淺淡如何做好會議記錄確保歸檔質量

魏 媛

（太原供水集團有限公司 山西太原 030000）

在機關單位的日常工作中，會議這種探討的方式應用廣泛。在開會過程中，不同的發言人就問題提出自己的看法，這些看法對于今后各種制度的制定有著直接的影響。尤其是對于管理工作來說，由于不同管理者負責的具體方面有所不同，因此，應用會議方式促進交流與探討是十分必要的。會議記錄這種形式，能夠對會議中各方的發言進行記錄，在會議結束之后，需要重要的與會者進行簽字。會議中探討的內容是具有一定效力的，發言者需要對自己的發言內容負責，確保發言記錄存檔。這對于后期工作具有極高的參考價值。然而，在現有的檔案管理工作體系中，由于會議記錄的非正式性，沒有相關的規定對會議記錄的歸檔方式進行明確說明。這對工作造成了一定的困難。因此，我們需要對此有所重視，根據現實需求，提升會議記錄工作的質量。

一、規范會議記錄的工作流程

在各單位中，會議記錄工作的開展廣泛，由于具體的會議內容以及記錄的人員不同，會議記錄工作的內容也會呈現出差異。會議記錄文件本身的差異，會給后期的歸檔以及應用工作帶來困難。尤其是在會議記錄的過程中，其規范性不足導致的內容確實、重點不明確等等，會降低會議記錄的檔案價值。因此，我們需要就會議記錄的工作流程進行規范，按照標準的記錄方式，詳細地記錄會議當中的內容，并且完成全部工作流程，保證會議記錄的正確性以及有效性。

（一）做好會議記錄的準備工作

在會議記錄的準備階段，單位需要根據會議的內容選擇適當的會議記錄人員。會議記錄人員要具有較好的文字功底，并且具有相關的工作經驗。同時，單位對會議記錄人員的政治思想水平要有所關注，要求其政治思想水平過硬，能夠按照政治要求展開記錄的工作[1]。

在會前，相關人員需要整理好會議中需要應用的相關資料，要求會議記錄人員閱讀這些資料，對會議的具體內容、探討的重要問題有所認知。在此基礎上，部門要為會議記錄人員準備必須的工作工具，包括會議記錄工作中需要應用的記錄工具，專業紙張、速記設備、錄音筆等。目前，一些錄音筆有直接的語音輸出功能，其對于補充會議記錄內容，完成會議記錄的細節有所幫助。為此，單位要重視對記錄工作工具、技術應用進行有效更新，選擇有助于工作質量提升的技術工具。

（二）在記錄中嚴格遵守會議記錄的規范

會議記錄需要有嚴格的工作規范。

首先，記錄人員需要完整地記錄會議參與的細節，包括會議時間、與會人員、探討的問題、重要發言的詳細版本；其次，記錄人員在記錄中，需要按照嚴格的時間順序，對不同與會人員的發言進行記錄。需要注意的是，一些會議的延續時間較長，可能存在持續召開的狀況，記錄員就需要對每一部分的記錄進行具體的時間標注。另外，在會議記錄的過程中，記錄人員需要正確地使用各種會議記錄的工具，在會議記錄的專用紙張上，都需要填寫詳細的內容，確保會議記錄內容的詳實，避免出現字跡潦草，不能識別內容的情況。最后，記錄人員在會議記錄之后，要對記錄的內容進行再度整理，對于其中需要補充的內容，應當用錄音筆等工具進行內容補充。根據會議的規模，會議記錄需要由重要的與會人員或者全體與會人員進行內容的確認、簽字，確保內容與真實狀況相符合。會議記錄人員也要對自己記錄的內容負責，不能隨意地篡改與會人員的發言。最好應當用發言原話作為記錄的內容，以免在轉述的過程中產生歧義。

（三）對會議記錄進行初步梳理

在一些會議中，由于會議的時間較長，探討的問題眾多，會議記錄中要點相對不突出。為了適于存檔工作以及會議記錄的應用，記錄人員需要對這種類型的會議記錄進行初步的梳理。例如，應用檔案袋對會議記錄進行保存，記錄員需要在檔案的背面應用標簽的形式，對其中的主要內容進行標注。這些標注的內容，即是對會議記錄的梳理。

