新時期電子檔案管理在信息化建設中的運用分析

姜洪剛 萊陽市民政局婚姻登記處

進入新時代，人們針對信息的獲取及需求發生巨大變化。面對此情況，我國也要對電子檔案管理帶來一些新挑戰。為了能夠滿足檔案管理的現實要求，在進行信息化建設的過程中，不僅要提高電子檔案的管理水平，相關的工作人員還需要去尋找新的工作思路，靈活運用現代化方法技術，從而將檔案管理體系不斷完善，推動管理工作逐漸朝著科學化、信息化方向進步，由此提升檔案管理的質量與效率，助力企事業單位更好地發展。

一、作用分析

（一）有利于工作效率提高

對于電子檔案管理工作而言，其實每一個企業在開展任何工作之前均需具備科學的工作流程及方法，且在企業進行實際的檔案管理工作時，也會要求工作人員能根據所制定好的工作流程與各個部門和工作人員進行相關的配合，保障了電子檔案管理工作的進度和完善。進入到信息化時代，有關檔案管理盡快實現信息化建設已經成為一個必然要求。企業單位可以建立一個信息化的管理平臺，在平臺上就能去共享檔案資源，讓各部門及相關工作人員的工作和交流能夠更加暢通，進一步提升工作效率。另外，企業單位在應用信息化管理軟件的過程中能夠有效提高電子檔案工作管理的效率，就算只有一名管理人員也能完成大部分的管理工作，為企業節省了一定的時間與經濟成本[1]。

（二）有利于檢索效率提高

過去的檔案管理不僅需要消耗大量時間，且檔案管理工作的難度偏大。隨著時間的不斷推移，電子檔案的種類數量也越來越多，工作人員為了能夠滿足更高的工作要求，也提高了自身的工作壓力以及工作量。由于工作人員數量相對有限，所以以往的檔案管理工作效率偏低，一些關鍵檔案未能得到及時有效的管理，從而在信息檢索時極易產生問題。現如今，我國的信息技術正在不斷發展的過程當中，也出現了很多的電子檔案新型管理模式，在一定程度上改善了以往管理模式中所出現的問題，在將人員數量減少的基礎上大幅度提高管理的質量與效率，由此可見實現其信息化建設的必然性及重要性，這也是發展及健全檔案管理體系的一條重要渠道[2]。

（三）有利于查找速度提高

傳統模式下的以人工管理為主，因為檔案管理的工作量大，使工作人員極易產生工作疏忽，所以在信息查找環節難以提高工作的效率，在一定程度上降低了檔案管理的時效性。而若能通過信息化軟件對電子檔案加以分類處理，則能在提升時效性的同時減少管理時間，一些關鍵的檔案資料能夠在管理系統中及時更新，為檔案資料的提取與查詢提供便利。

二、現狀分析

（一）缺少統一的要求標準

推進檔案信息化建設，則應構建起統一科學的要求標準。由于電子檔案針對系統的較大依賴性，所以管理電子檔案所涉及的范圍更加復雜。唯有確保其數據信息的原始性，讓電子檔案的數據能在安全穩定的環境中交換，檢索模式、格式等內容設計需具備和電子檔案特征相符的標準，才能保證電子檔案管理工作得以正常運營。而在以往檔案管理工作中，電子檔案管理顯得更加煩瑣，如果缺少統一科學的要求標準提供基礎，很容易造成工作混亂。可從實際情況來看，在檔案管理工作中缺少明確的統一標準乃至于存在一些空白領域，所以提高其標準性、規范性已是刻不容緩[3]。

（二）工作人員業務能力不足

針對電子檔案管理，要求技術人員通過系列操作才能實現其本有價值。為了能夠達到更加理想的管理效果，相關企業一定要強化工作人員自身業務能力。在進行電子檔案管理時，主要面向對象并非指定的某人，這邊就要對其嚴格規范，方便需求對象可以熟練操作；因為電子檔案管理是一種現代的信息化處理技術，只有經過一定的熟悉時間才會有效應用到實踐，那么，業務人員應具有技術實操能力，為此能夠提供相應的技術說明和指導。

（三）缺少高質量專業型人才

電子檔案應通過有關技術提供強有力的支持，例如網絡和通信等方面。因此，電子檔案的建立需由專業人員進行。電子歸檔一般情況下能劃分為以下兩種，一是借助存儲的數據信息來建檔，并運用數字化信息進行檔案管理[4]；二是電子檔案接收。在實際應用過程中，數據庫的信息作為檔案數據的主要來源，會很多復雜的問題。所以作為一名合格的管理人員，一方面能夠對計算機熟練操作，另一方面針對信息要高度敏感。可當前擁有電子檔案管理專業能力的人才數量有限，還有個別管理人員的責任感偏低，自身沒有良好的專業素養，就算企業用高價購進相關設備，也會由于無人進行操作而阻礙信息化建設。

