移動新媒體環境下高校檔案征集工作新思考

江浩艷

隨著高校檔案工作的深入，檔案征集工作已經越來越受到高校檔案部門的重視，創新檔案征集工作方式，提升檔案征集工作效率，是豐富和優化高校檔案館館藏資源的有效途徑。移動互聯網時代的到來給高校的檔案征集工作帶來了新的思考，在移動新媒體環境下如何開展檔案征集工作成為了新的課題。本文結合高校檔案征集工作的現狀，從移動新媒體視角探討高校檔案征集工作的新思路、新方法。

一、什么是移動新媒體

移動新媒體是所有具有移動便攜特性的新興媒體的總稱，包括手機媒體、平板電腦、掌上電腦、PSP、移動視聽設備等[1]43。依靠網絡技術和數字技術的發展，移動新媒體不斷衍變出多元化的媒介形態，實現文本、圖片、音頻、視頻等內容的傳輸。手機媒體是移動新媒體的典型代表。

二、移動新媒體的特征

1.便攜性和高融合性。移動新媒體體積小、重量輕，攜帶方便。手機、平板電腦等智能移動設備兼容了電腦的很多功能，人們不僅可以制作文檔，而且能夠隨時隨地進行各類文件信息的發送和接收，在一定程度上打破了時間和空間的限制，信息傳播速度變得更快，豐富了工作的方式，提高了工作的效率。

2.交互性和時效性。不同于傳統媒體的信息單向流通方式，移動新媒體實現了人際間的即時交流、信息交互的雙向傳播，互動載體、形式和內容更加豐富。借助于移動終端，人們通過手機、平板電腦等可以進行圖片、音頻、視頻的傳輸，每個用戶都成為了信息的生產者、傳播者，可能短短幾分鐘就會引起高關注度和參與度，人們彼此之間足不出戶就能進行互動。

3.傳播范圍廣。移動新媒體技術的普及與發展，使人們可以隨時隨地地分享生活[2]6,傳播不受地域限制，一件事情的傳播廣度可以到達每個互聯網覆蓋的地方，涉及每個類型的群體。諸如在朋友圈發送一條信息被關注后，其他人都可以互相轉發，產生輻射效應。

4.私密性。手機作為私人物品一般為擁有者個人使用，具有私密性[3]73。在移動新媒體的環境中，使用者可以不受時間和空間的限制，在體驗的過程中個性化選擇關注自己感興趣的內容，同時還可以根據自身的個性需求定制某些專業化的信息服務，把很多無用信息被剔除掉，不受他人的干擾，更好地保護自己的隱私。

5.共享性。依托互聯網這個開放的平臺，移動新媒體囊括了全球的資源，形成海量信息數據庫，更為重要的是它的開放和共享程度超過了以往所有的媒體，可以實現全球的共享和交流。人們可以通過搜索引擎等新媒體工具找到任何想知道的問題的答案，了解最前沿的觀點，并發表自己的看法。通過微信朋友圈發布的信息，所有關注的人可以實時接收，移動新媒體使信息實現了共享。

三、移動新媒體環境對高校檔案征集工作的影響

以手機、平板電腦為代表的移動新媒體已經成為人們接收、傳播信息的主要渠道，越來越受到大家的喜愛與關注。移動新媒體的發展，改變了信息傳播的格局，給高校的檔案征集工作帶來了機遇和挑戰。移動新媒體交互性、時效性、傳播廣泛性等特點可以幫助征集人員與征集對象進行實時的溝通互動，及時發布檔案征集信息，廣泛宣傳高校檔案征集工作的意義，進一步提高征集工作的效率。但是，網絡技術又是一把雙刃劍，移動新媒體技術的運用雖然可以使高校的檔案征集工作更加高效便捷，但也會帶來信息安全問題和信任危機，如果沒有完善的保障機制，反而會在一定程度上阻礙征集工作的開展。此外，對檔案征集人員掌握新技術的能力也提出了更高的要求。

四、高校檔案征集工作開展的現狀

檔案征集工作作為豐富館藏資源、再現學校發展記憶的有效途徑開始受到高校檔案部門的重視，對檔案的征集方式也進行了一些探索，但在實際工作的開展中還面臨著一些困難。

1.重視程度不夠，檔案意識不強。雖然隨著高校校史研究工作的深入開展，檔案征集工作也漸漸地受到了重視，但是由于檔案意識不強，一些散落在高校各部門和學院的檔案資料得不到及時歸檔，有的部門和學院存在資源自我保護意識，對檔案部門的征集工作不理解、不配合。還有一些散落在個人手中的珍貴檔案，持有人雖然認識到了它的重要價值，但是不愿意或者不知道向檔案館移交。

2.主動意識欠缺，機制不夠規范。受傳統觀念影響，目前高校檔案征集人員主動征集檔案的意識普遍不夠，往往以為通過發放征集通告或一兩個通知就萬事大吉了，不愿意主動走出辦公室拓寬征集渠道，工作積極性不高。檔案征集工作也缺乏具體的、規范的、有指導性的制度和措施，工作的隨意性較大，對征集人員的征集行為缺乏一定的約束和制約。

3.征集人員短缺，征集網絡不完善。許多高校檔案館沒有指定專門的人員負責檔案征集工作，因此，館員既要負責學校各部門檔案的收集、整理等日常工作，還要負責檔案征集線索的收集與聯系，很難做到有效征集。同時，由于沒有建立檔案征集工作網絡，征集范圍難以得到拓展，或者即使設立了征集網絡，又很少組織活動，網絡成員之間缺乏溝通，聯系并不緊密，無法發揮征集網絡的作用。

