新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案收集管理工作若干問題芻議

張冬夏 張穎

一、新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案收集范圍

新冠疫情防控工作涉及社會的各個系統，因此，其檔案收集范圍也會涉及社會各個系統。新冠疫情防控檔案的主要內容有電子文件、紙質文件、圖片、視頻等，可分為行政、業務、宣傳動員以及其他文件資料幾種類型。

（一）行政指令性文件

行政指令性文件資料主要是指國家及各級政府在應對新冠疫情時所做出的重大決策、防控方案以及預案等。地區領導在積極應對新冠肺炎疫情時做出的指示以及相關講話資料等。

（二）業務指導性文件

業務指導性文件是指在協調各方力量參與到新冠肺炎疫情防控的過程中所形成的各項文件資料，如預案、具體措施、實際方案、疫情報告、物資調配使用等相關文件記錄。此外，還包括單位在新冠疫情防控中形成的防控方法、個案調查、疫情簡報及信息等。

（三）宣傳動員性文件

在抗疫期間我國有很多的醫務人員、公安民警、黨員干部不畏生死，積極參與到救死扶傷和抗疫防控工作當中，而在此過程中形成了很多視頻文件資料、音頻文件資料以及圖片資料等英雄事跡檔案材料。

（四）其他文件

在新冠疫情防控期間形成的具有較強保存價值的實物或文件資料。

二、新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案管理難點

（一）決策機構具有臨時性特征

雖然在新冠肺炎疫情防控期間各個地區都成立了防控領導辦公室，也設置了由黨委和政府領導的防控小組，但這一機構的設置只是為了應對突發公共衛生事件，因此具有臨時性特征。且新冠肺炎疫情防控小組會將重心放在疫情防控本身，時間緊任務重，對于新冠疫情防控檔案的收集工作有時會無暇顧及。此外，新冠疫情決策機構的工作人員多是臨時抽調的，沒有專業的檔案管理經驗，在防控檔案的收集、整理、移交方面存在很多問題。

（二）新冠肺炎疫情防控檔案分類的復雜性

因新冠肺炎疫情涉及了我國的各個省市，而各方力量都會參與其中，所以防控面較廣，檔案在形成的過程中具有較強的復雜性。新冠肺炎防控工作涉及幾乎所有的社會參戰系統，如國家機關單位、醫院、企業、交通運輸、媒體單位等。而形成檔案的形式也較為多樣化，包括紙質、電子以及實物檔案等。這些都會導致新冠肺炎防控檔案的數據收集工作存在較大難度，無法很好地對其內在規律進行把握。

（三）新冠肺炎疫情檔案收集的非程序性

新冠肺炎疫情的發生突然性，涉及面廣的特征，雖然相關部門也就新冠疫情防控檔案進行了相關預案的制定，卻無法準確預判出新冠肺炎疫情的嚴重性以及規模。而新冠疫情的發生本身又具有不易控制的特征，在此環境下，檔案管理者很難在事前就做好準備。雖然現階段我國也有很多比較成熟的檔案管理流程，但并不能完全地適用于新冠疫情疫情防控檔案管理。而想要使新冠防控檔案的完整性和安全性得到保障，就需要重新對檔案管理體制、方法等進行考慮和設定。

三、新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案收集管理工作的有效方法

（一）認清疫情防控檔案收集的重要性

新冠疫情防控檔案是黨中央以及各級政府帶領我國民眾共同抗擊新冠疫情的真實記錄，對疫情防控相關工作考證有著重要的借鑒意義和參考價值，因此各級檔案部門一定要對疫情防控檔案管理工作引起足夠重視，并借助先進技術指導疫情防控材料收集、歸檔等，確保檔案收集的全面性。

（二）強化組織領導，壓實工作責任

各級檔案管理部門一定要轉變以往的觀念，加強對新冠肺炎疫情檔案管理的重視程度，切實將此項工作落實下去。各檔案管理機構也要積極調配優秀的人才，成立工作專班，實現與一線單位和新冠疫情防控領導小組的對接，對疫情檔案構成進行全面了解，指導一線單位積極地進行新冠疫情防控檔案的收集、保存以及管理工作。

（三）明確收集范圍，做好檔案征集

結合新冠疫情防控檔案的收集范圍，積極做好疫情防控檔案的征集工作。對于新冠肺炎疫情防控檔案收集和歸納范圍的文件資料，必須嚴格按照相關要求及時進行收集，并要由檔案管理部門統一歸檔管理。此外，在新冠肺炎疫情防控期間有很多散存在社會上的可歸檔資料，如防控一線的醫務人員工作影像或是榮譽材料、基層人員堅持工作崗位的事跡、愛心企業及愛心人士捐贈物資資料、參與新冠疫情防控人員的請戰書等。要對這些新冠疫情防控資料進行免費征集，豐富新冠抗疫檔案的內容，將全民抗疫的精神風貌更好地展現出來。

（四）科學整理疫情防控檔案

新冠肺炎疫情防控檔案具有一定的特殊性，因此無法按照正常檔案的整理程序對相關資料進行整理，所以一定要結合實際情況對重點檔案進行專門管理。首先，在整理紙質檔案時要盡量使其符合單位的檔案分類體系，可按照文件的時間和重要程度進行排序，之后再裝訂，整理歸檔。對新冠疫情防控檔案要進行特殊標記，對于特別珍貴的防控檔案應專柜保存。對于照片檔案，可以按照事物分類、人物分類的方式進行整理。在前期要做好對照片的挑選工作，將其中能反映事物發展規律、人物活動的典型性照片挑選出來，之后按照時間順序進行命名排號，最終將其分類裝入照片檔案相冊中。此外，在整理影像檔案時可以按照活動的重要程度以及發生的時間順序分類進行存儲，與此同時還可將其制作為微視頻或者紀錄片，在公共場合或是展館循環進行播放，對學生和民眾實施愛國主義教育。

（五）借助新技術進行疫情防控檔案的管理

在信息技術、智能技術快速發展的背景下，想要進一步提升新冠疫情防控檔案管理的有效性，就必須要借助于科技的力量。在新冠肺炎疫情防控期間形成了大量檔案資料，且目錄較為繁多，如果只是依靠傳統人力來開展檔案的收集、管理、利用工作，很難獲得良好的成效。因此相關部門和單位要積極進行新冠疫情防控信息資源數據庫的建立，使新冠防控檔案的管理逐漸朝著信息化、數字化的方向發展。借助新技術開展檔案管理工作時要做好保密工作，并進行檔案管理機制的構建，及時向有關部門和個人開放部分檔案信息。

（六）加強基礎和應用研究

檔案部門應與相關業務部門共同研究新冠疫情防控檔案，將其與以往的重大突發公共衛生事件進行對比，從流行病學調查、應急預案及防治措施的制定等方面深入研究，總結疫情防控的規律。在此基礎之上，做好之后的預測預警工作，降低新冠疫情造成的損失，提升我國預防和應對突發公共衛生事件的能力。

四、結語

總之，作為檔案管理者一定要時刻牢記自身的歷史使命，將新冠疫情防控檔案的收集、管理作為重要的政治任務，采取各種措施努力完成此項工作，將檔案工作者在新冠疫情防控中的作用充分發揮出來。

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作者單位：河北省衛生健康委員會綜合監督服務中心