（四）未能認識檔案維護重要性

現階段檔案管理維護力度存在很多的問題，此方面存在的主要問題如下：

管理系統需要較長的維護周期，在具體應用中管理系統需要升級，這在一定程度上會影響到硬件、軟件設備的替換更新。

管理人員無法進行復雜的維護工作，特別是在當前檔案管理愈發復雜的背景下，進行維護工作要求更加細致、專業且全面。如果在工作方面出現問題應能做到及時處理，如實忽視這些細小的問題極易產生很多難題，從而為今后的工作帶來不便。

未能采用先進的維護技術，特別是電子檔案管理在我國起步的時間較晚，難以實現程度較高的自動化，不僅費時而且費力，也影響到了電子檔案管理工作的效果。

三、應用分析

（一）重視硬件、軟件設施建設

有關電子文件，其指的是依托電腦展開數字化傳輸、操作或者是處理的一種文件。至于電子檔案，主要指的是擁有保存價值的電子檔案（已歸檔）和有關軟件參數。那么電子檔案若要實現規范管理則要有配套的硬件、軟件設施基礎。

網絡環境。網絡環境主要劃分成互聯網、局域網等，同時要進行“雙網”的物理隔離。其中的硬件設施包含服務器、網絡設備和有關支撐設備，且應建立容量較大的數據庫、訪問服務的集中管理系統。有關軟件建設，特別是在操作系統選擇過程中，需要遵守適用、通用及實用等基本原則，盡可能選取現代化的操作系統。

應用系統。在具體選擇時需體現包容性與開放性的特征，且應用系統是擴展性較強的一類網絡系統，也是一種具有基礎性電子檔案管理平臺，可以提供多種自定義功能。檔案室依據具體情況的相應變化來定義操作模塊、工作流程，這樣有關管理軟件便能實現二次開發，主要功能體現在數字化加工、采集信息等整個過程。運用的關鍵性技術是現階段信息技術、計算機技術等領域中極具先進性的前沿科學。比如：數據倉庫、圖像分類和并發查詢等技術。將以上有效應用于電子檔案管理，檔案管理系統會更具技術性[5]。

（二）建設數字化信息數據資源庫

現階段，資源庫建設需重點關注以下幾點：

針對本單位有關資料、自發文件的電子檔案進行歸檔時，應該及時將其傳輸到新數據庫中。

這對上級單位資料及來文進行歸檔時，通過掃描原文形成一個電子檔案，將電子檔案的數據輸入到相應的數據庫當中。因為紙質檔案需較大的庫存量，也要求數量巨大的數字化檔案，針對現有庫存檔案進行數字化工作應劃分步驟。首先要讓經驗豐富的檔案管理人員對各類電子檔案進行甄別和篩選；其次根據檔案上的時間順序，挑選出一些具有價值高、使用率高的電子檔案信息，至于一些使用率偏低的檔案應放置于數字化信息當中。在建設數字化信息數據資源庫的過程當中，管理人員需要對這個過程當中的數據進行調節，將一些比較著急的檔案先進行數據化，從而加強了電子檔案管理工作的利用率[6]。

（三）科學制定相關規范標準

出于有效管理電子檔案，需要制定和檔案管理、電子文件管理的規范標準，例如：

將國家相關標準與產生和使用電子文的具體情況相結合，立足檔案管理的規律與信息技術特征，形成電子檔案、整理電子檔案等方面的統一科學管理機制。針對歸檔的范圍、方式以及保管要求等方面給出規定；將電子檔案進行管理的過程中能夠，也要落實主要責任人員與部門；清楚電子檔案歸檔的整理需求、方式、時間以及移交程序等[7]。

制定相關業務的驗收及檢查標準，明確歸檔要求、范圍、手續以及時間等內容。

（四）加大各部門聯合力度

因為電子檔案會引發很多問題，存在較多制約因素，單純依據檔案部門難以有效完成，所以在歸檔環節需相關部門有機結合。

形成電子檔案管理部門。應將各個管理業務充分掌握，明確電子檔案的歷史聯系與形成規律，歸檔的負責人也要在工作價值鑒定方面擁有較大發言權。

檔案部門。檔案部門的負責人全面掌握歸檔工作的具體原則、相關方法，還應把握全局充分發揮統籌及把關作用。

技術管理部門不只是形成電子檔案的主要單位，還負責管理網絡的設計及維護，在歸檔實現標準化、制度化建設中占據十分重要的地位。以上部門的具體職能需要相互滲透，將自身優勢充分發揮并能在歸檔工作匯聚合力，由此為電子文檔提供質量保障。

