采購過程控制在物資庫存管理中的重要性

楊鈺榮

摘要：物資采購管理水平對于國有企業(yè)生產(chǎn)效率的提升有著關(guān)鍵意義，但在目前的采購中工作人員能力、采購模式等方面存在種種問題，制約著物資采購水平的提升，在日后國有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中要對目前的問題加以解決，提升國有企業(yè)物資采購的效率與質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：物資采購;內(nèi)部控制;精細(xì)化管理

內(nèi)部控制作為確保企業(yè)經(jīng)營發(fā)展和預(yù)防企業(yè)發(fā)展風(fēng)險的重要機(jī)制，同樣也是企業(yè)管理的重要組成部分。在企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展的過程中對物資采購這一重要環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部控制，能夠有效地降低采購成本，提高企業(yè)盈利水平，避免采購風(fēng)險，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平，實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力。內(nèi)部控制能夠從內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息溝通、內(nèi)部監(jiān)督五個要素對企業(yè)物資采購這一項業(yè)務(wù)進(jìn)行精細(xì)化管理與控制，使物資采購這一環(huán)節(jié)更加結(jié)構(gòu)化，從而為企業(yè)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

1.企業(yè)物資采購概述

采購一般指代企業(yè)以一定的條件為基礎(chǔ)，在供應(yīng)市場中取得產(chǎn)品與服務(wù)，讓他們可以轉(zhuǎn)變成成企業(yè)的資源，以此來為生產(chǎn)經(jīng)營提供物質(zhì)基礎(chǔ)。而集中采購則指一個企業(yè)在采購過程中使用集中化的管理模式。即針對同樣的物資進(jìn)行大規(guī)模集中采購，這有助于降低采購環(huán)節(jié)需要消耗的成本。集中采購涉及的物資數(shù)量較多，同時需要消耗高額的資金，其流程也較為復(fù)雜，所以企業(yè)有必要對工作的各項流程做好規(guī)范，同時提升集中采購管理的信息化程度，這使得集中采購系統(tǒng)產(chǎn)生。因為系統(tǒng)本身便具備固定的流程，因此在采購過程中具有更強(qiáng)的規(guī)范性。

2.企業(yè)在物資采購中常出現(xiàn)的問題

2.1采購計劃不當(dāng)

企業(yè)物資采購部門人員在采購物資時，沒有制定嚴(yán)格規(guī)范的計劃與方案，使得采購環(huán)節(jié)盲目且隨意，物資管理人員往往忽略了“先利庫，后進(jìn)料”的原則，導(dǎo)致企業(yè)物資庫存超儲或物資量無法滿足生產(chǎn)需求等現(xiàn)象，占用大量的企業(yè)現(xiàn)金流占比。

2.2采購內(nèi)控制度不嚴(yán)格

國有企業(yè)對物資進(jìn)行采購的過程中仍需不斷完善制度建設(shè)工作，有必要加強(qiáng)重視內(nèi)部管控，采購計劃存在的疏漏對物資采購管理造成的負(fù)面影響是非常大的。對傳統(tǒng)物資采購予以分析可知，一般的步驟是先詢價比價，后確定供應(yīng)商，然而此種方式的最大弊端是無法獲得有效的監(jiān)督。采購工作并不是選擇招標(biāo)方式，這就使此采購部門難以得到有效監(jiān)管，招標(biāo)機(jī)制具有的價值也難以展現(xiàn)。除此以外，內(nèi)部監(jiān)管不到位也會使相關(guān)人員以權(quán)謀私，最終造成企業(yè)利益受損。

2.3規(guī)范性差

國有企業(yè)的采購管理制度因為其指定和實施的經(jīng)驗較少，使得采購過程中存在很多問題，最為明顯的是采購管理中采購過程的具體操作不夠詳細(xì)。很多采購辦法都只是泛泛規(guī)定，使得采購人員在采購過程中面臨著很多的問題和困難，最終導(dǎo)致國有企業(yè)在采購管理執(zhí)行中出現(xiàn)很多問題。

3.加強(qiáng)物資采購內(nèi)部控制精細(xì)化管理的有效措施

3.1有效地開展控制活動

控制活動能夠有效地幫助企業(yè)管理層將相關(guān)的政策與程序?qū)嵤┑骄唧w的工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，在物資采購業(yè)務(wù)中，有效地開展控制活動能夠通過預(yù)防性和發(fā)現(xiàn)性的控制方法提供相應(yīng)的控制措施控制和預(yù)防風(fēng)險的發(fā)生。在物資采購過程中應(yīng)遵循權(quán)利分散化和公開化的原則，將采購的物資劃分等級，分權(quán)管理，使決策程序公開化、民主化。控制關(guān)鍵點(diǎn)可分為以下四點(diǎn)：第一，采購物資環(huán)節(jié)職責(zé)要分工，要分設(shè)詢價、比價、審核、采購、驗收等職責(zé)，使各職責(zé)之間相互制衡與約束，對各職責(zé)間的權(quán)限范圍和審批程序進(jìn)行規(guī)范的管理，合理配備員工;第二，請購事項與依據(jù)要合理充分;第三，采購行為要合法規(guī)范，驗收流程及措施應(yīng)具體;第四，付款方式與供應(yīng)商對賬要清楚，并建立相關(guān)規(guī)定。

