新時(shí)期檔案信息化保障體系建設(shè)舉措探討

盧丹

檔案信息化是推動(dòng)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展和高質(zhì)量發(fā)展的重要驅(qū)動(dòng)力，是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的根本保障。新修訂的《檔案法》增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”專章，國家和省“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃作出專題部署，充分體現(xiàn)了推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，也為各地各部門檔案信息化發(fā)展提供了有利契機(jī)和廣闊舞臺(tái)。我們要深刻認(rèn)識(shí)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要意義，始終堅(jiān)持問題導(dǎo)向和目標(biāo)需求導(dǎo)向，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，完善政策措施，提升質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化服務(wù)利用，加快建成互相作用、協(xié)調(diào)配套、運(yùn)行良好的檔案信息化保障體系，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。

一、建立規(guī)范的制度保障體系

高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案信息化保障體系，首先必須要夯實(shí)制度建設(shè)這個(gè)基礎(chǔ)，確保推進(jìn)檔案信息化工作有章可循、有法可依。一要注重時(shí)效性。隨著時(shí)代發(fā)展和檔案管理方式變革，一些原有管理制度措施已經(jīng)不能完全適應(yīng)當(dāng)前工作需要，特別是近年來國家和省對(duì)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)作出一系列安排部署，迫切需要對(duì)檔案信息化管理制度及時(shí)做出更新和動(dòng)態(tài)調(diào)整，加快推進(jìn)相關(guān)制度的“立、改、廢”，確保充分體現(xiàn)新時(shí)代新要求。二要注重針對(duì)性。圍繞當(dāng)前制約檔案信息化建設(shè)的最迫切、最現(xiàn)實(shí)問題，研究制定涉及政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)等既利當(dāng)前、更管長遠(yuǎn)的政策文件，確保把最解渴的政策送到檔案信息化建設(shè)急需的第一線，真正用務(wù)實(shí)管用的政策推動(dòng)檔案信息化發(fā)展。三要注重協(xié)調(diào)性。將檔案信息化工作與本地本部門重點(diǎn)工作同部署、同推進(jìn)，與本地本部門整體制度建設(shè)同部署、同推進(jìn)，加快推動(dòng)檔案信息化工作納入各地信息化發(fā)展全局，列入本地國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃、政務(wù)服務(wù)一體化平臺(tái)建設(shè)等，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案部門信息化工作職責(zé)，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)全面發(fā)展。

二、建立完善的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的各種重復(fù)性事務(wù)和概念所作的統(tǒng)一規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)對(duì)象是隨著檔案信息化建設(shè)中的時(shí)間變化、技術(shù)更新而不斷變化的。加快建設(shè)檔案信息化保障體系，必須持續(xù)優(yōu)化和不斷完善質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，確保實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化管理的有效指導(dǎo)和必要約束。一要立足時(shí)代特征，堅(jiān)持適度超前的原則，充分考慮信息時(shí)代和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化，充分分析宏觀形勢對(duì)制定相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的影響，充分研判社會(huì)和技術(shù)的發(fā)展方向，根據(jù)當(dāng)前檔案信息化發(fā)展階段和工作現(xiàn)狀綜合研判制定相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保經(jīng)得起實(shí)踐和歷史的檢驗(yàn)。二要考慮基本國情，堅(jiān)持對(duì)標(biāo)對(duì)表，充分研究我國信息化工作的基本方針和政策要求，在符合國家信息化發(fā)展方向的大前提下研究和部署檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制定工作，可進(jìn)行適當(dāng)有益的探索和創(chuàng)新，但決不能在大方向上搞偏差，決不能突破政策紅線，決不能在大框架外另起爐灶，確保檔案信息化工作的正確方向。三要參照國際標(biāo)準(zhǔn)，積極學(xué)習(xí)引進(jìn)先進(jìn)國際標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)專業(yè)的信息化標(biāo)準(zhǔn)，吸收借鑒蘊(yùn)含其中的科技成果和管理經(jīng)驗(yàn)，加大甄別、研究、總結(jié)力度，根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行定制、修改和擴(kuò)展，增強(qiáng)同類標(biāo)準(zhǔn)之間的兼容性，持續(xù)加快檔案信息化建設(shè)與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌的速度。

三、建立全面的開發(fā)利用體系

挖掘和發(fā)現(xiàn)檔案信息資源價(jià)值，及時(shí)滿足社會(huì)各界多種利用的需求，既是履行檔案部門工作職責(zé)的客觀要求，也是提升檔案信息化服務(wù)能力的現(xiàn)實(shí)需要。一要提升信息檢索能力。檔案檢索是查閱檔案的重要工具，高效的檢索體系能夠有效提高檔案資源的開發(fā)利用效率。要進(jìn)一步規(guī)范檔案資料電子存儲(chǔ)及信息咨詢服務(wù)等一系列流程，推動(dòng)開發(fā)高效信息技術(shù)及檢索工具，便于信息檢索的利用者能夠快速定向查閱有效信息，提升滿意度。二要提升長期保存能力。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足時(shí)代發(fā)展需求，不僅影響到工作效率，而且不利于檔案資源的開發(fā)利用。要持續(xù)加快數(shù)字檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM）及工藝管理系統(tǒng)（MPMS）等的接口建設(shè)工作，確保電子數(shù)據(jù)無損傳輸，實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時(shí)在線歸檔、審核、審批，積極推進(jìn)“異地、異質(zhì)備份”，提高電子檔案長期保存能力。三要提升服務(wù)管理能力。檔案服務(wù)管理是一項(xiàng)對(duì)信息化知識(shí)和綜合能力要求很高的工作，不僅要求檔案管理人員掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)知識(shí)和技術(shù)，更要掌握現(xiàn)代信息化知識(shí)和相關(guān)專業(yè)操作技術(shù)。要樹立人才資源是第一資源的理念，從戰(zhàn)略高度深刻認(rèn)識(shí)培養(yǎng)檔案信息化人才的極端重要性，切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化隊(duì)伍建設(shè)，深入做好專題學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、崗位練兵、以老帶新等工作，真正用高素質(zhì)信息化人才隊(duì)伍為高質(zhì)量檔案信息化工作保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)：

[1]數(shù)字檔案管理與建設(shè)[M]長春：吉林教育出版社， 2019.

[2]黃富才， 現(xiàn)代檔案管理之窗[M].北京：中國商業(yè)出版社， 2019.

作者單位：秦皇島市機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)中心