淺談印章檔案的整理

李娜

為充分挖掘印章檔案在歷史研究、憑據(jù)佐證等方面的重要價值，近期，我們利用一個多月時間，對館藏現(xiàn)有印章和新接收印章重新進(jìn)行整理、分類、編號等歸檔工作，現(xiàn)將有關(guān)做法與同仁互鑒。

一、基本情況

（一）時間跨度長

最早啟用的印章為20世紀(jì)50年代新中國成立后設(shè)立的中共平原省曹縣黨政各部門印章，之后又經(jīng)過1952年撤銷平原省歸入山東省;1958年撤區(qū)（鄉(xiāng)）成立公社;1966年縣、鄉(xiāng)分別成立縣“革委會”“人委會”“人民公社革命委員會”;1981年縣撤銷革委會成立縣人民政府，鄉(xiāng)撤銷“人民公社革命委員會”成立鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府;后續(xù)部分縣直及鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷次機(jī)構(gòu)改革撤、并、轉(zhuǎn)直至2018年，時間橫跨近70年，見證了曹縣從新中國建立至今組織機(jī)構(gòu)重大歷史沿革。

（二）涉及部門多

一是黨政類，既有早期平原省曹縣各黨政部門印章，比如“中共平原省曹縣紀(jì)委”“中共復(fù)程縣委員會黨員訓(xùn)練班”等，又有“中國共產(chǎn)黨曹縣委員會”“中共曹縣革委辦公室委員會”“中共城關(guān)人民公社委員會”“中共孫老家區(qū)委”等涉及區(qū)、公社、革委等各時期黨政部門印章。二是社會團(tuán)體類，比如，“曹縣婦女聯(lián)合會”“曹縣申樓鄉(xiāng)殘疾人聯(lián)合會”“火神臺鄉(xiāng)科協(xié)”等。三是企業(yè)類，有“曹縣電影隊”“曹縣五七制修廠革委會”“中共曹縣袁辛樓鄉(xiāng)磚瓦廠支部”“中共曹縣果品公司支部委員會”“中共曹縣城郊建筑公司支部委員會”等早期縣屬企業(yè)及現(xiàn)今民營企業(yè)。四是個人類，主要是縣級領(lǐng)導(dǎo)及歷史名人印章。印章共有1620枚，涉及650余大小單位，對研究曹縣行政職能轉(zhuǎn)變過程及社會政治發(fā)展具有極高的參考價值。

（三）種類豐富

一是質(zhì)材繁多，既有早期的黃木印、檀木印及木頭貼膠皮印，又有現(xiàn)在通用流行的紅膠印、回墨印、原子印、有機(jī)材料印、鋼印、銅印等。二是形狀各異，有黨政部門圓章、個人方章、行政執(zhí)法和財務(wù)專用橢圓章、對章、扁章及自然形狀章等。三是字體多樣，有歷史悠久且具有藝術(shù)觀賞性的篆書，結(jié)構(gòu)扁平、筆法奇縱的隸體，方整端正、方便書寫的楷體，字體方正、棱角分明的宋體等，具有一定的藝術(shù)鑒賞價值。

二、整理原則

針對印章時間跨度長、涉及單位繁多及形狀各異等特點(diǎn)，按照《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T40-2008）的基本要求，參照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015），結(jié)合平時利用情況，我們依據(jù)“去繁從簡、規(guī)范有序、注重實(shí)用”的原則進(jìn)行整理，重點(diǎn)做到存放有序、保管安全、利用方便。

三、整理步驟

（一）收集清洗

由于原先庫房面積有限，印章無法集中歸檔整理，又經(jīng)過2019年檔案館新館啟用搬遷，印章存放更不集中。因此，我們對所有印章進(jìn)行集中收集整理，確保印章收集齊全無遺漏。對所有收集的印章，用清水濕巾擦洗干凈，并置于通風(fēng)處晾干。而對于有油泥污物的印章，我們首先用醫(yī)用酒精在瓷盤中浸泡2—3小時，然后用塑制軟簽剔除印面上的污垢，再用牙刷刷凈晾干，確保印面干凈，印文清晰。

（二）粘貼流水號

用不干膠標(biāo)簽貼紙依次在每枚印章正上面粘貼流水號，從1、2、3……直到印章完畢，按照從左到右、從前到后、每排20個號排列，便于下一步挑號。同時在粘貼流水號時印制臨時印文便于認(rèn)清印章上的文字，印文編號與該章流水號統(tǒng)一，并將印文及印文編號錄入EXCEL表。

（三）分類排序

我們將印章檔案單列全宗，采用“機(jī)構(gòu)—保管期限”分類，機(jī)構(gòu)分為黨委政府、社會組織、企業(yè)、個人，保管期限為永久、30年。印章檔號具體表述方式如：YZ00-Y-2.1.1-0010，YZ00表示印章全宗號，Y表示保管期限為永久，2.1.1表示形成于新中國成立后屬于機(jī)構(gòu)類中的黨政機(jī)關(guān)，0010表示枚號。