3.2完善物資采購管理體系

企業(yè)完整、統(tǒng)一、規(guī)范的物資采購管理體系相當(dāng)重要，只有對其有充分的重視并且以此為基礎(chǔ)開展管理工作，物資采購管理的質(zhì)量才能夠的到更大的提升。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，明確企業(yè)的管理層級是基礎(chǔ)條件，只有在明確了企業(yè)的管理層級的情況下，采購部門才能更好的確定之后要選擇的物資采購平臺以及采購管理機(jī)構(gòu)。其次，不同管理層級在級別上的差異可能導(dǎo)致其重視的對象也出現(xiàn)差異，將不同的管理層次及時的進(jìn)行統(tǒng)一并開展其它工作，這有利于提高企業(yè)的物資管理建設(shè)工作效率。最后應(yīng)該加強(qiáng)各部分之間的聯(lián)系，比如物資采購部門要隨時與財務(wù)、技術(shù)等部門聯(lián)系、配合，爭取將物資采購管理的優(yōu)勢發(fā)揮到最大。

3.3提升工作人員的管理思維和戰(zhàn)略措施

信息時代企業(yè)在采購物資的過程當(dāng)中，需要對員工進(jìn)行定期的考核，利用考核工作制度來確保采購工作人員的個人素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，要提升從業(yè)人員專業(yè)水平和電腦技能等。結(jié)合工作人員的戰(zhàn)略思維和培養(yǎng)模式來對管理人員的物資采購方案和計劃進(jìn)行不斷的完善和質(zhì)量提升。在物資采購過程當(dāng)中對應(yīng)的負(fù)責(zé)采購的管理人員，不僅僅要對所需要的物資進(jìn)行價格管理和分析，同時更應(yīng)該在管理過程當(dāng)中對企業(yè)自身的情況進(jìn)行充分的分析和了解，尤其是在信息時代發(fā)展背景下，電子行業(yè)的發(fā)展非常迅猛，采購管理人員需要適應(yīng)新時代的發(fā)展速度和發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合新的發(fā)展需求來制定更合適的發(fā)展戰(zhàn)略以及思維，同時提升信息真?zhèn)伪鎰e的能力。保證企業(yè)員工能夠在充分了解企業(yè)需求的前提下，按照當(dāng)前的市場發(fā)展需求來進(jìn)行物資采購，保證購貨渠道的長期暢通，同時為優(yōu)秀的采購人員制定制度獎勵，讓工作人員能夠進(jìn)一步在積極性提高的基礎(chǔ)上更好地完成個人工作。

3.4建立健全完善監(jiān)督機(jī)制

為了企業(yè)的效益，健全完善監(jiān)督機(jī)制勢在必行。加強(qiáng)信息化建設(shè)方面，國有企業(yè)采購信息和操作記錄放到信息化平臺上，可以更好地掌握物質(zhì)采購的相關(guān)信息，便于及時發(fā)現(xiàn)問題，追查原因。另外，將從事采購人員定期輪換，以老帶新，提高采購人員經(jīng)驗的同時，可以有效防止采購人員與供貨商發(fā)生違紀(jì)行為。最后要確保監(jiān)督工作的獨(dú)立自主。國有企業(yè)建立談判監(jiān)督管理機(jī)制，采購談判啟用全程錄像，并請審計及紀(jì)檢監(jiān)察工作人員參加，確保談判結(jié)果的公正性。企業(yè)管理層應(yīng)確保監(jiān)督工作的獨(dú)立性，任何接受監(jiān)管的人員不得以任何理由和借口干涉、阻擾監(jiān)管人員的工作。

3.5采購入庫流程設(shè)計

首先對于采購貨物進(jìn)行檢驗驗收，驗收貨物由質(zhì)量部進(jìn)行，采購部和財務(wù)部應(yīng)積極配合質(zhì)量部驗收貨物。根據(jù)貨物的相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗貨后，如果合格將由質(zhì)量部人員簽字，方可入庫，對于不合格的貨物，堅決不能入庫。其次是退貨和折讓控制設(shè)計制度，當(dāng)質(zhì)量部認(rèn)為采購貨物數(shù)量和質(zhì)量不符合要求時，應(yīng)該及時通知采購部，并要求供應(yīng)商補(bǔ)充貨物數(shù)量。對于已經(jīng)辦理入庫后，又要辦理退庫時，需要由審計部門負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督，并建立折讓制度，得到國有企業(yè)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人授權(quán)批準(zhǔn)后，由采購部門進(jìn)行折讓處理。

4.結(jié)束語

總而言之，面對新時代的發(fā)展潮流，企業(yè)在建設(shè)過程當(dāng)中需要面對更多的挑戰(zhàn)，想要更好地節(jié)約成本，提升企業(yè)的發(fā)展建設(shè)經(jīng)濟(jì)效益，就可以從物資運(yùn)輸成本入手，以更好的優(yōu)化企業(yè)物資管理為基礎(chǔ)，來帶動企業(yè)的經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)，提升物流采購效率，節(jié)約企業(yè)的采購成本，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)未來可持續(xù)發(fā)展建設(shè)。

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