從財務管理角度探討高校差旅費報銷管理
——以S高校為例

王若婷 深圳大學計劃財務部

引言

在高校財務日常報銷中，差旅費是最常見且矛盾最突出的業務之一，其存在著私票公報、虛構行程、拆票報銷、冒領補助等諸多問題。隨著《教育部直屬高校直屬單位差旅費管理實施細則》（教財廳〔2014〕26號）及《中共中央辦公廳 國務院辦公廳印發＜關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見＞的通知》（中辦發〔2016〕50號）的實施，按照實事求是、厲行節約、精簡高效的原則，S高校結合實際情況也出臺了相應的差旅費管理暫行辦法，進一步明確了報銷的流程和標準，但仍存在著很多爭議和問題，需要不斷探索與改進。

一、S高校差旅費報銷的現狀

（一）業務量逐年增加，繁雜問題依舊不解

近年來，為加快高水平大學建設、爭創“雙一流”大學，S高校的科研教育事業不斷發展，規模不斷擴張，由此產生的異地開會、交流、培訓、調研等的機會也隨著增多，差旅支出占年度總支出的比重也在逐年增長。如表1所示：2016—2019年的業務量是在逐年增加的，2020年由于受新冠疫情的影響，差旅支出驟然下降，但隨著疫情的好轉，2021年又比2020年增加了0.2億元。

表1 2016—2021年S高校差旅支出情況表（億元）

而差旅業務相對于辦公費、材料費、勞務費等支出業務而言，是比較繁雜的，不僅涉及機票、高鐵票、住宿票、的士票等多種票據，還有許多審核要點：如行程是否完整、是否按等級乘坐交通工具、住宿是否超標、補助能否給等。如果一直按固有的差旅制度管理和按傳統的模式報銷，隨著業務量的不斷增長，不僅財務人員壓力大，報銷人員也難以滿意。

（二）科研出差與行政出差僅在交通工具等級上區分

為激發科研人員的積極性，解決科研經費報銷難的問題，國家出臺了一系列“放管服”政策。為貫徹落實黨中央、國務院推進簡政放權、放管結合、優化服務的部署，S高校于2021年11月制定了最新的差旅費管理暫行辦法，該辦法區分了行政差旅與科研差旅，但只是提高了部分科研人員乘坐交通工具的等級，且科研出差的人員范圍更廣泛些，在一些特殊情況使用科研經費出差的也可以提高乘坐交通工具的等級。除此之外，科研出差與行政出差并無兩樣。

科研出差和行政出差是有很大的區別，對行政出差應該從嚴，嚴格按照國家規定和標準執行，但科研出差應該適度寬松，因為科研活動是不可預見的，出差地點特殊，時間不定，需要去野外勘察卻無法取得正規的票據，導致科研人員報銷難，無法全身心投入科研事業。正如總書記在兩院院士大會提出的要“給予科研單位更多自主權，賦予科學家更大技術路線決定權和經費使用權，讓科研單位和科研人員從繁瑣、不必要的體制機制束縛中解放出來”。為此，我們是否能對科研差旅實行包干制？或者給科研差旅更多的“解壓松綁”，有待不斷地探討和研究。

（三）尚未引進智能商旅平臺

現階段，S高校雖已全面推行網上報銷，但尚未引進智能商旅平臺。出差人員需自行到航空公司、12306、酒店或是攜程、去哪兒等第三方平臺購票，差旅活動完成后再把本次差旅活動所發生的所有票據粘貼好，再到差旅報銷平臺填報，填報的數據不一定是準確的，提交上來的票據有的也雜亂不堪，尤其是涉及多個城市出差的，財務人員審核起來費時費力，且容易存在違法違規等諸多問題。

二、S高校差旅費報銷存在的幾點問題

（一）私票公報

差旅費是指在職人員或其他人員因公務臨時到常駐地以外地區所發生的境內城市間的交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通補助等。公務是指因工作需要而在外地進行學術交流、參加培訓或是調研等。但在實務中，卻有很多報銷人拿私人外出旅游的票或回家的票來報銷，比如寒暑假過后就會涌現很多只有往返交通票而無住宿票的報銷單，經核實出差人的身份信息，出生地確實與出差地相一致，大部分都是回家的票；或是法定節假日過后就會出現很多熱門旅游景點的票，比如住宿是某海景度假村或者是某溫泉酒店，而入住人通常是夫妻，有的甚至還把孩子的票拿來報銷，出現了“95后”“00后”教授進行學術交流的差旅費報銷。