4.征集方式滯后，宣傳手段單一。因為經費和人員的缺乏，高校檔案征集方式仍然以主動宣傳、被動接收為主，檔案征集工作處于比較被動的局面。征集工作的宣傳手段和宣傳途徑比較單一，往往通過下發文件或者網頁公告等方式，宣傳的范圍也僅限于教職員工、部分離退休人員及校友，征集信息的傳播速度慢，人們需要通過主動瀏覽征集信息，才能知道高校最近的征集活動，時效性較差。

5.溝通互動不便，征集效率低下。目前，檔案征集人員與征集對象的溝通多數采用的是上門拜訪、電話、郵件或者網頁回復等方式，有時為了一個問題的溝通需要多個來回，特別是面對身居外地或海外的校友開展征集工作時，溝通方式上的不便也影響了檔案征集工作的效率。

五、移動新媒體環境下高校檔案征集工作新思考

1.借助移動新媒體平臺，加強征集工作宣傳。加強宣傳，是做好檔案征集工作的有效途徑。高校檔案館以往多數通過印發征集工作文件、寄發征集信函等方式進行檔案征集信息的發布，征集效果不佳。要突破固有的征集模式，就要充分運用移動新媒體傳播范圍廣、時效性強的特點，借助手機媒體等平臺通過檔案館微信公眾號、微信群等向全校廣大師生校友、離退休人員及社會各界人士實時發布檔案征集信息，積極宣傳征集工作對高校校史文化研究的重大意義，信息一旦發布，受眾可以隨時獲取、轉發，信息擴散速度快、覆蓋范圍廣大。其次，可以開設微展覽欄目，專門展示檔案征集的成果，立體化、多角度地向校內外宣傳，提高高校檔案館的知名度和影響力，引起學校領導、廣大師生及校友家屬對檔案征集工作的重視和支持。此外，還可以在檔案館微信公眾號設立檔案捐贈者專區，對捐贈珍貴檔案資料的，積極報道其捐贈事跡，這不僅是對捐贈者的一種鼓勵，也是一種廣泛宣傳的有效方式。

2.構建檔案征集新模式，提升宣傳網絡作用。高校檔案館要充分借助新媒體巨大的社會宣傳效應，進行合力、借力征集。多種多樣的移動新媒體的運用可以將校內各部門的兼職檔案員、校外的校友志愿征集員、館際間的聯絡員匯聚在一起，建立征集群（如QQ 群、微信群），高校檔案部門借助移動新媒體平臺可以實時發布征集信息，網絡成員也可以及時提供征集線索，幫助宣傳征集政策等，通過網絡成員向各部門的領導干部、校友、教師、學生等社交媒體群輻射。這個網絡中的每一個人，不僅是檔案征集者，也是潛在的檔案提供者。筆者所在的是一所醫學院校，下設有十幾家附屬醫院，一旦征集網絡機制形成，其輻射作用可以延伸到各附屬醫院，大大拓寬檔案征集工作的范圍。此外，各高校校史館、博物館也可以形成館際間的工作網絡，合作組織線上線下活動，引起人們的興趣、關注和支持。

3.健全網絡化征集制度，消除征集對象隱憂。檔案征集工作本身就是一項技術性、政策性很強的工作，健全的征集制度可以消除人們的顧慮，增加信任感。移動新媒體技術在征集工作中的運用，對信息的安全性提出了更高的要求，檔案部門要結合高校自身實際，建立健全網絡環境下的檔案征集制度，制定更加系統全面的網絡化征集工作規范，形成安全保障機制。要建立捐贈者個人隱私保護機制，未經授權絕對不可以泄露其個人信息和檔案。征集過程中，由專人負責與征集對象的溝通，最好不要隨意變更。規范化的網絡征集制度不僅能對征集人員行為進行規范，提出道德、行為方面的要求，同時也能打消征集對象的隱憂，避免、防范所征集檔案的丟失、信息外泄、違規利用等情況的發生，使移動新媒體環境下的高校檔案征集工作順利開展。

4.巧用移動新媒體互動，提高征集工作效率。有效的溝通和互動能促進檔案征集工作的順利進行，移動新媒體所具有的交互性、即時性和私密性的特點使征集流程和方案更具個性化，征集人員與征集對象之間的溝通更加快速暢通，縮短了信息發布和反饋的時間。通過手機等移動終端，雙方可以進行隨時隨地的交流和互動，克服了時間與空間的壁壘。高校檔案征集工作的對象很大一部分是身處異地或海外的校友，在與他們的溝通中，移動新媒體就展現出了巨大的網絡互動優勢，通過音頻和視頻功能可以實現“面對面”交流，拉近彼此間的距離，即時性和互動性大大增強，提升檔案征集工作的質量和效率。

5.注重人員新技術培訓，促進征集高效規范。高校檔案征集工作對移動新媒體技術的運用，也對征集人員的操作能力提出了更高的要求。檔案部門要重視對征集人員移動新媒體技術的培訓[4]171，讓征集人員首先了解什么是移動新媒體。其次，要開設移動新媒體技術的實踐操作培訓，通過學習使征集人員的操作技能更加專業，提升解決實際問題的能力。征集人員只有真正掌握了移動新媒體的專業技能，征集過程中才能做到應對自如。

移動互聯網和新媒體技術的迅速發展將高校檔案征集工作引入了一個新的領域，高校檔案部門要跳出傳統的征集思路，注重發揮移動新媒體即時性、交互性、傳播范圍廣等優勢，結合高校自身特點，通過加強征集工作宣傳、提升檔案征集網絡作用、健全網絡化征集制度、暢通溝通互動渠道、提高征集人員運用能力等方面，促進新媒體環境下的高校檔案征集工作，構建廣傳播、廣受眾、廣征集的多維互動的檔案征集新模式。