信息化時代高校教學檔案管理策略

孫 濤 代明榮

（濰坊學院 山東 濰坊 261061）

引言

教學檔案管理是指對按照歸檔制度保存的，在教學過程中形成的具備一定保存和參考利用價值的教學文件材料的管理工作，其目的是保證教學檔案的完整性和安全性，為各類教學主體提供必要的教學研究和管理服務。可以說，教學檔案管理水平在一定程度決定了各高校的教學發展效率和實際教學質量。近年來，隨著現代信息技術在教學檔案管理領域的應用，越來越多的高校開始推進教學檔案管理信息化建設，用以滿足自身日益增長的教學檔案信息服務需求。各高校要審視自身教學檔案管理體系的不足之處，發揚改革創新的時代精神，加強互聯網、大數據等現代信息技術的應用，積極探索提升自身教學檔案管理水平的有效路徑。

1.現階段高校教學檔案管理存在的問題

1.1 缺乏對教學檔案管理的正確認識

高校對于教學檔案管理工作的重視程度決定了教學檔案管理信息化建設的投入力度。現如今，許多高校還未曾轉變自身陳舊的檔案管理觀念，認為教學檔案管理只是提供教學檔案信息的工具。這種錯誤的思維定勢影響到了高校領導對于教學檔案管理改革發展形勢的判斷，使得高校領導層沒有及時做出正確的決策，最終導致高校的教學檔案管理模式與信息化時代檔案事業發展脫節。與此同時，許多檔案管理人員也陷入了相同的思想誤區，習慣于舊有的教學檔案管理工作環境，按部就班地開展傳統檔案管理工作。他們沒有意識到整個檔案管理大環境的變化，缺乏主動服務意識，對新事物持輕視、消極態度，這直接制約了高校教學檔案管理信息化的發展。

1.2 檔案管理軟硬件設備落后

教學檔案信息化管理離不開軟硬件設備和信息基礎設施的支持。由于缺乏足夠的發展資金，許多高校在檔案管理基礎設施建設方面存在諸多的不足。無論是信息化硬件設備的數量，還是信息化軟件的質量都難以達到教學檔案信息化管理工作要求。許多高校只是通過寥寥數臺計算機來處理日常教學檔案管理任務，既沒有專業的管理軟件系統，又缺乏全面的信息安全防護體系，甚至未曾建立專門的教學檔案數據庫，這顯然無法發揮檔案信息化管理模式應有的價值。

1.3 檔案管理制度不健全

檔案管理制度可以為各類檔案管理工作提供正確指導，促進檔案管理工作規范化和標準化。目前部分高校的檔案管理信息化發展仍然處于初級階段，他們還未建立與信息化管理相匹配的檔案管理制度，依舊選擇沿用舊有的檔案管理制度開展教學檔案信息化管理工作。然而舊有的檔案管理制度缺少了與檔案信息化管理相關內容，部分管理指導意見甚至會與檔案信息化管理相沖突，無法給予工作人員正確的指導，反而會干擾檔案信息化管理工作的正常運行。

1.4 檔案管理人員綜合素質欠佳

合理的人員結構，高素質的管理人才是檔案管理得以可持續信息化發展的關鍵要素。如果缺乏高素質的檔案管理人才，那么檔案管理信息化建設也無從談起。然而目前多數高校的檔案管理隊伍結構和管理人員綜合素質存在較大的問題。在管理人員類型方面，各高校傳統型檔案管理人員在管理團隊中占據相當大的比例，而具有優秀信息素養的復合型管理人才十分稀缺。雖然各高校已經完成檔案信息化管理模式的基礎框架建設，但卻缺乏能勝任檔案信息化管理工作的人才，從而導致檔案信息化管理形式化、空殼化。在管理人員數量方面，盡管許多高校已經開展全面擴招檔案管理人員，但相較于龐雜的檔案管理工作，目前多數高校的管理人員數量還是稍顯不足。由于人員數量較少，許多管理人員需要花費更多的心思開展檔案管理工作，無法騰出多余的時間提升自我能力，從而形成惡性循環。

2.高校檔案信息化管理有效策略

2.1 提高對于教學檔案管理工作的重視

形成對于教學檔案管理工作的正確認識是推進教學檔案管理信息化建設的必要前提。一方面，各高校領導層要發揮自身的領導作用，主動接觸和了解教學檔案管理相關內容，肯定教學檔案管理工作的積極作用和教學檔案管理模式轉型升級的必要性，將教學檔案管理信息化建設納入學校的發展戰略中，制定全面完善的政策、制度、方針為教學檔案信息化建設一路開綠燈，并積極關注檔案管理信息化建設狀況，掌握信息化建設真實需求，加大資源傾斜力度，充分保障信息化建設過程中人力、物力、財力供給。另一方面，各高校要加強教學檔案信息化管理相關教育宣傳，及時轉變檔案管理工作人員的思想觀念，加深檔案管理工作人員對于信息化建設的認識，督促管理人員履行信息化時代下的管理職責，從而使他們接受和適應新型檔案信息化管理環境，自主自愿參與到教學檔案管理信息化建設工作中。

