監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部管理信息化建設(shè)的必要性與發(fā)展前景

湯義蘭 鐵四院（湖北）工程監(jiān)理咨詢有限公司

一、監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部管理信息化的意義

現(xiàn)今世界已然進(jìn)入信息時代，信息生產(chǎn)力屬于新興的社會生產(chǎn)力范疇，信息社會代表著社會進(jìn)步的趨勢，利用信息技術(shù)整改企業(yè)已經(jīng)屬于一種全球性的趨勢，企業(yè)必須協(xié)調(diào)自身的發(fā)展攻略，搶占戰(zhàn)略制高點，大力推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)。可以說，企業(yè)信息化是21世紀(jì)企業(yè)生存和發(fā)展的必要條件，是提高企業(yè)競爭力、服務(wù)市場經(jīng)濟(jì)的重要條件。

企業(yè)信息化是指通過信息技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)的資金流、物流、作業(yè)流、信息流的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高經(jīng)營管理效率。信息化對企業(yè)發(fā)展的作用日益顯現(xiàn)，通過企業(yè)管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化建設(shè)能夠增強(qiáng)核心競爭力，適應(yīng)瞬息萬變的市場經(jīng)濟(jì)競爭環(huán)境，實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展[1]。落實到企業(yè)內(nèi)部，企業(yè)通過信息化建設(shè)可以改變內(nèi)部管理模式，對所擁有的人、財、物、信息等綜合資源進(jìn)行平衡和優(yōu)化管理，協(xié)調(diào)企業(yè)各部門開展業(yè)務(wù)活動，使企業(yè)的管理更加細(xì)致、有序，促進(jìn)企業(yè)信息的有效流通，資源和知識共享的同時，實現(xiàn)企業(yè)全部生產(chǎn)經(jīng)營活動的運營自動化、管理網(wǎng)絡(luò)化及決策智能化[2]。

所以傳統(tǒng)行業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)勢在必行，從源頭上抓起，從基礎(chǔ)上改變傳統(tǒng)的管理模式，擁有比別人更快獲取和處理信息的能力。

信息化建設(shè)是監(jiān)理企業(yè)職能部門的高效運轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)，總的來說可以分為這幾點：一是提供一個信息共享的公共平臺，及時匯集各個部門的有效信息，消除部門之間的信息不對等，縮短信息的傳遞的時間，保證信息傳遞的正確性，讓有關(guān)部門及時做出相應(yīng)回應(yīng)。二是信息化系統(tǒng)作為一個各類信息的匯總平臺，信息大數(shù)據(jù)時代，可以快速準(zhǔn)確的找出各個部門所需要的信息，如了解某一職工的工作軌跡、曾擔(dān)任崗位、擅長專業(yè)、執(zhí)業(yè)資格情況等。三是信息化推行后，不再是人來管事，而是由制度和程序來管理各項事務(wù)，盡管人事變動也不會因交接不全面造成信息對接錯誤和遺漏，崗位新人員可快速上手。

二、監(jiān)理企業(yè)職能部門信息化需求分析

（一）經(jīng)營管理信息化必要性

在目前市場化大背景下，經(jīng)營工作是監(jiān)理企業(yè)的重中之重。經(jīng)營工作第一步是市場信息的收集、整合、處理、跟蹤，監(jiān)理企業(yè)的信息化建設(shè)，可以建立針對監(jiān)理市場信息收集，篩選、處理和跟蹤的規(guī)范性高的系統(tǒng)軟件，將信息發(fā)布的常用網(wǎng)站、重點關(guān)注的網(wǎng)站進(jìn)行標(biāo)注，設(shè)置關(guān)鍵信息提醒，可以有效避免因人的不穩(wěn)定因素造成的信息的遺漏，也可大大減少這種效率低下的工作[3]。

經(jīng)營工作中的項目投標(biāo)評審、保證金的辦理、滿足投標(biāo)并能履約的人員的選擇和安排等，都需要各個職能部門通力合作，在實際工作中，這部分的工作往往推動起來非常漫長。建立信息化系統(tǒng)，可以減少信息流轉(zhuǎn)的時間，同時在系統(tǒng)中提取可做決策參考的信息，不在同一辦公地點也能提出一方意見及建議。另一方面，信息化系統(tǒng)可設(shè)置強(qiáng)制處理，有效避免推責(zé)和拖沓，讓工作更順利開展。

