高校學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀及改革探索

◇西安醫(yī)學(xué)院 李 篤

學(xué)籍檔案是高校檔案系統(tǒng)中的重要組成部分，它以書面的形式客觀系統(tǒng)的反映出了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活，同時(shí)也為學(xué)生就業(yè)期間提供了真實(shí)有效的備查資料。本文分析了目前高校學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的主要問題，并對(duì)未來的發(fā)展道路和改革方向提出了期望，為推動(dòng)高校學(xué)籍檔案管理工作規(guī)范化和信息化建設(shè)建言獻(xiàn)策。

高校學(xué)生學(xué)籍檔案主要包括了學(xué)生錄取入校的時(shí)間方式、在校期間的思想政治表現(xiàn)以及各科考試成績(jī)和科研成果[1]。企業(yè)在招聘時(shí)，除了考察學(xué)生的臨場(chǎng)表現(xiàn)外，最看重的就是學(xué)生在校期間學(xué)籍檔案。因此，提升高校學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作近些年越來越得到相關(guān)部門的重視和關(guān)注。只有客觀如實(shí)地反映學(xué)生的在校情況，優(yōu)化檔案管理的模式和方法，才能真正發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案的作用。為了加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理工作，推進(jìn)學(xué)籍檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理，我們將對(duì)目前高校學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行梳理和歸納，并對(duì)未來學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展思路進(jìn)行展望和探索。通過近些年的工作和調(diào)查，目前高校學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作仍存在以下問題。

1 學(xué)生及工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)淡薄

目前大部分高校在校生逐年增多，學(xué)生學(xué)籍檔案管理的數(shù)量也是逐年加大，但是由于對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，每年高校自身對(duì)于檔案管理工作的投入不論是在經(jīng)費(fèi)上、還是在人員上都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。高校學(xué)生大多數(shù)來自五湖四海，學(xué)制、成績(jī)、科研每個(gè)人的情況都千差萬別，面對(duì)如此錯(cuò)綜復(fù)雜而又繁瑣的工作，高校的檔案管理人員必定會(huì)力不從心，從而忽視了檔案管理工作的細(xì)致性和系統(tǒng)性。與此同時(shí)，在不少高校中，還有一部分管理人員將學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作認(rèn)為是“閑差”，從思想上，就沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性和系統(tǒng)性，在工作中難免造成疏忽或遺漏，對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)和就業(yè)產(chǎn)生一些負(fù)面影響。

當(dāng)然，部分學(xué)生也存在類似的問題。現(xiàn)如今的高校學(xué)生有的忙于日常學(xué)習(xí)，有些忙于升學(xué)、科研，都忽視了個(gè)人學(xué)籍檔案的上報(bào)和管理。從最初的原始檔案的填寫、到規(guī)范上交管理中間需要經(jīng)過較多的手續(xù)和環(huán)節(jié)，因此在學(xué)生學(xué)籍檔案的管理過程中非常容易出現(xiàn)紕漏。我們必須加強(qiáng)學(xué)生和管理人員的思想認(rèn)識(shí)，提高對(duì)學(xué)生學(xué)籍管理的重視程度，這樣才能保證學(xué)生檔案的正確填寫、上報(bào)和規(guī)范管理，從而逐步提升學(xué)生學(xué)籍檔案管理的工作質(zhì)量。

2 學(xué)生學(xué)籍檔案管理缺乏信息化管理

近些年，信息化技術(shù)發(fā)展迅速，各行各業(yè)與信息化的融合也越來越密切，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理對(duì)于信息化技術(shù)的融合也迫在眉睫。目前大部分高校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，檔案管理人員仍舊是通過人工將檔案進(jìn)行審核、分類、整理、歸檔及上報(bào)和調(diào)取，工作人員每天面對(duì)海量數(shù)據(jù)，疲于應(yīng)付根本無法做到有效利用和管理，更無法滿足高校日益擴(kuò)大的生源規(guī)模和社會(huì)效益[2]。因此，引入信息化手段和方法，利用計(jì)算機(jī)和軟件將繁雜而重復(fù)性強(qiáng)的工作轉(zhuǎn)為清晰、系統(tǒng)的條理性工作，可以大大的增強(qiáng)檔案管理人員的工作積極性和工作效率，從而真正發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案的巨大潛力，讓檔案為學(xué)生服務(wù)，并開辟一條學(xué)生和企業(yè)之間相互了解和溝通的新途徑，改變此前倒置的副作用局面，逐步形成一整套符合本校環(huán)境和實(shí)際現(xiàn)狀的學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)。

