集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展階段及應(yīng)注意的問(wèn)題探討

薛 剛

(南京熊貓電子制造有限公司，江蘇 南京 210038)

從財(cái)務(wù)信息化的本質(zhì)上來(lái)看，集團(tuán)企業(yè)與中小型企業(yè)之間在財(cái)務(wù)信息化主體方面并無(wú)太明顯的區(qū)別，而兩者之間最明顯的區(qū)別則在于財(cái)務(wù)信息化在組織環(huán)境中的不同管理模式及發(fā)展模式，但是其最終的財(cái)務(wù)管理目標(biāo)卻又是相互一致的，不管是集團(tuán)企業(yè)還是中小型企業(yè)，其財(cái)務(wù)信息化的最終目標(biāo)都是通過(guò)更為行之有效的財(cái)務(wù)管理模式，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)在自身發(fā)展過(guò)程中的財(cái)務(wù)目標(biāo)與經(jīng)濟(jì)效益。 但集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展與實(shí)踐卻又因?yàn)樽陨淼膬?nèi)部組織結(jié)構(gòu)，以及經(jīng)濟(jì)構(gòu)成屬性而呈現(xiàn)出更多的復(fù)雜性，因此其在發(fā)展構(gòu)成要素方面則必須要認(rèn)識(shí)到其本質(zhì)，以此確定出其應(yīng)該注意到的問(wèn)題事項(xiàng)。

一、 集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展“三段論”

(一)第一階段:小型數(shù)據(jù)庫(kù)、電子表格等應(yīng)用到專業(yè)財(cái)務(wù)軟件中，以提高核算效率

1980 年，在鄧小平“抓好三件事”的政策號(hào)召下，中國(guó)正式開(kāi)始了近現(xiàn)代史上的第一次社會(huì)新經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)[1]。 而在這一過(guò)程中，計(jì)算機(jī)在我國(guó)集團(tuán)企業(yè)中的普及則發(fā)揮了極大的促進(jìn)作用。 在信息化的硬件設(shè)施支持下，集團(tuán)在財(cái)務(wù)信息化的過(guò)程中，會(huì)將電子表格、小型數(shù)據(jù)庫(kù)等數(shù)據(jù)管理辦公軟件作為常用管理工具。 現(xiàn)如今，我國(guó)各類集團(tuán)企業(yè)在信息化核算自身財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的過(guò)程中，產(chǎn)生了龐大的需求，以用友、金蝶、新中大、速達(dá)為代表的中國(guó)本土軟件公司也逐漸參與到了我國(guó)的專業(yè)財(cái)務(wù)軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程當(dāng)中，這些公司最后所研發(fā)出的“通用財(cái)務(wù)軟件”不僅解決了集團(tuán)企業(yè)在財(cái)務(wù)日常核算方面的基本問(wèn)題，同時(shí)更是通過(guò)以財(cái)務(wù)報(bào)表為取數(shù)邏輯定義、以小型數(shù)據(jù)庫(kù)為科目基礎(chǔ)設(shè)置的方式，實(shí)現(xiàn)了我國(guó)會(huì)計(jì)憑證信息、賬務(wù)信息以及報(bào)表信息在財(cái)務(wù)管理中的直接生成。 這不僅在手工登記賬簿的實(shí)際工作方面解決了效率低、失誤高的報(bào)表出具問(wèn)題，更在極大程度上提升了我國(guó)集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)核算效率，在這樣的發(fā)展階段基礎(chǔ)上，我國(guó)的集團(tuán)企業(yè)在財(cái)務(wù)分析方面也終于實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)財(cái)務(wù)報(bào)表的功能分析與自定義模塊分析[2]。

