預算管理在物業公司中的應用研究

文/陳光烈（廣州金地物業有限公司）

面對現代消費持續升級的綜合環境，加之新冠疫情帶來的沖擊和影響，迫使物業行業邁入價值探索的重要進程，資金價值得到猛烈釋放，大多物業公司在當前市場格局中迎來大力發展。

近年來，物業公司進一步探索多業態發展模式、延展服務范圍、豐富服務類別。預算管理作為企業內控管理的主要手段，通過靈活應用，整合優化現有資源，提升企業整體管理水平。為了激發預算管理價值，需結合企業經營現狀和財務管理要求，在資金預算、資產負債、利潤表單作用下，借助預算信息預估企業后續發展，幫助企業實現戰略目標、實現可持續發展。

一、預算管理概述

所謂預算，是決策制定和行為管控的有力工具。其中關于預算決策功能，伴隨企業規模擴張、組織復雜化，企業各層級及機構都存在獨有信息。即使企業高層所掌握信息相對全面，但依舊無法深入了解到相關運營信息。而預算通過整合全部信息可以確保決策的高效性、科學性；關于預算控制功能，控制定義為將設定預算目標進行逐層分解，制定績效標準，通過績效與報酬掛鉤，便于更好管控機構和職工。同時，為促進職工行為、利益與目標的一致性，利用機制實行績效評價，采取合理獎懲措施實現預期目標，即績效評價系統和獎懲機制。

二、物業公司預算管理應用的主要問題

（一）預算管理體系與企業現狀不匹配

1.預算管理架構與企業規模不匹配

物業公司現有預算管理架構已然無法適用于企業規模擴張發展階段，信息傳導效率大大降低。在物業公司設定戰略目標并下設區域化企業的模式后，現行預算管理組織體系并未整改。比如：預算編制中，財務管理部門獨立完成業務對接，該對接方法僅適用于中小規模企業，運作良好；但并不適用于大規模企業，會造成總部信息量劇增，不利于提升決策效率。

2.預算編制流程與企業戰略發展銜接不緊密

戰略目標作為預算制定起始點，主要將戰略目標轉化為預算目標，再逐層分解目標，換言之，預算是對戰略目標的分解。

物業公司戰略目標分解和預算編制屬于兩項獨立工作，并且目標分解與戰略規劃的時間一般會同預算編制時間保持一致，或者晚于預算編制，導致預算無法匹配戰略執行。各責任主體優先編制部門預算，但無法確定部門KPI，所以，即使能夠保證預算總部門調整與戰略目標的一致性，但分解后科目無法起到戰略支撐性作用。比如：A物業公司制定三年實現15家物業公司收并購的規劃，成功上市。具體將戰略目標分解至2021年，目標實現營業收入35億元，凈利潤3.5億元。然而A公司2020年實際營業收入為25億元，凈利潤2.7億元。因此，必須通過開發存量項目、拓展市場、加大并收購力度來達到設定目標值。但在預算編制中，責任中心對戰略規劃了解不透徹，忽略內外環境因素、行業競爭嚴峻化等因素，依舊采用歷史數據測算，導致預算與整體目標差異較大。

（二）預算執行控制與反饋系統功能不完善

1.缺少有力執行控制機制

第一，由于各利潤中心考核僅關注終端總量指標與預算差異，忽視預算各科目差異，加之企業未引入有效的預算控制方式，各利潤中心缺乏細化、落實預算指標的動機，導致預算調整隨意化。

第二，預算調整缺乏有效溝通協調機制，通常是各部門在預算完成的情況下，部分人員依舊采用固有方案執行，導致預算盲目占用，阻礙預算事項正常進行，不得已再次作出預算調整。

第三，缺乏及時預算使用信息和預警機制，致使業務部門無法及時、精準掌握相應預算執行情況。

2.預算分析與反饋結果失真

定期上報預算執行情況，及時糾偏、分析原因、整改，確保各責任中心實現預算目標，促進企業落實整體戰略目標。一旦出現分析與反饋失真，則會造成不利效果。物業公司預算分析與反饋環節所存問題具體如下：

第一，分析結果反饋的時效性滯后。基于物業公司現行考核方式，主要集中于歷史預算執行數據的分析；僅由財務部門定期反饋利潤中心的各項預算執行數據，企業未對此設置反饋數據信息查閱系統，導致各利潤中心無法實時掌控自身預算執行進度。

第二，分析數據失真。由財務部門直接負責責任中心預算數據的反饋，這也使得數據審核、預算與實際偏差分析都過度依賴于財務部門，不利于其他部門參與。而財務人員對業務經營特征不明確，導致分析結果形式化，無法找到本質問題，難以落實相應責任，并不利于后續預算調整。比如：A物業公司實行季度考核形式，采取平均法分解考核指標，設定每一季度完成25%的指標。受此影響，財務人員通常以人為調整方式維持調整數據與考核口徑的平衡，導致實際信息嚴重失真，無法為責任中心決策提供有效依據支持。該企業服務中心受季節性有關因素影響，導致季度成本低于預算值，加之該項成本的系統影響，財務人員通常會進行實際數據預提成本來維持平衡性。再反饋至各責任中心，無法對管理層提供參考。加之，還需進行數據說明，無疑增加交流成本，甚至對財務調整乃至財務部門產生懷疑。