針對(duì)目前高校學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化和提升。

2.1 強(qiáng)化學(xué)籍檔案作用，優(yōu)化檔案管理規(guī)范

提升高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀的首要任務(wù)就是要給學(xué)生和管理人員強(qiáng)調(diào)學(xué)籍檔案的重要作用，它是學(xué)生在校情況的真實(shí)記錄和備查資料，一定要讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案的重要性和嚴(yán)肅性，確保學(xué)生檔案資料錄入填寫的真實(shí)性和可靠性。其次必須改變檔案管理人員的認(rèn)識(shí)偏差，必須消除檔案管理工作是一份清閑職位的錯(cuò)誤思想，從根源上樹立檔案管理工作的崇高性和責(zé)任性。

與此同時(shí)，高校的領(lǐng)導(dǎo)管理層要對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督和指導(dǎo)，不斷從頂層優(yōu)化檔案管理的思路和方法，不斷投入人力和物力，要給檔案管理工作配齊人手也要配足經(jīng)費(fèi)，要不斷的加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平。加強(qiáng)學(xué)習(xí)和交流，從兄弟高校借鑒經(jīng)驗(yàn)、取長補(bǔ)短，加強(qiáng)檔案管理制度和法規(guī)的學(xué)習(xí)和考核，樹立典型的工作標(biāo)桿，對(duì)在工作中馬虎滯后、漫不經(jīng)心的人員一定要進(jìn)行相應(yīng)制度的處罰和教導(dǎo)。最終形成一套適合本校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理規(guī)范，只有從學(xué)校和學(xué)生兩方面同時(shí)入手，才能推進(jìn)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作有效發(fā)展。

2.2 引入先進(jìn)管理系統(tǒng)，加快學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)

學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)是推動(dòng)工作效率提升、優(yōu)化管理環(huán)節(jié)的一項(xiàng)重要手段[3]。高校應(yīng)首先組織專業(yè)的技術(shù)人員將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化存檔。在電子化存檔的過程中一定要選派踏實(shí)認(rèn)真的具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專人進(jìn)行，一方面要保證學(xué)生學(xué)籍檔案的保密性，另一方面要確保在電子化存檔過程中有條不紊，完整準(zhǔn)確地將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化存檔。目前，高校從事學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的教師大部分年齡偏大，對(duì)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)較為陌生，對(duì)信息化手段掌握不是非常熟練，因此要不斷開展信息技術(shù)的培訓(xùn)和講座，提高檔案管理人員的信息化操作的業(yè)務(wù)水平，為科學(xué)系統(tǒng)的進(jìn)行信息化建設(shè)提供人才保障。發(fā)揮學(xué)籍檔案管理人員的豐富經(jīng)驗(yàn)，力求通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其成為一支能夠熟練掌握學(xué)籍檔案管理信息化系統(tǒng)的人才隊(duì)伍，同時(shí)不斷進(jìn)行人才的引進(jìn)，吸納一批具有專業(yè)能力和經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員，鼓勵(lì)在職人員進(jìn)行進(jìn)修和培訓(xùn)，確保學(xué)籍檔案管理工作的信息化建設(shè)有效推進(jìn)。

綜上所述，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，需要各大高校在充分認(rèn)識(shí)其重要性的基礎(chǔ)上，逐步加強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，明確崗位職責(zé)，不斷通過有效手段提高業(yè)務(wù)水平，并逐步引入信息化手段和方法，將學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作做實(shí)做細(xì)，促進(jìn)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作邁上新臺(tái)階。