信息化背景下檔案管理工作存在的問題及對策建議分析

張曉春 河北大唐國際唐山北郊熱電有限責任公司

雖然信息化檔案管理工作近年來在我國各領域廣泛開展，但結合實際調研可以發現，信息化背景下的檔案管理工作仍存在多方面問題，如缺乏重視、信息化建設理念不足、信息化建設規劃不全面等。為盡可能提升信息化背景下的檔案管理工作水平，正是文章圍繞信息化背景下檔案管理工作開展具體研究的原因所在。

一、信息化背景下，檔案管理的特征

信息化背景下，檔案也往信息化方向發展，因此使得檔案管理具備如下特征：首先管理的對象主要為數字檔案。信息化背景下，電子檔案逐漸地取代了紙質檔案，使得目前絕大多數檔案都是以電子檔案為主。而電子檔案跟紙質檔案相比，具備一定的虛擬性，又具備復制、拷貝，以及傳輸等功能。其次，檔案管理的核心向收集利用方向轉變。傳統的檔案為紙質檔案，在收集、保管、整理等方面都需要消耗大量的時間和人力，效率非常低，而信息化背景下，紙質檔案向電子檔案轉換，就無須花費大量的時間和人力來進行管理。信息化背景下，只需要利用互聯網技術、電子技術就能快速地對檔案進行收集、歸納、檢索等，有效地提高了檔案管理的質量。

二、檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏重視

現階段我國部分單位仍存在較為傳統的思想觀念，對檔案管理工作的認識僅停留在“保管”層面，缺乏對檔案管理轉型升級的重視，單位的信息化檔案管理平臺引進、打造因此受到制約。對于日常工作任務較為繁雜的檔案管理人員來說，部分檔案管理人員缺乏對信息化檔案管理的了解、自身水平無法較好實現檔案利用等情況也較為常見。受到相應的考核、獎懲機制缺乏，很多檔案管理人員存在消極工作心態，這與上級的重視和激勵缺失存在直接關聯[1]。

（二）信息化建設理念不足

雖然信息化檔案管理早已在我國各地廣泛應用，《干部人事檔案數字化技術規范》(GB/T 33870-2017)等文件也在我國陸續出臺，但在具體實踐中，很多單位的信息化檔案管理僅僅停留在打印目錄、計算機查詢和檢索層面，信息化管理僅為紙質檔案的輔助，這顯然無法滿足信息化背景下的檔案管理需要。雖然很多單位已經初步完善檔案數字化建設，但很多信息化檔案管理系統仍采用獨立運行、封閉管理方式，統一規劃管理及信息資源共享未能實現。由于未能高度重視檔案信息化建設，存在較為保守的檔案管理觀念，這就使得信息化檔案管理需求和資金投入差異較大，消極被動開展檔案管理信息化建設的情況也偶有出現。真正意義上的檔案信息化管理需要得到完整的檔案信息化管理數據庫支持，但在數據庫缺乏制約下，檔案信息化管理停留在日常查詢、案卷關鍵字檢索等基礎功能層面，薄弱的信息化觀念、表面的計算機管理方式對檔案管理信息化發展造成的制約必須設法消除[2]。

（三）信息化建設規劃不全面

雖然檔案數字化已經在我國各類單位基本普及，但受到明確標準和規劃缺失影響，統一指導的缺乏使得檔案管理信息化建設不具備明確發展目標，很多單位對檔案信息化建設較為迷茫，這使得檔案信息資源開發的廣度和深度受到嚴重制約。在檔案信息化建設探索中，很多單位單獨依靠自己摸索前行，這使得信息化水平和進度無法得到保障。很多單位為檔案管理部門配備了信息化設備，但未能同時開展網絡平臺及數據庫建設，這種檔案管理雖然在形式上利用計算機，但這種利用較為表面，未能開展真正意義上的信息化檔案管理工作。對于需要分階段實施的檔案管理信息化建設來說，很多單位未能形成統一規劃方案，如缺乏檔案管理信息化質量、深度、進度相關規劃，對后期系統、設備維護也缺乏明確保障計劃，同時存在經費保障缺失，這對信息化背景下檔案管理發展帶來的影響同樣較為深遠[3]。

