人工智能時代檔案管理創(chuàng)新路徑研究

薛圓圓

從古代的結繩記事方式到大數據時代的云計算和區(qū)塊鏈技術，檔案館已經進入人工智能時代，現(xiàn)代信息化管理使人工智能技術嵌入到檔案管理中，這為檔案管理技術的發(fā)展展示了一個廣闊的前景。正如著名的技術哲學家海德斯所說：“我們離開了伊甸園，生活在地球上。”人工智能被稱為是信息生態(tài)環(huán)境的重要組成部分。一些專家預測，在未來幾年，人工智能將在多個領域對公眾生活產生深遠影響：交通、智能家居、服務機器人、醫(yī)療保健、教育、安全、專業(yè)工作和娛樂。

一、人工智能在檔案管理中的應用價值

1.人工智能的概念。對于人工智能而言，不同的人在不同的目標下有不同的認識，智能主要與理性行為有關。尼爾森認為，人工智能是一種旨在使機器智能化的活動，而智能是一種使實體能夠在其環(huán)境中正常和可預測地運作的活動[1]。人工智能是受人類神經系統(tǒng)啟發(fā)的一系列計算技術，與人類利用神經系統(tǒng)和身體感知、學習和推理的方式相比，常常有天壤之別。人工智能是在信息技術、網絡技術和認知神經科學、計算機、信息理論、數學、心理學等一系列技術相互融合的基礎上，在一個新的前沿學科發(fā)展的基礎上創(chuàng)造出來的一個全新的技術領域。

2.人工智能在檔案管理中的應用趨勢。國外人工智能在檔案管理中的應用研究較為先進，重點研究了先進的人工智能技術在檔案管理中的應用。埃斯波西托等人利用基于機器學習的智能系統(tǒng)對文件進行數字化、提取和分類。針對電子郵件在信息技術、嵌入式機器學習技術等電子郵件管理系統(tǒng)中的價值，提出了將文件管理專家評估與自動分類相結合的創(chuàng)新方法[2]。愛爾蘭的工業(yè)記憶項目使用文本嵌入、機器學習和自動分類技術，展示了機器學習在數據處理中的進步和準確性。他們還探索了將專家系統(tǒng)、深度學習和統(tǒng)計模型嵌入檔案管理的可行性，并演示了使用機器學習軟件對非結構化數據語料庫進行分類。

早在20 世紀90 年代，國內檔案學術界和實務界就開始對人工智能與檔案管理的整合進行理論分析和實踐探索，隨著自動化、現(xiàn)代化和信息化背景的變化，研究重點轉向了人工智能在檔案管理領域的應用。國內以自動化為背景，探索文件自動化管理的現(xiàn)狀，提出了人工智能的智能檢索特點。在信息化背景下，國內學者對人工智能進行了較為廣泛和深入的討論，并從管理理論的創(chuàng)新、管理模式的優(yōu)化和管理人員的變革三個方面論述了人工智能對檔案工作的促進作用[3]。人工智能在檔案工作中的應用主要包括智能采集、智能分類檢索，薛四新等人重點論述了人工智能背景下檔案工作者的發(fā)展趨勢和能力要求。從檔案研究的角度來看，大多數學者的研究都集中在“人工智能服務+檔案”的具體解決方案和具體技術應用上，推動了檔案管理模式的轉變，促進了檔案管理效益的提高，確立了新時期我國檔案管理的進一步一體化發(fā)展，技術的異化和悖論是不可避免的，因此，研究技術的本質和邏輯是消除和避免技術副作用的重要途徑。在此背景下，本文討論人工智能在檔案領域的具體應用，從人工智能嵌入檔案管理的邏輯出發(fā)，對熱烈討論背后的因果關系進行了多維分析，結合人工智能嵌入式檔案管理的特點，對檔案管理的智能化進行了現(xiàn)象學的闡釋，為人工智能嵌入式檔案管理提供了理論張力。

二、人工智能時代檔案管理創(chuàng)新路徑

檔案網站關乎能否在技術上著陸。現(xiàn)有檔案網站存在三個問題：一是各功能的智能化程度低；二是數據管理的理念和方法沒有融入網站的運行中；三是網站運行依靠人力支持，運行團隊人員有限，矛盾大。基于這三大問題，進行了智能檔案網站的系統(tǒng)建設。

1.利用人工智能，建立智慧檔案館。一方面，對現(xiàn)有功能進行智能升級。例如，使用人工智能優(yōu)化當前展覽的組織和展示的能力，機器視覺增強技術展示的是信息的本來面目，因此展示結果往往不同于人類的邏輯。另一方面，可以開發(fā)出更多樣化的文件信息服務模塊[4]。

另外，還要利用網絡技術實現(xiàn)檔案信息的檢索和利用。數字檔案館的出現(xiàn)解決了傳統(tǒng)檔案館有限的使用壽命和有限的使用范圍。然而，數字檔案館只是方便了檔案的利用。隨著科技的發(fā)展，在數字化檔案館的基礎上，云計算、物聯(lián)網、人工智能等技術的應用，將使檔案信息化建設進入一個新的階段。目前，檔案資源日趨多樣化，包括傳統(tǒng)檔案館、原始電子檔案館等，每年新產生的檔案數據量都在TB 左右。如此海量的數據，一般的存儲和處理技術都不過關，“智能檔案”應運而生。智能檔案館面臨著海量數據的操作和存儲，云計算是解決海量數據帶來的一系列問題的必由之路。

