人力資源檔案管理質量提升策略分析
——以A單位為例

劉振榮

（蘭州市健康教育所，甘肅 蘭州 730030）

一、引言

市場經濟的快速發展使得用人單位間的人才流動越來越頻繁，人力資源也因此成為用人單位非常重視的一環。而人力資源檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，對人力資源檔案管理進行分析和提升能夠有效地提升人力資源管理的效率，更好地促進企業的發展。因此，用人單位必須充分重視人力資源檔案管理存在的問題，不斷提升人力資源檔案管理質量。本文以A單位作為研究對象，對提升人力資源檔案管理質量的策略進行了分析。

二、人力資源檔案管理的現狀

1.重視程度不高

A單位在進行內部管理時，對人力資源檔案管理存在認識不足的問題，認為檔案管理并不能帶來直接的經濟效益，加上領導對人力資源檔案管理工作的不重視，致使員工在日常檔案管理工作中只是進行事務性工作的整理，并沒有充分發揮主觀能動性，導致檔案管理工作較為固化，無法為單位創造經濟效益。

2.檔案管理的秩序混亂

A單位還沒有形成一套完善的人力資源檔案管理體系，檔案管理相關的規章制度缺失，檔案管理秩序混亂。主要表現為檔案的收集、歸檔、保管、保密較為隨意，而且沒有嚴格的制度規定，部分人員在提供檔案信息內容時不夠積極主動，導致資料收集困難，材料難以收集齊全，人力資源檔案也就無法真實地反映員工的個人實際情況，無法為人力資源檔案查詢提供便利。事實上，A單位針對人力資源檔案的轉遞、借閱有較為明確的規章制度，但在進行人員調動時，相關人員并沒有嚴格按照規章制度進行檔案的轉遞，有時甚至將檔案交由個人保管，這嚴重違反了檔案管理制度的相關規定，甚至容易造成檔案信息的外泄。

3.硬件設施不足

不論是進行傳統紙質人力資源檔案管理，還是進行電子化檔案管理，都需要一定的硬件設施作為支撐。傳統紙質檔案管理需要匹配相應的檔案室和檔案柜，以便清晰地對檔案進行分類整理，并通過相關硬件設施提升紙質檔案的保存時間和質量，防止其出現霉變情況。而電子檔案則需要匹配一定的現代化辦公設備，如計算機、U盤等。從實際情況來看，A單位在這些硬件設施的投入上還存在一定的不足，這也成為人力資源檔案管理質量低下的間接原因。

4.信息化程度不高

隨著經濟的不斷發展，人力資源檔案管理的利用率越來越高，以前人力資源檔案主要用于提供政審、鑒定材料，并主要是為組織人事部門及各級領導服務。但當前人力資源檔案管理的利用形式逐步增多，比如在提供學歷證明、身份證明及升職等方面都需要用人力資源檔案，此時如果還通過以往的紙質檔案進行轉遞傳閱，一方面會大幅增加檔案管理部門的工作量；另一方面也不利于紙質檔案的長期保存。從實際情況來看，A單位的人力資源檔案管理信息化程度還不高，無紙化閱檔還沒有在A單位得到普及，這大大影響了其檔案管理的工作效率。

5.檔案管理人員素質不高

檔案管理工作是一項專業性較強的工作，檔案管理人員若專業素質及職業道德較低，很難將檔案管理工作落實到位。對A單位的檔案管理人員進行調查發現，他們普遍對檔案管理的認識不夠，對檔案的收集、整理等業務知識不夠了解、工作不熟練，沒有意識到進行有效檔案管理的重要意義。另外，A單位的檔案管理部門也很少有能進行檔案信息深層次研究和開發的專業性人員，檔案管理團隊整體呈現出文化素質較低的狀態，這就導致了檔案資料的收集不夠及時和完善，在檔案管理的過程中也沒有與其他檔案形成有效對接，與部門建立有效的聯系，致使檔案材料的移交不夠及時，職工的檔案材料出現缺失現象。加之A單位沒有針對檔案管理人員設置有吸引力的薪資和績效考核制度，檔案管理人員的流動性逐漸增大，這也是導致檔案管理水平不高的重要原因之一。

