事業單位財務報銷審核管理研究

付曼 忠縣人民醫院

引言

在事業單位財務管理工作中，財務報銷審核是重要的起始環節，同時也是保障單位財務工作真實、規范、高效的關鍵環節。近年來，我國醫療衛生事業取得了長足發展，醫療服務規模不斷擴大，專業水平持續提升。隨著業務拓展，醫院收入與支出規模不斷增大，財務工作規模日益擴大，并向復雜化、多元化發展。一般而言，為提高財務工作質量，保障報銷審核的準確性與真實性，醫院在報銷過程中往往需要分門別類審查每一筆報銷項目，核算各類費用，確保報銷賬目合法、合理，并保證報銷賬目各類費用單項支出不超過該項額度，總體支出不超過總額度，因而醫院的報銷審批流程往往相對煩瑣、復雜。同時，事業單位改革、醫療改革、“放管服”改革不斷深化，“互聯網+”技術迅速發展，財會制度更迭完善；對醫院財務管理水平提出了全新的要求，如何在保障報銷管理工作質量的前提下優化報銷審核體系、簡化工作流程、提高報銷審核工作效率，成為推動醫院財務管理體系轉型升級的重中之重。

一、醫院報銷審核工作特點

（一）業務覆蓋廣泛，審核工作相對復雜

一般而言，醫院日常運營過程中財務報銷覆蓋范圍較為廣泛，所涉財務往來包括藥品及器材購置費用、工作人員差旅費用、會議及培訓費用、物業管理費用、日常檢修及維護費用、辦公費用等。在報銷審核環節，財務工作人員需根據各項業務類型、資金來源、業務發生原因、產生的費用金額、業務發生部門等進行分類、分項審核，依據此確定各項報銷業務所涉及的審批權限、管理部門、職責部門并依次報送審核簽字。為強化醫院資金資產管理、規范醫院資金使用，相關管理部門往往會針對性地出臺、更新財務管理、財務報銷、資金資產管理規定及相應實施方案；醫院自身也會針對法律法規、標準及自身業務、規模變動而制定相應的資金資產管理制度、財務報銷制度。一旦財務工作人員無法深入理解各項業務，無法準確地判斷各項報銷業務所適用的管理規定及部門權限，或是新舊管理規定銜接不當，將會極大程度地增加報銷審核工作的管理難度，增加退單概率，從而影響報銷工作開展的效率。

（二）原始單據形式多樣，審核工作較為煩瑣

依據許多醫院現有的報銷審核管理體系，財務報銷的原始單據需經過業務部門審核、管理部門審核、財務部門審核等審核流程。由于醫院運營及財務管理自身的特殊性，醫院財務報銷業務具有業務類型多樣、業務數量龐大、費用金額差異大、資金來源多樣、管理模式較為精細復雜等特征。醫院的財務報銷業務往往涉及類型復雜的原始單據，由于業務所涉行業不一、業務發生地點不一，單據類型及形式也往往有所差異，就發票而言，基于相應法律、條例等，發票類型、面額、使用范圍等均有詳細規定，同時根據實際使用、管理需求等，審計、稅務、執法等相關部門也在不斷對相關規定進行優化調整。在醫院日常運營中，由于業務類型不同，其所涉及的發票類型也不盡相同，即便是在實行統一分類管理的條件下，原始單據的審核也仍舊相對煩瑣。審核人員需根據經辦人所提交的報銷憑證、原始單據，依據經驗，或咨詢相關管理部門，或請示領導以確定該項業務的類型、所適用的管理規定、審核標準、審批權限等，再行審核并逐一報送審批。單據類型復雜、形式多樣使得分類審批工作仍然對人工審核具有較高的依賴程度。另外，隨著“互聯網+”技術發展，線上業務辦理、電子發票應用等應用日益廣泛，新技術的應用一方面使財務報銷工作極大程度地掙脫時間、空間的桎梏，提升了業務開展效率；另一方面，電子單據的應用也使得財務報銷中所應用的單據種類、形式更為多樣化。如何提升財務審核工作效率，在確保審核管理規范、準確的前提下簡化審核流程，提高審核工作效率成為醫院報銷管理工作亟待解決的問題。

