財務管理視域下高校資產檔案管理問題與對策

魯 紅

一、高校資產檔案管理中的問題及其影響

1.責任和歸檔主體存在缺位分散。在實際工作中，由于存在著管理者職責不清的問題，比如包括了學校的財務部、教務部、資產部門、審計部門、基建部門以及檔案和二級學院等部門，而這些部門之間的溝通協調略有欠缺，從而使得資產檔案管理缺乏一定的責任主體，并且歸檔主體也存在著多樣、分散的問題，責任和歸檔主體之間的問題導致資產檔案的收集情況出現一定的問題，不能夠及時更新和收集，從而資產檔案也不能清晰地反映學校資產的使用情況以及存量分布等情況，這對學校的財務管理和預算產生了不良的影響。

2.隊伍建設仍需健全。隊伍建設的不健全主要表現在以下幾個方面：首先，專職或兼職管理資產檔案的人員不全；其次，兼具資產檔案所需技能的人員缺乏；再次，資產檔案管理人員缺乏一定的崗位職責意識；最后，從事資產檔案管理的人員具有較高的流動性。由于資產檔案管理隊伍的不健全使得資產購置、調配以及修理和清查等工作不能及時完成，從而造成數據的缺失或不真實，賬目和實際的資產不相符等情況的產生，影響高校資產的核算，因此隊伍的建設仍舊需要健全[1]。

3.收集與歸檔仍需完善。部分高校不重視資產檔案的收集和歸檔，資產檔案的不及時更新、不真實以及不規范等情況時有發生。高校資產檔案管理的不及時影響了相關數據的更新和分析，包括資金的流動、分配以及安全管理，這便給學校的財務風險管理造成了不良的影響。

4.信息化建設具有一定的局限性。部分高校在信息化建設的過程中仍舊保留著嚴重的保護主義思想，這樣的思想嚴重阻礙了學校資產檔案管理的進程，使得學校財務管理缺乏科學有效的核算和監管，而這主要體現在以下幾個方面。（1）資管檔案相關管理平臺之間有著一定程度的信息差異。例如，學校財務處的信息系統和資產信息平臺的信息系統并不是統一的，而是相互獨立的存在，因此兩者之間經常發生獲取資產信息的差異。（2）資產管理部門的資產信息管理平臺數據并不能理想地實現信息共享。就目前而言，平臺資產數據共享端口僅僅開放于學校的資產數據管理部門，而學校其余的教員和職工對于資產管理平臺的數據并不了解。信息傳遞的限制性導致了資源配置存在問題，比如資源配置不能優化、合理資源不能共享等。舉例來說，學校有一些相對貴重的精密儀器，而由于資源共享受限，使得資源的利用率下降，導致了資源的浪費，使得資產無法產生最大的效益[2]。

二、優化高校資產檔案管理，提升財務管理效能

1.高校資產檔案管理組織保障的加強。對高校的資產檔案責任和歸檔主體進行完善，按照不同的主體制定不同的制度，將學校資產管理的職責按照不同的部門進行細分，從而有助于學校資產管理水平的提高。比如，資產管理檔案歸檔的指導和協調由學校的資產管理部門解決；負責高校資產管理的專兼職人員的專業技能培訓也是資產管理部門職責之一；另外，還需對資產管理資料進行整理立卷、統計分析，提供相關的數據為財務管理做參考；資產的定期清查等工作也均由資產管理部門來負責[3]。而資產管理資料的收集和上報由相關的部門、二級院系負責完成。

2.高校資產檔案管理人員保障的加強。學校負責資產管理各部門需要配備具有相應專業知識的專職或者兼職的人員，另外，學校還可以借助信息網絡技術宣傳資產財務管理意識，從而實現資產檔案人員以及學校其他職工資產管理意識的提高，以對資產管理盲區或空白地區進行清掃，實現資產管理的全面化。在原有的資產檔案管理人員的基礎上，增加部分具備計算機和財務管理知識的人才，從而有效地提高人員的信息化水平。另外，學校也應該充分加強相應人員的培訓工作，使培訓成為常態，同時培訓的內容也應該具體全面，從而有助于提高相應檔案人員的知識水平和管理能力，使得他們在計算機、財務、資產、檔案等多個領域的知識水平都有提升。同時，要建立完善資產管理人員的考核系統，人員的考核應當從檔案的收集、歸檔、移交以及更新等方面實現，并對這些方面進行成績統計，計入年終的績效考核體系中去[4]。