（二）財務(wù)管理信息化必要性

一個大型的監(jiān)理企業(yè)，同時進(jìn)行的項目有幾十上百個，而且這些項目工期短有1年，長有上十年，如遇中途工期中斷，歷時時間更是不可預(yù)計，地處全國各地，個別項目更是在海外。依靠財務(wù)部僅有的人員來管理情況各異的項目收款、費用報銷、工資發(fā)放等是一項不容出錯的工作。信息化建設(shè)有利于規(guī)范合同信息、收款信息、費用報銷信息，確保信息的準(zhǔn)確性、唯一性、及時性、可用性，形成以項目合同執(zhí)行周期為個體的各項數(shù)據(jù)臺賬，支撐領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營決策。同時實現(xiàn)現(xiàn)場合同執(zhí)行與財務(wù)收款、費用報銷情況的聯(lián)動與共享，設(shè)置預(yù)警提示，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。

通過監(jiān)理企業(yè)財務(wù)管理的信息化建設(shè)，可整理提升財務(wù)管理過程中的規(guī)范化、精細(xì)化水平，同時建立了項目部與財務(wù)部的有效溝通平臺，進(jìn)一步提供企業(yè)的管理水平。

（三）工程管理信息化必要性

面對全公司100來個項目監(jiān)理部，遍布全國各地，公司安全質(zhì)量部很難做到全面把控所有項目的安全質(zhì)量，安全質(zhì)量風(fēng)險這把劍一直懸在空中。

信息化系統(tǒng)建設(shè)安質(zhì)部通過收集、整理、處理各類項目信息來完成對現(xiàn)場安全、質(zhì)量、文明施工的管控，信息就是監(jiān)理企業(yè)管控現(xiàn)場的抓手。而通過建設(shè)信息化系統(tǒng)，可以有效加強(qiáng)監(jiān)理項目各類信息的處理能力[4]。

（四）人事管理信息化必要性

監(jiān)理人才是監(jiān)理企業(yè)最重要的財富，也是提升企業(yè)核心競爭力的基礎(chǔ)，信息化系統(tǒng)可以實現(xiàn)對人員個人信息、工作狀態(tài)、持證情況、發(fā)展計劃、勞動合同、工作經(jīng)歷、擅長專業(yè)等有效管理，構(gòu)建更為完善的企業(yè)人才信息庫[5]。特別是在證書管理方面，能為各個部門提供一個公共的查詢平臺，證書管理人員只需將證件信息及時輸入和更新，就可以供任何需要的人快速查詢和統(tǒng)計，方便現(xiàn)場總監(jiān)和管理人員及時了解項目人員的持證情況，應(yīng)對各個政府機(jī)關(guān)的檢查，公司領(lǐng)導(dǎo)在選用人才時可以及時準(zhǔn)確地找到需要的人，也可以彌補(bǔ)人工管理信息的效率低下和疏漏，也減輕了人工管理的工作量，為各級管理者的決策判斷提供準(zhǔn)確信息[6]。

（五）行政管理信息化必要性

企業(yè)信息化建設(shè)的難點說到底還是管理的問題，要保證內(nèi)部流程管理有序、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)清晰。企業(yè)信息化建設(shè)還是一個逐步迭代和優(yōu)化的過程，因為市場是不斷變化、公司是不斷發(fā)展的，所以系統(tǒng)要經(jīng)得起時間的考驗，當(dāng)市場或技術(shù)發(fā)展等外部變化時，可以及時調(diào)整規(guī)劃目標(biāo)，不讓自己處于被動的局面[7]。