二、醫院報銷審核管理存在的問題

（一）管理體系相對完整但靈活性欠缺，與業務發展銜接相對滯后

總體而言，行政事業單位在運營發展中已形成相對成熟的管理體系，并且隨著事業單位改革、放管服改革持續深化，業財融合、管理會計、全面預算管理等理念、體系也在事業單位中逐步引入并推廣應用；針對單位發展、管理需求、改革戰略布局等，相關職能部門不斷修訂完善現有規章制度、管理條例。相對成熟規范的管理體系極大程度地保障了行政事業單位日常工作的規范性，但隨著單位發展，在新業務及偶發性業務的管理審核中也相對容易顯現出管理靈活度欠缺的弊端。就醫院而言，針對常規業務如工作人員差旅、會議、藥品及耗材購置、科室日常維護等已有較為完善的管理條例及管理制度，但隨著醫院發展，醫院業務范圍拓寬，業務專業性也不斷深入，醫院日常運營中一部分新增的偶發性業務可能會缺乏相應的管理制度及審批流程規范，并且難以找到相關案例可循，造成相應的報銷審核難以規范化進行。同時，隨著制度、標準的修訂更新，新舊制度交接更替可能出現銜接不當等問題，同時現行制度可能會出現重疊，致使相應的報銷審核難度增大。另外，針對醫院現行管理體系而言，在報銷審核流程中，財務報銷原始單據需經經辦人、業務部門、財務部門、管理部門中流轉；現行審核制度極大程度地保障了財務報銷審核的規范性，但在針對醫院新增業務、偶發性業務的報銷審核過程中，一旦各審批部門缺乏有效的溝通機制，將可能會出現各部門決議相互沖突等問題，造成報銷審核工作量加大，審核難度增加，降低財務報銷審核的工作效率。

（二）信息化管理系統尚待優化完善，各部門間“信息孤島”效應仍未有效解決

在無紙化辦公、電子政務、電子商務、信息化管理技術飛速發展的當下，大多數事業單位已引入信息化技術建立起信息化辦公、管理平臺，并在運營維護中針對單位發展戰略及單位自身業務不斷進行針對性的更新及維護。就醫院而言，許多醫院早已構建起適配醫院日常業務的信息化辦公管理平臺，醫療服務存檔、儀器藥材購置、科室管理、財務報銷等日常業務都可借助信息化平臺完成；信息化辦公管理技術的應用及發展極大程度地提升了醫院的工作效率，并降低了原始數據、信息丟失的概率，為醫院運營發展提供了極大的便利。但針對醫院運營管理發展現狀而言，醫院信息化管理平臺在信息融合、交互傳輸等方面仍尚有欠缺，業務部門、財務部門、管理部門之間仍存在一定程度的“信息孤島”效應，造成報銷審核流程相對復雜。以儀器購置為例，醫院儀器購置需由業務部門依據儀器用途、資金數額、資金來源、購置渠道等填寫相應信息并提交報送項目負責人、科室負責人、部門負責人審批；在后續購入過程中，還需在合同管理平臺、資產管理平臺等進行登記申報；在財務報銷過程中在填報報銷單后，需將各管理平臺的審核回執、驗收單、發票等原始單據整理提交。目前在購置過程中，各平臺填報審批可經由信息化管理平臺完成，但各管理平臺相對獨立，填報審批也需分別進行，在財務報銷過程中需由經辦人統一匯總后提交至財務管理平臺進行審核。在此過程中，各平臺相對獨立使得審核過程相對煩瑣，同時也容易帶來信息反復提交，造成錯填、漏填問題；涉及特殊儀器購置或涉及多部門經費使用審核報批時，如果部門間溝通不暢，將容易造成審核混亂、退單頻繁等。另外，為了規范醫院資金資產使用及監督管理，優化財務管理體系，醫院針對不同類型業務、不同資金款項、不同部門的財務收支等制定了較為詳細的管理規范及報銷制度，在以往的醫院工作模式及管理模式中，各部門工作相對獨立，信息交互機制相對欠缺，報銷審核往往審批流程復雜，審批周期也相對較長。報銷業務移交線上，線上審核極大程度地加快了部門間數據傳遞交互，提升了審核報批的效率。但目前各部門管理平臺相對獨立，信息交互機制仍尚待進一步探索完善，“信息孤島”效應仍一定程度存在。一是業務方缺乏對報銷管理制度的深入理解，造成填報混亂、原始單據不合規定等；二是各管理部門平臺相對獨立，造成數據信息重復填報，帶來審核權限界定不清晰、審核混亂、填報信息失誤而難以對應等，為報銷審核帶來一定困難。

