智慧校友管理與服務平臺設計與實現

徐慧媛 羅佳

摘要：校友資源是高校發展的重要力量，利用信息技術整合校友資源，服務校友是校友工作發展的趨勢。本文結合四川大學電子校友卡的開發和運營過程，試圖探索出一套可行的智慧校友管理與服務平臺系統的設計與運營方式。

關鍵詞：校友;管理系統;運營

隨著中國大學辦學自主權的逐漸增大、大學之間競爭的凸顯、政府對多渠道籌集辦學資源的鼓勵，校友工作也發揮著越來越重要的作用，校友在助力學校建設一流師資隊伍、培養拔尖創新人才、提升科學研究水平、傳承創新優秀文化、推進科技成果轉化等方面的推進作用成為高校重要的競爭力。校友與母校的關系是一場馬拉松，校友工作的核心和關鍵是做好校友聯絡與服務，隨著高校的擴招，校友、校友組織不斷增加，一些綜合性大學比如四川大學，動則幾十萬的動態校友數據，100余個校友分會，如何有效聯絡，組織活動，分析數據，聚焦資源，搭建校友與校友之間、校友與母校之間的長效溝通平臺，成為校友工作的重點和難點。而隨著智能手機的發展，互聯網+人工智能的智慧校友綜合服務管理平臺的建設成為解決這一難點的有效途徑。通過推動校友工作移動化辦公，立足校友工作需求，打造便捷、實用的智慧校友工作系統，不僅能對校友工作的決策提供更加科學的依據，更能有效地匯聚、整合校友資源，助力高校建設世界一流大學。

一、四川大學電子校友卡功能設計

智慧管理系統有兩方面功能，一是校友的互動與服務，二是校友工作人員的管理與使用，如何在這兩個功能之間搭建起橋梁，是智慧管理系統設計的重點和難點。校友智慧管理系統目前已經全面進入信息化3.0時代，即接軌智能手機微信端，開發小程序。具有代表性的有目前有以北京大學校友總會開發的校友服務小程序、清華大學校友總會正在開發的“萬圈”、浙江大學校友總會開發“社群——全球校友活動平臺”、同濟大學校友總會開發的“校友服務大廳”等等，這些小程序均接軌微信公眾號，功能大同小異，基本為傳播力強，裂變快，校友的交互性和校友信息的主動更新問題得到了一定程度的解決，但也存在一定問題，如校友服務功能較弱，吸引力不夠;重點校友信息動態更新難;校友分層分級管理不明晰;線上功能繁雜導致管理困難……四川大學校友總會在全面分析各高校平臺后，沒有急于上線平臺，而是抓住了校友最關心的校友卡申領問題，于2019年3月全國首家高校推出了電子校友卡，電子校友卡集載學校圖書館、進校門、體育館折扣等校內資源，同時搭載集“衣食住行”一體的商業服務和優惠，對校友吸引力強，傳播速度快，短短一個月吸引4萬校友注冊，迄今為止共10萬校友注冊，實現了校友服務由“點”到“面”的轉變。

四川大學電子校友卡由校友端和管理端共同組成。校友端由基于微信環境下的校友服務H5頁面和系列小程序組成，主要為廣大校友提供校友權益、校友資源服務和校友福利三大板塊的校友服務。校友權益，是母校基于真實的校友身份，為校友提供的基礎性服務，以增強校友的獲得感。包含憑借電子校友卡進出校園、圖書館、享受學校各場館福利以及加入各地方校友會等，是校友身份證最集中的體現，實現電子校友卡對校友的情感連接。校友資源服務，主要提供校友通訊錄、校企注冊、校友招聘、校友活動四個功能模塊，幫助校友連接人脈、拓展資源。實現電子校友卡對校友的資源鏈接。校友福利，由母校從校友生活細節、生活所需出發，甄選優質企業（以校友企業為主），為校友提供多樣化生活服務，主打實用與優惠。即使畢業多年，身處他鄉，校友也能享受到來自母校提供的福利，實現電子校友卡對校友的價值鏈接。

管理端為校友總會授權指定的校友工作者直接使用，用于提升校友工作管理效率，包括分級分類管理、活動管理、數據管理等。通過發動學院校友工作者、各地方校友會秘書處作為系統的管理員，電子校友卡形成了多層級校友管理體系，既提高工作效率，又能更多樣化地為校友提供服務。

二、四川大學電子校友卡的運營實踐

作為智慧管理系統的電子校友卡，主要實現兩個方面的功能，一是校友數據的動態管理和分類分層整理技術;二是校友服務如何進一步契合需求，找到校友總會服務校友的獨特資源和方式，以“留住”校友。這兩個方面的問題，在技術上都不是難點，最重要的是如何通過校友總會對系統的推廣與運行，最終實現校友系統兩性運轉，以助力校友工作，服務校友的目標。

四川大學校友總會在推出電子校友卡之初，對市面上所具有的校友互動與管理系統做了全面的調研，發現校友系統的功能大同小異，但共同存在的難題是校友主動注冊率低。可以看到，電子校友卡系統運營的前提，是廣泛的校友參與作為基礎。如何吸引校友來注冊電子校友卡，同時保持電子校友卡對校友的黏度，是系統可以良好運營的重點和難點。為提高校友注冊率，四川大學校友總會提出兩個思路：一是運用校友最關心的電子校友卡問題，打出領取校友身份證的情感牌，第一時間抓住校友;二是實現電子校友卡注冊的便捷性，將電子校友卡系統的校友服務H5頁面和系列小程序鏈接到已經具備足夠關注量的四川大學校友總會官方微信號，讓校友實現一鍵式領取。2019年3月，四川大學成為全國首家推出電子校友卡的高校，并且在兩天之內提交了2萬次校友卡申領，一個月達到4萬人，至今有10萬人，雖然相對四川大學全日制40余萬校友的數量還有一定的差距，但已經搭建起了一個基礎的、可自動更新的校友信息基礎，為后面的電子校友卡運營提供了支撐。

有了基礎校友數據，接下來要思考的，怎么實現校友對電子校友卡的黏度，這就要從電子校友卡的功能入手。抓住校友最關心的權益，實現較高的使用頻率，才能使電子校友卡真正“活”起來。從目前的數據統計來看，四川大學校友們使用頻率最高的功能，便是進出校園和圖書館，這和我們當初的設想一致。校友對母校最普遍最基礎的訴求，便是回到母校看看。當然，智慧校友的管理系統，不能僅僅是一張進出校園的通行證，更重要的是如何實現校友的資源對接，讓校友有興趣在電子校友卡系統上不斷更新校友信息，實現校友數據的動態管理。為此，我們推出了校友企業注冊和校友資源標簽等功能，讓電子校友卡成為校友們互通資源的平臺和切實助力校友事業發展的平臺。至此，電子校友卡完成了校友們最需要的三大功能：找人、找資源、找工作。

同時，電子校友卡要做到的不僅是服務廣大校友，也希望能服務各學院和各地方校友分會，成為校友總會、各級分會實現高效率校友工作的管理平臺，目前已經開發的分層級校友數據管理功能，基本滿足了各分會和學院的日常聯絡需求。

目前，四川大學電子校友卡的功能還在不斷地開發和完善之中，結合四川大學校友總會工作人員的日常管理需求和校友互動需要，將不斷完善，最終實現校友互動自發性，校友工作自動化，校友管理智能化。

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