3.建立健全相關規則和體系。（1）資產管理要具備時效性。第一，學校在各層級的資產管理單位之間可制定相應的制度，其中包括對日常資產數據資料移交時間的規定以及財務資產定期匯總的規定等，從而有效縮短登記入賬與出賬之間的時間，使得資產和財務對賬之間的時間節點能夠快速確定。第二，學校可針對資產專項管理制定相應的制度，對事前的準備、事中的檢查、事后的交接等過程進行詳細規定，要確保管理人員的全程參與以及實際對接，避免數據出現紕漏。如此一來，也避免了對財務管理工作產生不良的影響[5]。（2）技術標準需要規范。資產檔案的管理需要按照高校管理的實際情況來制定相應的技術標準，以期實現資產檔案具備標準、真實、完整等特征。數據的收集過程應當符合標準，這也反向促進資產管理工作的有效進行，如此一來，國有資產損失的現象大大減少。（3）保障完整性。第一，面對資產的各個周期出現的文字或圖像等，資產管理部門要針對此提出一定的內容范圍，從而為財務管理提供相應的參考資料。其中包括了以下幾點：首先，在開始階段，相應的部門需要對購置資產計劃書、可行性報告或詢價記錄進行分析、評估、借鑒和考量等，從而形成相應的報告，為學校的資源配置提供參考意見。學校資產管理部門應當從資產申購到招投標進行相應的采購規范，從而實現資產的有效配置，避免資源的浪費。其次，是在運行階段對資產的規范管理。舉例來說，對于貴重儀器，需要結合其使用說明以及質量保證書等文件，在分析了其故障率、維修率、使用效益、售后服務、成果創造等方面后，對其技術性能、使用效率以及經濟效益形成報告后提交，為高校的資源配置提供參考依據，同時也為高校的績效評價提供參考。最后是在結束階段對資產的規范管理。通過對設備儀器報廢的申請報告、技術鑒定報告以及審批意見的規范管理[6]，促使相關部門完成相關資料的歸檔和分類，其中包括了資產報廢和申報、財務和資產部門的審核備案、報批主管和財政部門等方面，從而促使相關部門完善資產處理的相關程序，以促進資產管理的有效進行。第二，則是要詳細歸類資產檔案的資料內容，包括了重要的資產項目會議記錄、工作的計劃和經驗的總結等；清查、評估、處置國有資產的文件，以及產權，界定、變動和糾紛的信息資料；經濟目標責任書和檢驗報告等；信息化平臺建設中的相關信息形成報告資料以及數據分析挖掘處理后的報告等。資產管理部門采集了相應的資產管理材料，動態分析資產管理中的效率、服務共享等的狀態。如此一來，便有助于日后進行相應的資產管理。（4）考核問責體系的建立。首先是需要形成相應的考核領導小組，才能進行資產管理的考核。考核領導小組成員包括財務、資產、檔案及人事部門的人員。其次是需要建立核對財產和資產管理的賬目的考核體系。此考核體系一方面需要考核資產材料的更新程度，另外一方面要核實財務資產部門的對接。再次，是對資產材料歸檔的考核。通過對其是否合法、合規進行考核，查看其是否具備完整性和真實性[7]。另外，需要對資產檔案的開發利用進行考核，明確資產管理檔案的利用和采納情況，查看資料的有效性。最后，是對相關管理部門的問責。面對資產材料的缺失、偽造等情況，要詳細追問責任部門。

4.高校資產檔案信息化建設的意識仍需強化。（1）各信息平臺之間的信息融合需要加強。第一，資產信息管理平臺和學校財務處之間的信息要有效地對接。資產和財務的管理是密不可分的，財務核算、對賬以及資產的審核是在資產和財務有效管理的情況下完成的。資產和財務部門的有效對接，能夠促進各部門了解相關的資金流向，對本校的資金有明確的了解后進行合理的資金配置，以避免資金的浪費。其中可包括經費查詢、預約報銷等渠道，使得相關部門對學校的經費有詳細的了解，避免資金的浪費。另外，預約報銷部分也能夠促進入賬和出賬的同步進行，解決了高校職工使用經費的難題。第二，現代辦公系統和資產信息管理系統端口的完美連接也是必不可少的，這是實時收集資產財務管理中相關重要文件信息的技術支持。比如，高校可以有效利用OA 和釘釘辦公的系統軟件等，通過辦公和資產兩套系統的聯系，以期實時歸檔非涉密性的資產文件。（2）移動新技術的運用需要加強。高校也要通過資產信息管理平臺和移動信息平臺的有效對接，以期實現使用者和管理者能夠實時進行資產管理服務，包括資產的驗收、登記以及處置、清查、審批等各個流程，使用者和管理者便能夠動態掌握資產的信息。這在資產的財務管理上也不失為一項新的技術革新。如此一來，不論是管理者還是使用者都能夠有效的實現資產的財務管理和使用。（3）資產動態數據的共享需要加強。資產信息管理平臺的數據共享也是資產管理項目中的一項重要內容。只有實現數據信息的有效共享，才能實現資源配置的合理優化。因此，要保證數據信息的安全，確保全校教職工都有權訪問相應的資產管理數據，從而使全校的教職工充分地了解學校的固有資產，避免資源的重復購置，實現資源配置的最大效益。