大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高?？萍紮n案管理研究

杜 倩，孫曉旭

(盤錦職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧 盤錦 124000)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足人們的需要，不能適應(yīng)高?？萍紮n案事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。我國(guó)正處在科技飛速發(fā)展的時(shí)期，高校有大量的科技成果產(chǎn)生，然而高校科技檔案管理水平相對(duì)比較落后，導(dǎo)致很多重要信息資料沒能及時(shí)保存?？萍紮n案已經(jīng)成為地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的縮影，為了能滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，高校科技檔案要緊跟時(shí)代，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)多元、高校的優(yōu)點(diǎn)，提高高?？萍紮n案管理的效率，不斷探索與研究高?？萍紮n案管理的新模式，從而促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)與應(yīng)用

大數(shù)據(jù)最顯著特征就是數(shù)據(jù)量大，與其他傳統(tǒng)數(shù)據(jù)最鮮明的特征就是處理速度快，時(shí)效性要求很高。此外，大數(shù)據(jù)還有類型繁多和多元化的特征，對(duì)數(shù)據(jù)的整體分析和未來的預(yù)算更精準(zhǔn)更具體。

大數(shù)據(jù)給我們的生活帶來了一定程度的便利，改變了我們認(rèn)識(shí)世界和改變世界的方式。大數(shù)據(jù)在人們購(gòu)物、醫(yī)療和教育領(lǐng)域都有很廣泛的應(yīng)用。在購(gòu)物領(lǐng)域，購(gòu)物網(wǎng)站可以根據(jù)大數(shù)據(jù)的分析，給顧客提供個(gè)性化的服務(wù)，有針對(duì)性地向顧客推薦產(chǎn)品；在醫(yī)療領(lǐng)域，醫(yī)院通過對(duì)大數(shù)據(jù)的分析和追蹤，了解患者身體情況，更精準(zhǔn)分析患者病情；在教育領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)可以有效跟蹤學(xué)生在網(wǎng)上的學(xué)習(xí)情況，為教師提供教學(xué)信息，跟蹤學(xué)生學(xué)習(xí)情況[1]。

2 大數(shù)據(jù)在高?？萍紮n案中的應(yīng)用

從目前來看，大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校科技檔案中的應(yīng)用并不廣泛。①高?？萍紮n案利用率較低。隨著5G時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)+產(chǎn)業(yè)等新興行業(yè)不斷涌現(xiàn)，傳統(tǒng)保存文檔的模式已經(jīng)不能跟上時(shí)代的步伐。改變高?？萍紮n案管理模式，采用大數(shù)據(jù)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)更加快、更加方便、更加有針對(duì)性的數(shù)據(jù)信息搜集和提取。②利用大數(shù)據(jù)技術(shù)將科技檔案進(jìn)行分類整理，實(shí)現(xiàn)目錄自動(dòng)生成，建立科技檔案信息數(shù)據(jù)庫，為后期檔案的搜尋提供方便，同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)也為科技檔案的完整保存提供了便利的條件[2]。

3 大數(shù)據(jù)技術(shù)在高?？萍紮n案管理中存在的問題

3.1 對(duì)高?？萍紮n案不夠重視

在高校的日常工作中，科技檔案的管理一直不被領(lǐng)導(dǎo)和教師重視。①教師在做科研過程中的主要精力都集中在做科研的整個(gè)過程，對(duì)項(xiàng)目結(jié)束后科研過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和資料沒有進(jìn)行分類歸納整理，科研成果的存檔也只停留在紙質(zhì)版層面，缺少電子信息的記錄和跟蹤；②高校在科技檔案方面投入的資金很少，導(dǎo)致科技檔案的管理工作在場(chǎng)地、人力和設(shè)備方面的資源不足，科技檔案的管理工作不能有效開展[3]。

3.2 缺乏專業(yè)化的科技檔案管理人才

目前，高校在科技檔案管理方面缺乏專業(yè)的科技檔案管理人員，很多科技檔案管理人員都是非專業(yè)出身，有的身兼數(shù)職，同時(shí)具備檔案管理和大數(shù)據(jù)應(yīng)用的科技檔案管理人員更是缺少。傳統(tǒng)科技檔案管理人員在工作中只停留在日常管理層面，缺少創(chuàng)新，工作模式在大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)不能滿足工作的需要，與信息化時(shí)代高效科技檔案的管理還存在一定的差距。

3.3 高?？萍紮n案管理方式落后

目前在高校科技檔案的管理中仍以手工整理，人工錄入信息為主，這種依靠人工的方式很容易導(dǎo)致信息出現(xiàn)失誤。此外，傳統(tǒng)檔案的管理方式，在人力和場(chǎng)地等多方面消耗很大，需要為科技檔案準(zhǔn)備專門的檔案室進(jìn)行存放。傳統(tǒng)科技檔案的存放方式會(huì)導(dǎo)致檔案的流失，在尋找檔案信息時(shí)也有較大困難。檔案制度的不完善，也給電子檔案的發(fā)展帶來了阻礙。

3.4 高校對(duì)科技檔案缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和有效的安全保障

科技檔案在內(nèi)容和格式上沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這就給電子檔案的存儲(chǔ)帶來了一定的限制。高校的科技檔案記錄了項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題的全部過程，包含了大量的數(shù)據(jù)信息和機(jī)密文件，保障這些資料的安全性尤為重要。如果高?？萍紮n案管理人員缺乏安全性意識(shí)，就會(huì)給科技檔案的管理帶來安全隱患，犯罪分子可能會(huì)利用病毒或黑客技術(shù)進(jìn)攻高?？萍紮n案數(shù)據(jù)庫，造成大量寶貴實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的泄露，給科技檔案的管理工作帶來沉重的打擊[4]。