（四）檔案數據歸檔方面存在的問題

檔案數據歸檔問題紙質檔案主要是文書、實物、照片等，因此可以明確地對紙質檔案進行劃分。而信息化背景下，紙質檔案轉換成電子檔案，這些以數據形式存在的檔案歸檔成了一個問題，因為目前還沒有一個相關的歸檔規定，在歸檔、分類起來大家也都意見無法保持統一，從而導致檔案歸檔混亂的現象。并且每一個的檔案信息都非常多，如果歸檔的方式不一樣，歸檔的系統也不一樣，這樣對于檔案的檢索、查詢，以及管理都是十分不利的。

（五）檔案管理的網絡安全問題

眾所周知，信息技術的出現，即給人們帶來了便利，同時又帶來了挑戰。在檔案管理中，利用信息技術，雖然有效地提高了管理的效率以及利用率，但是，網絡安全問題又給檔案管理帶來了安全挑戰。近幾年，我國頻繁地爆發出檔案信息泄露事件，簡單地檔案泄露個人信息，給人們的生活帶來了困擾，或者造成經濟損失，嚴重者國家檔案如果遭到泄露。尤其是一些重要的信息如果落入競爭國家中，就有可能影響整個國家的安全，因此，必須要做好網絡安全問題。

三、檔案管理工作優化開展建議

（一）提高重視

為保證檔案管理工作更好適應信息化背景，必須提高對該工作的重視程度，以此強化檔案管理基礎設施建設，同時聚焦檔案信息化管理平臺及數據庫的建設?；A設施建設強化需聚焦檔案管理信息化需要，如掃描儀、高配置計算機、安全存儲設備、服務器等，開發工具、智能信息服務系統等智能化改造軟件的引進也極為關鍵；檔案信息化管理數據庫建設需要關注紙質檔案的信息化錄入，以此在數據庫中保存檔案信息，這一過程需同時關注各類新型信息化技術的開發運用，如對登記查檔情況、檔案審批流程進行查閱，檔案缺少資料的記錄也需要設法實現。在檔案信息化管理數據庫支持下，檔案管理效率及利用效率能夠大幅提升，傳統管理模式對檔案管理工作造成的束縛也能夠有效消除；檔案信息化管理平臺建設需要以數據共享為基本框架，同時關聯OA辦公系統和檔案信息化管理平臺，以此開展信息一體化的檔案管理，大幅提升檔案管理工作效率和質量?；谕晟频男畔⒒椖拷ㄔO，可同時開展關聯檔案信息的手機客戶端開發，允許有權限人員查閱部分檔案信息，以此提供檔案信息移動服務[4]。

（二）整合資源

為進一步優化檔案管理工作，還應設法整合資源，為檔案信息化系統建設提供支持，具體可從檔案信息收集、檔案信息數字化、信息資源整合三方面入手。檔案信息收集需要關注證書類文件及原始記錄文件，前者需要復印并加蓋公章，后者多采用紙質表格形式歸檔，需明確認識兩種信息存在同等重要性。如發現檔案材料不全問題，需由檔案管理人員負責登記記錄并要求相關部門上交相關資料，如學歷、職稱證書等，信息認定相關的重要材料需要針對性開展調查認定；檔案信息數字化需要聚焦動態變化信息和固定信息，由此開展的檔案材料整理需明確工作的真實性、嚴肅性、重要性，保證存入檔案信息的準確、成套、手續完備。在檔案數字化準備階段，還應做好對檔案完整情況的審核，及時不全材料，數字化掃描錄入也需要及時進行，以此實現人力及時間成本的節約；信息資源整合可依托單位內部網絡，針對性引進或建設檔案信息化管理系統，滿足檔案的日常業務信息化管理及數字化處理需要，數字化的檔案申請、審閱、審批也能夠順利實現。還應結合單位已建成信息系統，打造統一的應用平臺，保證信息錄入規范，并設法實現統計分析、信息聯動、即時查詢、等核心功能，更好提升檔案的查借閱效率。此外，還應關注檔案管理信息系統間的對接，依托開發系統接口，即可規避重復建設等問題，更好整合信息資源，輔以平臺服務系統，即可更好貫徹節約投資、業務協同、資源整合的綠色發展理念，進一步推進信息化背景下的檔案管理轉型。