(二)第二階段:管理會(huì)計(jì)出現(xiàn)轉(zhuǎn)型，專業(yè)化財(cái)務(wù)軟件過(guò)渡為ERP 軟件

1990~2000 年這十年間，是我國(guó)集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展的第二階段。 這一階段中最明顯的發(fā)展特點(diǎn)為從自動(dòng)化辦公轉(zhuǎn)向集團(tuán)化經(jīng)營(yíng)管理。 Oracle、SAP、QAD 等國(guó)外公司的管理軟件在這一階段中直接促進(jìn)了我國(guó)集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化的質(zhì)量發(fā)展，而MRP、MRPⅡ以及ERP 等國(guó)外先進(jìn)財(cái)務(wù)信息化管理理念則在不同程度上對(duì)我國(guó)的集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化產(chǎn)生了積極的運(yùn)營(yíng)管理影響[3]。 但是由于當(dāng)時(shí)我國(guó)的財(cái)務(wù)工作者業(yè)務(wù)能力還有待提高，因此很多集團(tuán)企業(yè)也不得不暫時(shí)放棄ERP 軟件的財(cái)務(wù)模塊，這也是當(dāng)時(shí)我國(guó)集團(tuán)企業(yè)在財(cái)務(wù)信息化發(fā)展第二階段中呈現(xiàn)出的一個(gè)代表性問(wèn)題，但是ERP ＋軟件的集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化解決方案在這一階段中還是不乏成功案例的。

例如:海爾集團(tuán)當(dāng)時(shí)所采用的集團(tuán)企業(yè)信息化解決方案就是“SAPR3＋用友U8 財(cái)務(wù)軟件”模式；中國(guó)客車采用的集團(tuán)企業(yè)信息化解決方案則是“QADMRPⅡ＋新中大財(cái)務(wù)軟件”模式。 這樣的財(cái)務(wù)信息化解決模式其本質(zhì)上是信息化財(cái)務(wù)核算在中國(guó)集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)職能中的一種直觀體現(xiàn)。

(三)第三階段:財(cái)務(wù)部門通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)以及管理軟件，主動(dòng)參與至管理過(guò)程中，并為決策提供支持

2000 年一直到現(xiàn)在則是我國(guó)集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展的第三個(gè)階段。 在這20 余年中，我國(guó)不管是在專業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件方面，還是在管理理論體系方面，都獲得了諸多研究經(jīng)驗(yàn)與研究成果，但是更多的發(fā)展瓶頸同樣隨之而來(lái)。 一方面，財(cái)務(wù)信息化管理的管理屬性，使得很多集團(tuán)在自身的內(nèi)部組織框架中會(huì)將財(cái)務(wù)職能獨(dú)立出來(lái)；另一方面，對(duì)基礎(chǔ)核算人員的平衡管理及全面核算則成了財(cái)務(wù)信息化發(fā)展階段中的一個(gè)全新問(wèn)題，其中最主要的影響因素則是外部業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)內(nèi)部流程之間的信息仍然無(wú)法實(shí)現(xiàn)全面信息化，這也使得財(cái)務(wù)信息的錄入工作量依舊無(wú)法減少。 基于這樣的實(shí)際問(wèn)題，不少集團(tuán)管理思想與管理工具逐漸體現(xiàn)出了其自身在現(xiàn)階段的重要作用。

例如:在集團(tuán)的內(nèi)部組織框架中，戰(zhàn)略管理、平衡計(jì)分卡等財(cái)務(wù)管理方法作為關(guān)鍵信息的掌握者和主要業(yè)務(wù)流程的控制者，在為企業(yè)的管理者提供各個(gè)部門KPI 數(shù)據(jù)的時(shí)候，能夠做到公正、獨(dú)立，在運(yùn)用BI 工具之后，抽取管理軟件內(nèi)部的數(shù)據(jù)，然后集中進(jìn)行分析，最終將能夠支持決策的信息，及時(shí)提供給企業(yè)的管理者[4]。