（五）妥善處理保存問題

例如將磁性材料作為主要載體的檔案，基于理論層面分析可實現長時間保存，由于信息讀出屬于無接觸形式，因此沒有磨損風險。在介質層所記錄的信息在保護層中密封，防止外界磁場對其造成影響，也不會遭受到灰塵或是水分等物質的侵害。可因為形成檔案時間相對較短，沒有對實際貯存充分驗證，因此原始信息如何實現長時間保存，依然是檔案工作人員仍需探討研究的一個重要課題。針對具有長久保存需求的電子檔案，應該定期復制避免信息損失。

（六）做好技術處理工作

針對電子文件檔案在新時期發展需求下已經是勢在必行，有關工作人員應能深入到工作領域一線，針對電子文件的處理、接收和存儲提供科學指導，掌握重組文件信息的來龍去脈，從而對其中的原始信息提供保護。依托有效的技術處理，電子文件便能調整為“只讀”文件，以此對原始結構加以保護，確保電子檔案更加可靠，讓其同紙質文件發揮社會效用。

（七）做好人員培訓工作

基于辦公網絡化和現代化的持續推進，很多檔案人員無法適應。所以，企業單位首先就應當進行合理的培訓教育工作，提高檔案人員自身的業務素質。建議采取多角度、多形式的培訓模式，不斷優化他們的知識結構體系，與此同時可以相關檔案人員進行參觀學習，幫助其開闊視野達到取長補短的效果。只有這樣才能為企業發展予以更為優質的信息服務。現階段，應做好如下工作內容：

管理人員。因為電子檔案屬于全新的一門技術，要求新設備提供支撐，如果僅知道以往檔案管理方法的工作人員，自然是難以勝任。針對電子檔案若要實現高效管理，不僅要掌握檔案管理的專業、基礎知識，而且要掌握硬件、軟件及信息處理的相關技能知識。基于此，檔案人員應及時更新自身知識，調整本有的知識結構。

用戶培訓。通過對操作常識、運行程序等最基礎性知識的講解，采取面對面師徒制的具體指導，確保每名受訓者都能將自己不明白的問題進行合理的解決[8]。

（八）做好監督指導工作

出于提高電子檔案管理工作的實效性，各項工作必須保證落到實處，讓電子檔案更加真實、更加可靠性，因此應做好監督指導工作，要將管理電子檔案融入考核問責制之中，從而讓檔案管理規范有序，保證歸檔管理是有據可循的，同時在實踐過程中得到完善補充。以職責明確、建章立制和強化考核等路徑，對電子檔案有序管理。

（九）做好隊伍建設工作

依據信息化建設的具體要求，企業檔案部門應選擇復合型專業人才負責檔案的管理及開發。有關工作人員需具備如下能力：

1.扎實的文書知識，擁有概括、分析等一定的信息組織能力。

2.掌握和專業的技術知識，能夠符合“文理雙通”的標準。

3.熟練運用信息操作技術。

擁有以上幾種能力，才會更好地滿足電子檔案管理要求，保障順利運行各項信息化建設工作。可是從實際人員組成情況來看，高學歷的專業人員數量相對較少，不僅傾向于“保管型”而且結構過于單一，也會對檔案管理的信息化現代化建設造成影響。若要順應電子檔案信息化建設形勢，企業單位也應當重視人才隊伍建設。將公務員招用有機融合其他科學的選拔機制，旨在調整企業單位整體素質結構，而且針對一些年輕且高質量的人才，應當讓他們經過一定時間的教育培訓，從而提高人才的業務素質。同時在管理工作還要不斷創新，能夠為工作發展灌注巨大活力，讓企業的隊伍建設工作能夠不斷提升自身的信息化技術水平。

（十）做好整理收集工作

有關檔案收集及整理屬于較為重要的工作內容，管理紙質檔案具有較高的空間及時間要求，出于更好地管理電子檔案，在具體工作中必須將檔案收集和管理環節規范，切實提高工作的系統性與邏輯性，從而為檔案查閱提供便利。通常一個檔案擁有較多卷宗，如果檔案保存的時間久遠則會缺乏相應的編號，涉及部門變動時可能會導致工作人員混亂，難以對檔案實現有效管理。如果讓其規范標準地發展，則有必要構建分類管理的科學模式，在提高檔案分類科學性的同時讓其更具延續性。

縱觀全文來看，我國的電子檔案管理工作正在朝著信息化方向不斷發展，已經成為當前我國檔案管理的一個主流發展趨勢。為提高檔案管理的實效性，進一步滿足企事業單位針對檔案管理的具體要求，作為有關工作人員需運用先進的技術，不斷提高自身的專業能力與職業素養，以此促進檔案管理盡快達到信息化建設目標，從而提高電子檔案管理水平的有效性。