信息化時代機關事業單位業務檔案管理的創新

淄博市國土資源保障中心 孫志國

機關事業單位業務檔案主要指的是相關單位各項公務活動中形成的，具有一定查考、利用和保存價值的，各種形式及載體的歷史記錄。業務檔案管理是事業單位檔案管理的重要組成部分，在確保機關單位科學決策，提高業務、管理和服務水平等方面發揮著重要作用。國家對于機關事業單位業務檔案的收集、整理、歸檔、移交、保存、使用等都有嚴格的規定，強調實現機關檔案科學、規范管理。在信息化時代背景下，業務檔案管理工作也需要科學將信息化技術運用其中，實現業務檔案管理的科學創新，提高檔案管理的水平和質量效果。

一、信息化時代機關事業單位業務檔案管理的特點和意義

機關事業單位各項工作的開展和實施強調為人民提供更優質的服務，我國各項改革工作的實施，給機關事業單位提出了更高要求。業務檔案管理工作是單位組織管理工作的重要內容，相關工作的開展和實施在保證單位組織有序運營、科學決策，提高單位組織服務質量和工作效率等方面發揮著重要作用。隨著單位組織業務活動的增多、業務范圍和服務領域的擴大，檔案管理的信息內容也逐漸增多，檔案管理工作的實施強調對這些信息進行科學整合、合理記錄、分類管理、及時歸檔、妥善保管、有效利用。信息化時代背景下，強調加強信息化建設，科學運用信息化技術和手段，完善相關檔案的登記入冊，對檔案內容進行有效管理，創新檔案管理的模式，優化和改進檔案管理的流程，確保檔案準確、安全，更好地滿足機關事業單位實際工作實施及健康發展的需求，最大化的發揮檔案管理的作用和價值。

二、信息化技術在檔案管理中運用的優勢

信息技術在檔案管理中的運用有著明顯的技術優勢，信息化建設，是檔案管理工作創新的主要趨勢之一。一是有助于提高檔案管理工作的效率。機關事業單位業務檔案管理涉及到的工作比較多、范圍廣、內容繁雜、工作量大，與單位組織各部門及業務活動的實施密切相關，信息化技術的運用，能夠高效處理數量多、類型復雜的數據信息，極大地提高了檔案資料收集、整理、歸檔、保存、共享和利用的效率，還節約了檔案管理的時間和成本。二是保障檔案的完整性和安全性。將機關事業單位的電子文檔、數字文檔、原始紙質文檔、聲像文件等構建為一個完善的檔案數據信息庫，豐富了檔案載體，擴大了檔案存儲的空間，同時有助于減少檔案磨損、丟失等問題，方便檢索、查閱和利用檔案資源。三是，方便檔案資源共享共用。借助物聯網平臺、信息化平臺，可以實現檔案資源的科學傳遞和共享利用，檔案信息的提取、保存、更改等只需要依照規范的流程和一定的權限就可以便捷化的進行，提高檔案信息的使用效率。四是提高檔案管理水平。借助信息化技術，可以實現檔案信息的及時收集、數字化存儲和分類歸檔管理，方便檔案資料信息的檢索和利用，為機關事業單位業務活動開展、管理服務和經營發展提供依據。

三、新時期機關事業單位業務檔案管理存在的問題

（一）信息化程度不高

目前仍有很多單位檔案管理采用的是傳統的手動管理模式和信息化管理模式相結合方式，且信息化程度不高，無法滿足當前業務檔案管理的實際需要。單位組織間比較分散，協調和合作水平不高，相關的設備和技術比較落后，大多不能根據自身的需求，設計適合的檔案管理系統平臺，借助信息化技術進行業務檔案管理的能力不足。此外，高水平、專業性的檔案管理人員缺乏，管理人員信息化水平不高，整體年齡結構偏大，不能熟練的運用各類信息化平臺，影響了業務檔案信息化管理的效率。

（二）檔案管理流程有待優化

部分單位業務檔案管理缺乏統一、規范的標準，沒有嚴格的依照國家相關標準和規范進行工作，存在自己建立管理標準的現象，不僅影響檔案管理工作的標準化、規范化開展實施，還影響單位間檔案信息資源的共享。而且，部分檔案管理人員對檔案管理和歸檔的相關流程、要求、標準等把握不準確，實際工作實施中仍存在管理混亂、借閱和利用不規范的現象，容易造成檔案信息遺失、丟失和泄露問題。