二、 集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題

財(cái)務(wù)信息化是現(xiàn)代集團(tuán)管理中最為重要的管理手段之一，其在大型集團(tuán)中所占據(jù)的位置相較于中小型企業(yè)而言，也更能夠影響到集團(tuán)發(fā)展的最終效果及質(zhì)量，這是因?yàn)樵诟鞣N日常化的集團(tuán)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)之中，都會(huì)涉及財(cái)務(wù)信息化財(cái)務(wù)管理與財(cái)務(wù)信息化財(cái)務(wù)模式[5]。 具體可以從以下兩方面進(jìn)行分析:其一，從集團(tuán)的經(jīng)濟(jì)效益角度來(lái)講，財(cái)務(wù)信息化實(shí)際上就是集團(tuán)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中所獲得的經(jīng)濟(jì)效益與資本投資，因此當(dāng)前的財(cái)務(wù)信息化也被很多集團(tuán)看作其發(fā)展過(guò)程中的“內(nèi)部經(jīng)濟(jì)發(fā)展路徑”；其二，從集團(tuán)的經(jīng)濟(jì)管理角度來(lái)講，財(cái)務(wù)信息化中所涉及的內(nèi)容實(shí)際上就是對(duì)集團(tuán)財(cái)務(wù)活動(dòng)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的綜合性資本管理。 因此，其發(fā)展過(guò)程當(dāng)中應(yīng)注意以下幾個(gè)方面。

(一)確定財(cái)務(wù)信息化管理目標(biāo)

在集團(tuán)內(nèi)部建設(shè)財(cái)務(wù)信息化相關(guān)平臺(tái)并且加以完善，能夠保證集團(tuán)內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息化持續(xù)發(fā)展。因此，在推進(jìn)集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展的過(guò)程中，需明確集團(tuán)一貫的財(cái)務(wù)管理方向，保證公司各層級(jí)的成員在進(jìn)行查詢時(shí)的便捷性、信息使用的合法性，以及集團(tuán)關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息集中管理。 利用信息化的資訊管理工作，能夠第一時(shí)間對(duì)財(cái)務(wù)情況進(jìn)行回應(yīng)，資源的利用效率顯著提升，集團(tuán)的決策和運(yùn)營(yíng)也能夠獲得強(qiáng)力的資訊支持。 基于此，具備高效、及時(shí)、動(dòng)態(tài)回應(yīng)優(yōu)勢(shì)的資訊信息化管理模式也能夠讓集團(tuán)更明確不同發(fā)展階段中的財(cái)務(wù)信息化管理目標(biāo)，集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部門則應(yīng)根據(jù)不同的財(cái)務(wù)狀況反饋信息，及時(shí)對(duì)集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理方案進(jìn)行目標(biāo)核對(duì)與修訂，在此過(guò)程中充分將不同的財(cái)務(wù)狀況反饋信息與集團(tuán)整體的財(cái)務(wù)管理目標(biāo)進(jìn)行比對(duì)，這樣便能夠時(shí)刻確定各部門與分公司的財(cái)務(wù)發(fā)展現(xiàn)狀是否與集團(tuán)財(cái)務(wù)管理目標(biāo)相一致，若出現(xiàn)差異則可以根據(jù)這些反饋信息分析財(cái)務(wù)信息化在目標(biāo)數(shù)據(jù)層面的準(zhǔn)確性，進(jìn)而使財(cái)務(wù)信息化在集團(tuán)內(nèi)部的最終主導(dǎo)依據(jù)得到確認(rèn)，提高財(cái)務(wù)信息化管理的整體效率，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)隱患。

