新時期電子檔案在檔案管理中的應用探究

王建香

（唐山高速公路集團有限公司承唐分公司，河北 唐山 063000）

0 引言

檔案是每個組織都需要把控的重要核心內容，過去很長一段時間，檔案管理只是停留在個人或部門層面，這些檔案材料會因為人員的離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規范而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致損失的可能。所以，如何有效革新檔案管理手段并配備相關的信息化安全機制，將成為保障檔案利用安全的關鍵問題[1]。在信息爆炸的今天，以互聯網大數據、人工智能和云計算為標志的網絡出現在社會生活和生產的每一個角落。檔案產生、檔案管理經歷了一個從低級到高級、從簡單到復雜的發展過程。隨著時代進步和科技發展，檔案建設向更高層次的綠色化、智能化的電子檔案邁進，全面創新了檔案“收、管、存、用”的一體化智慧管理。互聯網技術成功實現檔案管理手段的升級，讓電子檔案管理更加安心、省心。

1 電子檔案應用簡介

電子檔案，又稱數字檔案，是基于數碼掃描、數碼攝影、數據庫、多媒體等信息信息和數據存儲技術，將各種載體格式的原始檔案重新改造而建立起來的新型數據資料。原始檔案文件經轉化后成為各種數字檔案的信息，以數字格式進行存儲，以網絡形式互相連接，由計算機和網絡系統管理而形成有序結構的檔案信息庫，方便用戶及時訪問，實現了資源的共享。

從電子檔案使用實踐來看，電子檔案具有如下特點：第一，電子檔案容易保管。傳統的檔案保管工作復雜，例如紙質檔案需要修建專門空間以便保管，而且特殊紙質材質或者年代久遠的檔案對保存環境的要求更高。這些檔案都不方便查找，時間一長，還出現文字褪色、檔案腐蝕等問題。紙質檔案和科技檔案的數字化過程通常以紙質媒體作為檔案的特殊載體，數字化過程是指采集紙質檔案文字信息，利用掃描設備將其轉化為數據并通過計算機完成數據處理和存儲的過程[2]。對紙質文件信息進行數字化處理，將檔案文字信息保存在數字存儲工具上，不僅減少了文件存儲占用的空間，大大節省了存儲工作和管理人員的使用成本，數字檔案的信息也實現了永久保存的目的，任何人可在任何時間查詢信息，使檔案統計工作得到極大的便利。因此，電子檔案管理是實施綜合文件管理的過程，新收到的文件入室必須同時收到相應的電子文件歸檔，避免重新入室后重復工作。

第二，電子檔案提高了辦公效率。電子檔案館利用數字化辦公軟件提高辦公效率，數字檔案數據庫使得管理員能夠及時歸檔檔案信息，也方便了各部門查閱，提高辦公效率。數字辦公軟件還可以恢復檔案材料的模糊和褪色的筆跡，因為它具有修改和恢復其他操作的能力。當紙質檔案筆跡變得模糊甚至褪色時，可調出數字檔案查找原始信息，也可利用復原技術將模糊、褪色的筆跡還原。隨著自動化辦公程度的加深，現有文件的起草、收錄、刪改、定稿和復原大多在計算機上完成。而數字檔案也便于檔案文件一體化管理的實施，各職能部門都可以將文件錄進檔案數據庫，從整體上提高了檔案管理工作的效率。

第三，電子檔案提高了管理效益[3]。在過去，檔案管理部門一直采用粗放的方法，增加辦公人員和辦公成本作為解決傳統檔案管理這一問題的唯一手段，致使管理成本大幅抬升。檔案數字化后，僅需要一間機房、幾臺計算機、幾個計算機技術人員就能完成電子檔案管理工作，不僅避免建造過大的存儲空間而節省了存儲成本，而且數字化的檔案原件可以提供給每一個人并避免復印打印而造成的紙張消耗，即使有復印打印需要，也減少了重印和漏印的問題。如此一來，電子檔案不僅方便了內部管理，而且方便了外部查閱和調檔。所以，實現檔案數字化將提高檔案部門的服務水平，為檔案的內部管理和客戶服務提供高效、全面的服務。

2 電子檔案管理存在的問題

首先，采用電子檔案辦公，正式檔案的歸檔流程存在欠缺。這主要原因是檔案管理人員沒有親自參與檔案管理的設計過程，只是從一些軟件設計工作人員的角度出發來設計檔案管理程序，設計重心偏重計算機程序應用方面，如邏輯備案的問題、信息分類劃分的總體問題，可以說未能深入考慮檔案管理實際問題。

其次，文件系統和歸檔系統分為兩個系統，這導致了信息分類上的一些差異和信息后期應用中的一些錯誤。在一些單位的實際應用中，信息的分類存在一定的差異，但模型系統的分類不能滿足現實的需要，在信息的應用和管理上存在差異。此外，電子文件的制作流程與電子文件歸檔系統不匹配，導致缺乏一定的綁定檔案系統。在實際應用過程中，兩個生產主體不盡相同，在沒有明確規則的情況下，兩者的工作無法有效結合。

另外，電子檔案存儲的安全問題。一些涉密、具有價值的重要文件檔案，如果轉化為數據存儲在計算機上很有可能遭受黑客入侵而泄密。從儲存方式上看，電子文件的存儲一般大致可以分為兩類：一類是直接由軟件或者硬盤進行存儲，另一類則是直接利用互聯網進行存儲，比如最近較流行的云存儲。兩種存儲方式都容易讓檔案被人為泄露，或者容易遭到計算機病毒或黑客攻擊后，檔案同樣會遭到泄密或者篡改。

