基于做好檔案管理信息化建設的思考

仝翠蘭

【摘要】現在我國十分重視檔案管理工作，從各企業到事業單位等等，檔案管理工作作為基礎的管理工作之一，其作用是時分秒明顯的，可以為企事業單位的發展和決策提供足夠的資料和科學的依據。數字化技術屬于網絡信息技術的一種，采用數字化技術可以提高檔案管理的實效性，可以將一些有價值的信息和數據進行統一管理，定期統計和分析和數據，便于檔案資料的收集、查閱、提取和運用。數字化技術具有強大的數據統計分析功能，數據傳輸能力較強，有助于實現資源的共享，在檔案管理工作中應用數字化技術是時代發展的選擇。

【關鍵詞】檔案管理;信息化建設;思考

近些年來，我國經濟水平不斷提高，計算機應用得到了空前的發展，網絡滲透到了各行各業，任何行業都脫離不開網絡，這也就對檔案管理信息化建設提出了要求，傳統的檔案管理已經不符合當代需求，因此需要建設一種符合當今社會且可行性大的檔案管理方法，本文結合如今檔案建設的實際，就如何開展檔案信息化管理建設、提高檔案管理水平展開探討。

一.我國檔案管理信息化現狀及存在問題

1.我國檔案信息技術受限

雖然我們平時對于檔案的利用并沒有太多次數，但其仍是我國最為保密的事物，一旦造成大量信息泄露，后果十分嚴重。因此，將互聯網信息技術引入檔案管理有著極大爭議，因為我國的信息技術最初并不完善，將信息化互聯網技術引入檔案管理上，雖然在一定程度上能夠使得檔案管理更為快捷和方便，但從另一個角度來看，由于檔案管理的信息技術不完善，很有可能會導致我們的檔案信息泄露或者丟失。這就要求我們應當加強檔案管理信息技術的研究，加強對其的投入，并且促進檔案管理信息化的建設。

2.規章制度和管理機制不規范，檔案信息安全受到威脅

一方面，檔案管理信息化建設是在信息化背景下傳統檔案管理的變革，相應地需要對新形勢下檔案管理的規章制度進行相應變革。這就需要在已有工作經驗之上進行新的探索，但由于檔案管理信息化建設缺乏完善的法律法規進行規范，檔案管理制度的適用性需要進一步提升;另一方面，信息化建設過程中，對檔案內容信息化和檔案信息利用的管理機制不夠完善，不僅造成檔案內容查閱體驗的降價，還容易造成保密資料的外泄與丟失，使檔案信息面臨超越安全管理規定的不規范調閱和復制。

3.檔案信息使用率處于低狀態

對于大多數檔案管理人員來講，檔案工作要注重從事人員的責任感，和檔案人員的技術是否過硬，能否勝任工作，因為這個職位十分重要，掌管著全部的信息，然而檔案的信息使用率一直處于低迷的狀態，主要原因是不重視，這就造成了檔案信息化管理很長一段時間得不到發展。因為早期我國在信息注冊上并不關注，主要表現在我們在購買東西不用提交相關信息證明，如手機號碼的購買，這就使得我們電子信息詐騙現象比較嚴重，因此我們在購買那些需要征信的物品時，相關的企業應當核實真實信息，這樣就使得人們重視檔案信息的重要性。

4.提高檔案管理人員的素質和能力

基層檔案管理工作發展經過了一段時間，目前檔案管理人員的結構相對穩定，但是隨著科學技術的快速發展，檔案管理人員素質和能力有待提高，部分檔案管理人員年紀較大，資歷較深，但是對于數字化和信息化技術不夠了解，對先進技術的知識管理不到位，檔案管理效率有待提高，管理人員能力有待提高?，F代化發展需要檔案管理工作轉變為數字化和信息化模式，但是檔案管理人員這方面的意識有待加強，檔案管理工作相對繁瑣，一味依靠人為能力是不可能實現檔案管理的高效化，因此，必須提高檔案管理人員的素質和能力。

二.檔案信息化建設措施

1.建立健全檔案管理信息化規章制度，實行標準化管理

首先，檔案管理部門要嚴格執行《檔案法》有關規定，建立科學有效的檔案管理制度，對檔案的收集、整理、歸檔、調閱等進行細致規定，并確保相關制度的有效實施。同時，要加強對檔案安全管理制度的完善，建立責任追究制度，對違法違規行為依法進行追責。其次，要推進信息化管理的標準化管理。要針對建檔、存儲、共享等環節，形成規范化的管理模式，對檔案進行重要層次分級設置，對延續性檔案內容進行實時更新，協調檔案管理單位所有部門共同參與，共同進行數據開發和使用技術的探索，真正實現檔案管理信息化建設的服務功能。

2.加強網絡方面的建設

檔案的信息化管理與互聯網密不可分，這就需要檔案管理人員將傳統的檔案信息，傳輸到互聯網上來，為每件事建立一個電子檔案，這對從事檔案管理的人員也提出了要求，管理人員要擅長計算技術，提高效率，也有益于減少工作操作造成的失誤。要想將信息化管理做好，就要把信息做好，需要確立一個現代的信息服務模式，更加信息化、網絡化，因此要加強網絡方面的建設，將檔案信息和網絡緊密結合起來。

3.做好檔案的附加值，合理開發檔案資源

因為對檔案工作有了好的開展，檔案管理的信息化建設逐步確立起來。這體現在，計算機信息的應用大幅度提高，有了計算機，處理檔案工作的效率得到提高。因此檔案的信息化管理工作也離不開計算機網絡，同時計算機能夠最大速度管理檔案信息，其速度遠遠超過了人力，所以檔案的使用范圍能夠得到空前的提升，對檔案資源的利用程度就會大大加深，這就方便了工作，能夠最快、最準確地查到所需要的信息，有效提高工作效率。

4.提高檔案保存技術，最大限度保留信息

通過提高檔案的保存技術，能夠長時間、最大限度地保留檔案的信息，同時在互聯網上留下各種各樣的幫助模式，通過這種保存技術，使想要利用信息的人員能夠得到應有的便利。通過這種技術，我們能夠最大程度減少對原始檔案的翻閱，從而減少了對原始檔案的破壞，保證初始數據的真實性，能保護信息的安全，通過計算機的技術加密對電子檔案進行保護，這樣十分有利于當下檔案管理的信息化建設。

結束語：綜上所述，檔案管理信息化建設是信息時代檔案管理工作的必然發展趨勢，對提升檔案服務經濟社會發展能力至關重要。政府管理部門和廣大檔案管理單位應予以充分重視，加大投入，不斷提升軟硬件建設和人才隊伍培養，使檔案管理信息化建設更好地服務于人民，服務于國家建設和社會發展。

參考文獻：

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