（三）報銷管理執行體系尚未健全，制約報銷審核的準確性

行政事業單位經費管理中，對各項經費使用途徑、經費使用時限、報銷管理等均有明確規定，但在實際執行中往往受諸多因素制約而難以有效執行。以醫院管理為例，各個項目、課題在立項及申請審批階段均會提出相應的執行計劃及結項、結題時間，但受制于經費劃撥、項目實際執行進度等種種因素，預期結項、結題時間與實際結項、結題時間有沖突等現象屢見不鮮。并且在實際報銷過程中，也會出現項目負責人未能及時關注項目經費使用情況，造成實際支出與預算存在一定差異，影響項目審核報銷賬務處理。另外，在項目進展過程中，由于工作較慢、差旅等原因，一些報銷賬務不能得到及時處理，甚至超過賬務報銷時限后才履行報銷手續，為報銷審核工作帶來極大困擾。業務管理、財務管理等移交線上后，報銷管理效率得到極大提升，但財務報銷管理制度執行仍存在諸多問題。線上填報過程中，涉及賬務信息填寫提交、單據上傳等諸多線上操作，一旦經辦人對管理制度或各類管理平臺熟悉程度不足，將會導致信息填報錯誤、單據上傳不符合規范等問題，增加不必要的報銷審核工作量。與此同時，報銷審核審批涉及多部門、多層級的審核權限，在各項業務移交線上處理的當下，線上審核訪問權限、簽章管理體系等尚需進一步完善；許多單位在報銷審核管理中，對審核訪問權限界定、電子簽章與人工簽章的認證管理仍不夠明確，一些單位在財務報銷過程中，線上填報審批完成后仍需打印回執單送交相應負責人或管理部門進行簽章，最終在財務報銷中進行整理提交，一定程度上影響了報銷審核的效率。另外，在財務報銷審核過程中，發現填報信息有誤、原始單據不符合規范或提交不全等，會退單，由報銷部門經辦人重新填寫、整理、上傳原始單據并提交報審，一些職能部門經辦人在重新填寫申報后未能及時在系統中刪除或作廢舊的報銷信息，使得管理平臺上該筆費用一直處于“報銷審核”狀態而凍結相應金額，財務部門難以實時掌握項目資金實際使用狀態，或是不能及時將資金信息反饋給職能部門進行處理，從而難以依據實際預算執行情況、資金實際使用情況等對報銷賬務進行審核，為報銷審核工作帶來諸多困擾。