最后，檔案管理工作人員的職業和技術素質也需要提高。電子無紙化的檔案管理雖然大大降低了相關工作人員的成本，但是對工作人員的計算機技能提出了更高的要求。企業進行電子檔案管理都需要具備一定計算機知識和技能，熟練運用與辦公系統相關的軟件和自動化辦公系統。但在現實中，一些檔案工作者缺乏計算機技能，無法操作管理軟件，或者在軟件出現故障時手足無措[4]。還有一些工作者缺乏職業道德和職業責任感，為了利益主動、故意泄露涉密電子檔案。

3 電子檔案管理工作建議

第一，電子檔案管理工作首先從檔案安全角度入手，加強保護和防范工作。因為電子檔案的形式與內容往往是相互隔絕和分離的，所以一旦檔案的形式和內容發生變動后，變化后的檔案就替換了原件，電子檔案里也不會留下變動痕跡，這就會給電子檔案原創性和真實性的鑒定增加了難度。所以，電子檔案安全工作要建立在對紙質電子文件原料的安全管理之上。紙質檔案文件的效能不可忽視，而且紙質文件比電子文件更加具有法律效力。紙質檔案和電子檔案的安全管理工作要齊頭并進，絕不能顧此失彼，層層嚴格把關，層層負責，嚴格管理[5]。

第二，電子檔案的管理與保護，應該充分考慮所使用的環境、設備、技術、人員和各種類型的電子檔案資源的功能特點等實際情況，整體地設計好管理軟件的技術解決方案和操作模式，并對軟件故障采取有效的措施，確保各種類型電子檔案資源的安全，使保存的電子檔案永久地處于一種可以準確地提供被訪問的狀態。一般而言，電子檔案將離線寄存器或載體裝置在磁光介質的載體上，從而為其建立一個適宜于磁光介質的保存。載體宜直立裝卸，并應滿足輕、防塵、不發生變形的需求，遠離任何強磁場和有害的氣體等，在條件允許的情況下，配備抗震防磁箱等專門的設施。具體來說，電子檔案管理的技術操作需要注意保證電子檔案的真實性。對于一些特殊的電子文件，必須要形成原始的格式后才能重新恢復或者顯示，可以考慮采用以下解決辦法。一種方法就是對于與電子檔案制作、存儲和檢閱相關的軟件定時維護和更新。在利用軟件從事電子檔案工作的同時，還要注意對掃描儀、硬盤、高拍儀、電腦等硬件設備一起維護和更新，使得電子檔案跟得上新技術要求，不至于被格式化，隨時能呈現出原件的面貌。第二種方法是，除了對原始檔案制作電子格式的文件，還可以制作打印件或縮微膠卷，這兩件備份文件都能作為永久性保存的安全檔案并且可供隨時復制。為加強全局檔案工作信息化建設，加強檔案信息資源的開發利用，促進檔案信息資源開發利用的政策法規及標準的制定，唐山交通運輸局從2010年開始使用OA系統辦公，并針對檔案系統的科怡軟件數據庫制定了連接端口，實現系統互連，做到了協同辦公；對全部室藏檔案已電子掃描錄入，建立圖像信息庫，入庫率達到100%。各單位可以通過局域網的檔案管理系統完成身份認證后進入，對數字化檔案和已歸到檔案室的文件進行檔案利用、咨詢工作，實現了真正意義上的查詢、閱覽的無紙化辦公。

第三，重視并發揮人才在電子檔案管理工作中的重要作用。電子檔案的性質決定了管理人員必須具備計算機操作技能。在我國傳統的檔案保管單位里，檔案管理者接受一份新檔案前要詢問檔案來源，登記臺賬；檔案進出過程都會留下痕跡，方便一旦發生意外情況及時追蹤。在電子檔案的歸檔和借閱工作中，也需要這樣類似的“留下痕跡”的流程。而這就需要管理電子檔案的工作者掌握能熟練操作檔案管理軟件，才能有針對性地設計出電子檔案管理流程。在電子檔案軟件設計工作中要增加檔案管理工作的話語權，才能使開發者的軟件設計理念、數據格式、操作方式、維修等才能貼合實際檔案管理工作，不至于“不接地氣”。現有的檔案工作者的結構和素質已經無法滿足我國大多數數字檔案館的需求，人員素質也并非是一朝一夕都可以解決的問題。所以，管理層應當重視并積極安排對現有檔案工作者進行知識更新和專業培訓，將對檔案工作者提出的計算機操作和軟件使用基本技巧和要求納入績效考核、職稱評定、聘用評定體系。

4 結束語

傳統檔案管理向數字管理發生的轉變順應了由信息技術推動下新時代檔案管理工作的發展趨勢和要求。檔案數字化建設是我國數字檔案建設中最基本的一項工作，采用信息技術可將各類型原始檔案和文件改造成數字化檔案，上傳至局域網和互聯網，實現了使用者利用計算機跨時空對各類電子檔案檢索、查詢和閱讀的設想，使檔案對人類社會發展做出貢獻。電子檔案將促進檔案工作者更新工作知識和管理方式，提高管理效益，從而提升檔案部門的整體業務水平，為檔案內部管理及外部用戶提供更高效率的全面服務。■