企業干部人事檔案管理部門，最遲不得超過一個月。

3.企業干部人事檔案管理部門要經常有計劃地收集、補充完善檔案材料，做到一季度一小收，半年一大收，年終一總收。同時要在半個月內，將收到的材料進行鑒定整理，鑒定整理后的材料歸入檔案袋內，每兩年進行裝訂入卷歸檔一次。

4.收集的檔案材料，必須是辦理完畢的正式文件材料。材料必須真實、完整齊全、手續完備、文字清楚、對象明確，并寫明承辦單位和個人署名，有形成材料的日期。

5.企業干部人事檔案管理部門要認真做好材料收集登記工作，履行好交接手續。

6.檔案材料必須統一使用A4(210*297)規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水筆復寫紙書寫。

7.針對補充材料收集到的學歷學位證書及榮譽證書等復印件材料，必須寫明此復印件與原件相符的字樣，并加蓋人事管理部門印章。

（五）強化檔案管理人員隊伍建設

1.強化責任意識。干部檔案管理人員要具有強烈的崗位責任感和愛崗敬業的奉獻精神，要積極創新工作方法，變被動為主動，加大干部檔案材料收集歸檔力度，確保收集歸檔工作質量，不斷充實完善干部檔案內容。

2.提高業務能力。要加強對干部檔案管理人員的業務技能培訓，提高實際操作水平，并鼓勵其參加檔案業務培訓。尤其是檔案數字化技能培訓學習，促使干部檔案管理人員不斷更新知識，提高專業水平和職業技能，提升干部檔案工作水平。

3.掌握溝通技巧。要與檔案材料形成部門建立有效的溝通聯系方式加強協作，做好業務指導，定期對檔案材料收集工作進行督導。

4.增強保密觀念，要隨時保持政治警覺，培養良好的保密習慣，確保檔案材料的保密安全。

歸檔材料收集工作是檔案工作開展的基礎，是管理好干部人事檔案工作的重要環節，企業干部人事檔案管理人員必須本著對組織、對干部、對事業、對歷史高度負責的態度，以“嚴真細實快”的工作作風收集好、保管好、利用好干部人事檔案，才能為企業建設高素質專業化干部隊伍提供有力保障。