三、完善事業單位財務報銷審核的策略

（一）梳理財務規章制度，完善報銷流程

在事業單位報銷審核管理中，需依據現行制度、準則等，結合單位業務結構變動情況及發展方向，梳理單位各職能部門的項目管理、經費管理制度，依據此完善財務報批審核制度。就醫院而言，應當加強業財融合等財務管理模式、理念的引進及推行實施，建立相應的管理規章制度，加強職能科室與財務部門的交互融合，使職能科室能充分了解財務報銷審核規章制度及管理體系，在開展業務及財務報銷時可以更為規范、有效，同時財務部門在深入了解職能科室業務流程、工作體系的過程中，針對財務報銷審核制度存在的不足可以及時做出調整。在完善財務報銷審核制度的同時，應當強化預算管理體系，在單位當前預算體系的基礎上，深入貫徹全面預算體系，并在實際預算工作中強化公共預算、項目及課題經費預算、經營預算等各個分支及環節。另外，應當進一步完善資金資產管理體系、科室管理體系等，針對低值易耗品、高值耗材、辦公設備、醫療器械、儀器等完善分類標準并健全完善相應的管理體系，明確購入、領用、共享、報廢等各環節流程及執行標準、執行細則；在人員支出方面，明確勞務支出、差旅支出、會議支出等各類項目支出標準及管理細則。在全方位管理體系優化的基礎上優化會計處理體系，使財務管理部門可以更為準確、真實地掌握各科室、各項資金的收支情況及預算執行情況，保障財務審核工作可以在數據信息全面、真實、有效的基礎上有序進行，提升財務審核工作質量。

（二）制定針對性審核管理細則，明確重點審核管理對象

事業單位在日常運營中所需處理的報銷賬務數量巨大、類型多樣，要想切實有效地提高財務報銷審核效率，就需要在完善管理體系，實現規范化、流程化管理的基礎上進一步將業務、報銷賬務等進行分類，明確重點審核管理對象。針對醫院報銷審核管理而言，以全面、詳細梳理醫院業務及管理流程為基礎，在報銷審核管理中可以依據費用金額大小、資金來源、業務類型等對報銷業務進行分類，制定針對性管理及審核細則，明確重點管理對象及簡化管理對象，梳理重點審核內容，在保障報銷審核管理真實、有效、規范的基礎上實行分類管理，合理簡化報銷審核流程，提高報銷審核工作效率及質量。以易耗品采購為例，可以依據采購規模、耗材單價、耗材類型等確定重點審核管理業務，對小規模低值易耗品采購、常規耗材采購等可以實施一定程度的簡化審核，對大宗易耗品采購或單價較高的高值易耗品采購進行重點管理，并制定相應的審核、存檔、復核、抽查細則，在保障業務開展及財務報銷規范、有序的前提下，合理減少報銷審核工作量，提升報銷審核效率。

在單據審核過程中，應當重點審核票據真實性、合法性。發票是財務信息的重要載體，也是報銷管理的主要依據之一，發票審核無疑是財務報銷審核的重中之重，嚴格審核發票信息是保障報銷審核公正性、合法性的基礎。在財務報銷審核中應當對發票的真實性、有效性需進行重點查驗，尤其在電子發票應用日益廣泛的形勢下，需針對電子發票和紙質發票建立有效的查驗機制，避免虛假發票、過期或作廢發票、重復使用發票等不合理票據通過審核；另外，需要有針對性地查驗報銷單、申請審批回執、競價憑證、合同、會議回執、行程單、資產備案憑證等其他類型原始單據與發票信息的對應性，避免因發票使用不當而出現不合理票據。

針對不同業務類型的報銷審核應當有針對性地明確重點審核內容。例如在涉及會議費用時，應當重點審核參會回執，明確參會人員及會議地點等，核實會議是否產生交通費、住宿費等其他費用，審核所報銷費用是否符合相應管理條例中所規定的標準及限額等。涉及采購、領用、驗收等問題的報銷賬務，應當依據相關法律法規、實施條例、管理規定等，重點審核競價憑據、中標文件、采購合同等，重點審查合同簽訂、付款等是否合法合規，所開具發票是否與合同所簽訂條款相符，驗收入庫是否符合資產管理規定等。此外，在報銷審核移交至線上的條件下，應當進一步加強原始單據的存檔、管理，應當建立起有效的發票管理體系，在發票驗真體系的基礎上，還應當建立起已報銷發票信息數據系統，避免發票重復報銷。