在行政管理方面，由于項目點多面廣，現(xiàn)場對接的文員素質(zhì)參差不齊，信息化系統(tǒng)可以有效規(guī)范程序，例如蓋章申請、事項請示、物質(zhì)采購、車輛管理等事項避免線下操作時一事多問，多頭重復(fù)請示，費時費力，效率低下。通過利用信息化手段，將核心流程進(jìn)行梳理，分類分析內(nèi)控流程，在系統(tǒng)中設(shè)置不同層級領(lǐng)導(dǎo)審批，為企業(yè)的行政工作提供便利[8]。

很多企業(yè)對致力于想通過大數(shù)據(jù)的手段來提高自己的收益，對大數(shù)據(jù)的熱衷也與日俱增，但是必須明確的是大數(shù)據(jù)必須建立在前期做的基礎(chǔ)信息化工作之上。

（六）學(xué)習(xí)培訓(xùn)信息化必要性

作為咨詢服務(wù)行業(yè)，監(jiān)理人員專業(yè)知識的深度及先進(jìn)性非常重要。現(xiàn)實是，現(xiàn)場監(jiān)理人員專業(yè)水平參差不齊，起點有高有低，加之人員高度分散，多數(shù)為野外作業(yè)，同個項目的人都很難集中，傳統(tǒng)的集中面對面培訓(xùn)實施起來有很大難度。通過信息化系統(tǒng)構(gòu)建企業(yè)的知識管理體系與學(xué)習(xí)平臺，全體人員可以利用空閑時間學(xué)習(xí)自己需要加強(qiáng)的專業(yè)知識，同時可以為員工提供執(zhí)業(yè)資格考試輔導(dǎo)課程，調(diào)動員工考證的積極性，提高考試通過率，提升企業(yè)專業(yè)服務(wù)水平，推動企業(yè)核心競爭力的提升，同時為企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才，聚集人才提供一個有利條件，提升企業(yè)人才整體素質(zhì)。

（七）文檔管理信息化必要性

監(jiān)理企業(yè)管理，文件類型繁雜多樣，通過傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，不僅傳遞的時效性差，過程安全保密性低，信息的丟失和遺漏不可避免。通過信息化系統(tǒng)，結(jié)合企業(yè)的特定管理流程，設(shè)定有針對性的文件模版，實現(xiàn)文件上傳、批示、傳閱、分類歸檔、快速查詢與檢索等功能，可大大提升文檔本身的規(guī)范化水平與處理效率，同時對有保密要求的文件也做到了安全可靠。

三、信息化推進(jìn)中存在的問題及建議

（一）改變傳統(tǒng)操作，需克服短暫的不適應(yīng)

信息化實施過程中，操作者因傳統(tǒng)的工作方式被改變，可能會對應(yīng)用信息化軟件產(chǎn)生抵觸情緒，認(rèn)為傳統(tǒng)的工作方式。因信息化實施開始階段，大量初始數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和信息的完善，耗時耗力，工作量大，而信息化的優(yōu)勢在信息導(dǎo)入初期無法快速體現(xiàn)，使得部分人員認(rèn)為信息化是沒有必要的多余工作。對這種情況，公司應(yīng)加強(qiáng)信息化管理的宣貫工作，讓員工深入了解應(yīng)用信息化管理軟件的實際意義。通過培訓(xùn)、溝通，讓員工逐步熟練操作系統(tǒng)，適應(yīng)系統(tǒng)，克服初期數(shù)據(jù)初始化的困難，慢慢體會到信息化系統(tǒng)帶來的工作便捷，感受到工作效率的提高，順利推行信息化系統(tǒng)實施。

（二）強(qiáng)制規(guī)范操作流程，責(zé)任劃分明確，使少部分人難以接受

傳統(tǒng)的工作方式，總有一部分人被催促，被多次提醒才能完成工作，或者故意視而不見，在崗不作為，或敷衍推諉草草了事。信息化系統(tǒng)推行對這部分人是不友好的，按標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，每個環(huán)節(jié)每個崗位的人員必須履行自己的職責(zé)，公共的平臺，接受所有人的監(jiān)督，再也沒有推諉的空間，這樣必定讓少部分人難以接受。但對于一個要求發(fā)展的企業(yè)來說，這是一個發(fā)現(xiàn)問題，提升管理水平，提高工作效率的好時機(jī)。淘汰安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取的人員，注入敬業(yè)愛崗、有創(chuàng)造力的新鮮血液，讓企業(yè)管理水平向前一大步。