3.5 高?？萍紮n案利用率不高

綜合目前大部分高?？萍紮n案管理現(xiàn)狀來看，高校對(duì)科技檔案的利用率不高，很重要的原因就是高校在科技檔案歸檔整理時(shí)，只是注重科技檔案的分類和儲(chǔ)存，沒有對(duì)檔案的信息進(jìn)行深入分析和處理，使得很多有價(jià)值的科技檔案難以發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，造成科研成果的浪費(fèi)和閑置，從而限制了高校的科技創(chuàng)新。

4 大數(shù)據(jù)背景下高校科技檔案管理策略

4.1 提高高?？萍紮n案的思想認(rèn)識(shí)

高?？萍紮n案是高校科技創(chuàng)新和項(xiàng)目申報(bào)等各個(gè)活動(dòng)的重要文件材料，合理保存和使用科技檔案是提高高?？萍紕?chuàng)新能力和水平的重要因素。要改變高?？萍紮n案的管理現(xiàn)狀，①學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職員工要轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)科技檔案管理的重視程度。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視科技檔案的管理工作，加強(qiáng)對(duì)科技檔案的日常管理和監(jiān)督，制定科技檔案管理制度；②學(xué)校內(nèi)各個(gè)部門要進(jìn)行溝通與協(xié)作，積極配合科技檔案的歸檔整理工作；③高校要加強(qiáng)宣傳與培訓(xùn)，提高教師對(duì)科技檔案的認(rèn)識(shí)，讓教師認(rèn)識(shí)到科技檔案管理的重要性，積極營(yíng)造人人都參與科技檔案管理工作的氛圍。

4.2 配備專業(yè)化的科技檔案管理人員

高效科技檔案的信息化管理，不僅需要先進(jìn)的儀器設(shè)備，更需要專業(yè)化的人才隊(duì)伍。①要想實(shí)現(xiàn)高?？萍紮n案的高校有序管理，必須注重科技檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，形成專業(yè)的科技檔案管理隊(duì)伍，同時(shí)吸納有大數(shù)據(jù)理念和操作的年輕人加入隊(duì)伍中，并建立科技檔案管理技能和素質(zhì)培訓(xùn)體系；②為科技檔案管理隊(duì)伍提供專業(yè)化的技能訓(xùn)練和培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，提升他們的信息化管理水平和大數(shù)據(jù)技能；③高校要做好科技檔案管理隊(duì)伍的梯隊(duì)建設(shè)，將有經(jīng)驗(yàn)的科技檔案管理人員同年輕有大數(shù)據(jù)理念和操作技能的科技管理人員整合起來，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，新老交替，打造一批素質(zhì)高、能力強(qiáng)的專業(yè)化科技檔案管理隊(duì)伍[5]。

4.3 建立科技檔案管理制度，創(chuàng)新科技檔案管理模式

為了使科技檔案更好地為高校服務(wù)，在管理方面高校應(yīng)該依據(jù)國(guó)家檔案的相關(guān)政策法規(guī)，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，建立科技檔案管理制度。該制度的建立直接關(guān)系到科技檔案的完整性和保密性，更關(guān)系到檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，才能在全校形成責(zé)任清晰、自上而下、全員參與的良好局面。高校在科技檔案的日常管理過程中要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，①科技檔案種類繁多，把科技檔案合理分配和應(yīng)用，提升管理的效率；②根據(jù)管理人員分工，合理分配工作，明確責(zé)任，促進(jìn)科技檔案管理水平的提升。

4.4 融合大數(shù)據(jù)技術(shù)，加快高校科技檔案信息化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)這個(gè)背景下，高?？萍紮n案要加強(qiáng)信息化建設(shè)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入高?？萍紮n案管理中，構(gòu)建電子檔案信息庫，加強(qiáng)與各個(gè)部門的溝通。依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)作用，挖掘電子檔案內(nèi)在的數(shù)據(jù)聯(lián)系和價(jià)值。對(duì)科技電子檔案進(jìn)行智能分類、搜索，高效利用電子檔案信息，使得高效科技檔案向著數(shù)據(jù)分析方向發(fā)展。

4.5 運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高高?？萍紮n案的利用率

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，高校檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛越，提高管理效率，必須引入云存儲(chǔ)技術(shù)。①高?？萍紮n案作為高校檔案的重要組成部分，必須緊跟科技的發(fā)展，提前規(guī)劃好，不僅在科技檔案的存儲(chǔ)方面做好網(wǎng)絡(luò)空間存儲(chǔ)的工作，提高保密性，更要在科技檔案的上傳過程中提高保密性；②高?？萍紮n案要運(yùn)用云服務(wù)技術(shù)，提高科技檔案的利用率，提高科技檔案的服務(wù)效率；③高校科技檔案更要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，根據(jù)科技檔案的類型和用途，為教師提供可以公開的科技檔案線上下載和線上查閱功能。

5 結(jié)束語

隨著大數(shù)據(jù)的迅速發(fā)展，社會(huì)的很多領(lǐng)域都發(fā)生著巨大的變化。在高校各類檔案中，科技檔案占據(jù)著重要的地位，進(jìn)行科技檔案管理模式的創(chuàng)新和優(yōu)化是很必要的。在大數(shù)據(jù)背景下高?？萍紮n案的管理模式應(yīng)該有新的變化，科技檔案管理人員要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷創(chuàng)新思維方式，與時(shí)俱進(jìn)，建立高?？萍紮n案的科學(xué)化、信息化和自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)高?？萍紮n案價(jià)值的最大化，促進(jìn)高?？萍紮n案管理工作效率的不斷提升，進(jìn)一步推動(dòng)高?？萍嫉膭?chuàng)新，從而提高企業(yè)和社會(huì)效益。