加強檔案規范化建設 推進社保檔案信息化管理

文/余笑路

存在的問題

對檔案管理工作重視度不夠

檔案管理硬件設施落后

檔案管理專業水平偏低

檔案信息化管理水平落后

檔案管理具有隨意性

目前，我國社保檔案管理工作的低效率、高成本、低水平、高能耗的管理方式與我國社保檔案管理要求不符。要推動檔案事業可持續發展，加強檔案人才培養、提高檔案人員素質、盡快建設一支高素質和具有創新精神的檔案人才隊伍至關重要。同時隨著城鄉一體化建設速度的不斷加快，城鄉居民社會養老保險問題得到社會各界的廣泛關注。因此，規范社會保險業務檔案管理工作，保證檔案真實、完整和安全，確保城鄉居民社會保險業務經辦工作順利開展，更好地為參保單位及個人提供服務就顯得越來越重要。

社會保險檔案管理存在的問題

對檔案管理工作重視度不夠。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面、強化社會保險基金的征繳和確保離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理。加上社會保險檔案管理工作是近年來才開始開展的，其重視度不夠，社會保險檔案管理作用無法得到充分發揮。

檔案管理硬件設施落后。一是沒有專門的檔案管理庫房。根據人社部、國家檔案局有關規定和國標《社會保障服務中心設施設備要求》，部分單位還存在檔案專用庫房承重不達標、檔案安全保管受到威脅等問題。二是庫房安全措施不到位。業務檔案安全是檔案管理的重中之重，要時刻繃緊檔案安全弦。目前還存在后續硬件建設投入不足，“九防”措施落實不到位，空調、滅火器等硬件更新維護不及時等問題。

檔案管理專業水平偏低。社會保險檔案種類多、數量大，不同種類檔案的歸檔、分類和保存都需要專業的知識和技術支撐。從社會保險檔案管理人員配備現狀來看，許多檔案管理人員身兼數職，且檔案管理專業知識水平不高，這也影響著社會保險檔案管理的水平。

檔案信息化管理水平落后。目前，社會保險檔案管理模式落后，以人工操作為主，效率不高。在查閱檔案資料的過程中，通常需要耗費大量的時間與精力，特別是數據統計工作的開展難度更大，為城鄉居民社會養老保險檔案管理工作帶來了不利影響。沒有檔案管理軟件和應用業務檔案管理信息系統，業務經辦人員仍采用原始的手工錄入方式進行著錄，沒有對檔案進行數字化掃描，也沒有實現計算機管理和網上檢索，更無法實現業務檔案數字化掛接，檔案立卷效率和信息化管理水平較低，不利于檔案安全和風險防控。

檔案管理具有隨意性。一是檔案保管具有隨意性。目前，社會保險業務檔案管理工作缺乏相應的專項制度進行管理和約束，許多社會保險業務經辦機構沒有建立起檔案收集、整理、保管、查閱、保密、銷毀等規章制度。比如，在社會保險業務檔案利用工作中，由于沒有嚴格的借閱制度和規范程序，工作人員對檔案隨意取放，影響了檔案的安全保管和利用。二是檔案存放具有隨意性。一些社會保險機構因為辦公用房緊張等問題，沒有專門的檔案室，或是檔案室、辦公室、閱覽室合在一起，導致檔案保管條件不合規范；有的社會保險機構雖然設有檔案室，但是沒有對社保檔案實行統一集中管理，只統管了文書檔案，而業務檔案沒存或者只存了一部分。

加強社會保險檔案管理的對策

以統籌兼顧為重點，規范檔案管理程序。要按照“人人都要管檔案，事事都要有檔案”的總體要求，著力構建“分工明確、責任到人、齊抓共管、層層落實”的檔案管理體系。要根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國社會保險法》等制定城鄉居民養老保險檔案分類大綱，并明確保管期限。對各類檔案而言，要制定相應的管理制度，形成健全的制度體系，確保檔案管理工作有章可循。要進一步完善各種檔案管理制度，如檔案歸檔系統、檔案調查（借閱）系統、檔案工作保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案管理人員評估方法等，不斷完善程序，做好過程評審工作，嚴格遵守文件的收集、歸檔和傳輸，保證文件的安全性。