（三）電子版文件與紙質(zhì)版文件的并存，需做好過渡

傳統(tǒng)的企業(yè)管理方式，紙質(zhì)版文件占多數(shù)，紙質(zhì)版文件便于查看，觸手可及，清晰明了，有自身的優(yōu)勢。但紙質(zhì)文件占空間，不能快速檢索查詢、容易丟失，也有很大弊病。在各行各業(yè)信息化快速發(fā)展的今天，無紙化辦公已成為趨勢。如各種注冊證的辦理不再需要提交紙質(zhì)資料，全程網(wǎng)上辦理；檔案館需要歸檔資料全部為電子版；政府部門開通網(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)等，信息化已開啟新的時代。我們也要順應(yīng)社會發(fā)展從紙質(zhì)文件向電子文件轉(zhuǎn)變，在應(yīng)各方面要求無法完全電子化的前期，可實行電子版文件與紙質(zhì)版文件的并存。無紙化辦公需要根據(jù)信息化軟件的推廣程度循序漸進(jìn)地展開，各項管理工作由手工記錄轉(zhuǎn)為信息化平臺自動生成。為保證順利過渡，務(wù)必要同時保留好紙質(zhì)記錄，避免發(fā)生信息缺失現(xiàn)象。

四、信息化建設(shè)發(fā)展前景

信息化建設(shè)是監(jiān)理企業(yè)轉(zhuǎn)型升級的重要手段，是企業(yè)未來發(fā)展提高市場競爭力的重要措施。企業(yè)必須提高戰(zhàn)略認(rèn)識高度，緊跟時代發(fā)展，抓住先機(jī)，引領(lǐng)前沿技術(shù)，積極推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)。

信息化建設(shè)必須基于組織和管理的標(biāo)準(zhǔn)化，通過標(biāo)準(zhǔn)化的組織和管理來架構(gòu)信息化系統(tǒng)。信息化建設(shè)是一項不斷發(fā)展完善的工作，需要在使用中不斷摸索與完善信息化與企業(yè)管理的最佳結(jié)合點，讓信息化系統(tǒng)很好地為企業(yè)管理服務(wù)。

信息化建設(shè)應(yīng)以減少人工操作、方便使用人員為宗旨，切忌一項工作多次重復(fù)，增加工作量。在系統(tǒng)設(shè)置時，應(yīng)充分考慮實際情況，多角度調(diào)研，充分聽取不同崗位人員的訴求，以好操作、易上手、方便使用為原則，不能機(jī)械設(shè)置不合邏輯的操作流程[9]。

欲速則不達(dá)，在企業(yè)信息化建設(shè)方面也同樣，慢即是快，腳踏實地，穩(wěn)扎穩(wěn)打，一步一個腳印，總體規(guī)劃，分步實施，有序推進(jìn)。信息化系統(tǒng)需根據(jù)企業(yè)自身的管理特點和管理流程來設(shè)置，不能簡單套用已有的系統(tǒng)，需進(jìn)行充分調(diào)研，了解各部門及具體操作人員的需求，才能真正開發(fā)出有可操作性的系統(tǒng)。企業(yè)需要不斷完善標(biāo)準(zhǔn)化體系，進(jìn)行專業(yè)化軟件定制，同時建立基于移動通訊、互聯(lián)網(wǎng)的多方協(xié)同工作平臺，在重點項目上實現(xiàn)企業(yè)與項目其他參與方的信息溝通和數(shù)據(jù)共享[10]。

現(xiàn)階段的信息化系統(tǒng)依然停留在半智能狀態(tài)，要正在發(fā)揮信息化應(yīng)用價值，還需要不斷實踐和探索，結(jié)合大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)的運用，真正實現(xiàn)智能化、集約化功能，進(jìn)一步提升信息化的支撐水平，全面實現(xiàn)信息化價值，支撐企業(yè)向智慧企業(yè)邁進(jìn)。