電子信息系統在口腔種植類高值耗材庫存管理中的應用

王 芳，俞雪芬

浙江大學醫學院附屬口腔醫院/浙江省口腔生物醫學研究重點實驗室，浙江杭州 310020

隨著口腔種植材料、種植體結構的不斷改進，外科和修復技術的不斷提高，種植義齒的應用范圍得到了逐漸的擴大，種植手術高值耗材使用的種類、數量日益增加，在保障手術治療效果的同時也凸顯出了越來越嚴重的庫存問題[1]。由于口腔專科的特殊性，此類耗材價值較高，種類繁多、型號規格復雜、材質多樣；且直接植入人體，對安全性和有效性要求較高，必須得到嚴格管理。傳統的庫存管理模式無法滿足醫療機構對高值耗材的嚴格管理要求。有研究表明，信息化管理能為各項管理工作提供可靠依據，降低人工管理存在的不足與弊端，輕松實現高值耗材的追溯，讓高值耗材有跡可循[2-3]。目前，高值耗材全信息化、專人專管及全程可追溯是管理的必然趨勢[4-5]。2019年3月，浙江大學醫學院附屬口腔醫院將電子信息化技術運用到口腔種植類高值耗材庫存管理中并進行動態管理，現報告如下。

1 背景資料

浙江大學醫學院附屬口腔醫院種植手術均在手術室進行,種植手術所需耗材由手術室統一管理。2019年3月前手術室種植類高值耗材庫存采用傳統手工和半信息化的庫存管理模式，無法實現全程管控[3]。無信息系統支持，需專管護士手工統計手術預約單上所需耗材的用量，僅憑經驗訂貨，訂貨耗時長，易出現漏統計、錯統計、庫存量大周轉率低、耗材短缺、耗材過期的現象。手工收費出現漏、錯收費等情況。隨著電子化進程管理，2019年3月起,醫院采用電子信息系統對口腔種植類高值耗材實施信息化管理。

2 電子信息系統管理方法

2.1 種植類高值耗材管理模塊的創建

2.1.1設計模塊

由浙江大學醫學院附屬口腔醫院庫房及醫院信息系統廠商合作根據臨床需求，研發種植類高值耗材管理模塊。種植類高值耗材管理模塊系統功能包括計劃采購、高值耗材管理、高值耗材報表。該模塊與手術預約、財務收費相關聯。

2.1.2核實資料內容與編輯

由手術室專管護士收集手術所需所有高值耗材的型號及規格，并與手術醫生進行核實；交于庫房，由庫房主任負責與經銷商核實所需耗材的名稱、型號、規格、價格等信息，整理后交軟件工程師進行系統編輯。相關信息與醫生手術預約系統、財務收費系統、醫院庫房系統、醫院信息管理系統數據對接，完成口腔種植類高值耗材管理模塊的建立，完善醫院電子信息化管理。

2.1.3全程二維碼追溯管理

采用醫院自定義的二維碼實行一物一碼管理。制定二維碼規則，將二維碼對耗材進行標簽，讀取相關高值耗材的品名、規格、型號、生產批號、有效期、醫院唯一識別碼。并與種植類高值耗材管理模塊無縫對接，進行耗材的采購掃碼入庫，掃碼驗收，掃碼使用，掃碼退庫，掃碼消耗后自動生成收費價格等操作。同時在模塊的庫存管理中加入手術室口腔種植類耗材已入庫或已使用的可追溯信息(包括品名、規格型號、生產批號、有效期、庫房驗收日期、手術室入庫時間、出庫時間、生產廠家、供貨廠家、質量合格、產品注冊證號、企業確認的可追溯的唯一性標識)，實現手術室口腔種植類高值耗材全程可追溯性管理。

2.2 庫存使用與管理

操作者點擊種植類高值耗材管理模塊通過輸入工號、密碼登錄，點擊計劃采購、高值耗材管理、高值耗材報表菜單，可出現科室訂貨、分庫房單據審核、高值出庫、統計報表等操作。科室訂貨模式：根據手術預約訂貨，將模塊信息與醫生手術預約系統數據對接，醫生根據手術方案預定種植體型號數量；與手術醫生約定特殊型號，需提前一周遞交電子手術預約單，常規型號提前兩天遞交電子手術預約單；手術室專管員每周三根據手術預約情況訂貨一次。根據最低儲存量訂貨，設置手術所需所有高值耗材的最低儲存量，當低于最低儲存量時，操作系統首頁會有警示，點擊警示處可直接補貨。根據消耗量訂貨，針對術中某個耗材超預算使用，可通過當天該型號消耗量補貨。周計劃以手術預約訂貨為主，平時以最低儲存量訂貨、消耗量訂貨為輔。任何一種訂貨模式生成訂單，庫房審核訂單后通過供應鏈平臺通知相關供應商。供應商備齊貨后送醫院庫房，庫房通過該系統的庫房模塊進入，驗收掃碼入庫。再由手術室專管人員到庫房提貨回手術室用電腦、掃碼儀進行分庫房審核入手術室分庫，耗材放置無菌專柜保管。術中點擊高值出庫項目，依次登記手術相關信息，掃耗材上的二維碼出庫。點擊高值耗材報表菜單口腔種植類高值耗材管理模塊還可按手術科室、主刀醫生、耗材型號規格進行日統計、月統計、年統計，作為出入庫管理依據。