（二）虛構行程

發票是從事經濟活動的見證，是單位報銷支出的原始憑證，但由于對票據管理上的松弛，以致被一些人利用，有的人本沒有公務出差，而是通過向不法分子購買發票，得以套取資金。在日常業務中，曾發現有的報銷人花幾十塊錢購買了附近城市的高鐵票，但實際并沒有出行，而是聯系當地虛開了幾天的住宿票，這樣構成了完整的幾乎無懈可擊的行程，還可以領取相應的補助。這樣，僅僅花費百來塊錢，就可以套取幾千塊錢的經費。

（三）拆票報銷

在差旅報銷制度中，若繳納了會務費，而會議通知沒有明確說明不含餐費或食宿自理的，一般默認主辦方會統一安排用餐，則會議期間不予食補，但有的報銷人員為了多領幾天補助而將會務費與差旅費拆單報銷，而財務人員在做差旅單時一般都不知道該筆差旅單有繳納會務費，一般都會給予補助。同理，若出差期間有租車，也是不予交通補助的，但如果報銷人將其單獨報銷，財務人員在沒有發覺的情況下會給予交通補助。這兩種拆票報銷的行為都會導致出差人多領取補助。

（四）冒領補助

伙食補助費和市內交通補助原則上實行定額包干，伙食補助為100/天，市內交通補助為80/天。只要行程完整合規，則按出差天數給予出差人相應的補助，但原則上補助不超7天。在實際中出差人并不一定是報銷人，有的校外人員或學生出差，都是由校內職員幫其購票，有的也不知道會有差旅補助。某些報銷人則起了私心，報銷了補助后并不會轉給實際出差人。

（五）特殊出差

出差活動原則是不鼓勵老師自駕出差的，但有的科研項目確實需要到交通不發達的地區或者臨時外出訂不到交通票，且由于新冠疫情的影響，有很多科研人員確實選擇了自駕調研，或者滴滴出行，事后報銷就僅報住宿票。沒有交通行程的佐證，人數和時間有時無法辯證，有的報銷人為了使住宿費不超標準，虛增了出差天數或出差人數。對于法定節假日出差，S高校則要求需附邀請函且不予補助，但有的老師的確出差調研了卻無法取得函證，如果一棍子打死都不讓報，這會讓真正利用法定節假日在進行科研工作的人員感到憤懣和不公。

三、解決對策

（一）提前審批，報銷有據

實行先審批、后出差的公務出差審批程序，尤其是使用行政預算經費出差的，出差人應在出差前完成出差審批手續，向所在二級單位上報出差事由、出差地點及往返時間，并把審批表作為事后報銷的必要附件；二級單位作為主要責任單位，應加強對本單位工作人員差旅活動和經費報銷的內部控制，應從嚴控制出差人數和天數，嚴禁無實質內容、無明確公務目的的差旅活動，這樣可以從源頭把控住不需要的、虛假的出差費用。若因臨時緊急出差來不及提前申請，需說明理由并補齊審批手續。

（二）完善差旅費報銷制度

制定完善、詳盡的差旅費報銷制度，不僅使差旅費報銷有據可依，有章可循，也讓財務人員避免在某些特殊情況下與報銷人扯皮。一是城市間交通票：除了實名制的飛機票、高鐵票等，由第三方代開的發票需提供登機牌或訂票清單，不同類型的出差人員應按相應級別乘坐對等的交通工具，否則應據實核減。二是住宿票：發票上應注明天數、人數、單價等基本信息，如因賓館客觀條件限制而無法在發票上體現的，出差人應根據實際情況在發票上予以標注并簽名確認。由第三方代開的，同樣需提供代訂清單。三是出差期間所發生的費用應當連同當次的差旅費同時報銷，事后不得補報；自駕出差需說明理由且不予交通補助，必要時需附上過路過橋記錄進行佐證等。