(二)財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)整體規(guī)劃

對(duì)集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展而言，要想實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的高效管理，就必須在集團(tuán)內(nèi)部推行財(cái)務(wù)管理的信息化。 在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域呈現(xiàn)出全球化趨勢(shì)的今天，信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代化發(fā)展的重要途徑，同時(shí)也在集團(tuán)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理工作之中占據(jù)重要的地位。 為提高集團(tuán)管理水平，集團(tuán)應(yīng)通過(guò)信息化技術(shù)，對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行集中管理，幫助集團(tuán)防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)為了確保時(shí)效性，應(yīng)將集權(quán)作為主要的管理內(nèi)容，而分權(quán)則居于輔助地位。 不僅如此，信息技術(shù)可以幫助集團(tuán)與各個(gè)分公司之間保持良好且密切的聯(lián)系，第一時(shí)間反饋財(cái)務(wù)管理的情況并且溝通，保證集團(tuán)能夠完全掌握所有分公司當(dāng)前的財(cái)務(wù)狀況。 將集團(tuán)發(fā)展需求以及我國(guó)政策的要求作為基礎(chǔ)，集團(tuán)需要構(gòu)建出與自身財(cái)務(wù)管理情況相符合的信息系統(tǒng)并進(jìn)行升級(jí)，將財(cái)務(wù)管理信息平臺(tái)與其他業(yè)務(wù)平臺(tái)相聯(lián)系，這樣便能夠?qū)崿F(xiàn)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)在整體規(guī)劃方面的“縱貫相連”，這樣的系統(tǒng)性整體規(guī)劃不僅是集團(tuán)在財(cái)務(wù)管理方面的必要性發(fā)展措施，同時(shí)更是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)之一。 基于集團(tuán)自身組織結(jié)構(gòu)的多重性，其自身內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理工作不管是在業(yè)務(wù)范圍還是在業(yè)務(wù)數(shù)量方面都會(huì)更加繁雜，這樣也就必然會(huì)形成更多的財(cái)務(wù)信息，若不能對(duì)這些財(cái)務(wù)信息進(jìn)行充分管理，則必然會(huì)導(dǎo)致更多的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)隱患形成。 因此，將財(cái)務(wù)管理信息平臺(tái)與其他業(yè)務(wù)平臺(tái)相聯(lián)系，則能夠從更全面的管理視角掌握到集團(tuán)及其下設(shè)分公司的真實(shí)財(cái)務(wù)情況，這樣也更有利于集團(tuán)財(cái)務(wù)管理層提前進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防御，在最短時(shí)間內(nèi)通過(guò)財(cái)務(wù)信息共享系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)不同工作環(huán)節(jié)中的財(cái)務(wù)問(wèn)題，進(jìn)而將財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)始終控制在最小范圍內(nèi)，以此保證集團(tuán)自身的長(zhǎng)期性發(fā)展優(yōu)勢(shì)。

(三)構(gòu)建統(tǒng)一的信息化財(cái)務(wù)管理體系

在財(cái)務(wù)信息化之中，各項(xiàng)業(yè)務(wù)的流程、基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)、集團(tuán)內(nèi)組織關(guān)系屬于重要內(nèi)容，在建設(shè)相關(guān)信息化標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)對(duì)上述幾個(gè)方面予以關(guān)注，從而為集團(tuán)構(gòu)建出更為標(biāo)準(zhǔn)的管理機(jī)制。 在對(duì)財(cái)務(wù)信息化所有因素進(jìn)行整合的時(shí)候，需要先了解不同分公司在經(jīng)營(yíng)層面的差異，促進(jìn)信息交互，財(cái)務(wù)信息也需要做到公開(kāi)透明，為集中管理的實(shí)現(xiàn)打好基礎(chǔ)。 基于此，在構(gòu)建統(tǒng)一信息化財(cái)務(wù)管理體系的過(guò)程中，則應(yīng)充分考慮到集團(tuán)財(cái)務(wù)管理的整體性，這樣不僅能夠在極大程度上促進(jìn)一體化管理模式的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)更能夠提升集團(tuán)整體的信息化財(cái)務(wù)管理效率。 從實(shí)際工作情況來(lái)看，當(dāng)前很多集團(tuán)在信息化財(cái)務(wù)管理體系中最明顯的問(wèn)題基本上都在于其制度執(zhí)行缺少統(tǒng)一的管理模式，很多部門都呈現(xiàn)出各自為政的工作狀態(tài)，這樣也就使得集團(tuán)整體信息化財(cái)務(wù)管理體系出現(xiàn)斷節(jié)。 因此，集團(tuán)應(yīng)通過(guò)“6S 管理”“目標(biāo)管理”等管理理念對(duì)自身內(nèi)部的信息化財(cái)務(wù)管理體系進(jìn)行重構(gòu)，以此明確各部門在統(tǒng)一財(cái)務(wù)管理體系下的財(cái)務(wù)工作及財(cái)務(wù)匯報(bào)標(biāo)準(zhǔn)，這樣能夠有效避免集團(tuán)信息化財(cái)務(wù)管理體系因組織關(guān)系、業(yè)務(wù)流程松散而導(dǎo)致的相關(guān)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化。