2.2 加大資金投入，完善檔案管理基礎設施

加強檔案信息化管理相關軟硬件設施建設是提升高校教學檔案信息化管理水平的基本手段。一方面，各高校要加大教學檔案管理信息化建設的資金投入力度，嚴格按照國家規定的檔案管理信息化標準購置相關硬件設備，積極與軟件開發企業開展合作研發滿足自身檔案管理需求的軟件，構建完善的教學檔案信息化管理工作環境，確保教學檔案信息化管理工作能順利開展。另一方面，各高校要定期更新檔案信息化管理相關軟硬件，拓展檔案信息管理軟件功能，提升檔案信息管理硬件運行效率，做好檔案信息化管理軟硬件故障排查工作，同時采取防火墻、檔案加密、訪問限權等安全防護技術保障教學檔案信息的安全性。

2.3 健全教學檔案管理相關制度

教學檔案信息化管理制度是教學檔案管理信息化建設的制度保障。想要實現檔案信息化管理工作的規范化、有序化就必須健全教學檔案信息化管理相關制度。其一、健全檔案信息保密和保管制度。信息化時代背景下，檔案信息的傳播渠道增多，信息傳播效率也得到了極大地提升，這意味著檔案管理變得更加高效快捷，但同時也埋藏了信息安全隱患。檔案信息在存儲、整理、傳播過程中更加容易出現泄漏、盜用問題，給高校和個人造成重大損失。因此各高校必須健全檔案信息保密和保管制度，嚴格控制檔案信息收集、整理、存儲、傳播流程，規范檔案信息操作標準，促進檔案信息安全防護體系構建。其二、健全檔案利用制度。教學檔案管理的目的便是充分發揮檔案信息價值，為各類主體提供優質的教學信息服務。各高校應健全檔案利用制度，拓寬檔案利用渠道，結合現代信息技術加強檔案信息利用的便利性和精準性，使各類主體能隨時隨地地調動教學檔案信息，從而提升檔案信息的利用率和利用效率。其三、健全檔案歸檔制度?，F代信息技術在檔案管理領域的應用使得檔案信息載體從紙質轉變為電子文件。電子檔案信息管理相較于傳統紙質檔案更加方便、快捷、準確，但其管理和歸檔標準與傳統紙質檔案截然不同，需要各高校重新進行調整和優化。為了滿足電子檔案的歸檔需求，各高校要健全電子教學檔案歸檔制度，針對電子檔案管理流程特征來完善電子檔案歸檔細節內容，從而實現電子檔案完整無誤地歸檔。

2.4 打造高素質的檔案管理人才團隊

打造高素質的檔案管理人才團隊是提升高校教學檔案信息化管理水平和服務質量的重要基礎。其一，提高管理人員的思想認識。高校教學檔案管理信息化建設不僅僅是改變檔案管理流程、檔案管理工作環境，還應當轉變檔案管理人員的管理思想。針對那些對現代信息技術和新型檔案管理技術存在抵觸情緒的工作人員，各高校要加強思想教育，大力宣傳檔案信息化管理模式的優勢，安排先進管理人員帶領他們體會檔案信息化管理的便利和好處，使得全體管理人員對檔案信息化管理產生正確、全面、清晰的認知，在思想上認同檔案信息化管理模式，在行動上支持檔案管理信息化建設工作，從而促進檔案管理信息化建設進程。其二、加強專業能力培訓。學習新型檔案管理知識、方法、技術對于傳統檔案管理人員而言是一個不小的考驗。各高校要重視檔案管理人員的綜合能力培養，助力內部檔案管理人員成長，定期面向全體管理人員開展系統性的專業培訓，安排檔案管理人員學習前沿的檔案管理知識和方法，熟練掌握教學檔案信息化管理相關軟硬件的應用技術，強化管理人員的數據思維，幫助管理人員樹立正確的管理和服務理念，培養他們的職業道德和數字檔案信息安全防護意識，從而充分挖掘檔案管理人員的發展潛能，使他們能完全勝任教學檔案信息化管理工作。其三、引入先進管理人才?，F代信息技術人才和檔案管理專業人才大多集中于社會一線企業中。各高校要提高檔案管理崗位的薪資待遇，提升校內檔案管理工作對于先進人才的吸引力，面向社會和企業廣招各類先進專業人才，豐富管理團隊的專業結構，緩解檔案管理信息化管理人員稀缺問題，同時拔高檔案管理崗位的選拔門檻，注重考核應聘人員除檔案管理專業能力之外的綜合素質，錄用具有優秀信息素養和豐富檔案信息化管理經驗的復合型人才，借助人才的信息化管理經驗和技術為教學檔案信息化管理創新注入新的活力。

結論

綜上所述，教學檔案管理是信息化時代背景下各高校經營管理工作的重要內容，可以為高校的領導決策、教學質量提升方案制定、教學管理活動開展提供全面可靠的信息保障。各高校要充分認識到教學檔案管理工作的重要性，抓準信息化時代教學檔案管理工作特征，加快推動教學檔案管理信息化建設，確保檔案管理工作質量，從而從全方位推動高校教學檔案事業發展。