（三）健全制度

為解決上文提及的信息化建設規劃不全面問題，必須從檔案信息化建設制度規范、明確具體任務和目標、安全保障制度建設三方面入手。檔案信息化建設制度規范屬于一切的基礎，在長效化、制度化的檔案信息化管理推進中，檔案數字化標準必須設法健全，如數字化檔案的登記、審批、監督、流轉、歸檔制度，這直接影響檔案信息準確、及時、符合保密管理規定的轉化。檔案信息化管理監督、責任追究制度的建設也需要同時得到重視，以此為檔案管理人員樹立“高壓線”“防火墻”，檔案管理的新型技術轉型也能夠獲得更有力支持；明確具體任務和目標同樣能夠為檔案管理信息化建設提供基礎支持，具體實踐應充分結合單位特點，保證數字化成果格式及工作流程新穎、保證數字化檔案內容齊全、保證圖像分辨率清晰、信息化檔案利用更為快捷，人員配備、信息存儲、保密機制、現場監管的安全性也需要同時得到保障，如遵循《紙質檔案數字化規范》(DA/T31—2017)要求、開展庫藏檔案全卷宗數字化處理、通過彩色模塊掃描檔案、簽訂保密協議、建立數據備份中心、打造三重安全備份方式、開展OCR數字化檔案圖片掃描識別，信息化檔案管理新模式可通過上述措施順利實現；安全保障制度建設需要關注信息化檔案管理面臨的一系列新型安全風險，如系統故障、信息泄露、感染計算機病毒、數據庫備份失敗、管理系統操作失誤等，針對性制定應急對策和預防措施，如做好保密層級劃分、保證系統安全、強化安全保密意識。保密層級劃分可設置普通管理、超級管理等權限，同時永久備存檔案數據使用生成的系統日志，超級管理權限可負責檔案數據的更新和維護，普通管理權限僅能夠檢索、查詢、新建檔案數據，以此杜絕信息造假、信息泄露等問題出現。為保證系統安全，可關注存儲介質、管理系統的保密技術應用，如設法提升系統的安全系數，數據庫的定期備份、涉密計算機使用責任人的明確、外網U盤接入的明確禁止均屬于其中關鍵。為提升檔案管理人員的安全保密意識，單位應定期組織保密安全教育，做好保密知識宣傳，同時明確劃分檔案信息安全責任，輔以檔案管理制度和保密制度，保證檔案管理人員具備足夠高的保密責任意識。如涉密計算機出現故障或需要更新換代，應由內部專業人員負責處理，避免泄密問題出現。

（四）以法治思維構建檔案信息安全體系

鑒于目前檔案管理中的網絡安全問題，建議利用法治思維來創新檔案管理的信息安全體系。目前，我國有《網絡安全法》《國家保密法》《各級檔案館檔案使用范圍規定》等法律，法律中明確了破壞檔案信息安全的一些處罰，以及一些保障措施，因此，在檔案管理中也要以嚴格遵守這些已經實施的法律為基礎，來做好檔案的安全。其次，全員樹立科學的信息安全觀，在具體的工作中，學會用法律的思維，按照法律的原則來搜集檔案、歸檔檔案、檢索檔案等。此外，還需要實施安全制度，全員按照安全制度來進行執行。而且對于一些檔案，還可以按照我國信息系統安全等級保護標準，來進行檔案安全劃分，以此來做好檔案的安全管理。而且，相關的法律體系也需要定期進行完善，以此來彌補現有法律條款的漏洞，以法治的思維來保護檔案信息的安全。

（五）創新檔案利用機制

首先，要主動地提供推送服務。在具體的管理中，檔案管理人員需要利用信息技術來深挖檔案的價值，以及檔案利用者的需求，主動為其提供推送服務，提高檔案的利用率。其次，加強檔案的共享。信息化背景下，應該利用信息技術將部門之間的檔案跟檔案館進行整合，然后進行共享，以此來為檔案的使用者提供一站式的服務。此外，還需要各大檔案館還需要加大對檔案管理的經費投入，完善基礎設施，引進信息化檔案管理人才，做好檔案管理的培訓工作，以此來保證檔案管理的工作。

四、結語

綜上所述，信息化背景下檔案管理工作正面臨一系列新的挑戰。在此基礎上，文章涉及的提高重視、整合資源，健全制度等內容，則提供了可行性較高的信息化檔案管理工作升級路徑。為更好開展信息化檔案管理工作，定期的業務培訓、檔案管理理念升級、新型軟硬件設施引進等方面同樣需要得到重視。