以規范化建設為硬指標，加強檔案基礎建設。城鄉居民養老保險檔案管理部門要積極尋求支持，做好檔案管理設施的添置和更新，統一規劃標準化檔案室建設，有效增加硬件和軟件設施的投入。一是要有完備的檔案管理設施和設備。建立專門的防火防汛防潮綜合檔案室，安裝空調、除濕器、滅火器等設備；經常檢查防洪、防盜、防光、防高溫等設施并制定安全措施。二是要加強檔案管理現代化和信息化建設。實施城鄉居民養老保險檔案計算機輔助管理，通過計算機、掃描儀等設備和技術，將文字、圖片、音像檔案轉化為數據，實現紙質檔案與數據檔案并存。

以問題導向為牽引，促進檔案管理信息化。隨著人們生活方式的改變，信息化管理已經成為一種趨勢，檔案信息化管理工作迫在眉睫。電子檔案管理能有效提高檔案管理的社會效益與經濟效益，破除紙質檔案管理模式，構建“平臺+檔案”模式，可以將大量的紙質材料檔案轉化成電子檔案進行存放，借助互聯網就可以調用數據。加強檔案資料的整合，建立統一的數據庫，實現信息網絡系統的數據共享、互聯互通。形成電子檔案云存儲管理系統和本地留存“雙向備份”，解決電子檔案數據占據存儲空間大、管理不安全、調閱不便捷等問題，實現社會保險檔案電子化即時建檔、存檔、歸檔，確保參保信息全程留痕、可溯可查。

以提質增效為目的，健全優質化檔案服務。利用計算機網絡技術創新檔案管理，通過互聯網共享不屬于保密范圍的檔案信息，積極提供服務，提高業務水平，增強利用檔案服務的能力，實現檔案信息資源共享，提高檔案管理工作的效率和質量，以及檔案的服務利用水平。要加強推廣宣傳力度，通過建立相應的微信公眾號或與其他部門進行合作推廣，提高城鄉居民的線上知曉率，并附贈介紹相應的填報、操作程序與規范要求，提高居民使用效率。定期對電子檔案系統進行升級，提高其數據傳輸力度，提高服務質量。結合社保管理需要進一步進行程序開發，提高其功能性與其他服務的關聯性，幫助參保群眾在填報信息的同時能完成其他信息的填寫操作，進一步提高檔案管理的完整性。

以培訓提升為抓手，構建專業化檔案隊伍。社會保險檔案工作是一項政策性、業務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識，具備計算機實際操作能力。為此，社保部門應與檔案行政管理部門加強聯系，積極組織社保檔案管理人員進行相關業務培訓，開展經驗交流。同時，要加強檔案管理人員的思想、作風建設，穩定隊伍，以保證檔案工作的連續性，努力造就一支業務精湛的社會保險檔案管理隊伍。檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理工作水平的高低，針對工作人員中沒有檔案專業人員的現實，組織專、兼職檔案管理員積極參加省、市、縣舉辦的檔案培訓班或培訓會議，并采用“走出去”的方法到先進單位實地學習檔案收集、整理、歸檔、立卷的先進經驗，不斷提升檔案管理工作水平。同時還可以采用“請進來”的辦法，邀請上級社會保險檔案管理業務骨干前來檢查指導工作,并就檔案管理標準及方法、法律法規、計算機運用、軟件操作等方面進行培訓，促進檔案管理人員不斷提高知識水平和技能。

我國的社會保障體系正在不斷完善的過程中，社會保險檔案管理也將隨之不斷發展。建立完善、規范化的社會保險業務檔案管理體系，是我國推進覆蓋城鄉居民一體化社會保障體系建設的根本，也是社保及相關部門的職責。把握好上述環節，將會在推動社會保險檔案管理規范化進程、保障社會保險檔案服務社會保險經辦機構業務工作、維護廣大參保者切身利益和加強國家檔案資源建設方面發揮更大作用。建立信息化社保檔案管理體系已成必然，相關部門一定要抓住全民社保信息化這一工作發展契機，充分借助像云計算、大數據這樣的先進信息化手段，加速完善社保檔案信息化管理信息數據工作，提高社保檔案信息化管理中的數據質量，認真走好規范化、信息化社保業務檔案管理道路。