第三，內部審計監督機制不完善，無法實時監督企業財務部門反饋信息的精準性、真實性。

（三）預算考核指標設定不合理

1.考核指標項設定不合理

關于物業公司考核指標設定層面存在以下兩點問題：一是指標設定與戰略結合不到位，換言之，企業戰略具體路徑內容并未直接反映在考核指標中；二是考核指標中人力資源指標稀少。基于我國物業公司發展特征，企業發展至今規模龐大、人員數量眾多，相應營業經費中人員與成本占比最大，突出人才培養的重要性。而作為物業公司四大職能中心之一，預算指標考核中并未突出自身的作用。

2.考核指標的財務指標設定比重不均衡

引進平衡計分卡目的在于既能實時追蹤財務運轉，又能實時監督企業未來發展提升方面，以此推動企業實現均衡性發展。經研究顯示，雖然企業財務指標權重劃分細節上有所偏差，但這種分布方式不僅能顯示財務指標重要性，而且能增強管理層重視程度、提升核心能力。就當前物業公司財務與非財務指標權重分配現狀下，由于非財務指標維度指向多，經過層層分解，無法保持權重均衡。企業各層管理人員的工作重心首要集中在權重偏高目標，忽視與長久發展相關的權重偏低指標。

（四）預算考核激勵機制引導性不強

物業公司基層預算考核激勵機制不清晰，引導性不強，對基層大批量職工無法實現機制效用。具體問題有：一是大多職工尚未清晰了解企業具體考核方法和參考依據。由于企業被考核人員對考核績效的重點掌握不清晰，無法確定自身績效整改計劃，從而影響考核實際作用發揮；二是考核涵蓋范圍偏小。物業公司現行考核體系對象僅包含了下設分公司項目管理處、主管層級以上職工，沒有涉及基層職工。通常而言，業務活動與預算活動包含企業全體職工，該方式基本忽視基層個體貢獻。對于服務型物業公司而言，基層人員服務水平直接關乎企業信譽形象，一旦將基層職工脫離于預算考核，難以激發基層職工工作能力、綜合素養、知識體系等方面的提升積極性，最終影響到企業整體服務質量。

三、物業公司預算管理應用的有效措施

（一）完善預算管理體系流程適應企業發展

1.建立三級預算責任主體

物業公司經營發展過程中，下設公司數量眾多，各公司發展都獨具特色，但總體來說，企業屬性相同，所以分類環節以項目屬性進行公司分類。適度下放預算管理職能至各分公司，并要求各屬性項目均依據所差無幾的預算體系開展預算工作。分公司預算管理中，定期匯總預算管理報告上報總部，總部預算管理委員會僅需負責統籌工作。

基于物業公司改善后的預算架構智能流程路徑，可以發現，項目管理處建立三級預算責任主體后，各分公司項目管理處聯系更為緊密，凝聚力增強。綜合而言，屬性相同，同一地區項目管理處業務運行情況幾乎相似，而且對業務運行情況更加熟悉。在預算編制環節，項目管理處之間相互監督、相互影響，能夠有效提升預算編制工作效率。繼總部年度部門分解下發后，分公司再交，這種方式既能使企業權利適度下放，又能確保實時監督業務運作。

2.搭建跨系統預算管理信息化平臺

現階段，在物業公司預算管理開展過程中，為提升內部信息傳遞效率，改善信息不對稱情形，應及時搭建信息傳遞平臺，實現高效信息共享。同時，升級優化企業核算管理系統，整合企業現有核算系統，進一步提升企業信息交流效率。繼核算系統升級后，幫助管理層人員深入了解各項目管理處預算編制實際情況。

通過升級優化企業預算管理系統，有機融合了預算管理板塊和收費軟件管理系統，并且整合了企業現有辦公流程管理系統。

（二）完善優化預算執行控制與反饋系統功能

1.加強預算執行控制機制建設

（1）貫徹落實預算執行控制責任

在各地區公司預算目標分解環節，應按照業務實際運作情況和預算發生周期，深入剖析短期預算目標；在預算分解完成后，及時上傳至上級部門、下達各層級預算責任中心。通過落實預算執行控制機制，有效激發職工積極性，提升預算執行效率。

（2）加強預算執行風險預警

預算預警在預算管理中極為重要，通過風險預警能夠很大程度降低執行風險。具體而言：在預算管理中，職工應及時評估預算風險，對比預算實際，編制、發布預算風險防范報告書。實際工作中，按照報告內容提出相應解決措施；預算管理中潛藏一系列不確定因素可能會對工作造成影響，所以在實際運營中，需按照內外環境變化實時進行目標調整。

