機關事業單位檔案數字化現狀分析及優化措施

于策

一、機關事業單位檔案數字化的重要意義

近日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提到要加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化，將檔案信息化主動融入數字經濟、數字社會、數字政府建設，推動檔案全面納入國家大數據戰略，并提出繼續做好“存量數字化”、“增量電子化”，中央和國家機關傳統載體檔案數字化率達到80%，各類電子文件應歸盡歸、電子檔案應收盡收。陸國強同志在“深入學習貫徹習近平總書記重要批示精神專題研討班”的講話中也提到了要加大力度推進檔案信息化建設，突顯了檔案數字化工作的重要意義。

（一）檔案數字化是社會發展的必然要求

經濟社會的發展創造了新的技術手段，為人們開展工作提供了新的便利。開展檔案數字化工作是機關事業單位順應計算機及信息化發展潮流的必然要求，檔案數字化有利于為本單位檔案管理和利用提供更為便捷高效的服務，有利于對原始檔案的保存保護，確保檔案的完整性和可利用性。

（二）提升檔案管理實效，充分發揮檔案價值

傳統的紙質檔案以紙張為載體，查閱檔案與管理利用耗費人力與時間，而且傳統紙張保管不善，容易存在受潮問題，經常對其翻閱查找也會對檔案造成一定程度的損害。檔案數字化可以擺脫以紙質為載體的檔案存儲方式，使檔案的利用不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給多人共享，極大地提升了檔案查找利用的效率，提高辦公自動化水平和工作效率，檔案利用的時效性和檔案內在價值可以得到充分體現，從而實現檔案工作價值的增值，同時減少對原始檔案的翻閱次數，有利于原始檔案材料的保護。檔案數字化可以使檔案利用和管理不受時間和空間的限制，可隨時查閱利用，方便快捷。數字化檔案使得檔案管理者從檔案日常重復管理中解脫出來，專注于檔案內容整理、數據挖掘、提高信息服務水平等。

二、機關事業單位檔案數字化現狀分析

（一）檔案數字化建設相關制度規范不健全

目前，我國檔案數字化建設發展歷史不長，還未到達成熟階段，有許多標準細則還有待完善，甚至有些單位并無相關標準規定，這就造成檔案數字化工作者在具體操作中存在處理標準不一、處理結果不夠規范等問題，因此制定統一完善的檔案數字化制度規范，以利于檔案工作的有序長久發展顯得十分必要。

（二）檔案數字化工作重視程度不高

機關事業單位有時業務工作較為繁忙，對于檔案數字化工作的重視不夠，沒有緊跟國家檔案局的步伐推動檔案數字化建設，單位檔案部門沒有對檔案數字化工作制定具體規劃目標，不利于為檔案數字化工作發展提供良好條件，促進其持續穩定發展。

（三）檔案數字化資金傾斜不足，基礎設施建設和人才建設薄弱

由于事業單位對檔案工作重視程度不夠，在資金上的傾斜不到位，在檔案數字化基礎設施建設方面相對薄弱，體現在數字化轉化硬件和軟件設施不夠完善，部分單位尚未購置并引進電子高速掃描儀、微縮相機等硬件以及文件格式轉化器等設備，難以高效開展紙質檔案轉化工作和電子文件格式統一工作。[1]有些單位雖建設了計算機硬件設備存儲檔案，但是沒有能夠完全滿足日常業務需要的軟件技術來處理檔案資料以及提供后續利用。與此同時，檔案數字化專業人員也不能滿足業務需要。檔案數字化人員需要對數字化設備、紙質檔案進行管理并對檔案數字化系統進行熟練操作，而對于許多單位來說，這樣的檔案數字化復合型人才較少，檔案數字化工作開展不流暢。

（四）檔案數字化管理安全隱患較高

第一，外包人員來自公司，雖然簽署保密協議，但是畢竟公司中人員混雜、離職流動性大，所以人員的安全保密性不能得到充分保證;第二，檔案數字化的載體一般包括計算機、磁盤、光盤等多種形式，這些電子化產品容易受細菌、有毒氣體、劃痕等損害，從而導致數據內容無法讀出，甚至有丟失數據的風險，一旦無法查找數據甚至造成數據丟失，就會給單位甚至國家帶來損失;第三，檔案數字化軟硬件產品需要通過適用性和安全性認證，需要建立健全專用局域網絡和檔案數字資源安全保密防護體系，由于數字化載體存在容易復制、容易篡改、容易在互聯網上進行傳播等特點，一旦被有心之人竊取傳播或者被一些黑客攻擊后，會給檔案資料的安全帶來巨大隱患。

