人事檔案管理信息化建設提升與對策

蘭雙雙

（天津水務集團有限公司引江市南分公司，天津 300393）

隨著社會經濟科學技術水平的不斷發展，每一個行業的信息化程度都呈上升趨勢，信息化建設在各行各業的各個領域都具有一定的作用，尤其在人事檔案管理方面涵蓋的內容比較廣，包括人力資源的發展規劃及員工的薪金待遇等績效考核等，都需要通過信息化的管理方式才能實現，通過信息化建設，有效地解決了傳統的認識檔案中的種種弊端，還可以避免檔案丟失的現象，充分實現了人事檔案的規范化發展。

1 人事檔案信息化的作用

1.1 為檔案提供較安全的存儲環境

傳統的檔案多數以紙質檔案為主，人事檔案也是一樣，這主要是客觀條件決定的，人事檔案只能通過紙質材料的形式保存，然而保存紙質檔案需要防潮、防蟲、防火等諸方面，并且紙質檔案需要的存儲空間比較小，并且存儲量非常大。然而人事檔案管理信息化建設以后，之前的弊端都有效的得以解決，電子檔案所占空間小、存儲量大，對保存的條件要求不高，提高了存儲的安全度。

1.2 能夠提高人事檔案管理的效率

人事檔案管理信息化建設的有點是能夠簡化檔案整理程序，能夠提高效率，隨著企事業改革的不斷深入，能夠使得各種保障制度逐步完善，這對于人事檔案的管理要求也提出更高要求，然而，人事檔案需要記錄的內容很多，工作量非常大。并且人事檔案具有動態性，需要經常的進行更新及維護，比較傳統紙質檔案在進行反復的多次查找及調閱以后會使得檔案破損，對檔案的長期保存不適當。使用信息化這一新的技術管理手段以后，很大程度上避免了此類事故的發生，并且通過信息化平臺能夠較快的搜索到所要查找的人事檔案，從而節省了很多時間，并且也節約了人力和物力還有時間，大大的提高了人事檔案管理的效率。

1.3 人事檔案信息化管理能夠提供便利性

人事檔案當前利用率非常高，進行信息化管理之后，能夠有效的提高效率，提供了很大便利，它建立了專門的人力資源及信息化管理系統，不需要對用戶進行軟件安裝就能夠瀏覽人力資源的信息系統的功能，這樣操作起來非常簡便，無論人事檔案的管理者在哪個地點，都可以進入平臺進行辦公，并且能夠準確的找出人事檔案所需的相關數據及信息，在很大程度上改變了查閱的時間與空間的限制，改變了傳統的檔案生成及處理方式，通過人事檔案查詢系統，還能夠將人事檔案從載體分離出來，使其通過網絡系統進行關鍵字搜索能夠產生共聯，這就使得信息的深度得到有效地提升，充分實現人事檔案信息的共享及服務，提高了人事檔案查詢的便捷性。

2 提高人事檔案信息化管理的策略

2.1 促進人事檔案信息化，注重基礎設施建設

當今，需要加大資金投入，使得檔案管理能夠更快的發展，能夠盡快的與信息化建設相適應，人事檔案管理人員對于檔案管理的過程中需要認真分析，大大的優化關鍵流程及投入的祿蠹，物質的投入是非常關鍵的，需要有專業的電子設備及打印機、掃描儀等，這有效地提高人事檔案資源信息化建設的開發。并且，需要加強人事檔案信息化軟件的兼容性，并且將其有效的存儲到人事檔案的信息庫中，從而可提高軟件的兼容性。

2.2 引進先進的信息管理設備，提高信息管理數據化

多數企事業單位人事檔案管理的設備比較陳舊，其無法滿足相應的數據要求，在人事檔案管理中，硬件設備比較關鍵，它掌握著人事檔案信息技術的主要支柱，需要引進先進的信息化管理設備，這樣可以減少現有的管理開支，并且還能夠提高信息管理的效率。人事網絡服務器管理數據的平臺，先井信息錄入數據庫中，并且建立相應的數據庫，充分重視網絡數據庫和人事檔案管理，從而實現網絡化的工程管理，它能夠擴大人事檔案信息化所覆蓋的范圍，并且能夠提高信息化網絡管理系統。

2.3 有效地提高人事檔案信息化建設的安全性

要提高人事檔案信息化管理的效率，需要結合本單位的實際情況，制定相應的規范化的操作流程，運用信息化系統工作的管理模式，提高人事檔案的收集及整理工作的規范性。從而形成較科學化、標準化的人力資源的管理模塊，充分提高人事檔案管理工作的水平，從而提高單位的綜合管理水平。此外，要提高人事檔案管理系統的安全性，需要設定相關工作人員的權限，用防火墻來隔離和阻斷病毒，還需要定期的對系統軟的垃圾進行清理，這為信息化建設提供了良好的運營環境，能夠有效地避免授權人員進入人力資源系統產生不良的行為。另外，要重視計算機操作系統的管理，制定相應的制度，要求人事檔案的管理人員按照相關制度進行信息的錄入及整理，制定有效的數據及備份。

2.4 提高企事業單位檔案管理人員的素質

目前，企事業單位信息化檔案管理的相關軟件對于檔案的管理起著至關重要的作用，因此對軟件要及時的維護和更新，要建立健全人事檔案現有的人事檔案數據庫相結合，從而加強人事檔案的普及范圍，在人事檔案管理人員進行實際操作之前，需要安排相關人員進行實踐操作，并且還要進行理論知識的學習，人事檔單管理者需要具備較強的操作設備的能力，并且不能因為知識的缺陷而影響檔案管理的有效性。另外，為了保證人事檔案信息的絕對安全，需要對數據庫進行權限限制。在建設人事檔案過程中，需要對管理員工的基本數據的工作能力較強，要具備基礎的信息處理技能，了解人事檔案管理的原理，這是對檔案管理者的最基本的要求。

2.5 對人事信息化檔案實行動態管理

當前，檔案的管理機制需要及時進行更新，這對于管理檔案的動態化靈活應對，并且此類現象越來越多，很多企事業單位的認識檔案信息管理機制提出一定的要求，但是這并不是固有的管理模式，需要明確的規定人事檔案信息，積極的構建動態化的檔案管理體制，需要利用現代化的信息技術手段對人事檔案進行更新，不斷地提升人事檔案的信息化程度。

3 結語

總之，在新形勢信息時代的洪流中，人事檔案信息化管理建設非常重要，并且也面臨著新形勢的挑戰，也是符合時代發展的要求，因此相關的單位一定要加以重視，要對信息化建設提供全方位的支持，順應時代發展的趨勢，充分提高人事檔案信息化的管理成效，從而促進人事檔案管理工作的開展進程。