三、提升人力資源檔案管理質量的策略

1.增強開發利用人力資源檔案的意識

人力資源檔案管理的前提是要進行有效的人力資源檔案開發利用，這就要求A單位要不斷提升全體職工的檔案意識，使他們在日常工作中樹立檔案開發和利用的意識。檔案管理的本質是要建立有效及完善的人力資源管理體系，使檔案資料更加齊全和完整，進而根據一定的標準將檔案進行分類整理，并將同類檔案放在一起保管，以不斷提升人才利用效率，盡可能地開發人才潛能。同時，A單位的人力資源部門工作人員也要及時地更新管理理念，要積極主動地學習先進的管理方法，并引進現代化的管理模式，使人力資源檔案的管理更加高效，不斷提升人力資源檔案管理的工作效率，為單位領導提供全面及準確的資料信息。

2.建立健全相關的檔案管理制度

A單位應不斷完善檔案管理制度的建設，通過有效的制度使檔案管理更加規范化和科學化，維護檔案管理的良好秩序。要在原有檔案管理制度上進行補充和完善，使檔案管理制度涵蓋檔案的開發、收集、整理、歸檔及借閱、保密等內容，例如，員工的合同簽訂及重要考核這些都應當被記錄在檔案中，檔案管理人員要及時針對職工的工作進展、調整、指標考核情況收集有效信息并進行檔案補充和完善。同時，A單位應該針對檔案管理要求對相關工作人員設置相應的績效考核指標和評估制度，實現對檔案的動態化管理，從而使檔案管理能夠有序進行，并有效推進檔案管理的制度化建設。

3.完善人力資源檔案硬件設備

首先，齊全的人力資源檔案管理硬件設施應當包含人力資源檔案庫房、閱檔室和辦公設備三個部分，A單位應根據自身情況進行相關辦公室的增設，并在此基礎上安裝配套的基礎設施，如空調、去濕機等，以避免紙質檔案材料過于潮濕或干燥，影響紙質檔案的保存；其次，還要配備相應的鐵質檔案柜和檔案夾等工具，使收集的檔案資料能夠第一時間歸檔，資料歸檔時要嚴格按照相關規定，確保資料歸檔準確，避免出現手續遺漏的現象。檔案管理人員在整理裝訂檔案時要進行相應的檢查并針對檔案的保存進行適當加工和修補，以進一步提升檔案的完善性；最后，還要配備一定的電子化信息設備，為檔案管理的信息化建設做準備。

4.建立信息化管理模式

要不斷提升檔案管理利用效率，必須加快建立信息化檔案管理模式，通過引進先進技術設備和理念，實現人力資源檔案的現代化管理。具體來說，A單位要配備相應的計算機、掃描儀等設備，并提升檔案管理人員的現代化辦公水平，使他們通過掃描儀將紙質檔案規范且完整地轉化為電子檔案，進而在計算機中進行分類整理和保存。信息化管理模式的建立能夠有效地提升檔案的管理水平，使檔案工作更加高效，同時，還能節約硬件成本，更好地推動檔案管理的現代化發展。

5.注重管理團隊建設

A單位應進行有效的團隊建設，以不斷提升檔案管理團隊的能力和水平。首先，要不斷提升檔案管理人員的計算機操作技能，通過相應的培訓使他們在檔案管理工作中更好地利用計算機基礎知識進行專業化的檔案管理，更好地解決檔案管理工作中存在的各類問題；其次，要加強檔案管理團隊組織能力和協調能力建設，營造良好的團隊氛圍，使他們更加積極且和諧地開展檔案管理工作；最后，A單位還要對檔案管理人員進行專業技能的培訓，不斷提升檔案管理人員的個人素質和工作能力，使他們能及時處理檔案管理中的各項問題，針對人員流失及新進情況變化能夠及時地進行檔案收集與更新，完善檔案管理的各項工作流程，使檔案管理工作更加高效。

四、結論

人力資源檔案管理對于持續開發用人單位潛在的人力資源，以及滿足用人單位的發展需求方面有著重要的作用。為了減小日益增強的檔案管理壓力，企業需要從多方面進行提升，以保證人力資源檔案管理的時效性和真實性，為人才管理提供堅實的基礎。本文通過研究發現，A單位人力資源部門在人才檔案管理上還存在一定的不足，需要從提高管理者的意識、注重管理隊伍建設、強化人力資源檔案管理制度、增加、改善硬件設備以及信息技術等方面著手提高檔案管理水平，以提高檔案管理質量，從而為企業提供更加可靠、有效的數據支持。