高等學(xué)校教學(xué)秘書職業(yè)能力研究

呂海燕

(四川外國語大學(xué)成都學(xué)院，四川 成都 611844)

近二十年來，伴隨著高校的逐年擴(kuò)招，高等教育逐漸進(jìn)入了大眾化階段，部分高校出現(xiàn)了人才培養(yǎng)質(zhì)量下降的問題。2019年，教育部出臺了《關(guān)于深化本科教育教學(xué)改革，全面提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的意見》。此后，各高校開始將工作重心從招數(shù)學(xué)生數(shù)量開始轉(zhuǎn)向人才培養(yǎng)質(zhì)量方面。

高等學(xué)校要培養(yǎng)合格的社會需要的人才，就必須重視教學(xué)工作。在教學(xué)工作的開展過程中，教學(xué)秘書扮演著非常重要的角色，其肩負(fù)著保障教學(xué)活動有序開展的重要工作任務(wù)，他們既是學(xué)校教學(xué)管理部門與所在二級教學(xué)單位之間的紐帶，又是所在二級教學(xué)單位內(nèi)部院系領(lǐng)導(dǎo)與教師之間、教師與學(xué)生之間的信息中心。可以說，高校教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作中的重要管理者、參與者、協(xié)調(diào)者和服務(wù)者，更是教學(xué)管理工作改革、創(chuàng)新的執(zhí)行者和見證者。一個優(yōu)秀的教學(xué)秘書可以使所在學(xué)院的教學(xué)工作開展得更為順暢，各項(xiàng)教學(xué)工作任務(wù)完成得更為順利。在當(dāng)前各高等學(xué)校狠抓教學(xué)質(zhì)量水平的新形勢下，身為一名教學(xué)秘書，理應(yīng)提前做好工作謀劃，努力提升自身業(yè)務(wù)水平，以更好的服務(wù)人才培養(yǎng)工作需要。

1 高校教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀

1.1 人員水平參差不齊，缺少專業(yè)人才

從目前各個高校的整體狀況來看，從事教學(xué)秘書工作的人員大多為本校畢業(yè)生留校、校內(nèi)轉(zhuǎn)崗或者各高校引進(jìn)人才的家屬這幾類情況，秘書學(xué)或者教育管理專業(yè)類人才較少，他們大多沒有相關(guān)專業(yè)背景和教學(xué)管理專業(yè)知識，特別是在接手教學(xué)秘書初期時開展工作時困難較多，需要教學(xué)秘書在實(shí)際工作中不斷學(xué)習(xí)，摸索前進(jìn)。

1.2 職業(yè)發(fā)展空間不足，容易產(chǎn)生職業(yè)懈怠

各高校在專業(yè)技術(shù)人才崗位設(shè)置來看，分為教師崗、輔導(dǎo)員崗、專業(yè)技術(shù)崗，相關(guān)待遇亦是從高到低，在大部分高校，教學(xué)秘書都是屬于其他專業(yè)技術(shù)崗的教輔崗位，甚至有些高校在教學(xué)秘書職稱評定方面都沒有相應(yīng)專業(yè)技術(shù)職務(wù)。這就必然形成教學(xué)秘書承擔(dān)了大量的日常教學(xué)管理工作，但是卻在整個高校人員體系中地位偏低，這就非常容易導(dǎo)致教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展空間較窄，職業(yè)上升前景不樂觀，進(jìn)而非常容易產(chǎn)生職業(yè)懈怠。

1.3 人員待遇不高，隊(duì)伍穩(wěn)定性較差

在高等學(xué)校人才隊(duì)伍中，作為教輔人員的教學(xué)秘書，與同級別的專職教師或者輔導(dǎo)員相比，其工資待遇和績效方面，有比較明顯的差距；再加上本職崗位事務(wù)性工作繁忙，根本沒有時間和精力申請項(xiàng)目或者課題，甚至也較少有時間就自己的工作進(jìn)行總結(jié)分析，形成有效的科研論文，難以取得教學(xué)科研成果，長此以往，必然會影響教學(xué)秘書崗位的人員穩(wěn)定性。