這一工作需要參與會議記錄的人員與檔案存放人員進行合作。會議記錄人員，對自己記錄的內容了解較為透徹，檔案管理人員，要根據檔案工作的管理細節，標注會議檔案。雙方之間合作，能夠有效地減少工作中出現的錯誤。首先，工作雙反需要核對會議的具體細節，包括會議時間、地點、次數、與會人員等等。檔案管理人員要核對會議記錄后的簽字，確保會議參與者的簽字數量與實際狀況一致。其次，會議記錄人員要對會議中探討的重要話題進行提取，由于會議記錄對今后的單位管理工作會持續地發揮作用，需要應用一部分的會議意見。同時，會議主題與會議中具體的探討話題，在一些情況下會存在不一致，本次會議中的發言可能會對探討主題之外的管理工作發揮積極作用。對于其中有價值的發言內容，檔案管理人員需要做好標注。由于會議記錄者以及檔案管理人員對話題具體內容認識的深度有限，記錄人員要根據發言人員以及其他與會人員的強調，標注這一部分的內容[2]。

二、優化會議記錄檔案管理工作的質量

（一）做好對檔案內容的分類

在一般的情況下，單位中會議記錄檔案的分類是按照時間的順序進行劃分的。不同機關單位中會議的規模、頻次存在差異，這種形式在一些情況下，會造成檔案調取的困難，降低會議記錄檔案的應用率。一般對于會議次數較少、規模較小的單位來說，其應用單純的時間分類法就能夠進行有效的檔案分類。對于會議內容較多的單位來說，會議記錄要結合會議的主題，再按照時間順序進行檔案的分類。這種方式在會議記錄檔案的應用中，能夠看到明顯的意見變化狀況，對于探討問題的優化能夠起到幫助。

另外，不同類型的會議，其重要程度也是有所區別的。在單位中，其他類型的文件在保管中，有不同的檔案級別。會議記錄的檔案整理工作，也可以按照分級的方式，對會議記錄檔案的級別進行劃定，將不同級別的內容歸入同一區域。在其后的會議記錄檔案調取中，檔案管理人員要根據其能夠調用檔案的級別，進行相關的檔案調動，做好相應的保管工作與保密工作[3]。

（二）優化檔案管理的工作方式

現階段的檔案管理工作，信息化的程度不斷提升，會議記錄的檔案管理工作，也要跟隨信息技術的變化而進行。不同單位中信息技術的應用、電子文檔的應用程度有所區別，檔案管理工作也要根據具體的情況，合理地應用電子信息技術。

比如，單位中整體的檔案管理工作信息化程度較低，會議記錄的檔案管理工作需要與整體的管理方式保持一致，隨著技術的進步再進行提升。一般情況下，檔案管理需要建立起相應的電子目錄。應用電子目錄可以快速檢索相關的內容，確定會議記錄檔案的存放位置。一些單位的信息化檔案管理水平較高，對于重要的文件都分別應用紙質文件以及電子文檔兩種形式進行保存。為了提升今后的應用效率，重要的會議內容，也需要檔案管理員整理成為電子檔案形式，在電子檔案庫中存檔管理。另外，在目前的技術與設備支持下，重要會議的錄像錄音資料也要進行保存。一般情況下，錄音資料僅作為會議記錄工作的參考資料，錄像資料中各種信息較為明確，有的資料價值更高。在電子信息庫中，檔案管理人員需要對相關的文字資料以及影音資料進行整合，確保能夠在需要應用時，及時地進行全部資料的調取，互為補充[4]。

三、結束語

要想把會開好，會議組織是關鍵，會前準備是前提。規范高效的會議，用好記錄人，是做好會議記錄的基礎。會議記錄要做到要素和內容的齊全、完整、真實、客觀，層次分明，段落清楚，語句通順，標點符號正確、字跡清晰，不出錯別字。達到以上程度，就是好的會議記錄。整理歸檔后，會議記錄將以檔案的形式繼續發揮作用。檔案管理人員要根據檔案應用的需求進行檔案的歸檔管理，持續推進會議記錄整體工作水平的提升。