（三）增強管理系統中各部門交互，明確管理責權及訪問等級

要想切實有效地提升事業單位財務報銷審核工作水平，在保障審核公正、規范的前提下提升報銷審核工作效率，就需要進一步完善單位信息化管理系統建設，建立起行之有效的數據信息交互渠道，完善數據交互機制，進一步降低由分區辦公帶來的“信息孤島”效應。針對醫院而言，可以將科室管理平臺、采購管理平臺、資產管理平臺、合同管理平臺、財務管理平臺等進行進一步融合，或是依托信息化技術建立起行之有效的數據傳輸交互機制。一方面，推動構建業財融合的管理模式，推動財務管理部門與職能科室的溝通交互；另一方面，在財務報銷中也可降低數據信息重復填報概率，進一步簡化財務報銷流程，并一定程度降低填報出錯而引起退單的概率，提升財務報銷審核工作效率。

值得注意的是，在事業單位推動管理平臺融合、加強平臺間數據交互的過程中，應當尤其注重責權界定、信息安全等問題。在醫院管理中，醫院應當在梳理醫院業務、完善審批流程的基礎上，進一步明確各部門、各業務的審批權限，以此為基礎明確信息化平臺訪問、審核權限，及時更新維護管理系統，避免出現越權審批等問題。在信息傳輸交互體系中，應當進一步完善數據信息加密傳輸體系，避免數據信息在傳輸過程中丟失或失真等問題出現。另外，在報銷審核業務移交至線上進行處理后，應當在完善審批管理體系，各部門責權范圍明確、訪問權限界定清晰的基礎上，進一步完善簽章管理。對于必須要進行人工簽章的業務，在審核管理中應當注重原始單據的完整性審查及簽章核驗，保障原始單據提交完整、真實；對于線上審批或使用電子簽章的業務，應當加強電子簽章管理及核驗，及時維護電子簽章管理系統，避免電子簽章誤用、越級使用等現象發生。

（四）加強人才隊伍建設，深化財務管理體系改革

毋庸置疑的是，在事業單位管理體系優化過程中，人才儲備必不可少。在提升財務報銷審核的過程中，單位應當加強專業性人才引進，積極做好相關業務知識、管理規章制度等方面的培訓。就醫院管理而言，醫院應當注重引進專業性強、業務能力高、具備學習能力及學習主動性的財務、信息技術等方面的專業人才。加速構建完善安全、規范、交互性強、實用性高的信息化管理平臺。加強對相關審核管理人員的業務技能、專業知識、法律法規等方面的培訓，推動業財融合等管理體系構建。加強財務管理部門與職能科室的溝通交互，一方面，增強財務工作人員對職能科室日常業務范圍、業務流程的理解，推動財務審核管理優化升級。另一方面，加強對職能部門工作人員的宣傳培訓，使職能科室工作人員進一步了解現行財務管理、報銷審核法律、規章制度、執行細則等，并充分熟練掌握信息化管理平臺的使用，進一步規范報銷流程，提升財務報銷審核的工作效率。同時，良好的人才隊伍建設及高效運轉的溝通交流體系也可助力醫院構建良好的信息反饋機制，避免由于填報、退單、重新填報等操作過程失誤而造成錯誤信息反饋，影響財務報銷審核工作順利進行。

結語

財務報銷是事業單位財務管理的重要起始環節，保障財務報銷審核的公正性、規范性，提高財務報銷審核效率是單位高效運轉、實現可持續發展的重要基石。在醫院管理中，優化財務報銷審核不僅可以推動財務管理體系轉型升級，還可以保障各職能科室經費使用規范、日常業務有序推進。在信息化管理持續生化的當下，醫院要想切實推動財務報銷審核管理優化升級，就需要轉變管理理念，構建專業的人才隊伍，加強各部門間溝通協作，完善數據信息交互處理體系，建立良好的信息反饋體制。在日常工作中應正視現行報銷審核管理體系的不足，并追根溯源，有針對性地進行優化探索，提升財務管理審核體系的公正性與規范性，提高財務審核管理工作的質量與效率，為醫院改革深化、發展持續化奠定穩固的發展基石。