2.3 信息系統動態管理

系統設置對耗材有效期進行自動檢查，常規設置6個月警示。發現警示找出實物立即掃碼退庫，返回庫房，在任何一個時間節點實際剩余庫存數與系統庫存數目自動吻合。通過信息系統的運行，完成種植耗材從訂貨、入庫、出庫、計費到追溯的一體化動態管理。同時種植耗材管理模塊與醫院信息管理系統相連，資源共享使庫房、財務等相關部門第一時間了解手術室口腔種植耗材使用情況、庫存情況。

2.4 信息系統試運行

種植類高值耗材管理模塊創建后進行為期3個月的試運行，培訓手術室護理人員正確使用該模塊，在實踐中對模塊設計及內容進行修改及完善，發現問題由專管員總結整理及時聯系庫房主任調整處理，以保證正式運行順利。

3 效果評價及結果

3.1 資料收集及方法

從醫院信息管理系統中調取2018年3月至2019年2月種植手術高值耗材庫存資料12份耗材月報表為對照組，同時調取實施電子信息系統管理后2019年3月至2020年5月種植手術高值耗材庫存資料12份(因新冠肺炎疫情剔除2020年2月至4月報表數據)耗材月報表為觀察組。兩組均為8個系統，216種耗材種類，總價格為2 000～4 000元，保質期為3～5年，規格型號一致、包裝完整，具有可比性。比較對照組、觀察組各12個月份的耗材月報表中耗材庫存周轉率(周轉率=使用量/庫存量×100%)，訂貨時間(每月預約訂貨操作時間累計)、缺貨次數(每月缺貨次數累計)、耗材過期件數、漏收費現象。采用SPSS 22.0軟件進行數據分析，計數資料以頻數及百分比表示，連續型變量采用M(P25,P75)描述，兩組間高值耗材每月訂貨時間、每月缺貨次數組間比較采用Wilcoxon兩樣本秩和檢驗，以P<0.05為差異有統計學意義。

3.2 結果

3.2.1兩組種植類高值耗材庫存周轉率比較

兩組種植類高值耗材庫存周轉率顯示，觀察組周轉率高于對照組，見表1。

表1 兩組種植類高值耗材庫存周轉率比較

3.2.2兩組種植類高值耗材平均每月訂貨時間及缺貨發生次數比較

兩組種植類高值耗材平均每月訂貨時間比較見表2，平均每月缺貨次數比較見表3。

表2 兩組種植類高值耗材平均每月訂貨時間比較 min

表3 兩組種植類高值耗材平均每月缺貨次數比較

3.2.3兩組種植類高值耗材過期及漏收費發生情況比較

觀察組全年使用高值耗材7 256件，全年手術患者4 413例；對照組全年使用高值耗材6 355件，全年手術患者3 991例。兩組種植類高值耗材過期及漏收費發生情況見表4。

表4 兩組種植類高值耗材過期及漏收費發生情況比較

4 討論

4.1 種植類高值耗材庫存實施電子信息系統管理可提高庫存周轉率

口腔種植類手術耗材品種繁多，傳統的管理模式無法隨時了解庫存情況，專管護士憑經驗易過度訂貨，因此備貨量大，庫存周轉率低。實施電子信息系統管理后,通過三種訂貨模式互補操作，在訂貨的同時了解庫存量避免過度訂貨，保持合理基數，減少庫存積壓。由表1可見，觀察組高值耗材庫存狀態改善，庫存周轉率加快。

4.2 種植類高值耗材庫存實施電子信息系統管理可縮短訂貨時間并降低耗材短缺頻率

實施電子信息系統管理前,需手工統計手術預約單上所需耗材的用量及型號，耗時長。而且不常用的耗材，由于庫存少，在術中會發生缺貨現象，且來不及補貨，導致手術無法正常開展，造成醫患、醫護矛盾。如若增加庫存量又易造成耗材積壓增加儲存空間。實施電子信息系統管理后，特別是在術中臨時更換使用了不常用又庫存少的耗材時，因電子信息管理系統中有最低儲存量的警示，隨時掌握準確的庫存信息，當發現最低儲存量的警示時可立即補貨，從而有效降低耗材短缺發生率，提高材料管理的有效性。本研究結果顯示，觀察組比對照組訂貨時間短，有效降低耗材短缺的頻次(P<0.001)。

4.3 電子信息系統管理可有效減少種植材料過期和耗材漏收費現象

實施電子信息系統管理前，對種植材料有效期的檢查只能通過物資盤點的方式發現，每周大盤點時，清查工作量大，占用了護士大量精力、時間，由于操作疲勞易造成耗材的漏檢[6]；同時，出庫操作與財務收費不關聯，操作時易出現漏收費現象。實施電子信息系統管理后，種植類耗材管理模塊中增設了有效期管理，系統根據有效期對其自動進行查詢，本研究中常規設置6個月的提前警示，凡是在該時間段的材料都會發出對話框警示及庫存內有色塊區分，便于管理者更為直觀地查找，掃碼退庫返回庫房，從而減少材料的浪費，提高了庫存管理的有效性、安全性。同時與財務收費系統連接，掃碼操作后電腦自動計價，提高了收費的準確度，減少傳統手工錄入收費而引起的漏收費現象。研究結果顯示觀察組1年內未發生高值耗材的過期及漏收費現象。