1.4 工作內(nèi)容煩瑣，心理壓力較大

教學(xué)秘書的工作主要是輔助所在二級教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)，做好學(xué)校教學(xué)管理部門安排的師生日常教學(xué)管理工作，但是各高校教學(xué)秘書的人員配置相對較少，甚至有的院校只配備一名教學(xué)秘書。近年來，教育主管部門經(jīng)常要對高校進(jìn)行評估、考察，因此高校教學(xué)秘書的事務(wù)性工作量更是逐漸增加，他們的工作涉及方方面面，既要服務(wù)所在二級教學(xué)單位全體師生，又要及時準(zhǔn)確處理好院系與學(xué)校間的各類事務(wù)，這對于教學(xué)秘書的職業(yè)素養(yǎng)是一個非常大的考驗(yàn)，工作稍有偏差，就會給教學(xué)工作帶來影響，甚至?xí)斐山虒W(xué)事故，進(jìn)而需要接受通報批評，嚴(yán)重者甚至影響年度考核評優(yōu)、降低績效等級等各類處理。因此，教學(xué)秘書的工作環(huán)境也會給教學(xué)秘書帶來巨大的心理負(fù)擔(dān)。

2 高校教學(xué)秘書職業(yè)能力創(chuàng)新

2.1 要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和主動學(xué)習(xí)意識

如前所述，高校教學(xué)秘書大都不是專業(yè)人員，為了提高日常工作水平和服務(wù)師生質(zhì)量，作為一名二級教學(xué)單位的教學(xué)秘書，在日常工作中，他們必須不斷主動開展學(xué)習(xí)，努力提升自身工作能力。

2.1.1 努力提升公文寫作水平。作為一名教學(xué)秘書，需要經(jīng)常與學(xué)校的教學(xué)管理部門進(jìn)行各類業(yè)務(wù)工作往來，經(jīng)常需要處理各類報告、申請、請示等各類公務(wù)文書，而各類公務(wù)文書皆有固定的格式要求及規(guī)范語言，為了規(guī)范自身的業(yè)務(wù)工作，提升工作效率及工作水平，高校教學(xué)秘書應(yīng)該積極學(xué)習(xí)秘書學(xué)及相關(guān)公文寫作知識。

2.1.2 主動加強(qiáng)計算機(jī)知識學(xué)習(xí)，提高辦公軟件應(yīng)用水平。由于目前各高校教學(xué)秘書配備不足，教學(xué)秘書工作非常繁雜，他們經(jīng)常需要處理各類文檔及報表，絕大多數(shù)報表需要涉及師生信息、學(xué)生成績及教師課時計算等，這期間不能有任何錯誤，這就需要教學(xué)秘書不斷增強(qiáng)文檔處理能力，熟練掌握各類辦公軟件的高級應(yīng)用，特別是在熟練操作Word文檔編輯、Excel公式及各類函數(shù)的套用后，不但可以提升工作效率，更可以提升工作完成的精準(zhǔn)度和質(zhì)量水平。

2.1.3 加強(qiáng)所在院系相關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提升工作交流的順暢度。作為一名教學(xué)秘書，必須要對本專業(yè)的人才培養(yǎng)方案、教學(xué)計劃等有詳細(xì)的了解，才能更好地協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)開展教學(xué)管理工作。因此，在繁忙的工作之余，擠出時間學(xué)習(xí)了解本院系相關(guān)專業(yè)的基礎(chǔ)課程知識后，在與所在二級教學(xué)單位師生的溝通交流工作中將更加順暢，進(jìn)而有助于更好地開展教學(xué)管理工作。

2.2 培養(yǎng)良好的溝通協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書是學(xué)校與院系領(lǐng)導(dǎo)及師生之間的聯(lián)結(jié)樞紐，正確及時做好信息的上傳下達(dá)是保證教學(xué)管理工作的重要保證。在實(shí)際工作中，因?yàn)樾畔⒌牟粚ΨQ，院系師生了解接觸學(xué)校教學(xué)管理部門的機(jī)會較少，再加上個人理解偏差，時常會因?yàn)檎`解而出現(xiàn)各類矛盾，甚至有時出現(xiàn)矛盾激化的現(xiàn)象。因此院系教學(xué)秘書應(yīng)該加大師生之間信息交流的渠道，應(yīng)及時向教學(xué)管理部門反饋相關(guān)情況和實(shí)際工作中出現(xiàn)的各種矛盾和沖突，為教學(xué)工作的順利開展提供有效的幫助。

2.3 正確處理人際關(guān)系，不斷提升溝通交際能力

作為一名教學(xué)秘書，①要擺正自己的位置，平等的與領(lǐng)導(dǎo)及師生溝通交流，要傾聽師生的想法；②當(dāng)師生中出現(xiàn)情緒或者矛盾時，要站在對方的立場上，換位思考，積極解決處理問題。同時要將師生的情緒或者矛盾狀況盡快反饋給領(lǐng)導(dǎo)，并積極協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)正確處理與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、同事、學(xué)生及相關(guān)單位工作人員之間的關(guān)系,促進(jìn)教學(xué)工作順利開展。