（三）提高財務人員專業判斷水平

財務人員應不斷提高自身專業素養，時刻保持著專業敏感度，熟練掌握差旅費報銷制度，明確報銷標準、統一報銷口徑、計算方法和報銷流程，嚴格把關，控制違規風險，保障學校的資金安全。在業務審核中，應留意各項信息是否與實際相符，對不符合常理或是有疑點的應當多加核實；對于單獨報銷的會務費或租車費，應留意是否拆單報銷。此外，財務人員還應加強與各職能部門的聯系，比如與人力資源部進行信息共享，有利于人員信息的識別。定期舉行培訓會、更新微信公眾號等，向其普及最新財務報銷制度，防止財務信息滯后。

（四）建立誠信機制，完善信用評價指標體系

在不違背會計基本準則和相關制度的前提下，應充分相信我們的報銷人員，盡可能簡化報銷手續，減少客觀證明材料的提供。在“中辦發〔2016〕50”文件中明確提到“難以取得住宿費”的情形，只要出差人提供書面承諾的情形下就可以據實報銷差旅費，不再設置項目負責人、二級單位負責人審批等環節，更不需要提供“工作記錄、借宿戶主身份證復印件、蓋手印的領款收據”等證明材料，讓科研人員全身心投入科研，而不是想著如何搞經費。正如前文所說，如果有的科研人員利用節假日出差調研，但只因無法提供調研函，就不給予報銷，這是對科研人員極大的不公和不尊重。不能因為個別人員的不誠信行為而讓全體人員為此買單。因此，建立誠信機制，完善信用評價指標體系，可以將差旅費日常報銷中發現的失信行為進行記錄，建立“失信人員黑名單”，對這類人員要進行重點審計，發現虛報冒領差旅費等違規違紀行為，應堅持“零容忍”，讓其得到應有的懲罰。而對于誠信好的報銷人員，應給予充分信任，對于特殊出差情況，如法定節假日出差調研，若取不到函證，只需自己書面說明清楚情況并簽字即可，讓誠者得天下。

（五）強化使用公務卡結算，補助給到出差人

嚴格落實公務卡管理制，全面采用公務卡結算，不但降低了單位差旅費的周轉借款，而且有利于財政資金追根尋源，使住宿費、機票費用等有關費用的渠道更加公開透明，有跡可循。沒有通過個人公務卡結算及對公轉賬的，須附有客觀合理的說明，并提交相應的有效憑證以及到所屬學校或部門簽字蓋章，方可報銷憑證。對包干人員的出差補助，尤其是對校外工作人員以及學生出差的，均須直接打在出差個人賬上，不能讓別人代領。

（六）引進智能商旅平臺

引入智能商旅平臺后，不但能夠提升學校差旅費核算的整體效能，降低了人工核算差旅費的錯誤率，還便于學校出差教師進行報銷，從而避免了其所出具的消費憑證不合法、不合規等問題。現階段，智能商旅平臺已日漸成熟，學校應積極與軟件公司建立戰略合作，上線差旅報銷自動化平臺，實現差旅申請、差旅審批、行程預定、報銷結算的全方位報銷管理。出差人可以通過智能商旅平臺一鍵預定所需的機票、火車票和酒店等，系統自動生成行程單，并與財務報銷系統對接。由財務部門與商旅平臺定期直接進行結算和對賬，提高購票和結算的便利性。通過該平臺，差旅人員不僅減少了整理報銷票據的時間，還節約了與財務人員的溝通成本，而且也增加了報銷的透明度，一些不合法、不合規的行為也被遏制。隨著信息技術的發展，引進智能商旅平臺是差旅費報銷的最終趨勢，還在用傳統差旅費報銷模式的高校應改變思維，可以向已引進智能商旅平臺的高校借鑒和學習，進一步發揮財務信息化的優勢和作用。

結語

對于高校差旅費報銷中出現的問題，一方面，我們應加強內控管理，加快制定更加符合本單位實際的差旅費管理辦法，將制度切實落到實處，減少差旅費中的各種不合法、不合規現象，杜絕虛假、浪費等現象，為財政資金的安全使用保駕護航；另一方面，應本著為廣大報賬師生服務的原則，不斷探索差旅費報銷的新方法、新途徑，簡化報銷手續，提高服務水平，做到既能滿足出差人員的基本需要，又能提高辦事效率。