基于互聯網重點事項督辦管理系統探索與實踐
—— 以廣東省廣州市為例

杜玲玲，黃 玲，鄭倫炳

（廣州市規劃和自然資源自動化中心，廣東 廣州 510030）

0 引言

一分部署，九分落實。開展督辦工作是保證重點任務順利實施的一項重要措施，可以確保上級部門的各項決策部署得以貫徹落實，是政令暢通的樞紐[1]。在數字化時代，依托互聯網+新技術創新工作思路，推動事項督辦工作的數字化轉型，提高督辦工作質量和服務水平勢在必行。

1 存在的問題與難點

重點事項督辦管理的工作流程一般是上級管理部門提出重點工作事項，重點事項管理人接收到任務后，確定事項涉及的辦理部門，分發給具體責任部門，責任部門根據時限要求按期填報進展情況，牽頭協調存在的問題。部門的事項管理人定期對信息匯總、上報，從而讓管理部門能夠及時了解工作進展，并及早發現問題、解決問題，促進工作事項具體問題的解決與最終落實。結合工作實際，傳統的督辦工作存在的問題與主要難點有以下幾個方面：

一是管理手段單一。大量工作通過臺賬報表進行管理，需要花大量的時間進行登記、匯總、催辦、更新、核對、上報，存在大量機械重復工作。

二是高負荷工作量。需要督辦的事項體量龐大，督辦任務來源多，督辦周期類型繁雜，容易出現漏報、漏督等情況。

三是無法全面監管。通過分散的文檔跟蹤，無法即時獲取工作事項進展的全貌，導致督辦監管不到位[2]。

2 系統建設思路

針對督辦工作存在的問題，我們提出以下建設思路：制定事項督辦標準規范，統一規范事項督辦工作流程，構建基于互聯網+的事項督辦管理系統。

2.1 出臺督辦實施辦法

明確督辦事項范圍，強調重點事項督辦工作的開展主要依托政務管理系統、重點事項督辦系統開展，督辦事項的辦理實行主辦責任制，主辦單位依據職能推進、落實，履行組織協調職責，并明確各類型人員的工作重點，確保督辦標準化、制度化。

2.2 統一督辦工作流程

根據實施辦法，將重點事項督辦的工作流程標準化，由重點事項管理人進行信息收集和分析，并會同有責任部門填報進展情況，牽頭協調有關的問題。重點工作事項管理人根據任務類型，定期對反饋信息匯總，上報給相關領導，直至事項圓滿結束。

2.3 構建互聯網+政務服務系統

借助信息化手段，構建基于互聯網重點事項督辦管理系統，按照事項督辦標準規范，促使統一規范工作流程落地實施，促進各項政務服務工作落實，通過提供智能服務，輔助用戶方便快捷地開展工作，改善督辦的質量與效率，提升基層工作治理現代化水平。

3 系統總體設計

結合建設思路，以信息系統設計的“先進性、實用性、開放性、共享性”等原則為指導，以用戶需求為導向，從“標準規范、統一流程、智能應用”為視角，以互聯網技術和UML技術為基礎，綜合應用云計算、數據挖掘與分析、數據融合與共享、協同工作流等技術，進行總體設計，重點事項督辦管理系統的總體架構設計如圖1所示，自下而上，其內容包括基礎設施層、數據層、服務層、功能層、展現層、用戶層。

圖1 基于互聯網重點事項督辦管理系統總體框架圖

3.1 基礎設施層

滿足業務專網、電子政務外網、應急通信網多級互聯要求，所需服務器、存儲設備、網絡設備、安全設備等設施依托市電子政務云和政務網，統一構建云基礎設施環境，降低使用成本。

3.2 數據層

結合部門的空間數據、審批數據、督辦數據，進行匯聚融合形成數據資產，并通過數據共享交換服務平臺確保系統間的互聯互通與數據共享。

3.3 服務層

全面采用SOA框架，整合企業服務總線、業務流程管理、業務規則引擎等技術，建設穩定的、開放的、符合實際應用需求的基礎技術平臺，為系統提供用戶認證的鑒權、工作流支撐、智能服務、短信與文件等服務。

3.4 功能層

通過梳理和整合，形成以會議交辦、領導批示、文件交辦、上級下發為來源的督辦事項管理，以督辦任務分發、反饋及審核管理，督辦跟蹤與預警，查詢與統計分析，臺賬與導出報告為主要功能的重點事項督辦管理系統。

3.5 展示層

重點關注系統管理人員、督辦管理人員及具體責任人員的用戶體驗，系統的展示、操作與業務場景貼合，提供良好的交互和體驗效果。

3.6 用戶層

包括部門各級領導與相關職能部門、市委市政府等。各項工作受市委市政府統籌指導，內部多部門高效協同，實現政企、政民互動，滿足服務型、開發型新型政府改革發展要求。

4 系統分析建模與設計

UML是一種功能強大的、面向對象的可視化建模語言，它擁有一套成熟的建模技術，在各個領域中被廣泛應用。UML能夠幫助開發人員更好地、更清楚地了解業務流程，從而建立更準確的系統模型，減少用戶與開發人員對同一事物理解上的偏差。本系統采用UML對系統進行分析建模與設計[3]。本文主要以業務用例模型與分析設計模型為例進行介紹。