2.4 具有良好的身心健康管理能力

高校教學(xué)秘書作為一名教學(xué)管理人員，面向眾多的領(lǐng)導(dǎo)及師生，工作任務(wù)繁重而且責(zé)任重大，在工作遭到誤解時，要以大局為重，不計較個人得失，用一顆平常的心沉著冷靜客觀地應(yīng)對每項(xiàng)工作，控制自己的情緒，時刻保持輕松心態(tài)，與領(lǐng)導(dǎo)及師生融洽相處，努力創(chuàng)造一個輕松愉悅的工作氛圍。但是，作為高校的教學(xué)秘書，經(jīng)常還要從事大量事務(wù)性工作，如果件件都能順利完成當(dāng)然是好事，然而如果在某一環(huán)節(jié)稍有疏忽，將會造成不可挽回的教學(xué)事故進(jìn)而需要承擔(dān)相應(yīng)的后果，因此，教學(xué)秘書時常會存在負(fù)面的思想和壓抑的情緒，因此需要具有良好的身心健康管理能力。

當(dāng)教學(xué)秘書在工作過程中產(chǎn)生負(fù)面情緒時，要及時調(diào)整心態(tài)，積極與領(lǐng)導(dǎo)、同事或者家人溝通交流，聽取他們的意見和建議；工作之余，豐富自己的業(yè)余愛好，閑暇時間看書學(xué)習(xí)或者適當(dāng)進(jìn)行一些適合自己的運(yùn)動健身，以便排解工作上、心理上的壓力。

當(dāng)然，面對工作中出現(xiàn)的各種問題，作為一名教學(xué)秘書，自身也需要客觀、理性、冷靜地分析出現(xiàn)問題的原因，及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免后面再出現(xiàn)相同的錯誤。與此同時，教學(xué)秘書也要正確認(rèn)對自己的工作價值，增強(qiáng)職業(yè)自豪感和認(rèn)同感，進(jìn)而充滿信心地做好教學(xué)秘書的工作。

2.5 增強(qiáng)組織紀(jì)律，提升保密意識

高校教學(xué)秘書，時常會接觸到一些敏感信息，作為一名優(yōu)秀的教學(xué)秘書，在日常工作中要明確自己的位置，認(rèn)真做好信息的上傳下達(dá)，做好不該問的不問，不該說的不說，認(rèn)真做一名信息搬運(yùn)工，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。

2.6 永遠(yuǎn)保持一種謙虛的狀態(tài)

任何人的所知所視都是有限的，如果我們以這種有限的眼光去看待事物，就會產(chǎn)生成見，進(jìn)而產(chǎn)生無畏的矛盾和問題，正如盲人摸象故事中的盲人，雖然摸到大象尾巴的盲人感知到的大象確實(shí)像一把掃帚，摸到大象耳朵的盲人感知到的大象也確實(shí)像一把蒲扇，但如果我們都將自己感知到的東西當(dāng)作大象本身，就會出現(xiàn)認(rèn)知的問題、矛盾。反之，如果我們知道自己的所知所視是相對的、有限的，就能消除無謂的爭論、矛盾。進(jìn)一步而言，如果我們不僅知道自己的所知所視是相對有限的，而且還能忘我地與事物融為一體，那么我們無須思考就能處理好世事，無須用心就能合乎世俗習(xí)慣，恰如庖丁解牛故事中的庖丁，無須刻意運(yùn)用感官就能將宰牛變得像演奏樂曲一樣輕松自在。一旦達(dá)到了這種境界，我們就能和諧于領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生的天地之間。以此境界對待工作，就能愛自己、愛他人；以此境界與人交往，就能在教學(xué)工作中如魚得水；以此境界工作學(xué)習(xí)，就能不斷達(dá)于老子“無為”的善道，水善利萬物而不爭。

3 結(jié)束語

當(dāng)前，相當(dāng)部分高校已經(jīng)認(rèn)識到教學(xué)秘書工作在學(xué)校的重要性，不但增加了教學(xué)秘書人員數(shù)量，而且開始改革教學(xué)秘書的職稱晉升相關(guān)工作。作為新時代的高校教學(xué)秘書，應(yīng)與時俱進(jìn)，不斷地提升自己，高質(zhì)量高效率地完成各項(xiàng)工作，做好服務(wù)育人工作，為高校發(fā)展貢獻(xiàn)力量。