機(jī)關(guān)單位檔案管理的信息化建設(shè)研究

◇內(nèi)江市第二社會福利院 羅 飛

機(jī)關(guān)單位要加強(qiáng)對檔案信息的利用，提升對檔案信息資源的獲取和整合能力，通過開展機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)，使得機(jī)關(guān)單位對檔案信息的管理效率提升，保障在檔案管理工作開展中，能發(fā)揮較高的管控作用，突出管理水平，保障在管理層面上，能獲得較高的信息化建設(shè)效果。要能在信息化建設(shè)管理模式上不斷創(chuàng)新，建立規(guī)范化運(yùn)行指導(dǎo)機(jī)制，提升信息化建設(shè)管理水平，對檔案管理人員提出明確的專業(yè)技能要求，引導(dǎo)其不斷在工作中提升管理效果。

1 引言

機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)，需要做到在工作開展中，發(fā)揮較高的管理優(yōu)勢，突出管理效果，打造科學(xué)規(guī)范的管理模式，在檔案信息化建設(shè)上，能提升機(jī)關(guān)單位上下人員的重視程度，提高安全管理意識，明確有關(guān)人員崗位職責(zé)，使得檔案管理信息化建設(shè)順利開展。

2 機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的意義

在我國檔案信息化建設(shè)中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化是非常重要的內(nèi)容，在提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理水平上發(fā)揮著重要作用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案通過檔案管理信息化建設(shè)，可以將單位日常工作中形成的資料與數(shù)據(jù)收集起來，逐步建立起一個完善的咨詢系統(tǒng)，從而讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常管理更加規(guī)范和高效。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案加快信息化建設(shè)以后，能夠提升對收錄檔案信息的利用率，便于檔案的建立與資料的查找，從而節(jié)約了時間。通過建立可靠的檔案信息化模式，大量的檔案信息能被充分利用，在檔案管理中，可以發(fā)揮出良好的效率提升效果，突出經(jīng)濟(jì)效益，同時也能激發(fā)機(jī)關(guān)單位的社會效益。

3 機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題

3.1 檔案信息化建設(shè)意識不足

在檔案信息化建設(shè)管控中，需要提升檔案管理水平，主動進(jìn)行檔案信息化建設(shè)模式探索，而在信息化建設(shè)過程中，不能發(fā)揮較高的建設(shè)管理優(yōu)勢，管理效果不佳，管理水平不足，同時建設(shè)資金的配置效果不佳，很多工作難以順利推進(jìn)。

3.2 缺少專業(yè)人才

檔案信息化建設(shè)必然需要具備專業(yè)素養(yǎng)的人才參與建設(shè)管理，在工作開展中，需要做好專業(yè)人才管控，突出管理責(zé)任心。而機(jī)關(guān)單位缺乏專業(yè)化檔案信息化建設(shè)人才，很多工作目標(biāo)難以落實(shí)推進(jìn)管理價值不足，管理優(yōu)勢不明顯。

3.3 信息化設(shè)備的配置不到位

在檔案信息化建設(shè)發(fā)展中，存在很多信息化建設(shè)隱患問題，主要是信息化管理水平不高，受導(dǎo)致信息化設(shè)備性能的制約，在信息化管控中，很多信息化管理工作難以可靠開展，受到設(shè)備性能的制約，在檔案信息化管理效率、安全方面也存有隱患。

4 機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的有效策略

4.1 提起思想重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

檔案信息化建設(shè)需要從思想上引起重視，主要是在思想管控中，能發(fā)揮較高的管理優(yōu)勢，引導(dǎo)機(jī)關(guān)單位的全體人員都能認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要意義。在信息化管控中，能發(fā)揮出更加到位的管控力，突出思想重視程度，保障管理水平提高，在領(lǐng)導(dǎo)管控層面上，能獲得有效的管理指導(dǎo)，保障檔案信息化建設(shè)科學(xué)模式順利推進(jìn)，對存在的建設(shè)問題及時管控，做好過程監(jiān)督。在領(lǐng)導(dǎo)人員的持續(xù)關(guān)注下，也能為檔案信息化建設(shè)發(fā)展提供較高的導(dǎo)向作用，突出管理優(yōu)勢，發(fā)揮出較高的管理控制作用。

4.2 逐步規(guī)范信息資源管理

為提升檔案信息化建設(shè)效果，需要保障在信息資源的建設(shè)中，能突出較高的管理優(yōu)勢，在管理工作開展中，能整合信息資源，探索開展規(guī)范化資源管理機(jī)制。在信息資源的管控中，主要是做好檔案信息化建設(shè)制度上的管控，突出管理優(yōu)勢，保障管理水平科學(xué)提升，而在管理層面上，需對檔案信息化建設(shè)的具體環(huán)節(jié)步驟進(jìn)行明確，落實(shí)各個崗位人員的建設(shè)責(zé)任，提升人員的管理效果，突出管理價值，為提升信息資源管理的規(guī)范化，按照制度要求開展工作，定期對制度規(guī)范化落實(shí)效果審查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

4.3 盡快整合檔案信息

機(jī)關(guān)單位的檔案管理信息較多，為提升對檔案信息的利用能力，需要做好檔案信息的整合管控，突出管理優(yōu)勢，在檔案管理中，能發(fā)揮好檔案信息資源的可靠提取能力，因此要能做到在檔案信息的管控中，發(fā)揮更加到位的信息整合作用突出，管理優(yōu)勢，及時提取信息，可靠利用，突出管理優(yōu)勢。整合檔案信息資料，探索科學(xué)的檔案資料使用模式，突出檔案管理資料的信息深入分析能力。

4.4 加強(qiáng)信息資源安全管理

檔案信息化建設(shè)要重視安全管控，構(gòu)建全方位安全管控系統(tǒng)，對各種安全風(fēng)險有效控制，突出安全風(fēng)險的認(rèn)知能力，在信息資源的安全管理層面上，能發(fā)揮出更加到位的人員安全意識提升能力，在安全控制過程中，能具備一定的信息資源管理控制指導(dǎo)作用。提升工作人員的安全意識，主要是設(shè)置可靠的安全管理流程、規(guī)范，提升人員規(guī)范操作管理的能力。在信息管理工作開展中，突出安全防護(hù)能力，比如規(guī)定禁止隨意瀏覽非法網(wǎng)頁、規(guī)范U盤使用習(xí)慣等。

5 結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)需提高思想重視程度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人員的控制能力，規(guī)范信息資源管理模式，盡快整合檔案信息，保障檔案信息資料充分利用，在信息資源的安全管控中，能夠發(fā)揮較高的規(guī)范建設(shè)效果，突出檔案管理的實(shí)際價值。