2.加強集成數據管理，提升檔案資源收集能力。檔案機構的資源如何在內容和形式上適應用戶需求，人工智能框架應將數據管理理念融入檔案網站的運行中。也就是說，哪些文件可以通過檔案網站在線使用，這些文件如何在線使用，應該有詳細的規(guī)則，包括形式和內容的使用要求，如何設置用戶的權利和使用權限，以便能夠為網站智能化提供基本的規(guī)則。可以按照不同的維度和屬性展示檔案，并可以通過可視化的方式加以利用。這種方法應該在檔案網站的檔案產品中突出強調。最后，依靠人工智能及時收集各種用戶行為數據，以反饋文件操作的優(yōu)缺點，從而為用戶提供明確的資源。

提升文本挖掘能力。在檔案的編研過程中，我們需要檢索大量的資料，但在浩瀚的人類歷史文獻中進行檢索是相當費時費力的[5]。智能代理是數據挖掘中的一種人工智能產品。眾所周知，谷歌爬蟲和百度google 都是智能代理。谷歌或百度在浩瀚的網絡世界里通過智能代理收集人類幾乎所有的知識。有了它們，就可以獲得大量的信息。智能檢索可以為檔案的檢索和利用提供方便，提高工作效率。

3.加強人工智能服務，提高個性化服務系統(tǒng)的智能化程度。檔案管理最終的服務目標是用戶，因此將人工智能用于檔案管理領域就必須提高檔案管理信息的服務應用價值，通過優(yōu)化檔案檢索模式、檔案資源搜集，完善檔案公共服務方式，使得用戶能夠得到個性化的應用服務。例如，在傳統(tǒng)的檔案服務過程中，用戶一般需要通過網頁填寫信息進行查詢，而利用人工智能加強和優(yōu)化檔案管理服務模式，能夠依賴于后臺數據，根據查詢結果進行人工智能化查尋，從而為用戶提供更為便捷的智能化服務模式。同時，還可以利用人機交互的真實服務過程，增強用戶在使用人工智能服務過程中的滿意度。例如，針對海量信息，可以利用知識圖譜技術，使用戶快速地搜集到相關信息資源，還可以根據用戶的使用習慣、經常查詢的信息等為客戶建立檔案使用日志，并推送用戶需求信息。

如無法提供足夠人手回應不同用戶的提交要求、意見或查詢，便需加強檔案網站的人工智能服務。一方面，在用戶端提供檔案網站輔助服務，提高個性化服務系統(tǒng)的智能化程度。通過這項技術，檔案的在線應用、政策建議、反饋甚至實物檔案路徑的個性化開發(fā)活動都可以實時提出和回答。另一方面，在資源方面，人工智能幫助檔案管理員整合、開發(fā)、利用和保存檔案。面對海量且不斷增長的信息，人工智能可以對信息進行標記，從而保證在客戶端能夠提供足夠的檔案信息資源，更加符合客戶和數據的需求，完成無縫對接服務工作。

4.加強智慧檔案專業(yè)人才建設，利用技術演進拓寬檔案職業(yè)邊界。技術進化是人工智能時代嵌入文件管理的體現(xiàn)。從技術發(fā)展的歷史狀態(tài)來看，檔案職業(yè)存在著一種邊界，這種邊界隨著技術的演進而不斷拓寬。人工智能技術嵌入檔案管理后，檔案人員的技能升級特征顯現(xiàn)出來。通過轉變角色定位，提升專業(yè)技能，拓寬檔案職業(yè)邊界。智能只是人工智能時代最微不足道的特征，它往往是時代潮流造成的社會影響。人工智能為檔案職業(yè)的重新定位帶來了更多春天般的機遇，促進了檔案職業(yè)邊界的拓展。在檔案職業(yè)培訓方面，各省市堅持“專攻技術”的原則，通過知識交流、跨崗位、專家授課等方式，提高職業(yè)技能和技術水平。打造一支“高、精、頂”一流的檔案人才隊伍。如，北京市海淀區(qū)檔案館把培養(yǎng)技能型檔案人才作為工作重點，積極開展校政合作，創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式。在人工智能環(huán)境下，檔案工作者要積極適應電子商務、數字檔案、智能管理、個性化服務的新要求，做好角色定位和功能轉換。

將人工智能技術應用到檔案管理的中前期會遇到很多問題，因此提出以下注意事項。第一，檔案管理模式需要改變。與原有標準相比，檔案類別和指標也需要調整，以適應各類檔案資源。第二，人工智能帶來的新技術問題。技術是一把雙刃劍。解決原有問題的基礎上，應用過程中還存在兩個技術問題：一是需要足夠的數據庫和規(guī)則；二是對文件安全存儲的新要求。現(xiàn)代各種智能技術在智能檔案館建設中的應用，要注意避免技術官僚化傾向，避免把技術應用作為檔案館建設的主要理念，認識到技術是引導工具，檔案資源是檔案館的核心。為了正確把握和理解人工智能對智能檔案的帶動作用，有關建設部門要始終堅持科技與人文的有機統(tǒng)一，堅持人文理念，從發(fā)展的角度正視技術在檔案領域的應用，使公眾充分認識到信息時代人文精神在智能檔案中的重要作用。目前，社會各界仍在探索過程中，以人工智能為驅動的智能檔案館建設也面臨著資金不足、人才匱乏的問題。然而，作為“人文關懷”理念下的檔案館，我們堅信“人文關懷”是檔案館真正的人文關懷理念。