檔案管理的信息化建設分析

韓雪靈

摘要：檔案管理是當前企事業單位中的重點工作，在社會的發展過程中，由于企事業單位業務量的增加，檔案信息的內容也更加豐富，以檔案管理工作提出了更高的要求，作為企事業單位業務辦理以及發展決策制訂的重要依據，如果檔案管理效率不足，檔案信息出現誤差，會對企事業單位的發展和運行產生嚴重影響。在信息背景下，檔案管理模式也要有所創新，結合高新技術，加強檔案管理的信息化建設，全面促進管理效能的提升，這也是當前企事業單位的重點任務。本文對此進行分析研究，并且提出了幾點淺見。

關鍵詞：檔案管理;優勢作用;信息化建設;策略分析

1 檔案管理信息化建設的優勢作用

1.1保證檔案信息安全性

在之前的檔案管理模式中，檔案信息通常以紙張為載體，具有實質化的特點，這種檔案存儲方式存在很大的弊端，不僅會占用很大的空間，而且紙張在長期的存儲過程中，很容易出現破損，導致檔案信息遺失，對企業的發展會產生很大的影響。而電子化的檔案管理模式，可以實現虛擬化的信息管理，在這種模式中，檔案信息是以數據的形式存儲的，只需要利用信息設備或者移動硬盤，就可以承載大量的檔案數據，占用空間較小，而且不會受到時間因素的影響，信息遺失的概率較低，最重要的，電子化的檔案管理模式，有助于提升檔案信息收集、整理以及調用的效率，更好的為企業服務，根據實際需求，只需要在檢索目錄輸入檔案編號或者關鍵詞，系統就會自動的索取相應的檔案內容，整個過程耗時較短，可以更好的滿足企事業單位的運行需求，提高其整體的運行效率。

1.2提高管理效率

對于企事業單位來說，檔案文件的重要性是毋庸置疑的，各種業務的辦理，都需要以檔案信息為依據，而且發展決策的制訂，也要依賴于各種檔案文件，檔案管理效率的提升，是企事業單位非常關注的問題。在傳統的檔案管理模式中，管理效率較低，檔案信息的獲取以及文件的制訂和存儲，都需要依賴于工作人員來完成，而且在技術因素的限制作用下，部門之間的聯動性不足，許多的檔案信息文件都不能及時歸檔，在檔案信息的查詢過程中，要進行大量的文件翻閱，不僅耗時較長，而且反復的翻閱，會加速文件破損，給工作人員帶來很大的工作壓力。在信息技術的作用下，可以改變之前的檔案管理模式，應用信息化管理系統，部門之間的聯動性更高，各個部門產生的檔案信息都能第一時間歸檔，檔案信息處理實現了自動化，效率較高，而且檔案信息的查詢工作也非常便捷，這也是信息技術在檔案管理中的主要應用優勢，為此，加強檔案管理的信息化建設是非常必要的。

2 檔案管理信息化建設策略分析

2.1創新管理意識

信息化的檔案管理模式意義重大，與傳統的管理方式相比，以信息技術為基礎的當那管理工作明顯效率更高，而且信息內容也更加精準，優勢顯著。為了加速檔案管理的信息化進程，管理人員要真正的認識到信息技術的應用價值，當檔案管理部門的領導意識到檔案管理信息化建設帶來的有利作用之后，掌握大數據技術檔案管理工作的內涵，最大限度的提升自身和相關工作人員的檔案管理信息技術應用能力。保證檔案管理有一個良好的環境，為檔案管理部門裝配專業且完善的檔案管理信息處理設備，確保為檔案管理的信息化建設奠定發展的基礎。檔案管理的信息化建設得到重視，就會獲得相應的建設資金投入，這樣一來就能夠建立檔案管理信息化的服務平臺和數據庫。信息服務平臺能夠幫助工作人員更快的進行檔案的整理、歸納和保存，有助于檔案管理工作更好的開展。數據庫的建立有助于提升對檔案資源的利用率，保證檔案資源能夠發揮出最大的價值。

2.2健全檔案管理信息化建設的各種機制和體系。檔案管理本身就具有比較強的專業性、保密性和系統性，因此這項工作對檔案管理的機制必須具備完整性和系統性的特點。檔案管理的內部體系完整性包括的內容很多，如檔案管理的責任機制、對檔案管理工作人員的激勵機制和績效考核機制以及對檔案管理信息化建設的監督機制等。從健全檔案管理責任機制的角度來說，檔案管理工作需要責任機制作為保證，對檔案管理人員的責任、義務以及相應的權利進行明確的劃分和落實，保障檔案管理部門的相關領導和基層工作人員的責任意識都能夠得到提升。從健全檔案管理工作人員的激勵和績效考核機制角度來說，要想保證檔案管理工作人員的工作積極性，需要檔案管理機制發揮作用。對檔案管理的相關人員進行績效考核，將檔案管理工作的質量納入到績效考核的指標體系當中。綜合考慮檔案管理工作人員的指標狀況和檔案管理工作人員的績效狀況，將兩者結合起來進行檔案管理人員的總體評估。

2.3加強檔案信息安全防護

信息技術的出現和應用，給檔案管理工作帶來了創新機遇，全面促進了檔案管理效能的提升，但是在這個過程中，也帶來了一些風險隱患，網絡環境的質量，對檔案信息的安全性產生了直接影響，如果安全管理不到位，網絡環境中的風險因素，容易對檔案信息造成侵蝕，導致信息篡改或者被竊取，這種情況對企事業單位的發展非常不利。就現有的形勢來看，當前的網絡環境質量較差，風險因素眾多，在信息背景下，關于檔案信息的安全管理工作也要持續深入，把網絡風險對檔案信息產生的影響控制在最低限度，提高檔案信息的安全性。具體來講，在檔案管理過程中，企事業單位要設置防火墻，對內網和外網進行隔離，增加訪問權限，對于非法訪問及時的做出預警和阻隔，通過這種方式，可以有效的提高檔案信息的安全性，這也是一種非常高效的安全管理手段。此外，對于重要的檔案文件，可以設置加密系統，形成加密文件，采用信息加密技術，提高檔案文件的安全等級，利用各種安全防護措施，進一步促進檔案信息安全性的提升，保證檔案管理信息化建設的穩定推行，這也是企事業單位管理層需要重點關注的內容。

3 結束語

綜上所述，現階段，信息技術在各個領域中都得到了廣泛應用，在信息背景下，許多行業的生產和管理模式都發生了根本性變化，信息化建設也是檔案管理的必然趨勢。在之前的檔案管理工作開展中，主要以人為管理的方式為主，管理效率較低，信息化技術的應用，能改變這些管理問題，有助于促進檔案信息重要作用的充分發揮，對企事業單位的發展和運行具有非常重要的意義。企事業單位方面要樹立信息化意識，根據自身的發展需求，持續加強檔案管理創新，消除檔案信息風險，進一步的發揮出檔案管理的重要作用。

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