（三）檔案管理不到位

部分單位組織對業務檔案管理缺乏全面的了解和認知，重視和投入程度不夠，導致檔案管理工作落實不到位，影響檔案管理價值和作用的發揮。缺乏全過程、全方位的管理，沒有與機關事業單位業務活動的開展同步進行。業務檔案管理只是進行簡單的檔案資料記錄、整理、存儲工作，缺乏對檔案信息資源的深入挖掘和利用，檔案資源的共享利用程度不高。部分單位組織檔案管理人員工作中仍存在檔案信息收集和整理不全面、分類管理工作不到位、歸檔不規范、存儲數據丟失、資料信息利用率不高等一系列的問題。

（四）檔案安全管理工作不到位

檔案信息化建設，在提高檔案管理效率和水平的同時，也增加了電子檔案存儲的風險，當系統受到破壞或者是設備系統兼容性不強，受到惡意攻擊等，都可能造成檔案數據丟失、泄露、惡意修改、更改的情況。

四、信息化時代機關事業單位業務檔案管理創新的思路和措施

（一）提高信息化管理水平

隨著科技的發展，檔案管理的有關規定強調機關單位應加強業務檔案信息化建設，并促使機關信息化建設、檔案館信息化建設協調配合，有效提升檔案信息資源的共享共用，提高檔案信息化管理水平。首先，要夯實信息化管理基礎，進一步的健全和完善基礎設施設備、完善軟件系統。其次，要提高檔案管理人員利用信息技術的能力和水平，確保其明確自身的職責和目標，認真學習業務檔案管理的規范和標準，強化信息化、數字化建設意識，科學運用大數據技術、數據庫技術、數據壓縮技術、信息化技術等先進技術，提高檔案管理水平。三是加強檔案管理信息化、數字化建設，構建完善的檔案資料信息系統，集中做好業務檔案信息的收集、整理、歸檔、加工、處理、利用相關工作，提高檔案管理的效率和資料信息共享利用效率；強檔案數字化建設，將以往的紙質文件、聲像文件、電子檔案建成完善的檔案信息庫，實現檔案的分類管理、有序歸檔和高效化傳遞及共享共用。加強檔案網站建設，完善檔案網絡數據化平臺，方便檔案資料信息的查詢、檢索和利用；加強數字檔案館建設，促使檔案在各相關部門之間的有效交流、傳遞和利用，為其工作的開展和實施服務。

（二）優化檔案管理流程

科學優化檔案管理的流程，嚴格依照相關的規章制度，對機關事業單位的業務檔案實施統一、規范的管理標準。管理人員也需要明確檔案管理、歸檔、借閱和利用的流程、要求、標準，確保檔案管理的規范有序性，有效規避管理混亂、借閱和利用不規范的現象。

（三）創新檔案管理理念和模式

機關事業單位需要充分地認識到業務檔案管理工作的重要作用，強化全員意識，引導各相關單位、部門和人員積極的配合檔案管理工作的實施。加大重視程度和投入力度，將檔案管理與事業單位的業務活動開展、機關事業單位運行管理同步進行，全面記錄相關資料信息，及時收集、整理和存儲相關檔案文件資料，并根據實際情況，不斷調整、更新、修改檔案資料信息，確保檔案信息的真實性、完整性和準確性。加強檔案管理信息化建設，將信息技術、數字化技術科學運用到業務檔案管理工作中，推進檔案管理工作向電子化、信息化方向發展，依托先進的技術構建完善的信息平臺、檔案資料數據庫、管理信息系統，將機關事業單位業務活動中形成的文件資料、信息記錄轉化為電子文件、數字化檔案，實現檔案的統一、集中性管理。借助信息技術和工具，實現檔案資料信息的深入分析，對于不同類型、不同作用的檔案資料分類管理，充分挖掘和利用信息資源，提高檔案資源的利用效率。

（四）做好檔案安全管理工作

檔案管理工作的實施要切實做好硬盤、磁盤等的保管工作，做好防潮、防火、防磁工作，保障檔案資料信息的完整性與安全性。具體工作的實施，還強調定期對電子檔案、數字化檔案進行備份，對存儲系統和相關設備進行維護和更新，減少因設備損壞、設備故障造成丟失檔案資料的情況。做好檔案信息安全管理相關工作，確保網絡安全，科學設置防火墻和檔案權限，做好重要檔案資料信息的保密處理工作，有效規避檔案信息篡改、遺失、竊取等情況。

五、結語

綜上所述，信息化時代背景下，信息技術在各行業和領域得到了廣泛的運用，其在檔案管理中的運用也具有明顯的技術優勢。機關事業單位業務檔案管理工作也需要科學借助信息技術，加強檔案管理信息化、數字化建設，創新檔案管理的理念、模式和方法，優化檔案管理流程，提高信息化管理水平，實現檔案信息的高效化、標準化、數字化管理，為單位業務開展和發展提供支撐和依據。