分類方案確定后，我們首先在EXCEL表上對印章進(jìn)行分類、排序。并制定了《印章分類統(tǒng)計表》，包含序號、流水號、印章單位、印文、印章檔號等項，序號與印章檔號中的枚號相同，但是序號用“1、2、3……”表示，枚號用4位數(shù)字表示，即“0001、0002、0003……”表示。二是按照序號順序，以流水號為媒介對印章進(jìn)行分類挑揀排列，挑揀排列完成后，我們再對印章挑揀排列情況抽查，查看序號與流水號對應(yīng)情況是否和《印章分類統(tǒng)計表》一致，避免產(chǎn)生錯誤，防止以后大量返工。

（四）粘號制模

用粉紅色A4紙打印印章檔號，將檔號裁剪成長、寬分別為“14.6×1.3”厘米的長方形紙條粘貼在印章腰圍，14.6厘米長度能使紙條環(huán)繞通用塑膠印章一圈后有約1厘米重疊，再使用液體膠對重疊處粘貼。由于紙與紙的粘貼強(qiáng)度遠(yuǎn)大于紙與塑膠的粘貼強(qiáng)度，這樣確保粘貼的檔號牢固不易脫落。粘貼好檔號的印章依次印制印模單，《印章檔案印模單》使用A4紙，每張紙以“從左到右、從上到下”順序排列4行4列印模格，印模格下方為此印章檔號格。在具體操作中為了節(jié)省人力、提高效率，在打印印模單時，我們按照印章排序?qū)n號填寫后一并打印出來，這就要求在印制印模時必須仔細(xì)認(rèn)真，保證印模章的檔號與對應(yīng)該檔號格上的檔號一致，否則將造成排序混亂，大量返工。

（五）編制目錄

目錄包括序號、印章單位、印文、檔號、移交時間、存放位置、備注等7項內(nèi)容。其中印章單位是指印章在移交前所屬的單位，印文表示印章的印面上所顯示的文字內(nèi)容，存放位置表示印章在印章櫥存放的位置，比如，印章“中共縣委機(jī)關(guān)革命委員會”在印章目錄顯示的存放位置是“ A-2-138”，表示該印章放在A號印章櫥的第2層編號為138的空格內(nèi)。

（六）章櫥編號

為便于印章集中存放，統(tǒng)一管理，我們專門定制了5個鋼制印章櫥，每個10層，每層為10×10個“田”字形空格，并根據(jù)印章的印面直徑和印身高度，設(shè)計了“8×10”“10×10”“8×15”厘米3種規(guī)格。首先用直徑為6厘米紅底黃字“A、B、C、D、E”不干膠貼紙貼在對應(yīng)印章櫥前面上端中間位置以標(biāo)識櫥號。然后用直徑為4厘米紅底黃字“1、2、3……10”不干膠貼紙從上往下貼在印章櫥前面每層的中間位置以標(biāo)識層號。按照每類印章預(yù)先設(shè)計的存放位置，用不干膠標(biāo)簽貼紙依次從“1、2、3……”直到此類印章枚號結(jié)束，粘貼在印章櫥“田”字空格的中間上端，每層粘貼順序?yàn)椤皬淖蟮接摇睦锏酵狻薄Ｕ迟N數(shù)字標(biāo)簽的目的就是固定每枚印章在印章櫥中的位置坐標(biāo)，防止以后同時使用多個印章在放回時出現(xiàn)位置錯誤，因?yàn)閿?shù)字標(biāo)簽的數(shù)值與該位置印章的檔號中的枚號一致，而每類印章的枚號具有唯一性。最后，我們設(shè)計了印章索引卡片，包括行號和起止號，即從里往外每行空格編號的起號和止號，目的是便于對每層印章的查找。

（七）入櫥歸檔

將已整理完畢的印章按照存放位置依次放入對應(yīng)的印章櫥中。由于我們整理印章的位置和印章櫥存放不在同一樓層，為了防止在搬運(yùn)印章時造成印章排序錯位，我們將印章按照一定順序放置在平整鐵板上，再用平底推車運(yùn)到檔案櫥放入，印章存放完畢后我們又抽取部分印章查看存放位置是否正確無誤。

四、完善資料

編寫了《印章檔案全宗介紹》《印章檔案分類方案》《印章檔案登記表》等，詳細(xì)說明印章的來源、產(chǎn)生時間、數(shù)量、完整程度、整理分類方案及檢索工具使用方法等內(nèi)容。我們制作了兩份印章檔案目錄和印模單，其中一份《印章檔案目錄匯總》和《印章檔案印模單》隨同《印章檔案全宗介紹》《印章檔案分類方案》等放入全宗卷，將另一份每層印章對應(yīng)的《印章檔案目錄》《印章檔案印模單》和《備考表》放入層內(nèi)，排放順序從上到下為目錄、印模單、備考表。

本次印章檔案整理，由于印章年度跨度大、數(shù)量多，在整理中遇到了不少困難和問題，我們進(jìn)行了一定的摸索和探討，雖然積累了一些經(jīng)驗(yàn)和做法，但仍需要進(jìn)一步完善。

作者單位：山東省曹縣檔案館