(四)建立信息化財(cái)務(wù)共享中心

將信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，構(gòu)建出信息化的財(cái)務(wù)處理流程，就是財(cái)務(wù)共享服務(wù)。 設(shè)置共享服務(wù)中心的目標(biāo)，就是幫助集團(tuán)優(yōu)化其組織結(jié)構(gòu)，規(guī)范工作流程并且提升整體工作效率，從而幫助集團(tuán)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中降低成本，并且基于市場(chǎng)環(huán)境，向內(nèi)部以及外部客戶提供專業(yè)化的生產(chǎn)服務(wù)。 財(cái)務(wù)共享中心可以幫助集團(tuán)實(shí)現(xiàn)集中管理，保證集團(tuán)的財(cái)務(wù)工作能夠穩(wěn)定、高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。 我國(guó)集團(tuán)企業(yè)要想獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的機(jī)遇，就必須創(chuàng)新自身已有的管理理念，集團(tuán)內(nèi)部的高級(jí)管理者必須明確時(shí)代發(fā)展產(chǎn)生的新要求，主動(dòng)尋找經(jīng)濟(jì)發(fā)展之中的機(jī)遇，通過(guò)創(chuàng)新自身的管理理念，合理地調(diào)整集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略，使集團(tuán)經(jīng)營(yíng)方面的成本下降。 例如，運(yùn)用全面預(yù)算管理手段，可以最大限度地避免風(fēng)險(xiǎn)事件，同時(shí)財(cái)務(wù)信息化在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中能夠具備良好的前瞻性。 所以，集團(tuán)必須與時(shí)俱進(jìn)地完善自身的制度，可以適當(dāng)?shù)亟梃b國(guó)內(nèi)外財(cái)務(wù)信息化相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際發(fā)展情況推陳出新，打造出更先進(jìn)、更健全的管理機(jī)制。

我國(guó)財(cái)政部為了使集團(tuán)內(nèi)部的會(huì)計(jì)工作得到規(guī)范，印發(fā)了?企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范?，其中第三十四條規(guī)定:分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的集中，逐步建立財(cái)務(wù)共享中心。目前，我國(guó)已有600多家集團(tuán)金融財(cái)務(wù)共享中心，并逐年遞增，格力、美的、貴州茅臺(tái)等集團(tuán)內(nèi)部都具備非常成熟的信息化金融共享中心。而在全球范圍內(nèi)，90%的集團(tuán)企業(yè)也都在使用財(cái)務(wù)信息化共享平臺(tái)對(duì)集團(tuán)進(jìn)行現(xiàn)代化的財(cái)務(wù)管理。由此可見(jiàn)，集團(tuán)要想建設(shè)真正能夠發(fā)揮作用的財(cái)務(wù)共享中心，必須以自身的實(shí)際發(fā)展情況為基礎(chǔ)，首先在股份有限公司內(nèi)部開(kāi)展實(shí)踐工作，確定共享服務(wù)的具體范圍并且專門進(jìn)行設(shè)計(jì)，對(duì)集團(tuán)內(nèi)部不同財(cái)務(wù)部門之間的權(quán)利和責(zé)任進(jìn)行明確，同時(shí)規(guī)定具體運(yùn)營(yíng)流程，從而使財(cái)務(wù)運(yùn)行過(guò)程中耗費(fèi)的成本降低，管理效率提升。

三、結(jié)論

綜上所述，“財(cái)務(wù)信息化”是在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)上對(duì)集團(tuán)財(cái)務(wù)流程以及財(cái)務(wù)管理工作的重塑，以此充分調(diào)動(dòng)集團(tuán)及其下屬公司的現(xiàn)代化信息潛力，挖掘不同類型的財(cái)務(wù)信息以及資源，妥善處理集團(tuán)內(nèi)部財(cái)務(wù)活動(dòng)所包含的各種財(cái)務(wù)關(guān)系，從而在集團(tuán)以及各個(gè)下屬公司之中，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理相關(guān)目標(biāo)。通過(guò)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展階段“三段論”的回顧研究，則能夠充分發(fā)現(xiàn)其財(cái)務(wù)職能與集團(tuán)信息化建設(shè)之間的相互影響關(guān)系。因此，要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得一席之地，集團(tuán)內(nèi)部的財(cái)務(wù)人員就必須更積極主動(dòng)地通過(guò)信息化管理工具，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)財(cái)務(wù)的信息化全面管理。