三、提升機關事業單位檔案數字化水平的優化措施

（一）制定具體制度細則，保證有章可循

相關部門應加快建章立制的步伐，統一工作標準，做好新修訂《檔案法》配套的檔案信息化相關法規、規章、行政規范性文件的立改廢釋工作，出臺相關制度、方案、細則，機關事業單位檔案部門根據相關制度標準建立健全本單位的具體制度細則。各單位檔案數字化工作人員，要嚴格遵守相關制度標準，并將其付諸實踐，同時還要建立健全相關監督管理方案，保證機關事業單位檔案數字化的實施效果。

（二）切實加大對檔案數字化工作的重視程度

機關事業單位應該落實《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求，找準定位，明確目標，全面建立和落實檔案工作責任制，壓實檔案工作主體責任，將檔案信息化納入本單位信息化發展規劃，各級黨委要將檔案數字化工作納入年度考核內容，優化檔案數字化工作檢查考核機制。單位應提高對檔案數字化工作的支持力度，給予其充分的人、財、物支持，明確其在整體工作中的重要地位，保證檔案數字化工作順利開展。

（三）加大檔案數字化工作資金投入、基礎設施建設及人才建設力度

機關事業單位在各項政策、資金上可以適當向檔案數字化工作傾斜，在基礎設施建設方面可以引進電子高速掃描儀、微縮相機以及文件格式轉化器等硬件設備，并開發能夠滿足日常業務需要的高效便捷且具備安全性軟件，保障檔案數字化基本的軟硬件設施需求，推進重要檔案數字化成果文字識別和語音識別的步伐。同時，人才基礎薄弱的問題也亟須解決，一方面可以對機關事業單位檔案數字化人員定期進行培訓，培訓內容應涉及新型設備利用、檔案管理等復合型知識，也可以組織不同單位檔案數字化人員定期開展檔案業務溝通座談會，相互交流工作經驗;另一方面可以向外引進優秀專業技術人才，建設高質量人才團隊，提供高技能人才支持。

（四）保證檔案數字化工作管理的安全性

首先，提升檔案數字化管理人員的安全保密意識，樹立正確的責任觀念，尤其對于外包人員，可以采取簽訂保密協議和建立監督檢查機制相結合的方式，嚴格控制，從嚴管理。對于外包公司也要從公司性質、股東組成、安全保密、企業規模、社會信用等方面進行嚴格審查;其次，機關事業單位的工作人員在檔案數字化軟硬件的使用初期要進行適用性和安全性檢查，選用符合國家標準的設施設備，并健全檔案網絡、檔案信息系統和檔案數字資源安全保密防護體系，與此同時，檔案信息系統安全風險評估要常態化，提高檔案信息網絡安全監測預警水平，切實增強突發信息安全事件的應急處置能力。工作人員必須定期維護檔案安全，加大對網絡病毒的檢測和殺滅力度。[2]嚴格限制以及約束安全保障程度不足的應用程序和窗口，裝設防病毒軟件，避免病毒對檔案產生侵害。[3]對于插入計算機的u盤等外部設備，要嚴格控制其安全性，防止其攜帶木馬病毒等惡意程序。同時，對于存儲數字化檔案的計算機密碼設置不可過于簡單，最好強度等級能夠達到“強”的程度，且做到定期更換密碼;再次，對于數字化場地要配備防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監控等環境安全管理類的設施設備，定期核查檔案數字化設施設備的外部安全狀態，以保證數字化檔案的安全，盡量減少由于設備設施損壞而導致數據丟失的可能;最后，要完善備份機制，實現全部檔案數字資源完整備份，重要電子檔案異地異質備份，積極探索備份新途徑。

（五）提高檔案數字化服務水平

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出要推進檔案信息資源共享平臺建設，促進檔案信息資源共享規模、質量和服務水平同步提升。檔案從藏到用的轉變一個重要的特點是由關注檔案的實體到對檔案內容的利用與分析，如何從海量信息中找到有價值的信息是檔案數字化之后的關鍵問題。[4]通過新技術的發展，使得檔案工作的利用效率得到提升，在這樣的大背景下，思索如何針對不同群體提供個性化服務、使海量檔案資源得到更好發掘等成為我們新的課題，有助于我們更好地將檔案資料服務于社會。

四、總結

“十四五”時期，檔案工作對黨和國家各項事業的基礎性、支撐性作用將更加突出，盡快實現檔案數字化，切實落實好《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求，將更有利于檔案資源的高效合理利用，推動機關事業單位檔案工作持續有效發展，為社會提供更優質、更個性化的服務。

參考文獻：

[1]辛華，程少榮.事業單位檔案管理的創新策略探討[J].科技經濟導刊，2021，29（12）：230-231.

[2]武晉梅.如何推進機關事業單位檔案管理數字化技術應用探究[J].文化產業，2021（18）：95-96.

[3]楊靜.試論事業單位如何全面實現綜合檔案數字化管理[J].蘭臺內外，2021（20）：7-9.

[4]孫楊民.紙質檔案數字化的管理與利用體系建設[J].科技經濟導刊，2021，29（20）：179-180.

作者單位：中國日報社