2.優化預算執行分析與反饋功能

（1）調整預算責任主體。在以財務金融中心為預算分析責任主體基礎上，將各地區項目管理處和職能部門也設為責任主體。通過擴大其范圍，既保證項目管理全面公司運營現狀，又能加強各部門監督和工作效率。具體由金融中心向項目管理處每月反饋財務分析報告書，并交由地區負責人進行審核，經總部與地區分公司共同審核后整合差異原因、完善報告內容，于每月初交至財務金融中心。

（2）分析解決報告問題。物業公司管理人員、運營管理中心及分公司管理員針對報告所列問題，進一步分析企業經營管理狀況，分析問題，提出解決措施，進而保證預算管理工作落實到位。通過總部與分公司職能部門共同參與問題處理，為后續經營、預算編制工作奠定基礎。

（3）構建完善預算反饋機制。在實際運營中，要落實預算目標，除了落實預算執行、分析執行情況外，還需識別所存問題，提出解決措施。預算執行報告分析環節，加強上下級信息溝通，有利于各級部門深入掌握經營信息。

（三）設定科學合理的預算考評指標

1.適度調整考核指標權重，引導均衡性發展

物業公司需正確認識財務指標考核與非財務指標考核對企業運營的重要性，適當提升非財務指標考核權重。在權重設計環節，可借鑒行業成熟企業的權重指標進行設計，結合自身情況，設計符合自身發展的權重指標方案。

比如：A物業公司將財務和非財務指標權重改進為45%和55%，在績效考核過程中，還將并購業務運行情況納入考核范圍。目前，物業公司想要占據有利的市場競爭地位，必須擴大業務規模，提升經營能力，必須進行并購，可見并購手段納入考核是必然趨勢。

2.優化具體考評指標改善預算松弛

信息不對稱屬于企業預算松弛的一大重要原因。通過優化具體考評指標，可改善以下內容：一是考核指標設計中，在參照原有方案上進行優化升級；二是經過指標優化，可獲得更具可靠性的預算利潤指標，幫助企業實現利益最大化。

（四）整改考評激勵機制引導員工行為

1.優化考評程序

物業公司預算考評環節主要指向績效考核程序公平性。一旦職工對績效考核程序公平性產生懷疑，會引發消極工作行為。所以，為保證考核程序公平性影響因素更為清晰明了，具體做到以下三點：

（1）成立公開、透明預算考核原則

基于公開、透明預算考核原則，公開宣導企業先行考核機制，組織相關培訓活動，指引考核單位與對象明確掌握具體的考核方法與參照依據，進一步彰顯考核過程與機制的公平性。

（2）建立考評申訴機制

持續升級完善企業現行考評申訴機制，一旦考核人提出結果質疑，需立即啟動審查考核程序，闡述造成質疑的本質原因和解決方案，以此保證考評結果的公正性和真實性。促進績效委員會與考核對象交流，主動聽取考核對象相關建議，經調查取證后給予反饋。借助申訴機制，既能深入評判考評合理性，又能規避人為干擾誘發的不公平現象。

（3）加強內審監督

內部審計部門要充分發揮監督效用，以考評精確性、可行性為審計核心點。

針對內部審計其他各項內容，比如：考核指標計算過程的科學性、指標的完整度、權重的合理分配等，統一出具審計報告，為物業公司后續預算管理工作奠定基礎依據。

2.完善績效激勵制度

針對物業公司預算考核環節的不足，可以優化績效激勵方面為切入點，尤其是對于公司基層職工激勵層面，具體而言：

首先，將全體職工列為預算考核對象，共同落實考核結果，制定針對性的考核激勵措施，增強職工個人責任感，創建和諧團隊。同時，經過績效反饋，幫助員工清楚自身成就與不足，真正實現自我升華。

其次，完善績效激勵措施，有機結合物質與精神激勵。比如：A物業公司服務中心，對于基層職工設立“服務之星”獎項、“管理創新”獎項，以此提升企業管理人員主觀能動性，引進留住專業人才。此外，股權激勵方式適用于物業公司重點崗位與管理層人員，與該類人員達成合作關系，激勵其作出更大貢獻，提升企業績效，實現雙贏模式，防止短期工作行為。

在物業公司預算管理環節中，打破固有思維，推行綜合性激勵機制，結合時代特性、企業特征及職工發展需求創建完善激勵體系，進而激發職工主動性，指引員工為企業價值創造而做出更大努力。

四、結語

綜上所述，基于戰略目標下實行預算管理，能夠有效提升物業公司資源使用效率，加強成本控制和預算管理水平，促進物業公司量化發展。針對當前物業公司預算管理中存在的問題，具體從預算編制、預算執行、預算考評、預算激勵方面著手，結合企業經營特征，不斷完善預算管理體系，發揮預算管理成效，全面反映預算管理價值。