4.1 業務用例模型

充分考慮數據共享，實現數據多跑路，減少用戶的工作量，從增強用戶的使用體驗的角度出發,列出執行者清單，主要包括外部的上級系統、本單位的其他系統，以及使用該系統的用戶，通過執行者明確了系統既要滿足局內數據共享，也需接收市級督辦任務、快速向市級匯交及上報事項進展，實現縱向市、局兩級的互聯互通的需求。

對執行者涉及的業務用例進行分析，在督辦管理中需要提供后臺配置管理、事項管理、事項任務管理、即席查詢、統計分析、智能服務等用例。具體用例模型如圖2所示。

圖2 基于互聯網重點事項督辦管理系統主要用例圖

其中，督辦事項管理用例、督辦任務管理用例、任務進展管理用例還可以進一步細化：督辦事項管理用例可以細化為系統對接直接導入、人工創建、編輯、刪除、意外結束事項等用例；督辦任務管理包括創建、編輯、結束督辦任務，任務提醒等用例；任務進展管理包括填報已有任務進度、主動填報進展并產生擴展用例，對進展信息審核的用例等。

同時，為了滿足系統的智能化需求，增加智能服務（AI Timer）用例，根據配置的規則，智能判斷，滿足條件后發出相關自動操作。

4.2 分析設計模型

在系統用例模型的基礎上，需要分析和設計系統的動態結構以及建立相應的動態模型。序列圖是一種動態圖，按時間順序描述對象間的交互模式，它由活動者（Actor）、對象（Object）、消息（Message）、生命線（Lifeline）和控制焦點（Focus of control）組成。反映隨時間對象之間的動態協作關系、對象之間已發送消息的先后順序，同時說明對象之間的交互過程以及在某一具體位置有何事件發生。

以批量導入事項為例，督辦管理員具有批量導入督辦任務的權限，按照批量導入模板準備好信息，在系統上點擊“批量導入”按鈕，系統自動讀取Excel文件批量生成督辦事項，并保存相關數據。具體序列圖如圖3所示。

圖3 基于互聯網重點事項督辦管理系統批量導入事項序列圖

5 探索與應用創新

5.1 促使督辦管理工作數字化轉型

將傳統紙質管理模式，轉為數字化信息系統支撐模式，建立豐富的、準確的數據標簽，對督辦來源、督辦類型、交辦時間、交辦人、交辦期限、責任區屬、責任部門、分管領導等信息建立數據元標準，定義數據質量檢核規則。

用戶可以根據自己的需求，靈活地選擇查詢條件，系統能夠根據用戶的選擇生成相應的統計報表，通過一鍵導出報表，實時獲取事項的全部信息，實現即時在線督查反饋，更精準地抓落實、抓推進、抓督查[4]，做到統一管理，持續跟蹤。

5.2 智慧服務賦能基層治理工作

智能服務主要有兩類，一是通過定時任務，進行主動服務；二是通過規則，對數字化的指標進行智能分析比對，模擬人工操作，最大限度地解放勞動力，減低成本、提升工作效率和質量，最終實現賦能行政管理。該系統主要提供了以下智能服務：

一是智能采集數據。通過時間任務，自動巡檢，發現市政府督查信息管理中有上級下達的新任務，通過接口自動接收。二是智能填充表單。將采集到的任務數據，智能填充到表單，生成重點工作事項，減少人員重復錄入[4]。三是智能校核數據。在系統錄入過程中，自動比對質量檢核規則，自動檢測表單錄入數據，保證錄入的數據質量，為督辦的跟蹤與分析提供數字支撐。四是智能創建任務。按照事項督辦周期要求，在周期開始節點，自動生成新的任務進展欄，支持周期進展的填報，避免漏督。五是智能預警推送。按照督辦任務周期，在周期結束前，自動推送預警，提醒事項責任人、事項責任部門或上級主管部門盡快填報進展，避免漏報。六是智能生成報告。根據實際情況設置辦理時限等評價要素，根據需求設置考核內容、考核周期和考核主體，制定量化規則，根據辦理情況自動生成督辦報表，對各部門完成任務情況進行精準評價和通報。

6 系統實現效果

以廣州市規劃和自然資源重點事項督辦為例，2019年制定了《廣州市規劃和自然資源局重點事項督辦實施辦法》，結合實施辦法建立基于互聯網重點事項督辦管理系統，涵蓋督辦事項管理，包括系統對接直接導入事項、人工創建事項，編輯事項，刪除事項，意外結束事項；督辦任務管理包括填報任務進度、主動填報進展、進展審核等；督辦跟蹤與預警；督辦查詢統計、督辦臺賬報告等基礎功能模塊。

圖4 基于互聯網重點事項督辦管理系統統計展示界面

單位共有內設機構29個，11個區分局及多個局屬單位，通過系統實現了督辦的及時預警、統一管理、持續跟蹤的目標。2020年度由于督辦效率與質量雙高，被市委市政府督查室、市委政研室評為2020年度績效考核A等次，系統的建設為推動市委市政府工作部署落實、全市規劃和自然資源領域事業高質量發展提供了保障。

7 結束語

重點事項督辦是一個需要多部門、多人員協作，且信息處理時間要求嚴格的工作，通過互聯網的信息化手段，實現數字化轉型，為督辦工作的無紙化辦公和線上辦公，節約了大量紙張與打印耗材，減少了交通出行，有效促進了碳減排，具有廣泛的應用價值。■